PENGELOLAAN ARSIP ELEKTRONIK
Pengelolaan Arsip Elektronik meliputi:
a. pembuatan dan penerimaan Arsip Elektronik;
b. penggunaan Arsip Elektronik;
c. penyimpanan Arsip Elektronik;
d. pemeliharaan dan Alih Media Arsip Elektronik;
e. penyusutan Arsip Elektronik; dan
f. keamanan Arsip Elektronik.
Pembuatan Arsip Elektronik sebagaimana dimaksud dalam Pasal 52 huruf a merupakan kegiatan merekam informasi dalam suatu media rekam tertentu untuk dikomunikasikan dalam rangka melaksanakan tugas dan fungsi instansi.
Pembuatan Arsip Elektronik sebagaimana dimaksud dalam Pasal 53, dilaksanakan melalui proses:
a. membuat draft naskah dinas berdasarkan tata naskah dinas, klasifikasi Arsip, dan sistem klasifikasi keamanan dan akses Arsip oleh pejabat yang berwenang;
b. mengoreksi draft naskah dinas oleh pejabat yang berwenang dan memberikan paraf persetujuan secara elektronik;
c. menandatangani secara elektronik naskah dinas;
d. registrasi naskah dinas dengan ketentuan:
1. dilakukan secara lengkap dan konsisten;
2. dilakukan dengan memberikan kode unik untuk merekam informasi ringkas mengenai Arsip; dan
3. jika diperlukan perubahan karena terjadi kesalahan
teknis, harus dilakukan pencatatan perubahan;
e. distribusi naskah dinas dengan mengirimkan naskah dinas ke unit kerja lain atau instansi tujuan naskah dinas dengan ketentuan:
1. dilakukan setelah dinyatakan lengkap; dan
2. dilakukan dengan cepat, tepat, lengkap, dan aman dengan berpedoman pada sistem klasifikasi keamanan dan akses Arsip Dinamis;
f. pengendalian naskah dinas melalui sarana pencatatan untuk mengetahui posisi dan tindak lanjut dari naskah dinas yang telah didistribusikan secara elektronik; dan
g. pendokumentasian naskah dinas melalui kegiatan pencatatan naskah dinas atau surat keluar dalam agenda elektronik.
Penerimaan Arsip Elektronik sebagaimana dimaksud dalam Pasal 52 huruf a merupakan kegiatan yang berhubungan dengan pengaturan Arsip yang berasal dari pihak luar organisasi dan/atau individu.
Penerimaan Arsip Elektronik sebagaimana dimaksud dalam Pasal 55, dilaksanakan melalui proses:
a. registrasi naskah dinas dengan melakukan pencatatan naskah dinas ke dalam sistem kearsipan dengan ketentuan:
1. dilakukan secara lengkap dan konsisten dengan memperhatikan integrity naskah dinas;
2. dilakukan dengan memberikan kode unik untuk merekam informasi ringkas mengenai naskah dinas;
dan
3. jika diperlukan perubahan karena terjadi kesalahan teknis, harus dilakukan pencatatan perubahan;
b. distribusi naskah dinas dengan kegiatan mengarahkan naskah dinas sesuai tujuan naskah dinas atau surat
masuk ke unit kerja, dengan ketentuan:
1. dilakukan setelah naskah dinas dinyatakan lengkap dan memenuhi prinsip integritas; dan
2. dilakukan dengan cepat, tepat, lengkap, dan aman;
c. pengendalian naskah dinas melalui sarana pencatatan untuk mengetahui posisi dan tindak lanjut dari naskah dinas yang telah didistribusikan secara elektronik;
d. pendokumentasian naskah dinas atau surat masuk melalui pencatatan naskah dinas atau surat masuk dalam agenda elektronik.
Penggunaan Arsip Elektronik sebagaimana dimaksud dalam Pasal 52 huruf b merupakan kegiatan menjamin ketersediaan, pengolahan dan penyajian Arsip menjadi informasi untuk kepentingan penggunaan internal atau kepentingan publik.
