Dalam Peraturan Menteri ini yang dimaksud dengan:
1. Kodifikasi adalah sistem yang baku untuk membentuk bahasa perbekalan tunggal (single supply language) dalam mengidentifikasi, mengklasifikasi, memberi nomor dan mencatat sumber pabrikan serta memelihara data terkini dari Materiil bekal untuk kelengkapan data manajemen logistik.
2. Nomor Sediaan Nasional yang selanjutnya disingkat NSN adalah kode Materiil 13 (tiga belas) digit numerik yang bersifat unik terdiri atas grup klas, kode negara dan nomor identifikasi yang ditetapkan oleh National Codification Bureau (NCB), untuk INDONESIA ditetapkan oleh Pusat Kodifikasi Badan Sarana Pertahanan Kementerian Pertahanan sebagai NCB INDONESIA.
3. Kodifikasi Materiil Sistem NSN adalah rangkaian kegiatan mulai tahapan pemberian nama baku, klasifikasi, identifikasi dan penomoran Materiil bekal untuk membentuk bahasa perbekalan tunggal (single supply language) dengan prinsip satu Materiil bekal satu NSN sehingga dapat digunakan dalam kelengkapan data manajemen logistik.
4. Kataloger adalah personel pegawai negeri anggota Tentara Nasional INDONESIA dan Pegawai Negeri Sipil yang melaksanakan tugas sebagai pengelola sistem kodifikasi Materiil pertahanan berlandaskan pada sistem NSN dengan latar belakang pendidikan, dan latihan serta pengalaman yang memadai sehingga dapat melaksanakan tugasnya dengan mahir (profesional) sesuai dengan tingkatan yang disandangnya.
5. Materiil Bekal/Item of Supply (IOS) adalah Materiil (part/end item) hasil produksi pabrikan dan telah dinyatakan memenuhi syarat untuk menjadi bekal keperluan logistik dan kemungkinan pengadaanya berulang.
6. Materiil Pertahanan Negara yang selanjutnya disebut Materiil adalah semua Materiil yang sudah dimiliki dan digunakan oleh Kementerian www.djpp.kemenkumham.go.id
Pertahanan dan Tentara Nasional INDONESIA serta Materiil lain yang secara langsung belum digunakan namun dalam keadaan darurat dengan atau tanpa modifikasi dapat dikerahkan dalam rangka mendukung pertahanan negara.
7. Pelaksana Kodifikasi Materiil adalah Pusat Kodifikasi Baranahan Kemhan selaku NCB INDONESIA, Satuan Kerja pembina Materiil di lingkungan Kementerian Pertahanan, Markas Besar selanjutnya disingkat Mabes TNI, Angkatan, Instansi lain dan Pabrikan, yang diberi tugas dan kewajiban serta wewenang dan tanggung jawab menyelenggarakan kegiatan Kodifikasi Materiil.
8. Pengguna Kodifikasi Materiil adalah Pembina Materiil di TNI dan Angkatan yang menggunakan/memanfaatkan hasil Kodifikasi Materiil dalam rangka pengelolaan logistik.
9. Pabrikan adalah suatu badan usaha milik negara atau perusahaan, firma, korporasi yang MENETAPKAN karakteristik, desain dari produksi barang dengan bantuan gambar teknis, spesifikasi, dan pengawasan produk.
10. Distributor/Pemasok adalah penyedia Materiil yang memasok/ menyediakan Materiil dalam proses pengadaan untuk kebutuhan pertahanan negara.
11. Badan Kodifikasi Internasional yang selanjutnya disebut AC/135 adalah Grup Direktur Kodifikasi Nasional dari negara-negara yang tergabung dalam Organisasi Kodifikasi Internasional bertugas membuat dan melaksanakan kebijakan Sistem Kodifikasi NATO Codification System (NCS).
12. National Codification Bureau yang selanjutnya disingkat NCB adalah Badan Kodifikasi Nasional disuatu negara yang diberi wewenang oleh AC/135 sebagai penghubung antar sesama NCB dan antara NCB dengan Badan Kodifikasi Internasional, bertanggung jawab atas pengelolaan data kodifikasi nasional dan bertindak sebagai pusat rujukan data Kodifikasi Materiil.
13. Pembina Materiil adalah pejabat yang berwenang melaksanakan pembinaan Materiil yang meliputi segala usaha, pekerjaan dan kegiatan tentang perencanaan, pengorganisasian, pengerahan, pengendalian dan pengawasan terhadap daur hidup Materiil di Kemhan dan TNI.
