PERBAN

Peraturan Badan Nomor 19 Tahun 2017 tentang Petunjuk Pelaksanaan Penyusunan, Pemantauan, dan Evaluasi Standar Operasional Prosedur Administrasi Pemerintahan di Lingkungan Arsip Nasional Republik Indonesia

PERBAN Nomor 19 Tahun 2017

Konten ini bukan nasihat hukum. Selalu rujuk sumber resmi untuk kepastian hukum.

BAB I

KETENTUAN UMUM

Pasal 1

Dalam Peraturan Arsip Nasional Republik INDONESIA ini yang dimaksud dengan: 1. Standar Operasional Prosedur Administrasi Pemerintahan Administrasi Pemerintahan yang selanjutnya disingkat SOP AP adalah serangkaian instruksi tertulis yang dibakukan mengenai proses penyelenggaraan administrasi pemerintahan berupa aktivitas organisasi, bagaimana dan kapan harus dilakukan, dimana dan oleh siapa dilakukan yang sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan. 2. Administrasi Pemerintahan adalah pengelolaan proses pelaksanaan fungsi dan tugas pemerintahan yang dijalankan oleh Arsip Nasional Republik INDONESIA. 3. Unsur Dokumentasi adalah unsur dari Dokumen SOP AP meliputi hal yang terkait dengan proses pendokumentasian SOP AP sebagai sebuah dokumen. 4. Unsur Prosedur adalah bagian inti dari dokumen SOP AP. 5. Pemantauan adalah kegiatan memantau perkembangan pelaksanaan SOP AP dalam pelaksanaan kinerja, serta mengantisipasi permasalahan yang timbul untuk diambil tindakan sedini mungkin. 6. Evaluasi adalah suatu proses penilaian terhadap tingkat keakuratan dan ketepatan SOP AP sesuai dengan proses penyelenggaraan tugas dan fungsi organisasi. 7. Unit Kerja Eselon III tertentu adalah Balai Arsip Statis dan Tsunami.

BAB V

PENGESAHAN DAN PENETAPAN SOP AP

Pasal 12

Koreksi

(1) Prosedur pengesahan Unsur Prosedur meliputi: a. unit kerja yang menyelenggarakan fungsi ketatalaksanaan melakukan identifikasi kebutuhan SOP AP, analisis prosedur, dan memprakarsai penyusunan SOP AP unit kerja; b. unit kerja dapat membentuk tim untuk mengumpulkan materi SOP AP dan persiapan sumber daya manusia maupun sarana lain; c. unit kerja berkoordinasi dengan unit kerja yang menyelenggarakan fungsi ketatalaksanaan dalam menyusun SOP AP sesuai dengan ruang lingkup tugas dan fungsinya berdasarkan hasil identifikasi; d. unit kerja yang menyelenggarakan fungsi ketatalaksanaan melakukan harmonisasi dan koreksi terhadap rancangan SOP AP yang diusulkan oleh unit kerja; e. unit kerja melakukan perbaikan terhadap rancangan SOP AP sesuai dengan koreksi, dan menyerahkan rancangan SOP AP final kepada unit kerja yang menyelenggarakan fungsi ketatalaksanaan; f. pengajuan rancangan SOP AP final dilakukan oleh pejabat setingkat eselon II kepada pejabat setingkat eselon II yang menyelenggarakan fungsi ketatalaksanaan; g. unit kerja yang menyelenggarakan fungsi ketatalaksanaan melakukan finalisasi SOP AP; h. pejabat eselon II unit kerja mengesahkan SOP AP hasil finalisasi; i. unit kerja menyerahkan SOP AP yang telah disahkan kepada unit kerja yang menyelenggarakan fungsi ketatalaksanaan untuk dilakukan penomoran SOP AP; j. unit kerja yang menyelenggarakan fungsi ketatalaksanaan menggandakan SOP AP, melaksanakan legalisasi, dan menyerahkan hasil penggandaan kepada unit kerja; k. unit kerja yang menyelenggarakan fungsi ketatalaksanaan menyimpan naskah asli SOP AP; dan l. unit kerja melaksanakan sosialisasi dan internalisasi SOP AP di lingkungan unit kerja. (2) Prosedur penetapan dokumen SOP AP meliputi: a. unit kerja yang menyelenggarakan fungsi ketatalaksanaan mengintegrasikan SOP AP unit kerja di lingkungan eselon I; b. unit kerja yang menyelenggarakan fungsi ketatalaksanaan berkoordinasi dengan unit kerja Tata Usaha di lingkungan eselon I untuk menyusun konsep Dokumen SOP AP; c. unit kerja Tata Usaha di lingkungan eselon I mengajukan konsep dokumen SOP AP kepada pejabat eselon I yang bersangkutan; d. unit kerja Tata Usaha di lingkungan eselon I menyerahkan dokumen SOP AP yang telah mendapat penetapan dari pejabat eselon I; dan e. unit kerja yang menyelenggarakan fungsi ketatalaksanaan menggandakan Dokumen SOP AP, melakukan legalisasi, dan menyerahkan hasil penggandaan kepada Unit Kerja Tata Usaha di lingkungan eselon I. f. unit kerja yang menyelenggarakan fungsi ketatalaksanaan menyimpan naskah asli Dokumen SOP AP.

BAB VI

PEMANTAUAN DAN EVALUASI

Pasal 13

Koreksi

Pemantauan dan evaluasi penerapan SOP AP meliputi kegiatan: a. persiapan; b. pelaksanaan; dan c. penyusunan laporan.

Pasal 14

Koreksi

(1) Kegiatan persiapan pemantauan dan evaluasi terdiri dari: a. penyiapan instrumen; b. penentuan metode; c. penentuan jadwal; d. penetapan tim; dan e. pemberitahuan pelaksanaan kegiatan kepada unit kerja. (2) Metode sebagaimana dimaksud pada ayat (1) huruf b terdiri dari metode monitoring dan metode evaluasi.

Pasal 15

(1) Kegiatan pemantauan dilaksanakan secara reguler setiap 6 (enam) bulan sekali. (2) Kegiatan pemantauan sebagaimana dimaksud pada ayat (1) terdiri atas: a. pemantauan langsung; b. wawancara; c. pertemuan; atau d. rapat. (3) Kegiatan pemantauan langsung dilakukan oleh pimpinan unit kerja paling kurang setingkat eselon IV. (4) Kegiatan wawancara dan pertemuan atau rapat dilakukan oleh Tim Pemantau, pelaksana SOP AP dan unit kerja terkait.

Pasal 16

(1) Materi kegiatan pemantau langsung dan wawancara yaitu: a. menyesuaikan antara kegiatan dengan tahapan kegiatan dalam SOP AP; b. menyesuaikan antara kegiatan dengan pelaksana kegiatan dalam SOP AP; c. menyesuaikan antara kegiatan dengan kelengkapan dalam SOP AP; d. menyesuaikan antara kegiatan dengan waktu dalam SOP AP; dan e. menyesuaikan antara kegiatan dengan output dalam SOP AP. (2) Dalam hal terdapat situasi tertentu yang perlu dilakukan pendalaman materi pemantauan langsung dan wawancara, Tim pemantau dapat: a. melakukan identifikasi kendala yang dihadapi; b. melakukan identifikasi tindakan yang dapat diambil; dan c. melakukan identifikasi manfaat yang ada setelah penerapan SOP AP.

Pasal 17

Kegiatan pertemuan atau rapat dilakukan sebagai berikut: a. melakukan pembahasan hasil evaluasi penerapan SOP AP; dan b. menentukan rekomendasi hasil evaluasi penerapan SOP AP.

Pasal 18

(1) Kegiatan pemantauan langsung sebagaimana dimaksud dalam Pasal 12 ayat (2) huruf a dilakukan dengan menggunakan formulir. (2) Ketentuan mengenai format formulir pemantauan langsung sebagaimana dimaksud pada ayat (1) tercantum dalam Lampiran yang merupakan bagian tidak terpisahkan dari Peraturan Kepala ini.

Pasal 19

Kegiatan evaluasi dilaksanakan dengan menindaklanjuti hasil pemantauan melalui pertemuan atau rapat.

Pasal 20

Komponen isi dalam penyusunan laporan pemantauan dan evaluasi penerapan SOP AP paling sedikit memuat antara lain: a. unit kerja selaku objek pemantauan dan evaluasi; b. waktu pelaksanaan; c. judul SOP AP yang diamati dan dievaluasi; d. ringkasan hasil pemantauan dan evaluasi; e. pelaksanaan dan catatan Pemantauan dan evaluasi; f. simpulan dan saran; g. pengesahan pimpinan; dan h. lampiran pendukung.

