PERMEN

Peraturan Menteri Nomor 175-pmk-01-2016 Tahun 2016 tentang Pedoman Pelaksanaan Analisis Beban Kerja (Workload Analysis) di Lingkungan Kementerian Keuangan

PERMEN Nomor 175-pmk-01-2016 Tahun 2016

This content is not legal advice. Always refer to official sources for legal certainty.

Legal documents are displayed in Bahasa Indonesia, their official language of publication.

BAB I

KETENTUAN UMUM

Article 1

Dalam Peraturan Menteri ini yang dimaksud dengan: 1. Jam Kerja Reguler adalah jam kerja yang dilaksanakan di bulan-bulan pada tahun Masehi selain bulan Ramadhan pada tahun Hijriyah. 2. Jam Kerja Bulan Ramadhan adalah jam kerja yang dilaksanakan khusus di bulan Ramadhan pada tahun Hijriyah. 3. Jam Kerja di Lingkungan Kementerian Keuangan yang selanjutnya disebut Jam Kerja adalah jam kerja yang meliputi Jam Kerja Reguler dan Jam Kerja Bulan Ramadhan. 4. Waktu Luang (Allowance) di Lingkungan Kementerian Keuangan yang selanjutnya disebut Waktu Luang adalah Jam Kerja yang diperbolehkan untuk dipergunakan secara tidak produktif. 5. Jam Kerja Efektif di Lingkungan Kementerian Keuangan yang selanjutnya disebut Jam Kerja Efektif adalah Jam Kerja yang harus dipergunakan untuk menjalankan tugas, yaitu Jam Kerja dikurangi Waktu Luang. 6. Norma Waktu adalah waktu yang wajar dan nyata-nyata dipergunakan secara efektif dengan kondisi normal oleh seorang pemangku jabatan untuk menyelesaikan satu tahapan proses penyelesaian pekerjaan. 7. Standar Norma Waktu adalah Norma Waktu yang ditetapkan oleh Keputusan Pimpinan Unit Eselon I setelah mendapatkan rekomendasi dari Sekretaris Jenderal. 8. Volume Kerja adalah sekumpulan tugas/pekerjaan yang diselesaikan oleh unit organisasi. 9. Beban Kerja adalah besaran pekerjaan yang dilaksanakan oleh unit organisasi. 10. Responden adalah pegawai pada suatu unit organisasi tertentu yang ditugaskan untuk mengisi formulir data Beban Kerja dan/atau menguasai tugas dan fungsi di bidang organisasi dan prosedur umum pelaksanaan tugas pada unit organisasi yang bersangkutan. 11. Analisis Beban Kerja yang selanjutnya disingkat dengan ABK adalah suatu teknik manajemen yang dilakukan secara sistematis untuk memperoleh informasi mengenai tingkat efisiensi dan efektivitas kerja organisasi berdasarkan Volume Kerja. 12. Efisiensi Kerja Jabatan (EJ.1) adalah perbandingan antara Beban Kerja jabatan dan Jam Kerja Efektif dalam rangka penyelesaian tugas dan fungsi suatu jabatan serta tugas lainnya. 13. Efisiensi Kerja Unit (EU.1) adalah perbandingan antara Beban Kerja unit organisasi dan Jam Kerja Efektif dalam rangka penyelesaian tugas dan fungsi organisasi serta tugas lainnya. 14. Efektivitas Kerja Jabatan (EJ.2) adalah persentase perbandingan antara Beban Kerja sesuai dengan tugas dan fungsi jabatan dengan Beban Kerja jabatan secara keseluruhan yang dilaksanakan. Efektivitas Kerja Unit (EU.2) adalah persentase perbandingan antara Beban Kerja sesuai dengan tugas dan fungsi unit dengan Beban Kerja unit secara keseluruhan yang dilaksanakan. 15. Hari Kerja di Lingkungan Kementerian Keuangan yang selanjutnya disebut Hari Kerja adalah hari kerja yang dimulai dari hari Senin sampai dengan hari Jumat, kecuali hari libur nasional dan cuti tahunan. 16. Peralatan adalah alat yang digunakan dalam melaksanakan setiap pekerjaan/tahapan kegiatan, yang terdiri dari manual, semi otomatis, dan otomatis. 17. Manual adalah Peralatan yang dipergunakan dalam menyelesaikan pekerjaan dengan menggunakan alat tulis kantor dan/atau yang disampaikan secara lisan, seperti arahan, disposisi langsung, perintah, paraf, tanda tangan, dan peralatan sejenisnya. 18. Semi Otomatis adalah Peralatan dalam pekerjaan yang penggunaannya tidak terhubung dengan jaringan aplikasi, misalnya mesin ketik, komputer, mesin foto kopi, scanner, mesin faksmile, mesin penghancur kertas, dan peralatan sejenisnya. 19. Otomatis adalah Peralatan dalam pekerjaan yang penggunaannya sudah terhubung dengan jaringan aplikasi, misalnya pekerjaan yang menggunakan aplikasi Sistem Perbendaharaan dan Anggaran Negara, Sistem Informasi Manajemen dan Akuntansi Barang Milik Negara, ABK, dan peralatan sejenisnya.

