Dalam Peraturan Menteri Luar Negeri ini yang dimaksud dengan:
1. Arsip Kemenlu yang selanjutnya disebut Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh unit-unit kerja dalam rangka pelaksanaan tugas dan kegiatan di lingkungan Kemenlu dan Perwakilan RI di Luar Negeri.
2. Arsip Kepegawaian Pegawai Negeri Sipil (PNS) dan Pejabat Negara adalah arsip yang berkaitan dengan perkembangan karier PNS dan pejabat Negara yang tercipta dalam proses pembinaan, mutasi, administrasi, kesejahteraan, pemberhentian, sengketa dan berkas perorangan PNS.
3. Arsip Keuangan adalah arsip yang berkaitan dengan pengelolaan keuangan/fiscal yang meliputi kegiatan perencanaan, pelaksanaan, pengawasan dan pertanggungjawaban.
4. Arsip Fasilitatif Non Keuangan dan Non Kepegawaian adalah arsip yang berkaitan dengan bidang non keuangan/fiscal dan non kepegawaian yang meliputi perencanaan, hukum, organisasi dan ketatalaksanaan, kearsipan, ketatausahaan dan kerumahtanggan, hubungan masyarakat, penelitian, pengkajian dan pengembangan, pendidikan dan pelatihan, perpustakaan teknologi informasi dan komunikasi, dan pengawasan.
5. Arsip Substantif adalah arsip yang berkaitan dengan kegiatan-kegiatan pokok Kemenlu yang meliputi perencanaan pengawasan eksternal, pembinaan pengawasan eksternal, pelaksanaan pengawasan, dan pembinaan auditor.
6. Arsip aktif adalah arsip yang frekuensi penggunaannya tinggi dan/atau terus menerus.
7. Arsip inaktif adalah arsip yang frekuensi penggunaannya telah menurun.
8. Retensi Arsip adalah jangka waktu penyimpanan yang wajib dilakukan terhadap suatu jenis arsip.
9. Jadwal Retensi Arsip yang selanjutnya disingkat JRA adalah daftar yang
berisi sekurang-kurangnya jangka waktu penyimpanan atau retensi, jenis arsip, dan keterangan yang berisi rekomendasi tentang penetapan suatu jenis arsip dimusnahkan, dinilai kembali, atau dipermanenkan yang dipergunakan sebagai pedoman penyusutan dan penyelamatan arsip.
10. Retensi Aktif adalah jangka waktu penyimpanan arsip aktif di unit pengolah.
11. Retensi Inaktif adalah jangka waktu penyimpanan arsip inaktif di unit kearsipan.
12. JRA Kepegawaian PNS dan Pejabat Negara adalah daftar yang berisi jenis arsip kepegawasaan beserta jangka waktu penyimpanannya sesuai dengan nilai gunanya dan dipakai sebagai pedoman penyusutan arsip kepegawaian.
13. JRA Keuangan adalah daftar yang berisi jenis arsip keuangan beserta jangka waktu penyimpanannya sesuai dengan nilai gunanya dan dipakai sebagai pedoman penyusutan arsip keuangan.
14. JRA Fasilitatif Non Keuangan dan dan Non Kepegawaian adalah daftar yang berisi jenis arsip fasilitatif non keuangan dan non kepegawaian beserta jangka waktu penyimpanannya sesuai dengan nilai gunanya dan dipakai sebagai pedoman penyusutan arsip fasilitatif yang meliputi perencanaan, hukum, organisasi dan ketatalaksanaan, kearsipan, ketatausahaan dan kerumahtanggaan, hubungan masyarakat, penelitian, pengkajian dan pengembangan, pendidikan dan pelatihan, perpustakaan, teknologi informasi dan komunikasi, dan pengawasan.
15. JRA Subtantif adalah daftar yang berisi jenis arsip substantif beserta jangka waktu penyimpanannya sesuai dengan nilai gunanya dan dipakai sebagai pedoman penyusutan arsip substantif.
16. Keterangan Musnah adalah keterangan yang menyatakan bahwa arsip dapat dimusnahkan karena jangka waktu penyimpanannya telah selesai dan tidak memiliki nilai guna lagi.
17. Keterangan Permanen adalah keterangan yang menyatakan bahwa arsip memiliki nilai guna sekunder, wajib diserahkan kepada Arsip Nasional Republik INDONESIA.
18. Keterangan Dinilai Kembali adalah Keterangan yang menyatakan bahwa suatu jenis arsip belum dapat ditentukan nasib akhirnya apakah musnah atau permanen, sehingga perlu penilaian dan pengkajian lagi.