TATA CARA PELAKSANAAN PENYIMPANAN DOKUMEN KEPEMILIKAN BMN
(1) Penyimpanan Dokumen Kepemilikan BMN diawali dengan penyerahan kepada Pejabat Penyimpan.
(2) Penyerahan sebagaimana dimaksud pada ayat
(1) dilakukan paling lama6 (enam) bulan setelah Dokumen Kepemilikan BMN dikuasai oleh Pengelola Barang atau Pengguna Barang/Kuasa Pengguna Barang.
(1) Pengguna Barang menyerahkan Dokumen Kepemilikan BMN berupa tanah dan/atau bangunan kepada Pejabat Penyimpan pada Pengelola Barang.
(2) Dalam hal Dokumen Kepemilikan BMN sebagaimana dimaksud pada ayat (1) berada pada Kuasa Pengguna Barang, Kuasa Pengguna Barang menyerahkan Dokumen Kepemilikan BMN kepada Pengguna Barang untuk selanjutnya disampaikan kepada Pejabat Penyimpan pada Pengelola Barang.
BagianKedua Penerimaan Dokumen Kepemilikan BMN
Penerimaan Dokumen Kepemilikan BMN dituangkan dalam Berita Acara Serah Terima (BAST) Dokumen Kepemilikan BMN yang dibuat oleh Pejabat Penyimpan.
(1) Berita Acara Serah Terima (BAST)Dokumen Kepemilikan BMN sekurang-kurangnya memuat:
a. tanggal dan tempat serah terimaDokumen Kepemilikan BMN;
b. identitas pihak yang menyerahkan Dokumen Kepemilikan BMN;
c. identitas Pejabat Penyimpan yang menerima Dokumen Kepemilikan BMN;
d. jumlah Dokumen Kepemilikan BMN yang diserahkan;
e. rincian Dokumen Kepemilikan BMN yang diserahkan;
dan
f. sifat otentisitas dokumen, yaitu asli, duplikat, atau fotokopi.
(2) BAST Dokumen Kepemilikan BMN sebagaimana dimaksud pada ayat (1) ditandatangani oleh:
a. pihak yang menyerahkan Dokumen Kepemilikan BMN;
b. Pejabat Penyimpan yang menerima Dokumen Kepemilikan BMN; dan
c. 1 (satu) orang saksi dari masing-masing pihak.
(3) BAST Dokumen Kepemilikan BMN sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dipelihara dan disimpan oleh masing-masing pihak.
(1) Petugas Penyimpan mencatat Dokumen Kepemilikan BMN yang sudah diterima oleh Pejabat Penyimpan ke dalam Daftar Dokumen Kepemilikan BMN.
(2) Daftar Dokumen Kepemilikan BMN sebagaimana dimaksud pada ayat (1) terdiri atas nomor pendaftaran, kode lokasi, kode BMN, Nomor Urut Pendaftaran, bukti kepemilikan, dokumen pendukung bukti kepemilikan, dokumen pengelolaan, kode tempat penyimpanan, status penyimpanan dokumen, dan kondisi dokumen.
(3) Kode lokasi sebagaimana dimaksud pada ayat (2) terdiri atas kode Pengguna Barang, kode Unit Eselon I, kode wilayah, kode Kuasa Pengguna Barang, kode Pembantu Kuasa Pengguna Barang, dan kode jenis kewenangan.
(1) Dalam hal terjadi perubahan kepemilikan BMN, Petugas Penyimpan mencatat perubahan tersebut ke dalam Daftar Mutasi Dokumen Kepemilikan BMN.
(2) Daftar Mutasi Dokumen Kepemilikan BMN sekurang- kurangnya memuat:
a. tanggal mutasi;
b. dasar mutasi;
c. nomor pendaftaran awal; dan
d. nomor pendaftaran baru.
(3) Nomor pendaftaran baru sebagaimana dimaksud pada ayat (2) huruf d hanya diisi dalam hal terjadi perubahan kepemilikan BMN yang tidak menyebabkan perubahan Pejabat Penyimpan Dokumen Kepemilikan BMN tersebut.
(4) Daftar Mutasi Dokumen Kepemilikan BMN disusun sesuai format sebagaimana tercantum dalam Lampiran yang merupakan bagian tidak terpisahkan dari Peraturan Menteri ini.
(1) Petugas Penyimpan memberi kode penyimpanan pada setiap Dokumen Kepemilikan BMN yang telah dicatat pada Daftar Dokumen Kepemilikan BMN.
(2) Kode penyimpanan sebagaimana dimaksud pada ayat (1) sekurang-kurangnya terdiri atas:
a. kode BMN;
b. kode Kementerian/Lembaga;
c. nomor pendaftaran; dan
d. kode tempat penyimpanan.