Penggunaan Arsip Elektronik sebagaimana dimaksud dalam Pasal 57, dilaksanakan sebagai berikut:
a. membuat daftar informasi publik dengan mengolah dan menyajikan Arsip menjadi informasi; dan
b. penggunaan Arsip dengan kegiatan pemanfaatan dan penyediaan Arsip bagi kepentingan pengguna Arsip yang berhak.
Proses pembuatan daftar informasi publik sebagaimana dimaksud dalam Pasal 58 huruf a, meliputi:
a. membuat daftar informasi Arsip yang terbuka untuk publik berdasarkan sistem klasifikasi keamanan dan akses Arsip Dinamis;
b. mengirimkan daftar informasi Arsip yang terbuka kepada Unit Kearsipan, sentral Arsip Inaktif, records centre,
dan/atau kepada pejabat pengelola informasi dan dokumentasi; dan
c. menerima daftar informasi Arsip yang terbuka untuk publik oleh pejabat pengelola informasi dan dokumentasi serta menyampaikan daftar informasi Arsip yang terbuka kepada publik.
Proses penggunaan Arsip Elektronik sebagaimana dimaksud dalam Pasal 58 huruf b, meliputi:
a. pengguna Arsip mencari informasi kearsipan berdasarkan daftar informasi publik;
b. pengguna Arsip meminta informasi kearsipan kepada pejabat pengelola informasi dan dokumentasi;
c. pejabat pengelola informasi dan dokumentasi memeriksa hak akses pengguna informasi Arsip melalui sistem klasifikasi keamanan keamanan dan akses Arsip Dinamis;
d. pengguna Arsip yang berhak mengajukan permintaan peminjaman Arsip kepada pejabat pengelola informasi dan dokumentasi; dan
e. pejabat pengelola informasi dan dokumentasi mencatat Arsip yang dipinjam dan selanjutnya mengirimkan kepada pengguna Arsip.
Penyimpanan Arsip Elektronik sebagaimana dimaksud dalam Pasal 52 huruf c merupakan kegiatan untuk menjaga Arsip tetap terkelola dalam satu Pencipta Arsip dan tidak dicampur dengan Arsip yang berasal dari pencipta lain.
Proses penyimpanan Arsip Elektronik sebagaimana dimaksud dalam Pasal 61, dilaksanakan dengan ketentuan:
a. input informasi Arsip yang disimpan; dan
b. penyimpanan Arsip.
(1) Input informasi Arsip yang disimpan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 62 huruf a dilaksanakan dengan memasukkan informasi Arsip ke dalam sistem elektronik.
(2) Penyimpanan Arsip sebagaimana dimaksud dalam Pasal 62 huruf b dilaksanakan dengan memperhatikan bentuk dan media Arsip atau fisik
Pemeliharaan Arsip Elektronik merupakan kegiatan untuk menjaga keautentikan, keutuhan, keamanan, dan keselamatan Arsip.
Alih Media Arsip Elektronik merupakan kegiatan pengalihan media Arsip dari satu media ke media lain dalam rangka memudahkan akses Arsip.
Proses Alih Media Arsip Elektronik sebagaimana dimaksud dalam Pasal 65, meliputi:
a. mengidentifikasi dan memilih Arsip yang dialihmediakan;
b. meminjam dan membersihkan fisik Arsip;
c. melakukan Alih Media;
d. mengembalikan Arsip yang telah dialih media;
e. membuat daftar Arsip dan berita acara Alih Media;
f. melakukan verifikasi Arsip hasil Alih Media;
g. melakukan autentikasi Arsip hasil Alih Media; dan
h. mengesahkan berita acara.
(1) Penyusutan Arsip Elektronik sebagaimana dimaksud dalam Pasal 52 huruf e dilakukan oleh Pencipta Arsip berdasarkan Jadwal Retensi Arsip.
