Tata Naskah Dinas di Lingkungan Kementerian Hukum dan Hak…

Article 1

………………………………………………………………………………………………… dan seterusnya. Ditetapkan di …………………… pada tanggal …………………… NAMA JABATAN, (Tanda tangan dan cap instansi) NAMA LENGKAP NIP............................... Penomoran yang berurutan dalam satu tahun takwim Logo dan nam lembaga yang tela dicetak Judul Prosedur Tetap yang ditulis dengan huruf kapital Memuat alasan tentang perlu ditetapkannya Memuat peraturan yang menjadi dasar ditetapkannya Prosedur Tetap Menunjukkan urutan tindakan, pengorganisasian, koordinasi, pengendalian, dsb. Kota sesuai dengan alamat Instansi dan tanggal penanda Nama jabatan dan nama lengkap ditulis dengan huruf kapital tanpa mencantumkan gelar e. Surat Edaran 1) Pengertian Surat Edaran adalah Naskah Dinas yang memuat pemberitahuan tentang hal tertentu yang dianggap penting dan mendesak. 2) Wewenang Penetapan dan Penandatanganan Kewenangan untuk MENETAPKAN dan menandatangani surat edaran oleh pejabat pimpinan tertinggi instansi pemerintah dapat dilimpahkan kepada pejabat pimpinan sekretariat instansi pemerintah atau pejabat yang ditunjuk sesuai dengan substansi Surat Edaran. 3) Susunan a) Kepala Bagian kepala Surat Edaran terdiri atas: (1) kop surat edaran yang ditandatangani oleh Menteri Hukum dan Hak Asasi Manusia menggunakan lambang negara garuda emas dengan nama jabatan ditulis dengan huruf kapital diletakkan secara simetris; (2) kop surat edaran yang ditandatangani oleh pejabat selain menteri menggunakan logo pengayoman dengan nama lembaga dengan huruf kapital secara simetris; (3) kata Yth., yang diikuti oleh nama pejabat yang dikirimi surat edaran; (4) tulisan surat edaran, yang dicantumkan di bawah lambang negara/logo pengayoman ditulis dengan huruf kapital serta nomor surat edaran di bawahnya secara simetris; (5) kata tentang, yang dicantumkan di bawah kata surat edaran ditulis dengan huruf kapital secara simetris; dan (6) rumusan judul surat edaran, yang ditulis menggunakan huruf kapital secara simetris di bawah kata tentang. b) Batang Tubuh Bagian batang tubuh Surat Edaran terdiri atas: (1) latar belakang tentang perlunya dibuat surat edaran; (2) maksud dan tujuan dibuatnya surat edaran; (3) ruang lingkup diberlakukannya surat edaran; (4) peraturan perundang-undangan atau naskah dinas lain yang menjadi dasar pembuatan surat edaran; dan (5) isi edaran mengenai hal tertentu yang dianggap mendesak; dan (6) penutup. c) Kaki Bagian kaki Surat Edaran ditempatkan di sebelah kanan yang terdiri atas: (1) tempat dan tanggal penetapan; (2) nama jabatan pejabat penandatangan, yang ditulis dengan huruf kapital, diakhiri dengan tanda baca koma; (3) tanda tangan pejabat penandatangan; (4) nama lengkap pejabat penanda tangan, yang ditulis dengan huruf kapital tanpa mencantumkan gelar; dan (5) cap dinas. 4) Distribusi Surat edaran disampaikan kepada pihak yang berhak secara cepat dan tepat waktu, lengkap serta aman. Pendistribusian surat edaran diikuti dengan tindakan pengendalian. Format Surat Edaran dapat dilihat pada contoh 5a dan 5b. CONTOH 5a FORMAT SURAT EDARAN YANG DITANDATANGANI OLEH MENTERI MENTERI HUKUM DAN HAK ASASI MANUSIA Yth. 1. .................... 2. .................... 3. dan seterusnya SURAT EDARAN NOMOR .............. TAHUN ..... TENTANG ………………………………… 1. Latar Belakang .................................................................................................................................. 2. Maksud dan Tujuan .................................................................................................................................. 3. Ruang Lingkup .................................................................................................................................. 4. Dasar .................................................................................................................................. 5. Isi surat edaran .................................................................................................................................. 6. Penutup .................................................................................................................................. dan seterusnya. Ditetapkan di ……..………………. pada tanggal ......….……………… MENTERI HUKUM DAN HAK ASASI MANUSIA REPUBLIK INDONESIA, (Tanda Tangan dan Cap Jabatan) NAMA LENGKAP Tembusan : 1. .............. 2. .............. 3. dan seterusnya Penomoran yang berurutan dalam satu tahun takwim Lambang negara garuda emas dan nama jabatan yang telah dicetak Judul Surat Edaran yang ditulis dengan huruf kapital Memuat alasan tentang perlu ditetapkannya Surat Edaran, maksud dan tujuan, ruang lingkup dan seterusnya Memuat ketentuan peraturan perundang- undangan yang menjadi dasar ditetapkannya Surat Edaran Memuat pemberitahuan tentang hal tertentu yang dianggap mendesak. Kota sesuai dengan alamat Instansi dan tanggal penandatanganan Nama jabatan dan nama lengkap yang ditulis dengan huruf kapital tanpa mencantumkan gelar Daftar pejabat yang menerima surat edaran CONTOH 5b FORMAT SURAT EDARAN YANG DITANDATANGANI OLEH SELAIN MENTERI KEMENTERIAN HUKUM DAN HAK ASASI MANUSIA ( UNIT KERJA ) Jalan…………………………….…………………. Telepon …………… Faksimili …………….. Laman : ………......…., Email : ...……...………….. Yth. 1. .................... 2. .................... 3. dan seterusnya SURAT EDARAN NOMOR .............. TAHUN ..... TENTANG ………………………………… 1. Latar Belakang .................................................................................................................................. 2. Maksud dan Tujuan .................................................................................................................................. 3. Ruang Lingkup .................................................................................................................................. 4. Dasar .................................................................................................................................. 5. Isi surat edaran .................................................................................................................................. 6. Penutup .................................................................................................................................. dan seterusnya. Ditetapkan di ……..………………. pada tanggal ......….