PERBAN

Peraturan Badan Nomor 7 Tahun 2017 tentang Gerakan Nasional Sadar Tertib Arsip

PERBAN Nomor 7 Tahun 2017

Konten ini bukan nasihat hukum. Selalu rujuk sumber resmi untuk kepastian hukum.

BAB I

KETENTUAN UMUM

Pasal 1

Dalam Peraturan Kepala ini yang dimaksud dengan: 1. Gerakan Nasional Sadar Tertib Arsip yang selanjutnya disingkat GNSTA adalah upaya untuk peningkatan kesadaran lembaga negara dan penyelenggara pemerintahan daerah dalam mewujudkan tujuan penyelenggaraan kearsipan melalui aspek kebijakan, organisasi, sumber daya kearsipan, prasarana dan sarana, pengelolaan arsip serta pendanaan kearsipan. 2. Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, penyelenggara pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara. 3. Arsip Dinamis adalah arsip yang digunakan secara langsung dalam kegiatan pencipta arsip dan disimpan selama jangka waktu tertentu. 4. Arsip Vital adalah arsip yang keberadaannya merupakan persyaratan dasar bagi kelangsungan operasional pencipta arsip, tidak dapat diperbarui, dan tidak tergantikan apabila rusak atau hilang. 5. Arsip Aktif adalah arsip yang frekuensi penggunaannya tinggi dan/atau terus menerus. 6. Arsip Inaktif adalah arsip yang frekuensi penggunaannya telah menurun. 7. Arsip Terjaga adalah arsip negara yang berkaitan dengan keberadaan dan kelangsungan hidup bangsa dan negara yang harus dijaga keutuhan, keamanan, dan keselamatannya. 8. Arsiparis adalah seseorang yang memiliki kompetensi di bidang kearsipan yang diperoleh melalui pendidikan formal dan/atau pendidikan dan pelatihan kearsipan serta mempunyai fungsi, tugas, dan tanggung jawab melaksanakan kegiatan kearsipan. 9. Pengelola Arsip adalah pegawai negeri sipil yang melaksanakan kegiatan pengelolaan arsip dan memiliki kompetensi teknis di bidang pengelolaan arsip. 10. Jadwal Retensi Arsip yang selanjutnya disingkat JRA adalah daftar yang berisi sekurang-kurangnya jangka waktu penyimpanan atau retensi, jenis arsip, dan keterangan yang berisi rekomendasi tentang penetapan suatu jenis arsip dimusnahkan, dinilai kembali, atau dipermanenkan yang dipergunakan sebagai pedoman penyusutan dan penyelamatan arsip. 11. Unit Kearsipan adalah unit kerja pada pencipta arsip yang mempunyai fungsi dalam penyelenggaraan kearsipan.

BAB II

SASARAN GNSTA

Pasal 5

Koreksi

Sasaran GNSTA meliputi tertib kebijakan kearsipan, tertib organisasi kearsipan, tertib sumber daya manusia kearsipan, tertib prasarana dan sarana, tertib pengelolaan arsip dan tertib pendanaan kearsipan pada lembaga negara dan penyelenggara pemerintahan daerah.

Pasal 6

Koreksi

(1) Tertib kebijakan kearsipan meliputi kewajiban penetapan kebijakan pengelolaan arsip dinamis oleh lembaga negara dan penyelenggara pemerintahan daerah. (2) Penetapan kebijakan pengelolaan arsip dinamis sebagaimana dimaksud pada ayat (1) meliputi: a. tata naskah dinas; b. klasifikasi arsip; c. sistem klasifikasi keamanan dan akses arsip; dan d. jadwal retensi arsip. (3) Selain kebijakan pengelolaan arsip dinamis sebagaimana dimaksud pada ayat (2), pimpinan lembaga negara dan penyelenggara pemerintahan daerah harus MENETAPKAN program arsip vital berdasarkan pedoman yang ditetapkan oleh Kepala ANRI. (4) Kebijakan pengelolaan arsip dinamis sebagaimana dimaksud pada ayat (2) ditetapkan oleh pimpinan lembaga negara dan penyelenggara pemerintahan daerah dalam peraturan perundang-undangan berdasarkan pedoman yang ditetapkan oleh Kepala ANRI.