(3) Dalam hal terjadi perubahan, Petugas Penyimpan segera melakukan penyesuaian kode penyimpanan.
(4) Penyesuaian kode penyimpanan sebagaimana dimaksud pada ayat (3), didokumentasikan dan dilaporkan oleh Petugas Penyimpan kepada Pejabat Penyimpan.
(1) Petugas Penyimpan melakukan pemberkasan Dokumen Kepemilikan BMN dengan cara menempatkan Dokumen Kepemilikan BMN ke dalam suatu himpunan yang tersusun secara sistematis dan logis sehingga menjadi 1 (satu) berkas.
(2) PemberkasanDokumen Kepemilikan BMN dilakukan berdasarkan kode penyimpanan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 24 ayat (1).
(3) Dokumen Kepemilikan BMN disimpan selama BMN dikuasai oleh Pengelola Barang atau Pengguna Barang/Kuasa Pengguna Barang.
(4) Dalam hal BMN dihapuskan karena:
a. pemusnahan, atau
b. sebab-sebab lain, Dokumen Kepemilikan BMN disimpan sesuai dengan ketentuan Peraturan Perundang-undangan di bidang kearsipan.
(5) Sebab-sebab lain sebagaimana dimaksud pada ayat (4) huruf b, merupakan sebab-sebab yang secara normal dapat diperkirakan wajar menjadi penyebab penghapusan sebagaimana diatur dalam ketentuan Peraturan Perundang-undangan di bidang penghapusan BMN.
Pemeliharaan Dokumen Kepemilikan BMN dilakukan untuk menjaga keautentikan, keutuhan, keamanan, dan keselamatan Dokumen Kepemilikan BMN tanpa mengubah informasi yang terkandung di dalamnya.
Petugas Penyimpan melakukan pemeliharaan Dokumen Kepemilikan BMN melalui kegiatan pemeliharaan fisik dokumen dan/atau alih media.
Pemeliharaan fisik dokumen sebagaimana dimaksud dalam Pasal 27 dilakukan dengan mengendalikan kondisi area/tempat penyimpanan dan memperbaiki Dokumen Kepemilikan BMN yang telah rusak.
Pengamanan Dokumen Kepemilikan BMN dilakukan untuk menjaga fisik dan informasi yang terkandung di dalamnya sehingga terhindar dari kemungkinan kerusakan, kehancuran, atau kehilangan.
(1) Petugas Penyimpan melakukan pengamanan Dokumen Kepemilikan BMN dengan cara preventif dan kuratif.
(2) Pengamanan Dokumen Kepemilikan BMN dengan cara preventif sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dilakukan dengan:
a. pengendalian hama;
b. reproduksi dokumen;
c. penyimpanan pada tempat yang aman dari pencurian dokumen; dan
d. perencanaan menghadapi bencana.
(3) Pengamanan Dokumen Kepemilikan BMN dengan cara kuratif sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dilakukan melalui perbaikan dengan memperhatikan keutuhan informasi yang terkandung dalam Dokumen Kepemilikan BMN.
Peminjaman Dokumen Kepemilikan BMN dapat dilakukan dengan cara:
a. meminjamkan fisik Dokumen Kepemilikan BMN kepada peminjam; atau
b. memperlihatkan informasi yang terkandung dalam Dokumen Kepemilikan BMN kepada peminjam.
(1) Dokumen Kepemilikan BMN dapat dipinjamkan untuk tujuan:
a. pengelolaan BMN;
b. perpajakan;
c. pemeriksaan oleh aparat pengawasan intern pemerintah atau auditor;
d. penyelidikan atau penyidikan oleh aparat yang berwenang; dan/atau
e. proses beracara di pengadilan oleh Pengelola Barangdan/atau Pengguna Barang/Kuasa Pengguna Barang.
(2) Peminjaman Dokumen Kepemilikan BMN sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dapat dilakukan oleh Pejabat Penyimpan setelah mendapat persetujuan Pengelola Barang/Pengguna Barang/Kuasa Pengguna Barang.
(1) Peminjam dilarang:
a. mengubah isi dan bentuk;
b. memberitahukan kepada pihak yang tidak berhak;
c. meminjamkan kembali;
d. mengagunkan;
e. memindah tangankan;
f. menjadikan sebagai objek perikatan; atau
g. melakukan hal lain selain dari tujuan peminjaman,
Dokumen Kepemilikan BMN.
(2) Peminjam bertanggung jawab penuh untuk:
a. menjaga, mengamankan, dan memelihara Dokumen Kepemilikan BMN yang dipinjam; dan
b. menanggung segala akibat hukum yang terjadi dari penggunaan Dokumen Kepemilikan BMN yang dipinjam.
