Dalam Peraturan Kepala ini yang dimaksud dengan:
1. Penghargaan adalah suatu bentuk kepedulian dan rasa terima kasih dalam bentuk tertentu atas peran serta dan partisipasi aktif baik lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan maupun perseorangan dalam penyelenggaraan kearsipan nasional.
2. Unit Pengolah Terbaik adalah Unit Pengolah yang telah lulus penilaian yang dilakukan oleh Tim Juri yang meliputi Penilaian Administratif, penilaian teknis lapangan, dan Penilaian Presentasi yang ditetapkan oleh Kepala Arsip Nasional Republik INDONESIA.
3. Panitia Pemilihan Arsiparis Teladan dan Unit Pengolah Terbaik yang selanjutnya disebut Panitia adalah panitia yang dibentuk oleh Kepala Arsip Nasional Republik INDONESIA untuk menyelenggarakan penilaian Arsiparis Teladan dan Unit Pengolah Terbaik.
4. Penilaian Administratif adalah penilaian yang dilakukan dengan cara mengidentifikasi dan memverifikasi kelengkapan administratif terhadap aspek yang dinilai melalui instrumen kuisioner yang telah dijawab oleh Arsiparis Teladan dan Unit Pengolah Terbaik.
5. Penilaian Lapangan adalah penilaian terhadap finalis Calon Arsiparis Teladan dan Unit Pengolah Terbaik atas kebenaran data administratif dengan data dukung di lapangan.
6. Penilaian Presentasi adalah penilaian terhadap penyampaian visi, misi dan program-program serta
kinerja Calon Arsiparis Teladan selama dua tahun terakhir dihadapan Panitia.
7. Bobot Penilaian adalah nilai yang ditentukan untuk setiap aspek dan komponen penilaian, sehingga dapat diperoleh nilai yang terukur dalam menentukan peringkat penilaian.
8. Lembar Penilaian adalah formulir isian yang digunakan untuk menilai pemilihan Arsiparis Teladan dan Unit Pengolah Terbaik.
9. Peringkat Penilaian adalah tingkatan status atau predikat yang diperoleh dari kegiatan penilaian dan selanjutnya ditetapkan sebagai peringkat pemenang pemilihan Arsiparis Teladan dan Unit Pengolah Terbaik.
10. Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa dan bernegara.
11. Arsip Dinamis adalah Arsip yang digunakan secara langsung dalam kegiatan pencipta Arsip dan disimpan selama jangka waktu tertentu.
12. Arsip Aktif adalah Arsip yang frekuensi penggunaannya tinggi dan/atau terus menerus.
13. Pengelolaan Arsip Dinamis adalah proses pengendalian Arsip Dinamis secara efisien, efektif, dan sistematis meliputi penciptaan, penggunaan dan pemeliharaan, serta penyusutan Arsip.
14. Penciptaan Arsip meliputi kegiatan pembuatan dan penerimaan Arsip yang dilaksanakan berdasarkan tata naskah dinas, klasifikasi Arsip serta sistem klasifikasi keamanan dan Akses Arsip.
15. Registrasi adalah kegiatan pencatatan pembuatan dan penerimaan Arsip yang dilakukan oleh Unit Pengolah dan Unit Kearsipan.
16. Pemberkasan adalah penempatan naskah ke dalam suatu himpunan yang tersusun secara sistematis dan logis sesuai dengan konteks kegiatannya sehingga menjadi satu berkas karena memiliki hubungan informasi, kesamaan jenis atau kesamaan masalah dari suatu unit kerja.
17. Penggunaan Arsip adalah kegiatan pemanfaatan dan penyediaan Arsip bagi kepentingan pengguna Arsip yang berhak.
18. Pemeliharaan Arsip adalah kegiatan menjaga keutuhan, keamanan, dan keselamatan Arsip baik fisik maupun informasinya.
19. Akses Arsip adalah ketersediaan Arsip sebagai hasil dari kewenangan hukum dan otorisasi legal serta keberadaan sarana bantu untuk mempermudah penemuan dan pemanfaatan Arsip.
20. Penyusutan Arsip adalah kegiatan pengurangan jumlah Arsip dengan cara pemindahan Arsip inaktif dari Unit Pengolah ke Unit Kearsipan, pemusnahan Arsip yang tidak memiliki nilai guna, dan penyerahan Arsip statis kepada Arsip Nasional Republik INDONESIA.
21. Prasarana Kearsipan adalah segala sesuatu yang merupakan penunjang utama terselenggaranya suatu proses, dalam hal ini bidang kearsipan.
22. Sarana Kearsipan adalah segala sesuatu yang dapat dipakai sebagai alat untuk mencapai maksud dan tujuan kearsipan.
23. Kinerja Pengelolaan Arsip adalah kemampuan kerja dalam mengelola Arsip sebagai satu kesatuan sistem kearsipan.
24. Unit Pengolah adalah satuan kerja pada pencipta Arsip yang mempunyai tugas dan tanggung jawab mengolah semua Arsip yang berkaitan dengan kegiatan Penciptaan Arsip di lingkungannya.
25. Unit Kearsipan adalah satuan kerja pada pencipta Arsip yang mempunyai tugas dan tanggung jawab dalam penyelenggaraan kearsipan.