Dalam Peraturan Kepala ini yang dimaksud dengan:
1. Tata Cara Penyusunan Pedoman Retensi Arsip adalah urutan kegiatan yang dilakukan dalam penyusunan pedoman retensi arsip suatu urusan pemerintahan dan pembangunan.
2. Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara.
3. Arsip Dinamis adalah arsip yang digunakan secara langsung dalam kegiatan pencipta arsip dan disimpan selama jangka waktu tertentu.
4. Arsip Statis adalah arsip yang dihasilkan oleh pencipta arsip karena memiliki nilai guna kesejarahan, telah habis retensinya, dan berketerangan dipermanenkan yang telah diverifikasi baik secara langsung maupun tidak langsung oleh Arsip Nasional Republik INDONESIA dan/atau lembaga kearsipan.
5. Retensi Arsip adalah jangka waktu penyimpanan yang wajib dilakukan terhadap suatu jenis arsip.
6. Pedoman Retensi Arsip adalah ketentuan dalam bentuk petunjuk yang memuat retensi arsip masing-masing urusan pemerintahan yang menjadi dasar dalam penyusunan jadwal retensi arsip (JRA) masing- masinglembaga negara,pemerintahan daerah, perguruan tinggi negeri, serta BUMN dan/atau BUMD.
7. Jenis Arsip adalah arsip yang tercipta dan dikelompokkan berdasarkan fungsi dari suatu organisasi.
8. Keterangan Musnah adalah informasi yang menyatakan bahwa suatu jenis arsip dapat dimusnahkan karena jangka waktu penyimpanan telah habis dan tidak memiliki nilai guna, tidak ada peraturan
perundang-undangan yang melarang dan tidak berkaitan dengan penyelesaian suatu kasus yang masih dalam proses hukum.
9. Keterangan Permanen adalah informasi yang menyatakan bahwa suatu jenis arsip memiliki nilai guna sekunder atau nilai guna permanen, wajib diserahkan kepada lembaga kearsipan sebagai bukti pertanggungjawaban nasional sesuai dengan lingkup fungsi dan tugas masing-masing organisasi.
10. Unit Kearsipan adalah satuan kerja yang melekat pada pencipta arsip yang memiliki tugas dan tanggung jawab dalam penyelenggaraan kearsipan yang meliputi kebijakan, pembinaan kearsipan, dan pengelolaan arsip dalam suatu sistem kearsipan nasional yang didukung oleh sumber daya manusia, prasarana dan sarana, serta sumber daya lainnya.
11. Lembaga Teknis Terkait adalah lembaga negara yang menjalankan suatu urusan pemerintahan.
12. Closed File adalah pernyataan suatu kegiatan dinyatakan selesai atau berkas sudah dinyatakan lengkap dantidak berubah lagi sebagai awal penentuan retensi arsip.Pernyataan closed file dituangkan pada kolom retensi arsip aktif dalam jadwal retensi arsip.
13. Nilai Guna Arsip Bagi Pencipta adalah nilai guna bagi kegiatan organisasi bersangkutan yang meliputi nilai guna administrasi, hukum, keuangan, ilmiah dan teknologi.
14. Nilai Guna Arsip Bagi Masyarakat adalah nilai guna arsip dalam rangka memenuhi kebutuhan masyarakat terhadap informasi publik.
15. Nilai Guna Arsip Bagi Pemerintahan adalah nilai guna arsip dalam rangka penyelenggaraan pemerintahan yang dilakukan oleh lembaga Negara diluar pencipta arsip.
16. Nilai Guna Arsip Bagi Bangsa dan Negara adalah nilai guna bagi kepentingan yang lebih luas di luar pencipta arsip yang meliputi nilai guna informasional dan kebuktian sejarah perjalanan bangsa.
17. Nilai Guna Primer adalah nilai guna arsip yang didasarkan pada kegunaan arsip bagi kepentingan pencipta arsip.
18. Nilai Guna Sekunder adalah nilai guna arsip yang didasarkan pada kegunaan arsip bagi kepentingan pengguna arsip diluar pencipta arsip dan kegunaannya sebagai bahan bukti pertanggungjawaban nasional dan memori kolektif bangsa.
19. Nilai Guna Kesejarahan adalah nilai guna yang mengandung fakta dan keterangan yang dapat digunakan untuk menjelaskan tentang bagaimana organisasi yang bersangkutan dibentuk, dikembangkan, diatur, dilaksanakannya fungsi dan tugas serta bagaimana
terjadinya peristiwa kesejarahan tanpa dikaitkan secara langsung dengan penciptanya, yaitu informasi mengenai orang, tempat, benda, fenomena, masalah dan sejenisnya.
20. Nilai Guna Administrasi adalahnilaiguna arsip yang didasarkan pada kegunaan bagi pelaksanaan tugas dan fungsi lembaga/instansi pencipta arsip.
21. Nilai Guna Hukum adalah nilai guna arsip yang berisikan bukti-bukti yang mempunyai kekuatan hukum atas hak dan kewajiban warga negara dan pemerintah.