……………… NAMA JABATAN, (Tanda Tangan dan Cap Jabatan) NAMA LENGKAP NIP .................. Tembusan : 1. .............. 2. .............. 3. dan seterusnya Penomoran yang berurutan dalam satu tahun takwin Logo dan nam lembaga yang tela dicetak Judul surat edaran yang ditulis dengan huruf kapital Memuat alasan tentang perlu ditetapkannya surat edaran, maksud dan tujuan, ruang lingkup dan seterusnya Memuat ketentuan peraturan perundang- undangan yang menjadi dasar Memuat pemberitahuan tentang hal tertentu yang dianggap mendesak. Kota sesuai dengan alamat Instansi dan tanggal Nama jabatan dan nama lengkap yang ditulis dengan huruf kapital tanpa mencantumkan gelar Daftar pejabat yang menerima surat edaran f. Standar Operasional Prosedur Penyusunan Standar Operasional Prosedur (SOP) di lingkungan Kementerian Hukum dan Hak Asasi Manusia berdasarkan Peraturan Menteri Hukum dan Hak Asasi Manusia Nomor 13 Tahun 2015 tanggal 16 Juni 2015 tentang Pedoman Penyusunan Standar Operasional Prosedur Administrasi Pemerintahan di lingkungan Kementerian Hukum dan Hak Asasi Manusia. 2. Naskah Dinas Penetapan (Keputusan) Naskah dinas penetapan dituangkan dalam bentuk keputusan. a. Pengertian Keputusan adalah naskah dinas yang memuat kebijakan yang bersifat MENETAPKAN, tidak bersifat mengatur, dan merupakan pelaksanaan kegiatan, yang digunakan untuk: 1) MENETAPKAN/mengubah status kepegawaian/personal/ keanggotaan/material/peristiwa; 2) MENETAPKAN/mengubah/membubarkan suatu kepanitiaan /tim; dan 3) MENETAPKAN pelimpahan wewenang. b. Wewenang Penetapan dan Penandatanganan Pejabat yang berwenang MENETAPKAN dan menandatangani keputusan adalah pimpinan tertinggi lembaga atau pejabat lain yang menerima pendelegasian wewenang. c. Susunan 1) Kepala Bagian kepala Keputusan terdiri atas: a) kop keputusan yang ditandatangani oleh Menteri Hukum dan Hak Asasi Manusia menggunakan lambang negara garuda emas, dengan nama jabatan ditulis menggunakan huruf kapital secara simetris; b) kop keputusan yang ditandatangani sendiri oleh pejabat selain menteri menggunakan logo pengayoman, dengan nama lembaga ditulis menggunakan huruf kapital secara simetris; c) kata keputusan dan nama jabatan pejabat yang MENETAPKAN, yang ditulis dengan huruf kapital secara simetris; d) nomor keputusan, yang ditulis dengan huruf kapital secara simetris; e) kata penghubung tentang, yang ditulis dengan huruf kapital; f) judul keputusan, yang ditulis dengan huruf kapital; dan g) nama jabatan pejabat yang MENETAPKAN keputusan, yang ditulis dengan huruf kapital dan diakhiri dengan tanda baca koma. 2) Konsiderans Bagian konsiderans Keputusan terdiri atas: a) kata Menimbang, yaitu konsiderans yang memuat alasan / tujuan / kepentingan / pertimbangan tentang perlu ditetapkannya keputusan; dan b) kata Mengingat, yaitu konsiderans yang memuat peraturan perundang-undangan sebagai dasar pengeluaran keputusan. 3) Diktum Bagian diktum Keputusan terdiri dari hal-hal berikut: a) kata MEMUTUSKAN yang ditulis seluruhnya tanpa spasi diantara suku kata dan diakhiri dengan tanda baca titik dua serta diletakkan ditengah margin; b) kata MENETAPKAN di tepi kiri dengan huruf awal kapital dan diakhiri tanda baca titik dua; c) nama yang tercantum dalam judul keputusan dicantumkan lagi setelah kata MENETAPKAN tanpa frasa Republik INDONESIA yang ditulis dengan huruf awal kapital serta diakhiri dengan tanda baca titik; dan d) untuk keperluan tertentu, keputusan dapat dilengkapi dengan salinan dan petikan sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan. 4) Batang Tubuh Diktum keputusan diuraikan bukan dalam pasal, melainkan diawali dengan bilangan bertingkat/diktum Kesatu, Kedua, Ketiga, dan seterusnya. 5) Kaki Bagian kaki Keputusan terdiri atas: a) tempat dan tanggal penetapan keputusan; b) jabatan pejabat yang MENETAPKAN, yang ditulis dengan huruf kapital, dan diakhiri dengan tanda baca koma; c) tanda tangan pejabat yang MENETAPKAN keputusan; dan d) nama lengkap pejabat yang menandatangani keputusan, yang ditulis dengan huruf kapital, tanpa mencantumkan gelar. d. Pengabsahan 1) Pengabsahan merupakan suatu pernyataan bahwa sebelum digandakan dan didistribusikan dengan sah, suatu keputusan telah dicatat dan diteliti sehingga dapat diumumkan oleh pejabat yang bertanggung jawab di bidang hukum atau administrasi umum atau pejabat yang ditunjuk sesuai dengan substansi keputusan. 2) Pengabsahan dicantumkan di bawah ruang tanda tangan sebelah kiri bawah, yang terdiri atas kata salinan sesuai dengan aslinya, nama jabatan, tanda tangan, nama pejabat penandatangan, dan dibubuhi nama jabatan dan nama lengkap ditulis dengan huruf awal kapital. e. Distribusi Keputusan yang telah ditetapkan didistribusikan kepada yang berkepentingan. f. Hal yang Perlu Diperhatikan Naskah asli dan keputusan yang ditandatangani harus disimpan sebagai arsip. Format Keputusan sebagaimana tercantum pada contoh 6a, 6b, dan 6c dan format salinan Keputusan sebagaimana tercantum pada contoh 6d. CONTOH 6a FORMAT KEPUTUSAN YANG DITANDATANGANI OLEH MENTERI MENTERI HUKUM DAN HAK ASASI MANUSIA KEPUTUSAN MENTERI HUKUM DAN HAK ASASI MANUSIA NOMOR ... TAHUN .... TENTANG …………………………………………………………………………… MENTERI HUKUM DAN HAK ASASI MANUSIA REPUBLIK INDONESIA, Menimbang : a. bahwa...................................................................................... ...............................................................................................; b. bahwa ..................................................................................... ...............................................................................................; Mengingat : 1. ...............................................................................................; 2. ...............................................................................................; MEMUTUSKAN: MENETAPKAN : KEPUTUSAN MENTERI HUKUM DAN HAK ASASI MANUSIA TENTANG ..................................................................................... KESATU : ...................................................................................................... KEDUA : ..................................................................................................... ...................................................................................................... KETIGA : ...................................................................................................... ...................................................................................................... dst. Ditetapkan di …………………….. pada tanggal …………………….. MENTERI HUKUM DAN HAK ASASI MANUSIA REPUBLIK INDONESIA, (Tanda Tangan dan Cap Jabatan) NAMA LENGKAP Penomoran yang berurutan dalam satu tahun takwim Lambang negara garuda emas dan nama jabatan yang telah dicetak Judul keputusan ditulis dengan huruf kapital Memuat peraturan yang menjadi dasar ditetapkannya keputusan Memuat substansi tentang kebijakan yang ditetapkan Kota sesuai dengan alamat instansi dan tanggal penandatanganan Memuat alasan tentang perlu ditetapkannya Keputusan Nama jabatan dan nama lengkap yang ditulis dengan huruf kapital tanpa mencantumkan gelar CONTOH 6b FORMAT KEPUTUSAN DITANDA TANGANI OLEH PEJABAT YANG MENGATASNAMAKAN KEMENTERIAN HUKUM DAN HAK ASASI MANUSIA KEPUTUSAN MENTERI HUKUM DAN HAK ASASI MANUSIA NOMOR ... TAHUN .... TENTANG …………………………………………………………………………… MENTERI HUKUM DAN HAK ASASI MANUSIA REPUBLIK INDONESIA, Menimbang : a. bahwa...................................................................................... ...............................................................................................; b. bahwa ..................................................................................... ...............................................................................................; Mengingat : 1. ...............................................................................................; 2. ...............................................................................................; MEMUTUSKAN: MENETAPKAN : KEPUTUSAN MENTERI HUKUM DAN HAK ASASI MANUSIA TENTANG ..................................................................................... KESATU : ...................................................................................................... KEDUA : ..................................................................................................... ...................................................................................................... KETIGA : ...................................................................................................... ...................................................................................................... Ditetapkan di …………………….. pada tanggal …………………….. a.n. MENTERI HUKUM DAN HAK ASASI MANUSIA REPUBLIK INDONESIA, SEKRETARIS JENDERAL, (Tanda Tangan dan Cap Jabatan) NAMA LENGKAP NIP ............................. Penomoran yang berurutan dalam satu tahun takwim Logo dan nam lembaga yang tela dicetak Judul keputusan ditulis dengan huruf kapital Memuat peraturan yang menjadi dasar ditetapkannya keputusan Memuat substansi tentang kebijakan yang ditetapkan Kota sesuai dengan alamat instansi dan tanggal penandatanganan Memuat alasan tentang perlu ditetapkannya Keputusan Nama jabatan dan nama lengkap yang ditulis dengan huruf kapital tanpa mencantumkan gelar CONTOH 6c FORMAT KEPUTUSAN DITANDA TANGANI OLEH SELAIN MENTERI KEMENTERIAN HUKUM DAN HAK ASASI MANUSIA KEPUTUSAN SEKRETARIS JENDERAL KEMENTERIAN HUKUM DAN HAK ASASI MANUSIA REPUBLIK INDONESIA NOMOR ................................ TAHUN ...... TENTANG …………………………………………………………………………… SEKRETARIS JENDERAL KEMENTERIAN HUKUM DAN HAK ASASI MANUSIA REPUBLIK INDONESIA, Menimbang : a. bahwa...................................................................................... ...............................................................................................; b. bahwa ..................................................................................... ...............................................................................................; Mengingat : 1. ...............................................................................................; 2. ...............................................................................................; MEMUTUSKAN: MENETAPKAN : KEPUTUSAN SEKRETARIS JENDERAL KEMENTERIAN HUKUM DAN HAK ASASI MANUSIA TENTANG........................... KESATU : ...................................................................................................... KEDUA : ..................................................................................................... ...................................................................................................... KETIGA : ...................................................................................................... ...................................................................................................... Ditetapkan di …………………….. pada tanggal …………………….. SEKRETARIS JENDERAL, (Tanda Tangan dan Cap Jabatan) NAMA LENGKAP NIP ............................. Penomoran yang berurutan dalam satu tahun takwim Logo dan nam lembaga yang tela dicetak Judul keputusan ditulis dengan huruf kapital Memuat peraturan yang menjadi dasar ditetapkannya keputusan Memuat substansi tentang kebijakan yang ditetapkan Kota sesuai dengan alamat instansi dan tanggal penandatanganan Memuat alasan tentang perlu ditetapkannya Keputusan Nama jabatan dan nama lengkap yang ditulis dengan huruf kapital tanpa mencantumkan gelar CONTOH 6d FORMAT SALINAN KEPUTUSAN KEMENTERIAN HUKUM DAN HAK ASASI MANUSIA KEPUTUSAN ........................................................................... NOMOR ................................ TAHUN ...... TENTANG …………………………………………………………………………… NAMA JABATAN.............................................., Menimbang : a. bahwa...................................................................................... ...............................................................................................; b. bahwa ..................................................................................... ...............................................................................................; Mengingat : 1. ...............................................................................................; 2. ...............................................................................................; MEMUTUSKAN: MENETAPKAN : KEPUTUSAN .................TENTANG .............................................. KESATU : ...................................................................................................... KEDUA : ..................................................................................................... KETIGA : ...................................................................................................... Ditetapkan di …………………….. pada tanggal …………………….. NAMA JABATAN, (sesuai subtansi keputusan) ttd. NAMA LENGKAP NIP ............................. Salinan sesuai dengan aslinya Nama Jabatan, Tanda Tangan Nama Lengkap Penomoran yang berurutan dalam satu tahun takwim Logo dan nama lembaga Judul keputusan ditulis dengan huruf kapital Memuat peraturan yang menjadi dasar ditetapkannya keputusan Memuat substansi tentang kebijakan yang ditetapkan Kota sesuai dengan alamat instansi dan tanggal penandatanganan Memuat alasan tentang perlu ditetapkannya Keputusan Pencantuman ttd. di antara nama jabatan dan nama lengkap Ruang pengabsahan Penomoran salinan berdasarkan angka b 3. Naskah Dinas Penugasan (Surat Perintah) a. Pengertian Surat Perintah adalah Naskah Dinas yang dibuat oleh atasan atau pejabat lain yang diperintah yang memuat apa yang harus dilakukan untuk melaksanakan pekerjaan atau tugas tertentu. b. Wewenang Pembuatan dan Penandatanganan Surat perintah dibuat dan ditandatangani oleh atasan atau pejabat yang berwenang berdasarkan lingkup tugas, wewenang, dan tanggung jawabnya. c. Susunan 1) Kepala Bagian kepala Surat Perintah terdiri atas: a) kop surat perintah yang ditandatangani oleh Menteri Hukum dan Hak Asasi Manusia menggunakan lambang negara garuda emas, dengan nama jabatan ditulis menggunakan huruf kapital secara simetris; b) kop surat perintah yang ditandatangani oleh pejabat selain menteri menggunakan logo pengayoman, dengan nama lembaga ditulis menggunakan huruf kapital secara simetris; c) kata surat perintah, yang ditulis menggunakan huruf kapital secara simetris; dan d) nomor, yang berada di bawah tulisan surat perintah. 2) Batang Tubuh Bagian batang tubuh Surat Perintah terdiri dari hal-hal sebagai berikut: a) Konsiderans meliputi pertimbangan dan/atau dasar: pertimbangan memuat alasan ditetapkannya surat perintah; dasar memuat ketentuan yang dijadikan landasan ditetapkannya surat perintah tersebut; b) Diktum dimulai dengan frasa memerintahkan, yang ditulis dengan huruf kapital dicantumkan secara simetris, diikuti kata kepada di tepi kiri serta nama, NIP dan jabatan pegawai yang mendapat perintah. c) Di bawah kata kepada ditulis kata untuk dengan perintah-perintah yang harus dilaksanakan. 3) Kaki Bagian kaki Surat Perintah ditempatkan disebelah kanan bawah yang terdiri atas: a) tempat dan tanggal surat perintah; b) nama jabatan pejabat yang menandatangani, yang ditulis dengan huruf awal kapital pada setiap awal kata, dan diakhiri dengan tanda baca koma; c) tanda tangan pejabat yang memerintahkan; d) nama lengkap pejabat yang menandatangani surat perintah, yang ditulis dengan huruf awal kapital pada setiap awal kata tanpa mencantumkan gelar; e) cap dinas. d. Distribusi dan Tembusan 1) surat perintah disampaikan kepada pihak yang mendapat perintah dan 2) tembusan surat perintah disampaikan kepada pejabat/instansi yang terkait. e. Hal yang Perlu Diperhatikan 1) bagian konsiderans memuat pertimbangan atau dasar; 2) jika perintah merupakan tugas kolektif, daftar pegawai yang ditugasi dimasukkan ke dalam lampiran yang terdiri dari kolom nomor urut, nama, pangkat, NIP, jabatan, dan keterangan; dan 3) surat perintah tidak berlaku lagi setelah tugas yang termuat selesai dilaksanakan. Format Surat Perintah sebagaimana tercantum pada contoh 7a dan 7b. CONTOH 7a FORMAT SURAT PERINTAH YANG DITANDATANGANI OLEH MENTERI MENTERI HUKUM DAN HAK ASASI MANUSIA SURAT PERINTAH NOMOR ………............ MENTERI HUKUM DAN HAK ASASI MANUSIA Menimbang : a. bahwa .......................................................; b. bahwa .......................................................; Dasar : 1...................................................................; 2. ..................................................................; MEMERINTAHKAN : Kepada : 1. Nama : .............................. NIP : .............................. Jabatan : .............................. 2. dan seterusnya. Untuk : 1. ..................................................................; 2. ..................................................................; 3. ..................................................................; 4. dan seterusnya. Nama Tempat, Tanggal Menteri Hukum dan Hak Asasi Manusia Republik INDONESIA, (Tanda Tangan dan Cap Jabatan) Nama Lengkap Tembusan : 1. ................... 2. ................... Lambang negara garuda emas dan nama jabatan yang telah dicetak Memuat peraturan/dasar ditetapkannya surat perintah Kota sesuai alamat instansi dan tanggal penandatanganan Daftar pejabat yang menerima perintah Memuat substansi arahan yang diperintahkan Nama jabatan dan nama lengkap ditulis dengan huruf awal kapital tanpa mencantumkan gelar Nama jabatan yang menandatangani Penomoran yang berurutan dalam satu tahun takwim Memuat alasan tentang perlu ditetapkan surat perintah CONTOH 7b FORMAT SURAT PERINTAH YANG DITANDATANGANI OLEH SELAIN MENTERI KEMENTERIAN HUKUM DAN HAK ASASI MANUSIA ( UNIT KERJA ) Jalan…………………………….…………………. Telepon …………… Faksimili …………….. Laman : ………......…., Email : ...……...………….. SURAT PERINTAH NOMOR ………............ NAMA JABATAN Menimbang : a. bahwa .......................................................; b. bahwa .......................................................; Dasar : 1...................................................................; 2. ..................................................................; MEMERINTAHKAN : Kepada : 1. Nama : .............................. NIP : .............................. Jabatan : .............................. 2. dan seterusnya. Untuk : 1. ..................................................................; 2. ..................................................................; 3. ..................................................................; 4. dan seterusnya. Nama Tempat, Tanggal Nama Jabatan, (Tanda Tangan dan Cap Jabatan) Nama Lengkap NIP .................................. Tembusan : 1. ................... 2. ................... Logo dan nam lembaga Memuat peraturan/dasar ditetapkannya surat perintah Kota sesuai alamat instansi dan tanggal penandatanganan Daftar pejabat yang menerima perintah Memuat substansi arahan yang diperintahkan Nama jabatan dan nama lengkap ditulis dengan huruf awal kapital tanpa mencantumkan gelar Nama jabatan yang menandatangani Penomoran yang berurutan dalam satu tahun takwim Memuat alasan tentang perlu ditetapkan surat B. Naskah Dinas Korespondensi 1. Naskah Dinas Korespondensi Intern (Nota Dinas) Jenis naskah dinas korespondensi intern hanya ada satu macam, yaitu nota dinas. a. Pengertian Nota Dinas adalah Naskah Dinas intern yang dibuat oleh pejabat dalam melaksanakan tugas dan fungsinya di lingkungan Kementerian Hukum dan Hak Asasi Manusia. b. Wewenang Pembuatan dan Penandatanganan Nota Dinas dibuat oleh pejabat sesuai dengan tugas, wewenang dan tanggung jawabnya. c. Susunan 1) Kepala Bagian kepala Nota Dinas terdiri atas: a) kop nota dinas berisi nama instansi/satuan organisasi yang ditulis secara simetris di tengah atas; b) kata nota dinas, yang ditulis menggunakan huruf kapital secara simetris; c) kata nomor, yang ditulis menggunakan huruf kapital secara simetris. Nomor hanya diberikan untuk Nota Dinas unit kerja/satuan kerja; d) kata Yth., yang ditulis dengan huruf awal kapital, diikuti dengan tanda baca titik; e) kata Dari, yang ditulis dengan huruf awal kapital; f) kata Hal, yang ditulis dengan huruf awal kapital; dan g) kata Tanggal, yang ditulis dengan huruf awal kapital. 2) Batang Tubuh Bagian batang tubuh Nota Dinas terdiri dari alinea pembuka, isi, dan penutup yang singkat, padat, dan jelas. 3) Kaki Bagian kaki Nota Dinas terdiri dari tanda tangan, nama pejabat, dan tembusan (jika perlu). d. Hal yang Perlu Diperhatikan 1) Nota Dinas tidak dibubuhi cap dinas; 2) tembusan Nota Dinas berlaku di lingkungan intern instansi; dan 3) Penomoran Nota Dinas dilakukan dengan mencantumkan nomor Nota Dinas, kode jabatan penanda tangan, kode klasifikasi arsip, bulan, dan tahun. Format Nota Dinas sebagaimana tercantum pada Contoh 8. CONTOH 8 FORMAT NOTA DINAS KEMENTERIAN HUKUM DAN HAK ASASI MANUSIA SEKRETARIAT JENDERAL NOTA DINAS NOMOR ........…………………… Yth. : …………………………….. Dari : …………………………….. Hal : …………………………….. Lampiran : (jika ada) Tanggal : …………………………..... ……………………………………………………………………………. .......................................................................................................................... .......................................................................................................................... ……………………………………………………………………………. .......................................................................................................................... ……………………………………………………………………………. .......................................................................................................................... Tanda Tangan Nama Lengkap NIP................... Tembusan: 1. ……………….. 2. ………………. 3. ………………. Penomoran yang berurutan dalam satu tahun takwim Nama lengkap ditulis dengan huruf awal kapital, tidak dibubuhi cap dinas Memuat laporan, pemberitahuan, pernyataan, atau permintaan yang sifatnya rutin, berupa catatan ringkas. Nama instansi 2. Naskah Dinas Korespondensi Ekstern (Surat Dinas) Jenis Naskah Dinas korespondensi ekstern hanya ada satu macam, yaitu surat dinas. 1) Pengertian Naskah Dinas Korespondensi Ekstern yang selanjutnya disebut Surat Dinas adalah Naskah Dinas pelaksanaan tugas seorang pejabat dalam menyampaikan informasi kedinasan kepada pihak lain di luar lembaga yang bersangkutan. 2) Wewenang Penandatanganan Surat Dinas ditandatangani oleh pejabat sesuai dengan tugas, fungsi, wewenang, dan tanggung jawabnya. 3) Susunan 1) Kepala Bagian kepala Surat Dinas terdiri atas: a) kop surat dinas yang ditandatangani oleh Menteri Hukum dan Hak Asasi Manusia menggunakan lambang negara garuda emas yang telah dicetak, dengan nama jabatan ditulis menggunakan huruf kapital secara simetris; b) nomor, sifat, lampiran, dan hal, yang diketik dengan huruf awal kapital di sebelah kiri di bawah kop naskah dinas; c) tanggal pembuatan surat, yang diketik di sebelah kanan atas sejajar/sebaris dengan nomor; d) kata Yth., yang ditulis di bawah Hal, diikuti dengan nama jabatan yang dikirimi surat; dan e) alamat surat, yang ditulis di bawah Yth. 2) Batang tubuh Bagian batang tubuh Surat Dinas terdiri dari alinea pembuka, isi, dan penutup. 3) Kaki Bagian kaki Surat Dinas ditempatkan di sebelah kanan bawah, yang terdiri atas: a) nama jabatan, yang ditulis dengan huruf awal kapital, diakhiri tanda baca koma; b) tanda tangan pejabat; c) nama lengkap pejabat/penanda tangan, yang ditulis dengan huruf awal kapital tanpa mencantumkan gelar; d) stempel/cap dinas, yang digunakan sesuai dengan ketentuan; dan e) tembusan, yang memuat nama jabatan pejabat penerima (jika ada). 4) Distribusi Surat Dinas disampaikan kepada pihak yang berhak secara cepat dan tepat waktu, lengkap serta aman. Pendistribusian surat dinas diikuti dengan tindakan pengendalian. 5) Hal yang perlu diperhatikan 1) kop Naskah Dinas hanya digunakan pada halaman pertama surat dinas; 2) Jika surat dinas dengan lampiran, pada kolom lampiran dicantumkan jumlahnya; dan 3) hal berisi pokok surat sesingkat mungkin yang ditulis dengan huruf awal kapital, tanpa diakhiri tanda baca. Format Surat Dinas sebagaimana tercantum pada contoh 9a dan 9b. CONTOH 9a FORMAT SURAT DINAS YANG DITANDATANGANI OLEH MENTERI MENTERI HUKUM DAN HAK ASASI MANUSIA Nomor : .................. Tgl, Bln, Thn Sifat : .................. Lampiran : .................. Hal : .................. Yth. ........................................... ………………………................... ………………………................... .........................................(Alinea Pembuka) ..................................... ........................................................................................................................... ........................................................................................................................... ..............................................(Alinea Isi)............................................ ........................................................................................................................... ........................................................................................................................... ..........................................