Pasal 7

Dalam rangka penetapan kebijakan pengelolaan arsip dinamis sebagaimana dimaksud dalam Pasal 6, ANRI melaksanakan program bimbingan, supervisi, fasilitasi, dan konsultasi percepatan penyusunan dan penyempurnaan kebijakan pengelolaan arsip dinamis pada lembaga negara dan penyelenggara pemerintahan daerah.

Pasal 8

(1) Tertib organisasi kearsipan meliputi ketersediaan unit kearsipan dan sentral arsip aktif (central file) pada lembaga negara dan penyelenggara pemerintahan daerah. (2) Unit kearsipan sebagaimana dimaksud pada ayat (1) wajib dibentuk pada setiap lembaga negara dan penyelenggara pemerintahan daerah. (3) Sentral arsip aktif (central file) sebagaimana dimaksud pada ayat (1) paling sedikit dibentuk pada: a. setiap unit kerja setingkat eselon II pada lembaga negara; b. setiap unit kerja setingkat eselon III pada setiap perangkat daerah. (4) Pembentukan sentral arsip aktif (central file) sebagaimana dimaksud pada ayat (3) memperhatikan faktor lokasi unit kerja, beban kerja dan percepatan pelayanan publik.

Pasal 9

Unit kearsipan pada lembaga negara dibentuk secara berjenjang yang terdiri atas: a. unit kearsipan I berada pada bagian arsip di struktur organisasi sekretariat jenderal atau sekretariat kementerian atau sekretariat utama atau sebutan lain yang sejenis; b. unit kearsipan II berada pada subbagian arsip di struktur organisasi sekretariat direktorat jenderal, sekretariat inspektorat jenderal; c. unit kearsipan II berada pada struktur organisasi sub bagian tata usaha kedeputian; d. unit kearsipan II berada pada struktur organisasi sekretariat instansi vertikal tingkat provinsi dan perwakilan di luar negeri; dan e. unit kearsipan III dan unit kearsipan IV dapat dibentuk pada sekretariat instansi vertikal tingkat kabupaten/kota dan kecamatan sesuai dengan kebutuhan masing-masing lembaga negara.

Pasal 10

Unit kearsipan pada penyelenggara pemerintahan daerah dibentuk secara berjenjang yang terdiri atas: a. unit kearsipan I berada pada struktur organisasi sekretariat lembaga kearsipan daerah; dan b. unit kearsipan II berada pada struktur organisasi sekretariat tiap perangkat daerah.

Pasal 11

(1) Tertib sumber daya manusia kearsipan meliputi: a. ketersediaan Arsiparis setiap eselon II paling sedikit 1 (satu) pada tiap lembaga negara; dan b. ketersediaan Arsiparis setiap eselon III paling sedikit 1 (satu) pada tiap penyelenggara pemerintahan daerah. (2) Dalam hal belum terdapat Arsiparis, kegiatan kearsipan pada lembaga negara atau pemerintah daerah dapat dilaksanakan oleh pengelola arsip sampai dengan tersedianya Arsiparis. (3) Pengalokasian jumlah Arsiparis sebagaimana dimaksud pada ayat (1) berdasarkan analisis beban kerja pada setiap unit kerja.

Pasal 12

Dalam rangka optimalisasi GNSTA, lembaga negara dan penyelenggara pemerintahan daerah mengangkat Arsiparis sesuai dengan analisis beban kerja.

Pasal 13

(1) Dalam rangka peningkatan kualitas Arsiparis lembaga negara atau penyelenggara pemerintahan daerah wajib menyelenggarakan bimbingan teknis tertib arsip. (2) Bimbingan teknis tertib arsip sebagaimana dimaksud pada ayat (1) berdasarkan pedoman yang ditetapkan Kepala ANRI.

Pasal 14

Tertib prasarana dan sarana merupakan langkah efisiensi dan efektivitas dalam penyediaan, penggunaan dan pemeliharaan prasarana dan sarana kearsipan sesuai dengan volume arsip dan kegunaannya.

Pasal 15

Tertib prasarana dan sarana meliputi penyediaan ruangan, peralatan dan gedung.