Pasal 21

(1) Laporan hasil pemantauan dan evaluasi penerapan SOP AP ditandatangani oleh kepala unit kerja setingkat eselon II yang menyelenggarakan fungsi ketatalaksanaan disampaikan kepada tiap pimpinan unit kerja setingkat eselon II dan eselon III tertentu. (2) Laporan rekapitulasi hasil pemantauan dan evaluasi penerapan SOP AP disampaikan kepada tiap pejabat eselon I melalui Sekretaris Utama.

(1) Unsur Prosedur sebagaimana dimaksud dalam Pasal 7 huruf b meliputi hal yang terkait dengan proses pendokumentasian SOP AP sebagai sebuah dokumen terdiri atas: a. bagian identitas; b. bagian diagram alir; dan c. unsur pendukung. (2) Bagian Identitas sebagaimana dimaksud dalam huruf a ayat (1) meliputi: a. logo Arsip Nasional dan nomenklatur unit kerja penyusun; b. nomor SOP AP, diisi dengan nomor basah secara berurutan dalam 1 (satu) tahun takwim; c. tanggal pengesahan, diisi tanggal pengesahan SOP AP oleh pejabat eselon II unit kerja atau eselon III tertentu; d. tanggal revisi, diisi tanggal SOP AP direvisi atau tanggal rencana diperiksa kembali SOP AP yang bersangkutan; e. pengesahan oleh pejabat eselon II unit kerja atau eselon III tertentu. Item pengesahan memuat nomenklatur jabatan, tanda tangan, nama pejabat tanpa gelar yang disertai dengan NIP serta stempel instansi; f. judul SOP AP, sesuai dengan tugas dan fungsi yang dimiliki; g. dasar hukum, berupa peraturan perundang- undangan yang mendasari prosedur yang dibuat menjadi SOP AP; h. keterkaitan, keterkaitan prosedur yang distandarkan dengan prosedur lain yang distandarkan (SOP AP lain yang terkait secara langsung dalam proses pelaksanaan kegiatan dan menjadi bagian dari kegiatan tersebut); i. peringatan, memberikan penjelasan mengenai kemungkinan yang terjadi ketika prosedur dilaksanakan atau tidak dilaksanakan; 1. peringatan memberikan indikasi berbagai permasalahan yang mungkin muncul dan berada di luar kendali pelaksana ketika prosedur dilaksanakan; 2. dampak yang ditimbulkan dan cara mengatasinya bila diperlukan dengan menggunakan kata peringatan, yaitu: a) jika/apabila-maka (if-then); atau b) batas waktu (dead line)kegiatan harus sudah dilaksanakan. j. kualifikasi pelaksana dalam melaksanakan perannya pada prosedur yang distandarkan; k. peralatan dan perlengkapan, perlengkapan yang dibutuhkan yang terkait secara langsung dengan prosedur yang dibuat menjadi SOP AP; dan l. pencatatan dan pendataan, dibuat formulir tertentu yang akan diisi oleh setiap pelaksana yang terlibat dalam proses yang memberikan informasi penting mengenai pelaksanaan prosedur telah dijalankan dengan benar.

Peraturan Badan Nomor 19 Tahun 2017 tentang Petunjuk Pelaksanaan Penyusunan, Pemantauan, dan Evaluasi Standar Operasional Prosedur Administrasi Pemerintahan di Lingkungan Arsip Nasional Republik Indonesia

BAB I

Pasal 1

BAB I

Pasal 1

Pasal 2

Pasal 3

Pasal 4

BAB II

Pasal 5

BAB III

Pasal 6

BAB IV

Pasal 7

Pasal 8

Pasal 9

Pasal 10

Pasal 11

BAB V

Pasal 12

BAB VI

Pasal 13

Pasal 14

Pasal 15

Pasal 16

Pasal 17

Pasal 18

Pasal 19

Pasal 20

Pasal 21

BAB VII

Pasal 22

Pasal 23

Pasal 24

BAB VIII

Pasal 26

Pasal 27

BAB IX

Pasal 28

Pasal 29