(3) Peminjam wajib mengembalikan Dokumen Kepemilikan BMN pada saat berakhirnya jangka waktu peminjaman.
(1) Jangka waktu peminjaman secara fisik Dokumen Kepemilikan BMN dapat diberikan paling lama30 (tiga puluh) hari kalender sejak Dokumen Kepemilikan BMN diserahkan kepada peminjam.
(2) Jangka waktu peminjaman sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dapat diperpanjang:
a. dengan mempertimbangkan tujuan peminjaman dan kondisi geografis; dan
b. setelah mendapatkan persetujuan dari Pengelola Barang/Pengguna Barang/Kuasa Pengguna Barang yang memberikan persetujuan peminjaman.
Dalam hal tidak dilakukan perpanjangan jangka waktu peminjaman dan peminjam belum mengembalikan Dokumen Kepemilikan BMN, Pejabat Penyimpan mengoordinasikan upaya pengambilan Dokumen Kepemilikan BMN.
(1) Dokumen Kepemilikan BMN dapat digandakan untuk tujuan:
a. pengelolaan BMN;
b. perpajakan;
c. pemeriksaan oleh aparat pengawasan intern pemerintah atau auditor;
d. penyelidikan atau penyidikan oleh aparat yang berwenang; dan/atau
e. proses beracara di pengadilan oleh Pengelola Barangdan/atau Pengguna Barang/Kuasa Pengguna Barang.
(2) Penggandaan Dokumen Kepemilikan BMN sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dapat dilakukan oleh Pejabat Penyimpan setelah mendapat persetujuan Pengelola Barang/Pengguna Barang/Kuasa Pengguna Barang.
Penggandaan Dokumen Kepemilikan BMN dilakukan dengan menempuh tahapan berikut:
a. Pemohon penggandaan mengajukan permohonan penggandaan secara tertulis kepada Pengelola Barang/Pengguna Barang/Kuasa Pengguna Barang bersangkutan;
b. Pengelola Barang/Pengguna Barang/Kuasa Pengguna Barang meneliti permohonan tersebut;
c. dalam hal permohonan dapat disetujui:
1. untuk BMN pada Pengelola Barang yang Dokumen Kepemilikannya disimpan di Pengelola Barang, Pengelola Barang memerintahkan Pejabat Penyimpan untuk menggandakan Dokumen Kepemilikan BMN bersangkutan dan memberikan hasil penggandaan tersebut kepada pemohon penggandaan;
2. untuk BMN pada Pengguna Barang yang Dokumen Kepemilikannya:
a) disimpan di Pengguna Barang/Kuasa Pengguna Barang, Pengguna Barang/Kuasa Pengguna Barang memerintahkan Pejabat Penyimpan untuk menggandakan Dokumen Kepemilikan BMN bersangkutan dan memberikan hasil
penggandaan tersebut kepada pemohon penggandaan;
b) disimpan di Pengelola Barang:
1) Pengguna Barang menyampaikan permohonan pemohon penggandaan tersebut kepada Pengelola Barang, disertai dengan pertimbangan dari Pengguna Barang atas permohonan penggandaan tersebut;
2) dalam hal permohonan tersebut dapat dipenuhi,Pengelola Barang memerintahkan Pejabat Penyimpan untuk menggandakan Dokumen Kepemilikan BMN bersangkutan dan memberikan hasil penggandaan tersebut kepada pemohon penggandaan.
Untuk keperluan penyimpanan Dokumen Kepemilikan BMN, Petugas Penyimpan dapat menggandakan Dokumen Kepemilikan BMN atas persetujuan Pejabat Penyimpan.
(1) Dalam halDokumen Kepemilikan BMN digandakan untuk tujuan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 37 ayat (1), Pejabat Penyimpan menerbitkan bukti penggandaan yang ditandatangani oleh Pejabat Penyimpan dan pihak yang menerima hasil penggandaan.
(2) Bukti penggandaan sebagaimana dimaksud pada ayat (1) sekurang-kurangnya memuat:
a. nomor dan tanggal dokumen izin penggandaan;
b. tujuan penggandaan;
c. identitas penerima penggandaan; dan
d. rincian Dokumen Kepemilikan BMN yang digandakan.
(3) Dalam hal diperlukan, hasil penggandaan Dokumen Kepemilikan BMN sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dapat dilegalisasi oleh Pejabat Penyimpan untuk menerangkan kesesuaian dokumen hasil penggandaan
dengan asli Dokumen Kepemilikan BMN yang disimpan oleh Pejabat Penyimpan.
(4) Segala akibat hukum yang terjadi dari penggunaan hasil penggandaan Dokumen Kepemilikan BMN sebagaimana dimaksud pada ayat (1), sepenuhnya menjadi tanggung jawab penerima penggandaan.