(2) Jadwal Retensi Arsip sebagaimana dimaksud pada ayat (1) ditetapkan oleh pimpinan Pencipta Arsip setelah mendapat persetujuan Kepala Arsip Nasional Republik INDONESIA.
Tahapan penyusutan Arsip Elektronik sebagaimana dimaksud dalam Pasal 67 meliputi:
a. penilaian;
b. pemusnahan; atau
c. transfer kepada Lembaga Kearsipan.
Penilaian sebagaimana dimaksud dalam Pasal 68 huruf a dilakukan melalui proses:
a. memilih nama unit kerja yang berdasarkan daftar Arsip Elektronik;
b. memilih periode atau menyeleksi Arsip yang akan diserahkan atau dimusnahkan berdasarkan Jadwal Retensi Arsip;
c. membuat daftar Arsip usul musnah dan usul serah;
d. memverifikasi daftar Arsip usul musnah dan usul serah;
e. permohonan persetujuan atau pertimbangan pemusnahan yang dilaksanakan sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan; dan
f. penetapan Arsip Elektronik yang akan dimusnahkan atau yang akan diserahkan oleh pimpinan Pencipta Arsip.
(1) Pemusnahan Arsip Elektronik sebagaimana dimaksud dalam Pasal 68 huruf b dilakukan melalui proses pemusnahan:
a. fisik dan informasi Arsip Elektronik serta metadata;
dan
b. seluruh kopi, preservasi, dan backup Arsip Elektronik.
(2) Pemusnahan Arsip Elektronik sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dilaksanakan dengan tetap menjaga kerahasiaan dan informasi.
(1) Transfer kepada Lembaga Kearsipan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 68 huruf c merupakan penyerahan kendali atas metadata dan Arsip Elektronik bernilai guna permanen kepada Lembaga Kearsipan.
(2) Transfer kepada Lembaga Kearsipan sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dapat dilakukan melalui sistem Arsip Elektronik yang terintegrasi dan/atau secara langsung menyerahkan media penyimpanan beserta arsipnya.
(1) Pencipta Arsip harus menjaga autentisitas, keutuhan, ketersediaan, keterpercayaan, ketergunaan, dan kerahasiaan Arsip Elektronik.
(2) Dalam memenuhi ketentuan sebagaimana dimaksud pada ayat (1), pengelolaan Arsip Elektronik dilaksanakan dengan menjaga keamanan melalui kontrol akses dan perubahan terhadap metadata Arsip Elektronik.
(3) Keamanan pengelolaan Arsip Elektronik sebagaimana dimaksud pada ayat (2), dilaksanakan dengan tujuan untuk menjamin:
a. Arsip Elektronik tidak mengalami perubahan;
b. kehandalan sistem;
c. waktu penciptaan Arsip Elektronik; dan
d. indentitas pencipta Arsip Elektronik.
(1) Metode dalam keamanan pengelolaan Arsip Elektronik sebagaimana dimaksud dalam Pasal 72 ayat (3) meliputi:
a. membatasi akses Arsip Elektronik untuk menjaga integritas Arsip Elektronik serta mencegah manipulasi atau perubahan dan kerusakan Arsip Elektronik;
b. membangun keamanan sistem jaringan;
c. menginstal perangkat lunak untuk memfilter dan secara rutin melakukan pemutakhiran untuk melindungi sistem dari spam, DOS, malicious code maupun virus;
d. menerapkan public key infrastructure, teknologi untuk enkripsi Arsip Elektronik yang menjamin keamanan transmisi Arsip Elektronik ke pihak lain;
e. mengunci Arsip Elektronik dengan mode “read- only”;
f. menerapkan teknologi tanda tangan elektronik yang berfungsi untuk autentikasi;
g. menyimpan Arsip Elektronik secara offline dan membangun sistem backup dan pemulihan bencana; dan
h. membangun dan menerapkan audit sistem secara berkala.
(2) Selain metode sebagaimana dimaksud pada ayat (1) keamanan pengelolaan Arsip Elektronik dapat dilaksanakan sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi.