Dalam Peraturan Badan ini yang dimaksud dengan:
1. Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintah daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara.
2. Arsip Substantif adalah arsip yang tercipta dari pelaksanaan tugas dan fungsi Badan Informasi Geospasial.
3. Arsip fasilitatif adalah arsip yang berkaitan dengan bidang fasilitatif yang meliputi urusan perencanaan, kepegawaian, hukum, keuangan, umum, pengawasan, pelayanan, penelitian, diklat, promosi dan kerjasama.
4. Jadwal Retensi Arsip adalah daftar yang berisi sekurang-kurangnya jangka waktu penyimpanan atau retensi, jenis arsip, dan keterangan yang berisi rekomendasi tentang penetapan suatu jenis arsip dimusnahkan, dinilai kembali, atau dipermanenkan yang dipergunakan sebagai pedoman penyusutan dan penyelamatan arsip.
5. Jadwal Retensi Arsip Fasilitatif adalah daftar yang berisi jenis arsip fasilitatif beserta jangka waktu penyimpanannya sesuai dengan nilai kegunaannya dan dipakai sebagai pedoman penyusutan arsip perencanaan, hukum, kepegawaian, organisasi dan tata laksana, keuangan, umum, pelayanan, promosi dan
kerja sama, penelitian, pendidikan dan latihan, dan pengawasan.
6. Jadwal Retensi Arsip Substantif adalah daftar yang berisi jenis Arsip Substantif beserta jangka waktu penyimpanannya sesuai dengan nilai kegunaannya dan dipakai sebagai pedoman penyusutan arsip jaring kontrol geodesi dan geodinamika, pemetaan rupabumi dan toponim, pemetaan kelautan dan lingkungan pantai, pemetaan batas wilayah, pemetaan dan integrasi tematik, pemetaan tata ruang dan atlas, pengelolaan dan penyebarluasan informasi geospasial, dan standardisasi dan kelembagaan informasi geospasial.
7. Jangka Waktu Penyimpanan Arsip adalah masa simpan yang wajib dilakukan terhadap suatu jenis arsip.
8. Jangka Waktu Penyimpanan Arsip Aktif adalah masa simpan arsip di Unit Pengolah.
9. Jangka Waktu Penyimpanan Arsip Inaktif adalah masa simpan arsip di Unit Kearsipan/Pusat Arsip.