PERBAN

Peraturan Badan Nomor 46 Tahun 2015 tentang PENYELAMATAN ARSIP PENGGABUNGAN ATAU PEMBUBARAN LEMBAGA NEGARA DAN PERANGKAT DAEARAH

PERBAN Nomor 46 Tahun 2015

Konten ini bukan nasihat hukum. Selalu rujuk sumber resmi untuk kepastian hukum.

Buka PDF Asli

BAB I

KETENTUAN UMUM

Pasal 1

BAB V

TAHAPAN PENYELAMATAN ARSIP

Pasal 9

Koreksi

Penyelamatan arsip Lembaga Negara dan Perangkat Daerah yang digabung atau dibubarkan dilaksanakan melalui tahapan: a. pendataan dan identifikasi arsip; b. penataan dan pendaftaran arsip; c. verifikasi/penilaian arsip; d. penyerahan arsip statis; dan e. pemusnahan arsip.

Pasal 10

Koreksi

(1) Pendataan dan identifikasi arsip sebagaimana dimaksud dalam Pasal 9 huruf a dilakukan dengan menggunakan Jadwal Retensi Arsip. (2) Dalam hal Lembaga Negara atau Perangkat Daerah yang digabung atau dibubarkan tidak memiliki JRA, pendataan dan identifikasi arsip dilakukan dengan melakukan pendaftaran fungsi, kegiatan dan jenis arsip pada setiap satuan kerja yang hasilnya dihimpun dalam Daftar Ikhtisar Arsip. (3) Formulir pendataan dan identifikasi arsip dan Daftar Ikhtisar Arsip tercantum dalam lampiran yang merupakan bagian tidak terpisahkan dari Peraturan Kepala ini.

Pasal 11

(1) Penataan dan pendaftaran arsip sebagaimana dimaksud dalam Pasal 9 huruf b dilakukan berdasarkan asas asal usul dan aturan ash. (2) Penataan dan pendaftaran arsip sebagaimana dimaksud pada ayat (1) meliputi: a. pemilahan atau penyortiran; b. pemberkasan; c. pendeskripsian; d. manuver informasi dan fisik arsip; e. menata fisik arsip; dan f. membuat daftar arsip.

Pasal 12

(1) Pemilahan atau penyortiran dilakukan untuk memisahkan arsip dan non arsip. (2) Pemberkasan dilakukan dengan mengelompokkan arsip ke dalam suatu kesatuan berkas berdasarkan kesamaan jenis, masalah atau urusan yang sama. (3) Pendeskripsian dilakukan dengan mencatat informasi arsip ke dalam kartu atau daftar yang meliputi: jenis arsip, isi ringkas, tahun, tingkat keaslian, jumlah/ volume, format atau media arsip, dan kondisi fisik. (4) Manuver informasi dan fisik arsip dilakukan dengan menggabungkan kartu diskripsi/informasi dan berkas arsip yang merupakan satu kesatuan informasi atas kesamaan jenis, masalah dan urusan yang sama, serta memberi nomor definitif pada kartu deskripsi dan fisik arsip. (5) Menata fisik arsip dilakukan dengan memasukan ke dalam boks arsip dan memberikan label/ nomor boks. (6) Membuat daftar arsip dilakukan dengan mengisi daftar arsip berdasarkan hasil deskripsi ke formulir daftar arsip.

Pasal 13

Contoh diskripsi arsip dan formulir daftar arsip tercantum dalam Lampiran yang merupakan bagian tidak terpisahkan dari Peraturan Kepala ini.

Pasal 14

(1) Verifikasi/ penilaian arsip sebagaimana dimaksud dalam Pasal 9 huruf c dilakukan berdasarkan nilai guna arsip dan Jadwal Retensi Arsip dengan memperhatikan aspek fungsi, operasional instansi, dan substansi informasi. (2) Langkah awal dalam melakukan verifikasi/ penilaian arsip dibentuk Tim verifikasi/penilai arsip yang akan disusutkan. (3) Tim verifikasi/penilai arsip selanjutnya memeriksa kesesuaian daftar dan fisik arsip yang akan disusutkan dan selanjutnya dilakukan verifikasi/penilaian arsip. (4) Verifikasi/penilaian arsip harus memperhatikan nilai guna arsip, nasib akhir arsip apakah dimusnahkan atau disimpan sebagai arsip statis. (5) Verifikasi/ penilaian arsip dilakukan untuk menentukan arsip yang akan disimpan dan yang akan dimusnahkan.

Pasal 15

(1) Penyerahan arsip statis sebagaimana dimaksud dalam Pasal 9 huruf d dilakukan berdasarkan hasil verifikasi/penilaian arsip. (2) Penyerahan arsip statis untuk Lembaga Negara dan Perangkat Daerah yang digabung atau dibubarkan sesuai tingkat kewenangan lembaga kearsipan. (3) Pelaksanaan serah terima arsip disertai dengan berita acara dan daftar arsip yang diserahkan sebagai arsip statis.

Pasal 16

(1) Pemusnahan arsip sebagaimana dimaksud dalam Pasal 9 huruf e dilakukan berdasarkan verifikasi/penilaian arsip. (2) Pemusnahan arsip dilakukan dengan membuat daftar arsip dan berita acara pemusnahan. (3) Pelaksanaan pemusnahan arsip disaksikan oleh pejabat bidang hukum dan pengawasan. (4) Pemusnahan arsip dilaksanakan secara total sehingga fisik dan informasinya tidak dapat dikenali. (5) Daftar arsip dan berita acara pemusnahan arsip disimpan sebagai bukti dan pengganti arsip yang telah dimusnahkan.

BAB VII

KETENTUAN PENUTUP

Pasal 19

Koreksi

Peraturan ini mulai berlaku pada tanggal ditetapkan. Agar setiap orang mengetahui, memerintahkan pengundangan Peraturan Kepala ini dengar menempatkannya dalam Berita Negara Republik INDONESIA. Ditetapkan di Jakarta pada tanggal 11 Desember 2015 KEPALA ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA, ttd MUSTARI IRAWAN Diundangkan di Jakarta pada tanggal 31 Desemeber 2015 DIREKTUR JENDERAL PERATURAN PERUNDANG-UNDANGAN KEMENTERIAN HUKUM DAN HAK ASASI MANUSIA REPUBLIK INDONESIA, ttd WIDODO EKATJAHJANA BERITA NEGARA No. 2092, 2015 ANRI. PenyelamatanArsip. Lembaga Negara. Perangkat Daerah. Penggabungan. Pembubaran. PERATURAN KEPALA ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA NOMOR 46 TAHUN 2015 TENTANG PENYELAMATAN ARSIPPENGGABUNGAN ATAU PEMBUBARAN LEMBAGA NEGARA DAN PERANGKAT DAERAH DENGAN RAHMAT TUHAN YANG MAHA ESA KEPALA ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA Menimbang : a. bahwa dalam rangka menjamin keselamatan dan keamanan arsip sebagai alat bukti pertanggungjawaban dalam penyelenggaraan pemerintahan, negara berkewajiban melaksanakan pelindungan dan penyelamatan arsip lembaga negara dan perangkat daerah secara terencana, terpadu dan berkelanjutan; b. bahwa guna menunjang dinamika penyelenggaraan pemerintahan pada lembaga negara dan perangkat daerah, perlu dilaksanakan penyelamatan arsip statis sebagai memori kolektif dan identitas bangsa di masa mendatang; c. bahwa berdasarkan pertimbangan sebagaimana dimaksud dalam huruf a dan huruf b, perlu MENETAPKAN Peraturan Kepala Arsip Nasional tentang Penyelamatan Arsip Penggabungan atau Pembubaran Lembaga Negara dan Perangkat Daerah; Mengingat : 1. UNDANG-UNDANG Nomor 43 Tahun 2009tentang Kearsipan (Lembaran Negara Republik INDONESIA Tahun 2009 Nomor 152, Tambahan Lembaran Negara Republik INDONESIA Nomor 5071); 2. PERATURAN PEMERINTAH Nomor 28 Tahun 2012 tentang Pelaksanaan UNDANG-UNDANG Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan (Lembaran Negara Republik INDONESIA Tahun 2012 Nomor 53, Tambahan Lembaran Negara Republik INDONESIA Nomor 5286); 3. Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik INDONESIA Nomor 14 Tahun 2014 tentang Organisasi dan Tata Kerja Arsip Nasional Republik INDONESIA; MEMUTUSKAN: MENETAPKAN : PERATURAN KEPALA ARSIP NASIONAL TENTANG PENYELAMATAN ARSIP PENGGABUNGAN ATAU PEMBUBARAN LEMBAGA NEGARA DAN PERANGKAT DAERAH.

BAB I

KETENTUAN UMUM

Pasal 1

Koreksi

Dalam Peraturan Kepala ini yang dimaksud dengan: 1. Penyelamatan Arsip adalah tindakan atau langkahlangkah penarikan atau pengambilalihan arsip secara sistematis dalam rangka penyelamatan arsip statis pada lembaga negara dan satuan kerja pemerintah daerah sejak penggabungan atau pembubaran ditetapkan. 2. Lembaga Negara adalah lembaga yang menjalankan cabang-cabang kekuasaan negara meliputi eksekutif, legislatif, yudikatif, dan lembaga lain yang fungsi dan tugas pokoknya berkaitan dengan penyelenggaraannegara sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan. 3. Perangkat Daerah adalah unsur pembantu kepala daerah dan DPRD dalam penyelenggaraan urusan pemerintahan yang menjadi kewenangan daerah. 4. Arsip Nasional Republik INDONESIA selanjutnya disebut ANRI adalah lembaga kearsipan berbentuk lembaga pemerintah nonkementerian yang melaksanakan tugas negara di bidang kearsipan yang berkedudukan di ibukota negara. 5. Pemerintahan Daerah adalah penyelenggara urusan pemerintahan oleh pemerintah daerah dan dewan perwakilan rakyat daerah menurut asas otonomi dan tugas pembantuan dengan prinsip otonomi seluasluasnya dalam sistem dan prinsip Negara Kesatuan Republik INDONESIA sebagaimana dimaksud dalam UNDANG-UNDANG Dasar Negara Republik INDONESIA Tahun 1945. 6. Pemerintah Daerah adalah kepala daerah sebagai unsur penyelenggara Pemerintahan Daerah yang memimpin pelaksanaan urusan pemerintahan yang menjadi kewenangan daerah otonom. 7. Lembaga Kearsipan Daerah adalah satuan kerj a Perangkat Daerah pada pemerintah daerah provinsi dan kabupaten/kota yang memiliki fungsi, tugas, dan tanggung jawab di bidang pengelolaan arsip statis dan pembinaan kearsipan.

Pasal 2

(1) Penyelamatan Arsip Penggabungan atau Pembubaran Lembaga Negara dan Perangkat Daerah dilaksanakan sejak Penggabungan atau Pembubaran ditetapkan. (2) Penyelamatan Arsip sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dilakukan oleh Lembaga Kearsipan sesuai dengan kewenangannya.Lembaga Kearsipan sebagaimana dimaksud pada ayat (2) memuat unsur: a. unit yang membawahi fungsi di bidang akuisisi; b. unit yang membawahi fungsi di bidang pengolahan; c. unit yang membawahi fungsi di bidang preservasi; dan d. unit yang membawahi fungsi di bidang layanan dan pemanfaatan arsip statis.

BAB V

TAHAPAN PENYELAMATAN ARSIP

Pasal 9

Koreksi

Penyelamatan arsip Lembaga Negara dan Perangkat Daerah yang digabung atau dibubarkan dilaksanakan melalui tahapan: a. pendataan dan identifikasi arsip; b. penataan dan pendaftaran arsip; c. verifikasi/penilaian arsip; d. penyerahan arsip statis; dan e. pemusnahan arsip.

Pasal 10

Koreksi

(1) Pendataan dan identifikasi arsip sebagaimana dimaksud dalam Pasal 9 huruf a dilakukan dengan menggunakan Jadwal Retensi Arsip. (2) Dalam hal Lembaga Negara atau Perangkat Daerah yang digabung atau dibubarkan tidak memiliki JRA, pendataan dan identifikasi arsip dilakukan dengan melakukan pendaftaran fungsi, kegiatan dan jenis arsip pada setiap satuan kerja yang hasilnya dihimpun dalam Daftar Ikhtisar Arsip. (3) Formulir pendataan dan identifikasi arsip dan Daftar Ikhtisar Arsip tercantum dalam lampiran yang merupakan bagian tidak terpisahkan dari Peraturan Kepala ini.

Pasal 11

(1) Penataan dan pendaftaran arsip sebagaimana dimaksud dalam Pasal 9 huruf b dilakukan berdasarkan asas asal usul dan aturan ash. (2) Penataan dan pendaftaran arsip sebagaimana dimaksud pada ayat (1) meliputi: a. pemilahan atau penyortiran; b. pemberkasan; c. pendeskripsian; d. manuver informasi dan fisik arsip; e. menata fisik arsip; dan f. membuat daftar arsip.

Pasal 12

(1) Pemilahan atau penyortiran dilakukan untuk memisahkan arsip dan non arsip. (2) Pemberkasan dilakukan dengan mengelompokkan arsip ke dalam suatu kesatuan berkas berdasarkan kesamaan jenis, masalah atau urusan yang sama. (3) Pendeskripsian dilakukan dengan mencatat informasi arsip ke dalam kartu atau daftar yang meliputi: jenis arsip, isi ringkas, tahun, tingkat keaslian, jumlah/ volume, format atau media arsip, dan kondisi fisik. (4) Manuver informasi dan fisik arsip dilakukan dengan menggabungkan kartu diskripsi/informasi dan berkas arsip yang merupakan satu kesatuan informasi atas kesamaan jenis, masalah dan urusan yang sama, serta memberi nomor definitif pada kartu deskripsi dan fisik arsip. (5) Menata fisik arsip dilakukan dengan memasukan ke dalam boks arsip dan memberikan label/ nomor boks. (6) Membuat daftar arsip dilakukan dengan mengisi daftar arsip berdasarkan hasil deskripsi ke formulir daftar arsip.

Pasal 13

Contoh diskripsi arsip dan formulir daftar arsip tercantum dalam Lampiran yang merupakan bagian tidak terpisahkan dari Peraturan Kepala ini.

Pasal 14

(1) Verifikasi/ penilaian arsip sebagaimana dimaksud dalam Pasal 9 huruf c dilakukan berdasarkan nilai guna arsip dan Jadwal Retensi Arsip dengan memperhatikan aspek fungsi, operasional instansi, dan substansi informasi. (2) Langkah awal dalam melakukan verifikasi/ penilaian arsip dibentuk Tim verifikasi/penilai arsip yang akan disusutkan. (3) Tim verifikasi/penilai arsip selanjutnya memeriksa kesesuaian daftar dan fisik arsip yang akan disusutkan danselanjutnyadilakukanverifikasi/penilaian arsip. (4) Verifikasi/penilaian arsip harus memperhatikan nilai guna arsip, nasib akhir arsip apakah dimusnahkan atau disimpan sebagai arsip statis. (5) Verifikasi/ penilaian arsipdilakukan untukmenentukan arsip yang akan disimpan dan yang akan dimusnahkan.

Pasal 15

(1) Penyerahan arsip statis sebagaimana dimaksud dalam Pasal 9 huruf d dilakukan berdasarkan hasil verifikasi/penilaian arsip. (2) Penyerahan arsip statis untuk Lembaga Negara dan Perangkat Daerah yang digabung atau dibubarkan sesuai tingkat kewenangan lembaga kearsipan. (3) Pelaksanaan serah terima arsip disertai dengan berita acara dan daftar arsip yang diserahkan sebagai arsip statis.

Pasal 16

(1) Pemusnahan arsip sebagaimana dimaksud dalam Pasal 9 huruf e dilakukan berdasarkan verifikasi/penilaian arsip. (2) Pemusnahan arsip dilakukan dengan membuat daftar arsip dan berita acara pemusnahan. (3) Pelaksanaan pemusnahan arsip disaksikan oleh pejabat bidang hukum dan pengawasan. (4) Pemusnahan arsip dilaksanakan secara total sehingga fisik dan informasinya tidak dapat dikenali. (5) Daftar arsip dan berita acara pemusnahan arsip disimpan sebagai bukti dan pengganti arsip yang telah dimusnahkan.

Peraturan Badan Nomor 46 Tahun 2015 tentang PENYELAMATAN ARSIP PENGGABUNGAN ATAU PEMBUBARAN LEMBAGA NEGARA DAN PERANGKAT DAEARAH

BAB I

Pasal 1

BAB I

Pasal 1

Pasal 2

BAB II

Pasal 3

Pasal 4

BAB III

Pasal 5

Pasal 6

BAB IV

Pasal 7

Pasal 8

BAB V

Pasal 9

Pasal 10

Pasal 11

Pasal 12

Pasal 13

Pasal 14

Pasal 15

Pasal 16

BAB VI

Pasal 17

Pasal 18

BAB VII

Pasal 19

BAB I

Pasal 1

Pasal 2

BAB II

Pasal 3

Pasal 4

BAB III

Pasal 5

Pasal 6

BAB IV

Pasal 7

Pasal 8

BAB V

Pasal 9

Pasal 10

Pasal 11

Pasal 12

Pasal 13

Pasal 14

Pasal 15

Pasal 16

BAB VI

Pasal 17

Pasal 18

BAB VII

Pasal 19