14. Kode Pabrik/Commercial and Government Entity (CAGE) adalah nomor yang khas terdiri atas 5 (lima) digit numerik atau gabungan alpha numerik yang ditetapkan oleh Pusat Kodifikasi Baranahan Kemhan bagi Industri Pertahanan (perusahaan, pabrik dan distributor).
www.djpp.kemenkumham.go.id
15. Permanent System Control Number yang selanjutnya disingkat PSCN adalah Kode Sementara berupa 13 (tiga belas) digit alpha numerik yang ditetapkan oleh NCB untuk Materiil bekal luar negeri yang belum memiliki NSN.
16. NATO Support Agency yang selanjutnya disingkat NSPA adalah organisasi yang mendukung sistem informasi teknologi untuk AC/135 atau Organisasi Kodifikasi Internasional yang beroperasi dan bermarkas di Grand Duchy Luxembourg.
17. Industri Pertahanan adalah industri nasional yang terdiri atas badan usaha milik negara dan badan usaha milik swasta baik secara sendiri maupun berkelompok yang ditetapkan oleh pemerintah untuk sebagian atau seluruhnya menghasilkan alat peralatan pertahanan dan keamanan, jasa pemeliharaan untuk memenuhi kepentingan strategis di bidang pertahanan dan keamanan yang berlokasi di wilayah Negara Kesatuan Republik INDONESIA.
18. Interoperability adalah kapabilitas dari suatu produk atau sistem yang dapat berinteraksi dengan produk atau sistem lain, kini atau di masa mendatang, tanpa batasan akses atau implementasi.
19. Logistik adalah pengelolaan barang melalui tindakan-tindakan perencanaan dan penentuan kebutuhan, pengadaan, penyimpanan, penyaluran, pemeliharaan dan penghapusan untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan.
20. Spesifikasi Teknis yang selanjutnya disebut Spektek adalah data yang bersifat teknis dari suatu barang atau Materiil.
21. Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah yang selanjutnya disebut dengan Pengadaan Barang/Jasa adalah kegiatan untuk memperoleh Barang/Jasa oleh Kementerian/Lembaga/Satker Perangkat Daerah/Institusi yang prosesnya dimulai dari perencanaan kebutuhan sampai diselesaikannya seluruh kegiatan untuk memperoleh Barang/Jasa.
22. Pemeliharaan Materiil adalah segala usaha mempertahankan kondisi Materiil agar tetap berfungsi sebagaimana mestinya dengan tujuan menghindarkan terjadinya kerusakan yang lebih berat agar tetap dalam keadaan siap pakai dengan cara mengadakan perbaikan kerusakan yang terjadi sebelum usia pakai berakhir.
23. Penghapusan adalah tindakan menghapus barang milik negara dari daftar barang dengan menerbitkan surat keputusan dari pengguna barang yang berwenang untuk membebaskan pengguna barang dan/atau kuasa pengguna barang dari tanggung jawab administrasi dan fisik atas barang yang berada dalam penguasaannya.
www.djpp.kemenkumham.go.id
24. Allied Codification Publication-1 yang selanjutnya disingkat AcodP-1 adalah ketentuan kodifikasi yang diterbitkan oleh AC/135.
25. NATO Codificatian System selanjutnya disingkat NCS adalah sistem kodifikasi yang berlaku secara internasional yang digunakan dalam rangka mendukung kebutuhan logistik anggota negara NATO dan Non NATO.
26. Akusisi adalah proses kegiatan terpadu dalam upaya “pengadaan” melalui tahapan-tahapan mulai dari penentuan kebijakan, konsep pengembangan, produksi, penggunaan serta dukungannya hingga penghapusan dalam daur hidup Materiil bekal.
27. Satuan Kerja yang selanjutnya disebut Satker adalah Satuan di lingkungan Kemhan dan instansi lain yang menyelenggarankan kegiatan kodifikasi yang menjadi tanggung jawabnya.
28. NATO Mailbox System yang selanjutnya disingkat NMBS adalah layanan EDI (Electronic Data Interchange/Pertukaran Data Elektronik) NSPA yang digunakan komunitas NCS untuk mengintegrasikan dan melakukan pertukaran data/berita secara elektronik.
29. Common Supply Language yaitu bahasa perbekalan umum atau bersama yang diterapkan di dalam komunitas pengguna sistem NCS sehingga komunikasi logistik secara nasional dan internasional untuk memenuhi kebutuhan Materiil anggotanya dapat terpenuhi dengan bahasa yang seragam.
30. Klausul Kontrak Kodifikasi adalah klausul atau pasal pada kontrak pengadaan peralatan dan spare part yang mengharuskan kontrak untuk menyiapkan data teknik Materiil untuk kegiatan kodifikasi (gambar teknik, spesifikasi teknis dan dokumen lainnya).