BAB III

PROSES ANALISIS BEBAN KERJA

Article 6

Correction

(1) Dalam pelaksanaan ABK digunakan Norma Waktu, Volume Kerja, dan Jam Kerja Efektif sebagai alat ukur perhitungan Beban Kerja. (2) Volume Kerja sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dihitung selama 12 (dua belas) bulan, terhitung mulai tanggal 1 Januari sampai dengan 31 Desember. (3) Dalam hal efektif suatu jabatan atau unit organisasi kurang dari periode penghitungan sebagaimana dimaksud pada ayat (2), Volume Kerja sebagai bahan penghitungan Beban Kerja diukur sejak efektifnya jabatan atau unit organisasi yang bersangkutan. (4) Penghitungan Beban Kerja bagi jabatan atau unit organisasi sebagaimana dimaksud pada ayat (3) adalah hasil kali Volume Kerja dengan Norma Waktu. (5) Jam Kerja Efektif sebagaimana dimaksud pada ayat (1) merupakan total Jam Kerja secara efektif selama satu tahun. (6) Penghitungan Jam Kerja Efektif yang akan digunakan sebagai alat ukur dalam melaksanakan ABK menggunakan rumusan sebagaimana tercantum dalam Lampiran Huruf A yang merupakan bagian tidak terpisahkan dari Peraturan Menteri ini. (7) Dalam hal terjadi perubahan jumlah Jam Kerja karena adanya ketentuan dari Menteri yang menangani urusan di bidang pendayagunaan aparatur negara, penghitungan Jam Kerja Efektif tetap mengacu pada rumusan penghitungan Jam Kerja Efektif sebagaimana dimaksud pada ayat (6) dengan terlebih dahulu dilakukan penyesuaian terhadap jumlah Jam Kerja. (8) Perubahan jumlah Jam Kerja sebagaimana dimaksud pada ayat (7), disampaikan kepada masing-masing unit eselon I melalui surat Sekretaris Jenderal.

Article 7

(1) ABK dilakukan oleh seluruh unit organisasi di lingkungan Kementerian Keuangan, yang penyelenggaraannya dilaksanakan secara konsisten dan berkesinambungan setiap tahun sekali. (2) Pengoordinasian dan pembinaan pelaksanaan ABK di lingkungan Kementerian Keuangan dilakukan secara teknis operasional oleh Sekretariat Jenderal c.q. unit eselon II yang menangani organisasi dan ketatalaksanaan Kementerian Keuangan.

Article 8

Proses ABK dilaksanakan secara sistematis dengan tahapan-tahapan sebagai berikut: a. pengumpulan data Beban Kerja; b. pengolahan data Beban Kerja; c. analisis hasil pengolahan data Beban Kerja; d. penyusunan laporan ABK; dan e. penetapan dan penggunaan hasil analisis data Beban Kerja.