(1) Penggantian atas Dokumen Kepemilikan BMN wajib dilakukan dalam hal Dokumen Kepemilikan BMN hilang atau mengalami kerusakan yang mengakibatkan hilangnya informasi pada Dokumen Kepemilikan BMN.
(2) Pengurusan penggantian atas Dokumen Kepemilikan BMN sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dilakukan oleh Pejabat Penyimpan dan/atau Petugas Penyimpan.
(3) Dalam melakukan pengurusan penggantian atas Dokumen Kepemilikan BMN sebagaimana dimaksud padaayat
(2), Pejabat Penyimpan dan/atau Petugas Penyimpan dapat berkoordinasi dengan Pengelola Barang dan/atau Pengguna Barang/Kuasa Pengguna Barang.
(4) Biaya penggantian atas Dokumen Kepemilikan BMN dibebankan pada pihak yang karena kesalahan atau kelalaiannya mengakibatkan kehilangan atau kerusakan Dokumen Kepemilikan BMN.
(5) Dalam hal tidak terdapat kesalahan atau kelalaian yang mengakibatkan kehilangan atau kerusakan Dokumen Kepemilikan BMN, biaya penggantian dibebankan pada Anggaran Pendapatan dan Belanja Negara.
BagianKesebelas PengecekanDokumen Kepemilikan BMN
(1) Petugas Penyimpan melakukan pengecekan Dokumen Kepemilikan BMN sekurang-kurangnya1 (satu) kali dalam 1 (satu) tahun.
(2) Pengecekan Dokumen Kepemilikan BMNsebagaimana dimaksud pada ayat (1) dilakukan dengan cara:
a. mencocokkan antara daftar Dokumen Kepemilikan BMN dengan fisik Dokumen Kepemilikan BMN; dan
b. meneliti kelengkapan Dokumen Kepemilikan BMN.
(3) Hasil pengecekan dokumen dituangkan dalam Berita Acara Pengecekan Dokumen Kepemilikan BMN yang ditandatangani oleh Petugas Penyimpan dan disetujui oleh Pejabat Penyimpan.
(4) Pejabat Penyimpan menyusun dan menyampaikan laporan hasil pengecekan dengan dilampiri Berita Acara Pengecekan Dokumen Kepemilikan BMN kepada Pengelola Barang atau Pengguna Barang paling lama2 (dua) bulan setelah berakhirnya pengecekan.
(1) Pengembalian Dokumen Kepemilikan BMN dilakukan berdasarkan:
a. permohonan tertulis dari Pengguna Barang kepada Pengelola Barang atau pejabat yang ditunjuk;
dan/atau
b. perintah Pengelola Barang.
(2) Pengembalian Dokumen Kepemilikan BMN dilakukan oleh Pejabat Penyimpan kepada:
a. Pengelola Barang atau pejabat yang ditunjuk, untuk BMN yang berada pada Pengelola Barang; atau
b. Pengguna Barang atau pejabat yang ditunjuk, untuk BMN yang berada pada Pengguna Barang.
(3) Permohonan tertulis dari Pengguna Barang sebagaimana dimaksud pada ayat (1) huruf a dilakukan berdasarkan:
a. persetujuan:
1) pemindah tanganan; atau 2) alih status penggunaan, untuk BMN selain tanah dan/ataubangunan; atau
b. peralihan kepemilikan kepada pihak selain Pengguna Barang sebagai akibat dari:
1) adanya putusan pengadilan yang telah memperoleh kekuatan hukum tetap dan tidak ada upaya hukum lainnya; atau 2) ketentuan Peraturan Perundang-undangan.
(1) Pengembalian Dokumen Kepemilikan BMN dituangkan dalam Berita Acara Pengembalian Dokumen Kepemilikan BMN yang ditandatangani oleh:
a. Pejabat Penyimpan yang menyerahkan Dokumen Kepemilikan BMN; dan
b. Pengelola Barang/Pengguna Barang atau pejabat yang ditunjuk untuk menerima Dokumen Kepemilikan BMN.
(2) Berita Acara Pengembalian Dokumen Kepemilikan BMN sebagaimana dimaksud pada ayat
(1) sekurang- kurangnya memuat:
a. tanggal dan tempat serah terima Dokumen Kepemilikan BMN;
b. identitas Pejabat Penyimpan yang menyerahkan Dokumen Kepemilikan BMN;
c. identitas Pengelola Barang/Pengguna Barang atau pejabat yang ditunjuk untuk menerima Dokumen Kepemilikan BMN;
d. keterangan mengenai dasar Pengembalian Dokumen Kepemilikan BMN;
e. jumlah dan rincian Dokumen Kepemilikan BMN yang diserahkan; dan
f. sifat otentisitas dokumen, yaitu asli, duplikat, atau fotokopi.