(Alinea Penutup)...................................... ........................................................................................................................... Menteri Hukum dan Hak Asasi Manusia Republik INDONESIA, (Tanda Tangan dan Cap Jabatan) Nama Lengkap Tembusan: 1. ……………….. 2. ....................... 3. ....................... Jalan H.R.Rasuna Said Kav.X-6 No.8, Telepon/Faksimili : 021-5213560 Jakarta Selatan Tanggal, bulan dan tahun b t t Lambang negara garuda emas dan nama jabatan yang telah dicetak Alamat tujuan yang ditulis di Bagian kiri Nama Jabatan dan nama lengkap yang ditulis dengan huruf awal kapital tanpa mencantumkan gelar Alamat instansi CONTOH 9b FORMAT SURAT DINAS DITANDATANGANI OLEH SELAIN MENTERI KEMENTERIAN HUKUM DAN HAK ASASI MANUSIA ( UNIT KERJA ) Jalan…………………………….…………………. Telepon …………… Faksimili …………….. Laman : ………......…., Email : ...……...………….. Nomor : .................. Tgl, Bln, Thn Sifat : .................. Lampiran : .................. Hal : .................. Yth. ........................................... ………………………................... ………………………................... .........................................(Alinea Pembuka) ..................................... ........................................................................................................................... ........................................................................................................................... ..............................................(Alinea Isi)............................................ ........................................................................................................................... ........................................................................................................................... ..........................................(Alinea Penutup)...................................... ........................................................................................................................... Nama Jabatan, (Tanda Tangan dan Cap Jabatan) Nama Lengkap NIP ........................... Tembusan: 1. ……………… 2. ....................... 3. ....................... Tanggal, bulan dan tahun pembuatan surat Logo dan nam lembaga yang tela dicetak Alamat tujuan yang ditulis di Bagian kiri Nama Jabatan dan nama lengkap yang ditulis dengan huruf awal kapital tanpa mencantumkan gelar 3. Surat Undangan a. Pengertian Surat Undangan adalah surat dinas yang memuat undangan kepada pejabat/pegawai yang tersebut pada alamat tujuan untuk menghadiri suatu acara kedinasan tertentu, seperti rapat, upacara, dan pertemuan. b. Kewenangan Surat Undangan ditandatangani oleh pejabat sesuai dengan tugas, fungsi, wewenang, dan tanggung jawabnya. c. Susunan 1) Kepala Bagian kepala Surat Undangan terdiri atas: a) kop surat undangan yang ditandatangani oleh Menteri Hukum dan Hak Asasi Manusia menggunakan lambang negara garuda emas, dengan nama jabatan ditulis menggunakan huruf kapital secara simetris; b) kop surat undangan yang ditandatangani oleh pejabat selain Menteri menggunakan logo pengayoman, dengan nama instansi ditulis menggunakan huruf kapital secara simetris; c) nomor, sifat, lampiran, dan hal, yang diketik di sebelah kiri di bawah kop surat undangan; d) tanggal pembuatan surat, yang diketik di sebelah kanan atas sejajar/sebaris dengan nomor; dan e) kata Yth., yang ditulis di bawah hal, yang diikuti dengan nama jabatan, dan alamat yang dikirimi surat (jika diperlukan). 2) Batang tubuh Bagian batang tubuh Surat Undangan terdiri atas: a) alinea pembuka; b) isi undangan, yang meliputi hari, tanggal, waktu, tempat, dan acara; dan c) alinea penutup. 3) Kaki Bagian kaki Surat Undangan terdiri atas nama jabatan yang ditulis dengan huruf awal kapital, tanda tangan, dan nama pejabat yang ditulis dengan huruf awal kapital tanpa mencantumkan gelar. d. Hal yang Perlu Diperhatikan 1) format surat undangan sama dengan format surat dinas, yang membedakan adalah bahwa pihak yang dikirimi surat pada surat undangan dapat ditulis pada lampiran; 2) surat undangan untuk keperluan tertentu dapat berbentuk kartu; dan 3) surat undangan juga dapat mencantumkan hal-hal yang diperlukan (misalnya pakaian, konfirmasi kehadiran, dll). Format Surat Undangan sebagaimana tercantum pada contoh 10a,10b,10c, 10d dan 10e CONTOH 10a FORMAT SURAT UNDANGAN DITANDA TANGANI OLEH MENTERI MENTERI HUKUM DAN HAK ASASI MANUSIA Nomor : .................. Tgl, Bln, Thn Sifat : .................. Lampiran : .................. Hal : .................. Yth. ........................................... ………………………................... ………………………................... ..............................(Alinea Pembuka dan Alinea Isi).......................... ........................................................................................................................... ........................................................................................................................... pada hari, tanggal : .............................. waktu : pukul..................... tempat : ............................... acara : ............................... ..........................................(Alinea Penutup)...................................... ........................................................................................................................... ........................................................................................................................... Menteri Hukum dan Hak Asasi Manusia Republik INDONESIA, (Tanda Tangan dan Cap Jabatan) Nama Lengkap Tembusan: 1. ……………….. 2. ....................... 3. ....................... Jalan H.R.Rasuna Said Kav.X-6 No.8, Telepon/Faksimili : 021-5213560 Jakarta Selatan Tanggal, bulan dan tahun pembuatan surat Lambang negar garuda emas da nama jabatan yang telah dicetak Alamat tujuan yang ditulis di bagian kiri, dan jumlahnya cukup banyak, dapat dibuat pada daftar lampiran Nama Jabatan dan nama lengkap yang ditulis dengan huruf awal kapital tanpa mencantumkan gelar Alamat instansi CONTOH 10b FORMAT SURAT UNDANGAN DITANDA TANGANI OLEH PEJABAT SELAIN MENTERI KEMENTERIAN HUKUM DAN HAK ASASI MANUSIA ( UNIT KERJA ) Jalan…………………………….…………………. Telepon …………… Faksimili …………….. Laman : ………......…., Email : ...……...………….. Nomor : .................. Tgl, Bln, Thn Sifat : .................. Lampiran : .................. Hal : .................. Yth. ........................................... ………………………................... ………………………................... ..............................(Alinea Pembuka dan Alinea Isi) ......................... ........................................................................................................................... ........................................................................................................................... pada hari, tanggal : .............................. waktu : pukul..................... tempat : ............................... acara : ............................... ..........................................(Alinea Penutup)...................................... ........................................................................................................................... ........................................................................................................................... Nama Jabatan, (Tanda Tangan dan Cap Jabatan) Nama Lengkap NIP ........................ Tembusan: 1. ……………….. 2. ....................... 3. ....................... Tanggal pembuatan surat Logo dan nam lembaga yang tela dicetak Alamat tujuan yang ditulis di Bagian kiri, jika jumlahnya cukup banyak, dapat dibuat pada daftar lampiran Nama Jabatan dan nama lengkap yang ditulis dengan huruf awal kapital tanpa mencantumkan gelar CONTOH 10c FORMAT LAMPIRAN SURAT UNDANGAN Lampiran Surat Nomor : ..................... Tanggal : ..................... DAFTAR PEJABAT/PEGAWAI YANG DIUNDANG 1. .................................................................................. 2. .................................................................................. 3. .................................................................................. 4. .................................................................................. 5. .................................................................................. 6. .................................................................................. 7. .................................................................................. 8. .................................................................................. 9. .................................................................................. 10. .................................................................................. Nama Jabatan, (Tanda Tangan dan Cap Jabatan) Nama Lengkap NIP............... Nama Jabatan dan nama lengkap yang ditulis dengan huruf awal kapital tanpa mencantumkan gelar CONTOH 10d FORMAT KARTU UNDANGAN MENTERI HUKUM DAN HAK ASASI MANUSIA mengharapkan dengan hormat kehadiran Bapak/Ibu/Saudara pada acara ............................................................................................. ................................................................................... ...................................................................... hari................/ (tanggal)...................., pukul............WIB bertempat di.............................. Harap hadir 30 menit sebelum acara dimulai dan undangan dibawa Konfirmasi ................................ Pakaian : Laki-laki : ................ Perempuan : ................. TNI/Polri : ................ CONTOH 10e FORMAT KARTU UNDANGAN SELAIN MENTERI KEMENTERIAN HUKUM DAN HAK ASASI MANUSIA SEKRETARIS JENDERAL mengharapkan dengan hormat kehadiran Bapak/Ibu/Saudara pada acara ............................................................. hari, tanggal : .......................................... pukul : .......................................... tempat : .......................................... * Harap hadir 30 menit sebelum acara dimulai dan undangan dibawa * Konfirmasi ............................. Pakaian : Laki-laki : ..................... Perempuan : ..................... C. Naskah Dinas Khusus 1. Surat Perjanjian a. Pengertian Surat Perjanjian adalah Naskah Dinas yang berisi kesepakatan bersama tentang objek yang mengikat antara kedua belah pihak atau lebih untuk melaksanakan tindakan atau perbuatan hukum yang telah disepakati bersama. b. Jenis Perjanjian Jenis perjanjian terdiri dari perjanjian dalam negeri dan perjanjian luar negeri. 1) Perjanjian Dalam Negeri Kerja sama antarlembaga di dalam negeri, baik di tingkat pusat maupun daerah dibuat dalam bentuk kesepahaman bersama atau perjanjian kerja sama. a) Wewenang Pembuatan dan Penandatanganan Perjanjian yang dilakukan antar instansi pemerintah di dalam negeri, baik di pusat maupun di daerah dibuat dan ditandatangani oleh pejabat sesuai dengan tugas, fungsi wewenang, dan tanggung jawabnya. b) Susunan (1) Kepala Bagian kepala terdiri atas: (a) lambang negara garuda emas untuk Menteri Hukum dan Hak Asasi Manusia diletakkan secara simetris, atau logo pengayoman untuk pejabat selain menteri yang diletakkan di sebelah kanan dan kiri atas, disesuaikan dengan penyebutan nama instansi; (b) nama instansi; (c) judul perjanjian; dan (d) nomor. (2) Batang Tubuh Bagian batang tubuh surat perjanjian kerja sama memuat materi perjanjian, yang dituangkan dalam bentuk pasal. (3) Kaki Bagian kaki surat perjanjian kerja sama terdiri dari nama penanda tangan para pihak yang mengadakan perjanjian dan para saksi (jika dianggap perlu), dibubuhi meterai sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan. 2) Perjanjian Internasional Proses pembuatan perjanjian internasional telah diatur sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan. Format Perjanjian Dalam Negeri dapat dilihat pada contoh 11a dan 11b, dan 11c CONTOH 11a FORMAT SURAT PERJANJIAN ANTAR INSTANSI DALAM NEGERI YANG DITANDATANGANI OLEH PEJABAT NEGARA PERJANJIAN KERJA SAMA ANTARA .......................................................... DAN ............................................... TENTANG ................................................................... NOMOR ........................... NOMOR ........................... Pada hari ini, ……….., tanggal ……, bulan ….., tahun ….., bertempat di …............, yang bertanda tangan di bawah ini 1 ............................. : ....................., selanjutnya disebut sebagai Pihak I 2 .............................. : ....................., selanjutnya disebut sebagai Pihak II bersepakat untuk melakukan kerja sama dalam bidang.................................., yang diatur dalam ketentuan sebagai berikut:

Article 1

TUJUAN KERJA SAMA ……………………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………....................................................

Article 2

RUANG LINGKUP KERJA SAMA ……………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………………..

Article 3

PELAKSANAAN KEGIATAN ……………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………………..

Article 4

PEMBIAYAAN ……………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………………. Penomoran yang berurutan dalam satu tahun takwim Judul perjanjian (nama naskah dinas, para pihak, objek perjanjian) Memuat identitas pihak yang mengadakan dan menandatangani perjanjian Memuat materi perjanjian, yang ditulis dalam bentuk pasal- pasal Lambang negara garuda emas yang telah dicetak

Article 5

PENYELESAIAN PERSELISIHAN …………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………… …...……………………

Article 6

LAIN-LAIN (1) Apabila terjadi hal-hal yang di luar kekuasaan kedua belah pihak atau force majeure, dapat dipertimbangkan kemungkinan perubahan tempat dan waktu pelaksanaan tugas pekerjaan dengan persetujuan kedua belah pihak. (2) Yang termasuk force majeure adalah: a. bencana alam; b. tindakan pemerintah di bidang fiskal dan moneter; atau c. keadaan keamanan yang tidak mengizinkan. (3) Segala perubahan dan/atau pembatalan terhadap piagam kerja sama ini akan diatur bersama kemudian oleh Pihak Pertama dan Pihak Kedua.

Article 7

PENUTUP …………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………… Nama Institusi Nama Institusi Nama Jabatan, Nama Jabatan, (Tanda Tangan) (Tanda Tangan) Nama Nama CONTOH 11b FORMAT SURAT PERJANJIAN ANTAR INSTANSI DALAM NEGERI YANG DITANDA TANGANI SELAIN MENTERI PERJANJIAN KERJA SAMA ANTARA .......................................................... DAN ............................................... TENTANG ................................................................... NOMOR ........................... NOMOR............................ Pada hari ini, ……….., tanggal ……, bulan ….., tahun ….., bertempat di …., yang bertanda tangan di bawah ini 1. ........................... : ....................., selanjutnya disebut sebagai Pihak I 2. .......................... : ....................., selanjutnya disebut sebagai Pihak II bersepakat untuk melakukan kerja sama dalam bidang.................................., yang diatur dalam ketentuan sebagai berikut.

Article 1

TUJUAN KERJA SAMA ……………………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………....................................................

Article 2

RUANG LINGKUP KERJA SAMA ……………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………………..

Article 3

PELAKSANAAN KEGIATAN ……………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………………..

Article 4

PEMBIAYAAN ……………………………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………………………….. Penomoran yang berurutan dalam satu tahun takwin Judul perjanjian (nama naskah dinas, para pihak, objek perjanjian) Memuat identitas pihak yang mengadakan dan menandatangani perjanjian Memuat materi perjanjian, yang ditulis dalam bentuk pasal-pasal Logo Pihak I Logo Pihak II

Article 5

PENYELESAIAN PERSELISIHAN …………………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………………

Article 6

LAIN-LAIN (1) Apabila terjadi hal-hal yang di luar kekuasaan kedua belah pihak atau force majeure, dapat dipertimbangkan kemungkinan perubahan tempat dan waktu pelaksanaan tugas pekerjaan dengan persetujuan kedua belah pihak. (2) Yang termasuk force majeure adalah a. bencana alam; b. tindakan pemerintah di bidang fiskal dan moneter; c. keadaan keamanan yang tidak mengizinkan. (3) Segala perubahan dan/atau pembatalan terhadap piagam kerja sama ini akan diatur bersama kemudian oleh Pihak Pertama dan Pihak Kedua.

Article 7

PENUTUP ………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………… Pihak I, Pihak II, Nama Institusi Nama Institusi Nama Jabatan, Nama Jabatan, (Tanda Tangan) (Tanda Tangan) Nama Nama CONTOH 11c Format Surat Perjanjian Kontrak + Pakta Integritas Penomoran berurutan dalam satu tahun takwim Memuat identitas pihak yang mengadakan dan menandatangani perjanjian Memuat materi perjanjian Logo dan nam lembaga yang telah dicetak KEMENTERIAN HUKUM DAN HAK ASASI MANUSIA (UNIT KERJA) Jalan…………………………….…………………. Telepon …………… Faksimili …………….. Laman : ………......…., Email : ...……...………….. SURAT PERJANJIAN NOMOR : ........................... Pada hari ini .............. tanggal ....,bulan ...., tahun ........, kami yang bertanda tangan dibawah ini : .......................... .......................................(Selanjutnya disebut pihak pertama) .......................... .................................................................................................. .................................................................................................. .........................................(Selanjutnya disebut pihak kedua) Kedua belah Pihak dalam kedudukannya masing-masing tersebut diatas, setuju dan sepakat untuk mengadakan perjanjian tentang Pengadaan ............ Kementerian Hukum dan HAM RI Tahun Anggaran ............ dengan ketentuan sebagai berikut.

Article 1

............................................ Pihak Pertama dalam kedudukannya masing-masing tersebut diatas memberi tugas .................. Kementerian Hukum dan HAM RI Tahun Anggaran ........ kepada Pihak Kedua, demikian juga Pihak Kedua dengan ini bersepakat dan mengikatkan diri untuk menerima pekerjaan tersebut dengan lingkup pekerjaan : a. .................................................................................................................................. b. .................................................................................................................................. c. ..................................................................................................................................

Peraturan Menteri Nomor 15 Tahun 2016 tentang TATA NASKAH DINAS DI LINGKUNGAN KEMENTERIAN HUKUM DAN HAK ASASI MANUSIA

BAB I

BAB II

BAB I

BAB II

BAB III

BAB I

BAB II

BAB I

BAB II

BAB I

BAB II

BAB III

BAB I

BAB II

BAB III

BAB I

BAB II

BAB I

BAB II

BAB I

BAB II

Article 1

BAB I

BAB II

Article 1

Article 1

Article 2

Article 3

Article 4

Article 5

Article 6

Article 7

Article 1

Article 2

Article 3

Article 4

Article 5

Article 6

Article 7

Article 1

Article 2

BAB III

BAB V

BAB VI

BAB VII

BAB VIII

BAB IX