Article 9

(1) Pengumpulan data Beban Kerja dilakukan dengan pengisian formulir data Beban Kerja yang diperoleh dari: a. pengisian secara langsung oleh responden; dan/atau b. wawancara dan observasi oleh pegawai dari unit eselon II yang menangani organisasi dan ketatalaksanaan Kementerian Keuangan kepada responden. (2) Formulir data Beban Kerja sebagaimana dimaksud pada ayat (1) terdiri dari: a. Formulir A atau Produk Berdasarkan Norma Proses Tahapan digunakan untuk produk yang dihasilkan berdasarkan alur atau prosedur kerja yang meliputi tahapan-tahapan kegiatan paling sedikit berjumlah 3 (tiga) tahapan. b. Formulir B atau Produk Berdasarkan Norma Pelayanan digunakan untuk produk yang dihasilkan berdasarkan alur atau prosedur kerja yang sulit diuraikan dalam tahapan-tahapan kegiatan. c. Formulir C atau inventarisasi Jumlah Pemangku Jabatan digunakan untuk mengetahui jumlah atau komposisi pemangku jabatan dalam suatu unit organisasi. (3) Formulir data Beban Kerja sebagaimana dimaksud pada ayat (2) dan petunjuk pengisiannya mengacu pada format sebagaimana tercantum dalam Lampiran Huruf B yang merupakan bagian tidak terpisahkan dari Peraturan Menteri ini.

Article 10

(1) Hasil pengumpulan data Beban Kerja sebagaimana dimaksud dalam Pasal 9 digunakan sebagai bahan pengolahan data Beban Kerja. (2) Pengolahan data Beban Kerja dituangkan dalam formulir, yang terdiri dari: a. Formulir Pengolahan 1A (FP.1A) atau Tabulasi Data Norma Waktu Berdasarkan Tahapan, yang digunakan untuk menabulasi data dan MENETAPKAN Norma Waktu dari Formulir A jika terdapat beberapa sampel. b. Formulir Pengolahan 1B (FP.1B) atau Tabulasi Data Norma Waktu Berdasarkan Norma Pelayanan, yang digunakan untuk menabulasi data dan MENETAPKAN Norma Waktu dari Formulir B jika terdapat beberapa sampel. c. Formulir Pengolahan 2 (FP.2) atau Rekapitulasi Jumlah Beban Kerja Jabatan Berdasarkan Produk, yang digunakan untuk menghitung Beban Kerja setiap jabatan yang berada pada satu unit organisasi sesuai dengan produk atau hasil kerjanya. d. Formulir Pengolahan 3 (FP.3) atau Perhitungan Kebutuhan Pegawai, Tingkat Efisiensi Jabatan, dan Tingkat Efektivitas Jabatan, yang digunakan untuk menghitung jumlah kebutuhan pegawai, tingkat efisiensi jabatan, dan tingkat efektivitas jabatan. e. Formulir Pengolahan 4 (FP.4) atau Perhitungan Kebutuhan Pegawai, Tingkat Efisiensi Unit, dan Tingkat Efektivitas Unit, yang digunakan untuk menghitung jumlah kebutuhan pegawai, tingkat efisiensi unit, dan tingkat efektivitas unit. (3) Pengolahan data Beban Kerja dapat menghasilkan penghitungan antara lain: a. jumlah Beban Kerja; b. kebutuhan pegawai; c. tingkat efisiensi jabatan/unit; dan/atau d. tingkat efektivitas jabatan/unit. (4) Pengolahan data Beban Kerja sebagaimana dimaksud pada ayat (2) dan langkah-langkah pengolahan data Beban Kerja, mengacu pada formulir sebagaimana tercantum dalam Lampiran Huruf C yang merupakan bagian tidak terpisahkan dari Peraturan Menteri ini.

Article 11

(1) Hasil pengolahan data Beban Kerja sebagaimana dimaksud dalam Pasal 10, dilakukan analisis oleh unit eselon II yang menangani organisasi dan ketatalaksanaan Kementerian Keuangan. (2) Analisis sebagaimana dimaksud pada Ayat (1) dilakukan melalui 2 (dua) tahapan, yaitu: a. analisis normatif terhadap hasil pengolahan data Beban Kerja; dan b. analisis hasil presentasi masing-masing unit eselon I atas hasil pengolahan data Beban Kerja unit organisasi yang bersangkutan.