22. Nilai Guna Ilmiah dan Teknologi adalah nilai guna arsip yang mengandung data ilmiah dan teknologi sebagai akibat/hasil penelitian murni atau penelitian terapan.
23. Nilai Guna Keuangan adalah nilai guna arsip yang berisikan segala hal-ikhwal yang menyangkut transaksi dan pertanggungjawaban keuangan.
24. Series adalah sekelompok berkas yang memiliki fungsi yang sama dari rekaman kegiatan sejak awal sampai akhir.
25. Sub-series adalah himpunan arsip/berkas yang merupakan bagian dari series arsip yang disatukan baik atas dasar klasifikasi fisik seperti jenis dan bentuk arsip maupun atas dasar subtansi informasinya seperti pokok masalah atau atas dasar sistem pengaturan berkasnya.
26. File adalah berkas yang menjabarkan kegiatan dari suatu fungsi disusun secara logis dan sistematis berdasarkan sistem tertentu yang tercipta sejak awal sampai akhir.
27. Item adalah jenis arsip yang menggambarkan transaksi dari suatu kegiatan.
28. Stakeholder adalah pemangku kepentingan yang terdiri dari lembaga teknis terkait, pengguna pedoman retensi arsip, lembaga kearsipan, dan satuan unit kerja terkait di lingkungan ANRI.
Peraturan Kepala ini mulai berlaku pada tanggal diundangkan.
Agar setiap orang mengetahuinya, memerintahkan pengundangan Peraturan Kepala ini dengan penempatannya dalam Berita Negara Republik INDONESIA.
Ditetapkan di Jakarta pada tanggal 26 Februari 2015 KEPALA ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA, MUSTARI IRAWAN Diundangkan di Jakarta pada tanggal 16 April 2015 MENTERI HUKUM DAN HAK ASASI MANUSIA REPUBLIK INDONESIA, YASONNA H. LAOLY
LAMPIRAN PERATURAN KEPALA ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA NOMOR 14 TAHUN 2015 TENTANG TATA CARA PENYUSUNAN PEDOMAN RETENSI ARSIP URUSAN PENYELENGGARAAN PEMERINTAHAN
1. UrusanBadan Usaha (Perusahaan);
2. UrusanKehutanan;
3. UrusanKeuangan;
4. UrusanKomunikasidanInformatika;
5. UrusanKoperasidan UKM;
6. UrusanLingkunganHidup;
7. UrusanPekerjaanUmum;
8. UrusanPerumahan Rakyat;
9. Urusan Pembangunan Daerah Tertinggal;
10. UrusanTransmigrasi;
11. UrusanDesa;
12. UrusanPenanaman Modal;
13. UrusanPerdagangan;
14. UrusanPerencanaan Pembangunan;
15. UrusanPerindustrian;
16. UrusanPertanian;
17. UrusanPenelitian, Pengkajian, Pengembangan, Penerapan, PerekayasaansertaPendayagunaanIlmuPengetahuandanTeknologi;
18. UrusanStatistik;
19. UrusanTenagaKerja
20. Urusan Agama;
21. UrusanKearsipan;
22. UrusanKediklatan;
23. UrusanKepegawaian;
24. UrusanKepemudaandanOlahraga;
25. UrusanKependudukandanKeluargaBerencana;
26. UrusanKepustakaan;
27. UrusanKesehatan;
28. UrusanPemberdayaanPerempuandanPerlindunganAnak;
29. UrusanPenanggulanganBencana;
30. UrusanPendidikandanKebudayaan;
31. UrusanPengawasan;
32. UrusanSosial;
33. UrusanPengawasanObatdanMakanan.
34. UrusanPemerintah Daerah;
35. UrusanHukum:
a. Sub UrusanPenyelidikan
b. Sub UrusanPenyidikan
c. Sub UrusanPenuntutan
d. Sub UrusanPersidangan
e. Sub UrusanEksekusi
f. Sub UrusanBantuanHukum
g. Sub UrusanPemasyarakatan
h. Sub UrusanImigrasi
i. Sub UrusanPeraturanPerundang-Undangan
j. Sub UrusanHukumLainnya
36. UrusanHakAsasiManusia;
37. UrusanPersandian;
38. UrusanPemilu;
39. UrusanKeamanan;
40. UrusanPertahanan;
41. UrusanHubunganPolitikLuarNegeri;
42. UrusanNarkotika;
43. UrusanPertanahan.
44. UrusanEnergiSumberDayaMineral;
45. UrusanKelautandanPerikanan;
46. UrusanPerhubungan;
47. UrusanPariwisata;
48. UrusanKeuangan;
49. UrusanKetatausahaandanKerumahtanggaan;
50. UrusanKehumasan;
51. UrusanPengadaan;
52. UrusanOrganisasidan Tata Laksana;
53. UrusanTeknologiInformasidanKomunikasi; dan
54. UrusanPangan.
KEPALA ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA, MUSTARI IRAWAN