Pasal 16

Penyediaan prasarana dan sarana bagi pengelolaan arsip aktif terdiri dari: a. ruangan sentral arsip aktif (central file) terdapat di setiap unit kerja eselon II/eselon III sesuai dengan beban volume arsip yang dikelola; dan b. filing cabinet, folder, guide, map gantung, out indicator, buku peminjaman arsip, computer dan aplikasi pengelolaan arsip.

Pasal 17

Penyediaan prasarana dan sarana bagi pengelolaan arsip inaktif terdiri dari: a. penyediaan gedung sentral arsip inaktif (record center) untuk setiap lembaga negara. b. rak arsip/roll o’pack, boks arsip, folder, out indicator, buku peminjaman arsip,computer dan aplikasi pengelolaan arsip inaktif.

Pasal 18

Tertib pengelolaan arsip di lembaga negara dan penyelenggara pemerintahan daerah meliputi: a. pembuatan daftar arsip dinamis; b. pelaporan dan penyerahan salinan autentik arsip terjaga; c. pelaksanaan penyusutan arsip sesuai dengan prosedur; dan d. menjadi simpul JIKN.

Pasal 31

Tertib pendanaan meliputi program pengalokasian anggaran dalam menunjang perwujudan tertib kebijakan kearsipan, tertib organisasi kearsipan, tertib sumber daya manusia kearsipan, tertib prasarana dan sarana dan tertib pengelolaan arsip berdasarkan prioritas tahunan pada lembaga negara dan penyelenggara pemerintahan daerah.

BAB 2

Pelaporan dan Penyerahan Salinan Autentik Arsip Terjaga

Pasal 23

Koreksi

(1) Pelaporkan arsip yang termasuk dalam kategori arsip terjaga kepada Kepala ANRI dilaksanakan oleh pimpinan lembaga negara dan penyelenggara pemerintahan daerah paling lama 1 (satu) tahun setelah pelaksanaan kegiatan. (2) Pimpinan lembaga negara dan penyelenggara pemerintahan daerah wajib menyerahkan autentik dari naskah asli arsip terjaga kepada ANRI paling lama 1 (satu) tahun setelah dilakukan pelaporan.

Pasal 24

(1) Pelaksanaan penyusutan arsip meliputi kegiatan: a. pemindahan arsip inaktif; b. pemusnahan arsip; dan c. penyerahan arsip statis. (2) Pelaksanaan penyusutan arsip sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dilakukan oleh lembaga negara dan penyelenggara pemerintahan daerah secara berkala berdasarkan JRA.

Pasal 25

(1) Pemindahan arsip inaktif pada lembaga negara dilakukan dari unit kerja ke unit kearsipan. (2) Pemindahan arsip inaktif pada penyelenggara pemerintahan daerah terdiri dari: a. arsip inaktif yang memiliki retensi di bawah 10 (sepuluh) tahun dilakukan dari unit kerja ke unit kearsipan di lingkungan perangkat daerah. b. arsip inaktif yang memiliki retensi paling sedikit 10 (sepuluh) tahun dilakukan dari lingkungan perangkat daerah ke lembaga kearsipan daerah tiap wilayah.

Pasal 26

(1) Lembaga negara dan penyelenggara pemerintahan daerah melaksanakan pemusnahan arsip terhadap arsip yang: a. tidak memiliki nilai guna; b. telah habis retensinya dan berketerangan dimusnahkan berdasarkan JRA; c. tidak ada peraturan perundang-undangan yang melarang; dan d. tidak berkaitan dengan penyelesaian proses suatu perkara. (2) Pemusnahan arsip sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dilakukan sesuai dengan prosedur pemusnahan arsip yang ditetapkan oleh Kepala ANRI.

Pasal 27

(1) Lembaga negara dan penyelenggara pemerintahan daerah wajib melaksanakan penyerahan arsip statis kepada lembaga kearsipan sesuai dengan wilayah kewenangannya. (2) Penyerahan arsip statis sebagaimana dimaksud pada ayat (1), dilakukan terhadap arsip yang: a. memiliki nilai guna kesejarahan; b. telah habis retensinya; dan c. berketerangan dipermanenkan sesuai dengan JRA.

Pasal 28

Ketentuan mengenai penyerahan arsip sebagaimana dimaksud dalam Pasal 27 dilakukan berdasarkan pedoman yang ditetapkan oleh Kepala ANRI.

BAB 3

Pelaksanaan Penyusutan Arsip Sesuai Prosedur

Pasal 24

Koreksi

(1) Pelaksanaan penyusutan arsip meliputi kegiatan: a. pemindahan arsip inaktif; b. pemusnahan arsip; dan c. penyerahan arsip statis. (2) Pelaksanaan penyusutan arsip sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dilakukan oleh lembaga negara dan penyelenggara pemerintahan daerah secara berkala berdasarkan JRA.

Pasal 25

Koreksi

(1) Pemindahan arsip inaktif pada lembaga negara dilakukan dari unit kerja ke unit kearsipan. (2) Pemindahan arsip inaktif pada penyelenggara pemerintahan daerah terdiri dari: a. arsip inaktif yang memiliki retensi di bawah 10 (sepuluh) tahun dilakukan dari unit kerja ke unit kearsipan di lingkungan perangkat daerah. b. arsip inaktif yang memiliki retensi paling sedikit 10 (sepuluh) tahun dilakukan dari lingkungan perangkat daerah ke lembaga kearsipan daerah tiap wilayah.

Pasal 26

(1) Lembaga negara dan penyelenggara pemerintahan daerah melaksanakan pemusnahan arsip terhadap arsip yang: a. tidak memiliki nilai guna; b. telah habis retensinya dan berketerangan dimusnahkan berdasarkan JRA; c. tidak ada peraturan perundang-undangan yang melarang; dan d. tidak berkaitan dengan penyelesaian proses suatu perkara. (2) Pemusnahan arsip sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dilakukan sesuai dengan prosedur pemusnahan arsip yang ditetapkan oleh Kepala ANRI.

Pasal 27

(1) Lembaga negara dan penyelenggara pemerintahan daerah wajib melaksanakan penyerahan arsip statis kepada lembaga kearsipan sesuai dengan wilayah kewenangannya. (2) Penyerahan arsip statis sebagaimana dimaksud pada ayat (1), dilakukan terhadap arsip yang: a. memiliki nilai guna kesejarahan; b. telah habis retensinya; dan c. berketerangan dipermanenkan sesuai dengan JRA.

Pasal 28

Ketentuan mengenai penyerahan arsip sebagaimana dimaksud dalam Pasal 27 dilakukan berdasarkan pedoman yang ditetapkan oleh Kepala ANRI.

Pasal 29

(1) Unit kearsipan pada lembaga negara, lembaga kearsipan provinsi dan lembaga kearsipan kabupaten/kota, wajib menjadi simpul JIKN. (2) JIKN sebagaimana dimaksud pada ayat (1) diselenggarakan oleh ANRI sebagai pusat jaringan.

Pasal 30

Persyaratan, tanggung jawab, tugas, dan tata cara menjadi simpul jaringan berdasarkan pedoman yang ditetapkan oleh Kepala ANRI.

Peraturan Badan Nomor 7 Tahun 2017 tentang Gerakan Nasional Sadar Tertib Arsip

BAB I

Pasal 1

BAB I

Pasal 1

Pasal 2

Pasal 3

Pasal 4

BAB II

Pasal 5

Pasal 6

Pasal 7

Pasal 8

Pasal 9

Pasal 10

Pasal 11

Pasal 12

Pasal 13

Pasal 14

Pasal 15

Pasal 16

Pasal 17

Pasal 18

Pasal 31

BAB Kesatu

Pasal 6

Pasal 7

BAB Kedua

Pasal 8

Pasal 9

Pasal 10

BAB Ketiga

Pasal 11

Pasal 12

Pasal 13

BAB Keempat

Pasal 14

Pasal 15

Pasal 16

Pasal 17

BAB Keempat

Pasal 18

Pasal 19

Pasal 20

Pasal 21

Pasal 22

BAB 1

Pasal 19

Pasal 20

Pasal 21

Pasal 22

Pasal 23

BAB 2

Pasal 23

Pasal 24

Pasal 25

Pasal 26

Pasal 27

Pasal 28

BAB 3

Pasal 24

Pasal 25

Pasal 26

Pasal 27

Pasal 28

Pasal 29

Pasal 30

BAB 4

Pasal 29

Pasal 30

BAB Kelima

Pasal 31

BAB III

Pasal 32

Pasal 33

BAB IV

Pasal 34

Pasal 35

Pasal 36

Pasal 37