Article 12

(1) Hasil analisis atas hasil pengolahan data Beban Kerja, sebagaimana dimaksud dalam Pasal 11 disusun dalam bentuk laporan ABK. (2) Laporan ABK terdiri dari: a. Laporan ABK unit eselon I ditandatangani oleh masing-masing pimpinan unit organisasi (setingkat eselon I); dan b. Laporan ABK Kementerian Keuangan ditandatangani oleh Sekretaris Jenderal atas nama Menteri Keuangan. (3) Laporan ABK unit eselon I sebagaimana dimaksud pada ayat (2) terdiri dari: a. Laporan ABK lingkup unit eselon I selain Sekretariat Jenderal dikoordinasikan dan disusun oleh sekretariat unit eselon I yang bersangkutan; dan b. Laporan ABK Sekretariat Jenderal dikoordinasikan dan disusun oleh unit eselon II yang menangani tugas kesekretariatan Sekretariat Jenderal. (4) Laporan ABK Kementerian Keuangan sebagaimana dimaksud pada ayat (2) dikoordinasikan dan disusun oleh Sekretariat Jenderal c.q. unit eselon II yang menangani organisasi dan ketatalaksanaan Kementerian Keuangan. (5) Setiap unit organisasi eselon I di lingkungan Kementerian Keuangan menyampaikan Laporan ABK lingkup unit eselon I kepada Sekretaris Jenderal u.p pimpinan unit eselon II yang menangani organisasi dan ketatalaksanaan Kementerian Keuangan paling lambat pada minggu I bulan April setiap tahunnya. (6) Laporan ABK lingkup unit eselon I sebagaimana dimaksud pada ayat (5), digunakan sebagai bahan penyusunan laporan ABK Kementerian Keuangan yang harus diselesaikan paling lambat pada akhir bulan April setiap tahunnya.

Article 13

Sistematika penyusunan laporan ABK sebagaimana dimaksud dalam Pasal 12 mengacu pada Lampiran Huruf D yang merupakan bagian tidak terpisahkan dari Peraturan Menteri ini.

BAB Ketiga

Proses Analisis Beban Kerja

Article 8

Correction

Proses ABK dilaksanakan secara sistematis dengan tahapan-tahapan sebagai berikut: a. pengumpulan data Beban Kerja; b. pengolahan data Beban Kerja; c. analisis hasil pengolahan data Beban Kerja; d. penyusunan laporan ABK; dan e. penetapan dan penggunaan hasil analisis data Beban Kerja.

Article 9

Correction

(1) Pengumpulan data Beban Kerja dilakukan dengan pengisian formulir data Beban Kerja yang diperoleh dari: a. pengisian secara langsung oleh responden; dan/atau b. wawancara dan observasi oleh pegawai dari unit eselon II yang menangani organisasi dan ketatalaksanaan Kementerian Keuangan kepada responden. (2) Formulir data Beban Kerja sebagaimana dimaksud pada ayat (1) terdiri dari: a. Formulir A atau Produk Berdasarkan Norma Proses Tahapan digunakan untuk produk yang dihasilkan berdasarkan alur atau prosedur kerja yang meliputi tahapan-tahapan kegiatan paling sedikit berjumlah 3 (tiga) tahapan. b. Formulir B atau Produk Berdasarkan Norma Pelayanan digunakan untuk produk yang dihasilkan berdasarkan alur atau prosedur kerja yang sulit diuraikan dalam tahapan-tahapan kegiatan. c. Formulir C atau inventarisasi Jumlah Pemangku Jabatan digunakan untuk mengetahui jumlah atau komposisi pemangku jabatan dalam suatu unit organisasi. (3) Formulir data Beban Kerja sebagaimana dimaksud pada ayat (2) dan petunjuk pengisiannya mengacu pada format sebagaimana tercantum dalam Lampiran Huruf B yang merupakan bagian tidak terpisahkan dari Peraturan Menteri ini.