31. Illustrated Part Catalog yang selanjutnya disingkat IPC adalah ilustrasi manual atau dokumen spesifikasi untuk suatu peralatan (pesawat, kendaraan dan sebagainya) yang memiliki exploded views dari sub rakitan atau komponen dimana tiap partnya dilengkapi nomor index dan part number pabrik.
32. Illustrated Part Breakdown yang selanjutnya disingkat IPB adalah gambaran tentang Materiil secara rinci dan diuraikan sampai bagian terkecil serta dilengkapi dengan part number dan penjelasan Materiil lainnya.
33. LSA adalah kode transaksi pertukaran data untuk permintaan data NSN dan manajemen data lainnya terhadap suatu Materiil bekal produksi luar negeri.
34. LAU adalah kode transaksi pertukaran data untuk mendaftarkan suatu NCB sebagai pengguna NSN dari NCB lain.
www.djpp.kemenkumham.go.id
35. NATO Data Exchange yang selanjutnya disingkat NADEX adalah proses pertukaran data kodifikasi antar NCB dan antar NCB ke NSPA melalui NATO Mail Box System (NMBS) dalam rangka memelihara data kodifikasi baik data Materiil dalam negeri maupun luar negeri.
36. Menteri adalah menteri yang menyelenggarakan urusan pemerintahan di bidang pertahanan.
37. Badan Sarana Pertahanan Kementeriaan Pertahanan yang selanjutnya disingkat Baranahan Kemhan adalah unsur pendukung tugas dan fungsi kementerian yang berada dibawah dan dan bertanggung jawab kepada menteri.
38. Kementerian Pertahanan yang selanjutnya disingkat Kemhan adalah pelaksana fungsi pemerintahan dibidang pertahanan.
Penyelenggaraan Kodifikasi Materiil dilaksanakan dengan memperhatikan asas sebagai berikut:
a. manfaat, yaitu Kodifikasi Materiil diselenggarakan guna mendukung fungsi-fungsi pembinaan Materiil sepanjang daur hidupnya, sehingga tercapai pembinaan Materiil yang berdaya guna dan berhasil guna;
b. terpadu, yaitu Kodifikasi Materiil diselenggarakan secara terpadu dalam tataran wewenang dan tanggung jawab penyelenggara dan para pelaksana Kodifikasi Materiil;
c. handal, yaitu hasil Kodifikasi Materiil, berupa katalog Materiil yang dapat dipertanggungjawabkan, dengan rumusan yang jelas dan benar, mudah dimengerti, dan dapat digunakan secara tepat guna;
d. berlanjut, yaitu Kodifikasi Materiil Sistem NSN harus menjamin kelancaran dan kemampuan untuk kegiatan pembinaan Materiil secara berlanjut dan berkesinambungan sehingga dapat mendukung satuan operasional secara optimal;
e. ketepatan, yaitu Kodifikasi Materiil harus dapat menjamin ketepatan data dan informasi Materiil untuk perencanaan kebutuhan, pengadaan, maupun operasional Materiil.
(1) Klausul Kontrak Kodifikasi wajib dicantumkan dan diterapkan dalam setiap kontrak pengadaan yang dibuat dan disetujui antara pihak penyedia barang/manufaktur/produsen, Panitia pengadaan, dan Pusat Kodifikasi Baranahan Kemhan selaku NCB INDONESIA.
(2) Penerapan Klausul Kontrak Kodifikasi sebagaimana dimaksud pada ayat (1) berdasarkan ketentuan Standardization NATO Agreement (STANAG) 4177 dalam AcodP-1 wajib dilaksanakan oleh seluruh negara yang menganut NCS.
(3) Klausul Kontrak Kodifikasi sebagaimana dimaksud pada ayat (1) wajib dicantumkan di setiap pengumuman lelang Alutsista dan pendukungnya.
(4) Klausul Kontrak Kodifikasi sebagaimana dimaksud pada ayat (1) ditujukan pada:
a. pengadaan Alutsista dan non Alutsista melalui pihak penyedia barang/manufaktur/produsen dari dalam negeri maupun luar negeri; dan
b. pembelian suku cadang untuk pemeliharaan dan perbaikan Alutsista yang digunakan oleh Kemhan dan TNI.
(5) Ketentuan Pelaksanaan Klausul Kontrak Kodifikasi sebagaimana dimaksud pada ayat (1) sebagai berikut:
a. Pihak pabrikan/perusahaan/distributor mendaftarkan ke Pusat Kodifikasi Baranahan Kemhan untuk diberikan kode pabrik (CAGE) menurut ketentuan NCS; dan
b. calon penyedia barang/vendor agar mencantumkan NSN untuk setiap Materiil yang ditawarkan dengan ketentuan sebagai berikut:
1. untuk memperoleh NSN Materiil produk luar negeri dengan cara sebagai berikut:
a) Pihak calon penyedia barang/vendor dapat langsung menghubungi NCB negara produsen Materiil tersebut;
b) Pusat Kodifikasi Baranahan Kemhan dapat membantu dengan melengkapi persyaratan sebagai berikut:
1) nama Materiil;
2) part number/nomor produksi;
3) spesifikasi teknis;
www.djpp.kemenkumham.go.id
4) nama pabrik dan alamatnya;
5) negara produsen;
6) nomor kontrak pengadaan;
7) gambar teknik; dan 8) data teknis lainnya yang diperlukan untuk dapat melaksanakan kodifikasi.
c) dalam pelaksanaan kegiatan sebagaimana dimaksud huruf b angka 1 Pusat Kodifikasi Baranahan Kemhan melakukan pertukaran data Materiil melalui proses LSA.
d) dalam pertukaran data Materiil sebagaimana dimaksud pada huruf c terdapat 2 (dua) negara yang membebankan biaya terhadap permintaan NSN per item, yaitu Amerika dan Jerman.
2. Untuk memperoleh NSN Materiil hasil produksi dalam negeri Pihak calon penyedia barang/vendor dapat meminta Pusat Kodifikasi Baranahan Kemhan untuk MENETAPKAN NSN terhadap Materiil yang ditawarkan dengan melengkapi persyaratan sebagai berikut:
a) nama Materiil;
b) part number/nomor produksi;
c) spesifikasi teknis/karakteristik Materiil;
d) illustrated part catalog/illustrated part breakdown;
e) nama pabrik dan alamatnya; dan f) gambar Materiil.
(1) Mekanisme Prosedur Kodifikasi dapat dilakukan secara manual maupun menggunakan aplikasi kodifikasi dengan prosedur sebagai berikut:
a. satuan pemakai di lingkungan TNI dan Angkatan melaporkan pengiriman data Materiil yang akan dikodifikasi ke Staf Logistik Mabes TNI, Staf Logistik Angkatan Darat, Dinas Perbekalan Angkatan Laut, dan Dinas Materiil Angkatan Udara;
b. Kemhan, Mabes TNI, Angkatan, Produsen, dan instansi lain mengirimkan data Materiil yang belum memiliki NSN ke Pusat Kodifikasi Baranahan Kemhan untuk dilakukan proses Kodifikasi Materiil;
c. data Materiil sebagaimana dimaksud pada huruf a dilengkapi:
1. nama Materiil;
2. part number (PN)/nomor produksi;
3. nama pabrikan/pemasok;
4. karakteristik/spektek Materiil;
5. illustrated part catalog (IPC);
6. illustrated part breakdown (IPB);
7. gambar teknis (technical drawing);
8. nomor kontrak jual beli/pengadaan; dan
9. negara produsen.
(2) Pusat Kodifikasi Baranahan Kemhan mengkaji, memverifikasi data Materiil yang diajukan oleh Kemhan, Mabes TNI, Angkatan, Pabrikan/Produsen dan instansi lain sebagaimana dimaksud pada ayat 1 huruf b selanjutnya dilakukan proses Kodifikasi Materiil Bekal yang meliputi:
a. penentuan nama baku Materiil;
b. klasifikasi Materiil;
c. identifikasi Materiil; dan
d. pemberian/penetapan NSN.
(3) Dalam hal tertentu Kemhan, Mabes TNI, Pembina Materiil dan Instansi Lain dapat melakukan kegiatan kodifikasi.
www.djpp.kemenkumham.go.id
(4) Kegiatan kodifikasi sebagimana dimaksud pada ayat (3) meliputi penentuan nama baku Materiil dan klasifikasi serta kegiatan riset data Materiil dapat dilakukan oleh kataloger yang berada di Satker.
(5) Kegiatan kodifikasi sebagaimana dimaksud pada ayat (3) dan ayat (4) disampaikan kepada Pusat Kodifikasi Baranahan Kemhan.
(6) Pusat Kodifikasi Baranahan Kemhan sebagaimana dimaksud pada ayat (5) melakukan validasi dan pengesahan NSN terhadap Materiil bekal yang telah dikodifikasi.
(7) Mekanisme Prosedur Kodifikasi secara manual maupun menggunakan aplikasi kodifikasi sebagaimana yang dimaksud pada ayat (1) dapat digambarkan sesuai Alur Proses Penyelenggaraan Kodifikasi Materiil di Lingkungan Kemhan dan TNI sebagaimana terlampir pada Lampiran IV merupakan bagian yang tidak terpisahkan dari Peraturan Menteri ini.