Article 10

(1) Hasil pengumpulan data Beban Kerja sebagaimana dimaksud dalam Pasal 9 digunakan sebagai bahan pengolahan data Beban Kerja. (2) Pengolahan data Beban Kerja dituangkan dalam formulir, yang terdiri dari: a. Formulir Pengolahan 1A (FP.1A) atau Tabulasi Data Norma Waktu Berdasarkan Tahapan, yang digunakan untuk menabulasi data dan MENETAPKAN Norma Waktu dari Formulir A jika terdapat beberapa sampel. b. Formulir Pengolahan 1B (FP.1B) atau Tabulasi Data Norma Waktu Berdasarkan Norma Pelayanan, yang digunakan untuk menabulasi data dan MENETAPKAN Norma Waktu dari Formulir B jika terdapat beberapa sampel. c. Formulir Pengolahan 2 (FP.2) atau Rekapitulasi Jumlah Beban Kerja Jabatan Berdasarkan Produk, yang digunakan untuk menghitung Beban Kerja setiap jabatan yang berada pada satu unit organisasi sesuai dengan produk atau hasil kerjanya. d. Formulir Pengolahan 3 (FP.3) atau Perhitungan Kebutuhan Pegawai, Tingkat Efisiensi Jabatan, dan Tingkat Efektivitas Jabatan, yang digunakan untuk menghitung jumlah kebutuhan pegawai, tingkat efisiensi jabatan, dan tingkat efektivitas jabatan. e. Formulir Pengolahan 4 (FP.4) atau Perhitungan Kebutuhan Pegawai, Tingkat Efisiensi Unit, dan Tingkat Efektivitas Unit, yang digunakan untuk menghitung jumlah kebutuhan pegawai, tingkat efisiensi unit, dan tingkat efektivitas unit. (3) Pengolahan data Beban Kerja dapat menghasilkan penghitungan antara lain: a. jumlah Beban Kerja; b. kebutuhan pegawai; c. tingkat efisiensi jabatan/unit; dan/atau d. tingkat efektivitas jabatan/unit. (4) Pengolahan data Beban Kerja sebagaimana dimaksud pada ayat (2) dan langkah-langkah pengolahan data Beban Kerja, mengacu pada formulir sebagaimana tercantum dalam Lampiran Huruf C yang merupakan bagian tidak terpisahkan dari Peraturan Menteri ini.

Article 11

(1) Hasil pengolahan data Beban Kerja sebagaimana dimaksud dalam Pasal 10, dilakukan analisis oleh unit eselon II yang menangani organisasi dan ketatalaksanaan Kementerian Keuangan. (2) Analisis sebagaimana dimaksud pada Ayat (1) dilakukan melalui 2 (dua) tahapan, yaitu: a. analisis normatif terhadap hasil pengolahan data Beban Kerja; dan b. analisis hasil presentasi masing-masing unit eselon I atas hasil pengolahan data Beban Kerja unit organisasi yang bersangkutan.

Article 12

(1) Hasil analisis atas hasil pengolahan data Beban Kerja, sebagaimana dimaksud dalam Pasal 11 disusun dalam bentuk laporan ABK. (2) Laporan ABK terdiri dari: a. Laporan ABK unit eselon I ditandatangani oleh masing-masing pimpinan unit organisasi (setingkat eselon I); dan b. Laporan ABK Kementerian Keuangan ditandatangani oleh Sekretaris Jenderal atas nama Menteri Keuangan. (3) Laporan ABK unit eselon I sebagaimana dimaksud pada ayat (2) terdiri dari: a. Laporan ABK lingkup unit eselon I selain Sekretariat Jenderal dikoordinasikan dan disusun oleh sekretariat unit eselon I yang bersangkutan; dan b. Laporan ABK Sekretariat Jenderal dikoordinasikan dan disusun oleh unit eselon II yang menangani tugas kesekretariatan Sekretariat Jenderal. (4) Laporan ABK Kementerian Keuangan sebagaimana dimaksud pada ayat (2) dikoordinasikan dan disusun oleh Sekretariat Jenderal c.q. unit eselon II yang menangani organisasi dan ketatalaksanaan Kementerian Keuangan. (5) Setiap unit organisasi eselon I di lingkungan Kementerian Keuangan menyampaikan Laporan ABK lingkup unit eselon I kepada Sekretaris Jenderal u.p pimpinan unit eselon II yang menangani organisasi dan ketatalaksanaan Kementerian Keuangan paling lambat pada minggu I bulan April setiap tahunnya. (6) Laporan ABK lingkup unit eselon I sebagaimana dimaksud pada ayat (5), digunakan sebagai bahan penyusunan laporan ABK Kementerian Keuangan yang harus diselesaikan paling lambat pada akhir bulan April setiap tahunnya.

Article 13

Sistematika penyusunan laporan ABK sebagaimana dimaksud dalam Pasal 12 mengacu pada Lampiran Huruf D yang merupakan bagian tidak terpisahkan dari Peraturan Menteri ini.

BAB III

STANDAR NORMA WAKTU

Article 14

Correction

(1) Norma Waktu yang digunakan sebagai salah satu alat ukur perhitungan Beban Kerja sebagaimana dimaksud dalam Pasal 6 ayat (1), dalam hal telah digunakan paling sedikit 3 (tiga) kali pelaksanaan ABK dapat ditetapkan sebagai Standar Norma Waktu. (2) Standar Norma Waktu sebagaimana dimaksud pada ayat (1), ditetapkan oleh pimpinan unit eselon I setelah mendapat pertimbangan tertulis dari Sekretaris Jenderal. (3) Standar Norma Waktu sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dituangkan dalam formulir yang terdiri dari: a. Formulir A1 atau Standar Norma Waktu Produk Berdasarkan Norma Proses Tahapan berisi Norma Waktu yang digunakan sebagai faktor tetap pada proses ABK untuk produk yang dihasilkan berdasarkan alur atau prosedur kerja yang meliputi tahapan-tahapan kegiatan paling sedikit berjumlah 3 (tiga) tahapan. b. Formulir B1 atau Standar Norma Waktu Produk Berdasarkan Norma Pelayanan berisi Norma Waktu yang digunakan sebagai faktor tetap pada proses ABK untuk produk yang dihasilkan berdasarkan alur atau prosedur kerja yang sulit diuraikan dalam tahapan-tahapan kegiatan. (4) Formulir sebagaimana dimaksud pada ayat (3) dan petunjuk pengisian formulir mengacu pada format sebagaimana tercantum dalam Lampiran Huruf E yang merupakan bagian tidak terpisahkan dari Peraturan Menteri ini. (5) Dalam pengukuran, perumusan, dan penetapan Standar Norma Waktu, harus berpedoman pada prinsip-prinsip sebagai berikut: a. kebenaran alur atau prosedur kerja untuk menghasilkan produk; b. akurat/terukur, yaitu memiliki dasar penentuan yang tetap; c. wajar, yaitu waktu ideal dan efisien yang dibutuhkan untuk menyelesaikan suatu produk/tahapan dengan kualitas baik; d. efektif, yaitu waktu yang ditentukan secara spesifik untuk menyelesaikan suatu produk/tahapan dan tidak termasuk Waktu Luang; e. berkesinambungan/konsisten, yaitu tidak mengalami perubahan dalam waktu singkat, sehingga dapat digunakan pada pelaksanaan ABK dalam waktu yang lama; f. representatif, yaitu dapat mewakili norma waktu yang digunakan pada unit organisasi yang sejenis.

Article 15

Standar Norma Waktu bermanfaat untuk: a. mempercepat dan mempermudah pelaksanaan ABK pada masa yang akan datang; b. meningkatkan objektivitas pelaksanaan ABK; dan c. meningkatkan pelayanan kepada pemangku kepentingan (stakeholders) khususnya kepastian waktu.

Article 16

Standar Norma Waktu harus dievaluasi dalam hal: a. terjadi penyempurnaan sistem dan prosedur kerja; b. terjadi penyempurnaan organisasi; c. adanya perubahan peralatan yang sangat mempengaruhi pencapaian hasil kerja; dan/atau d. adanya perubahan kebijakan/regulasi pemerintah.

Article 17

Standar Norma Waktu untuk beberapa Produk Berdasarkan Norma Pelayanan mengacu pada Standar Norma Waktu sebagaimana tercantum dalam Lampiran Huruf F yang merupakan bagian tidak terpisahkan dari Peraturan Menteri ini.

Peraturan Menteri Nomor 175-pmk-01-2016 Tahun 2016 tentang Pedoman Pelaksanaan Analisis Beban Kerja (Workload Analysis) di Lingkungan Kementerian Keuangan

BAB I

Article 1

BAB I

Article 1

BAB II

Article 2

Article 3

Article 4

Article 5

BAB III

Article 6

Article 7

Article 8

Article 9

Article 10

Article 11

Article 12

Article 13

BAB Kesatu

Article 6

BAB Kedua

Article 7

BAB Ketiga

Article 8

Article 9

Article 10

Article 11

Article 12

Article 13

BAB III

Article 14

Article 15

Article 16

Article 17

BAB IV

Article 18

BAB V

Article 19

BAB V

Article 20

Article 21

Article 22

BAB VI

Article 23

Article 24

BAB VI

Article 25

Article 26