Legal documents are displayed in Bahasa Indonesia, their official language of publication.
BAB I
KETENTUAN UMUM
Article 1
Dalam Peraturan Menteri ini yang dimaksudkan dengan:
1. Administrasi umum Kementerian Pertahanan yang selanjutnya disingkat Minu Kemhan adalah semua pekerjaan, kegiatan dan prosedur administrasi yang meliputi tata cara tulisan dinas, penamaan lembaga/satuan, ejaan, singkatan dan akronim, surat menyurat dinas, tata naskah dinas, formulir di lingkungan Kemhan yang dilakukan secara teratur dan terarah dalam rangka pelaksanaan tugas pokok Kemhan.
2. Satuan kerja dan subsatuan kerja Kemhan yang selanjutnya disebut dengan Satker dan Subsatker adalah satuan di lingkungan Kemhan yang menyelenggarakan kegiatan administrasi ketatausahaan dan kerumahtanggaan bagi satuan masing-masing, meliputi pengurusan Minu, administrasi pegawai, administrasi materiil, administrasi keuangan dan lainnya yang menjadi tanggung jawab pimpinan satuan tersebut.
3. Organisasi adalah suatu badan yang terdiri atas kumpulan manusia dan alat peralatan yang disusun dalam hubungan kerja sama sedemikian rupa dan dengan menggunakan suatu tata kerja, sehingga dapat melaksanakan suatu tugas pokok tertentu dalam rangka mencapai suatu tujuan secara berhasil dan berdaya guna.
4. Naskah dinas adalah semua tulisan yang dibuat oleh pejabat yang berwenang di lingkungan Kemhan dalam rangka melaksanakan tugas/kegiatan di bidang masing-masing dan disusun menurut aturan yang telah ditetapkan.
5. Tata naskah dinas adalah suatu sistem pengelolaan naskah dinas yang mencakup pengolahan, pengendalian/pengamanan, pemeliharaan dan penyajian serta penyelamatan informasi mengenai permasalahan tertentu di dalam suatu berkas yang disusun secara kronologis.
6. Kewenangan Penandatanganan Naskah Dinas adalah hak dan kewajiban seorang pejabat untuk menandatangani naskah dinas sesuai dengan tugas dan tanggung jawab kedinasan pada jabatannya.
7. Naskah khusus adalah naskah dinas dengan format dan keabsahan yang diatur secara khusus untuk memenuhi persyaratan peraturan perundang-undangan yang berlaku.
8. Lambang Negara Kesatuan
yang selanjutnya disebut Lambang Negara adalah Garuda Pancasila dengan semboyan Bhinneka Tunggal Ika.
9. Tajuk tanda tangan adalah kelompok tulisan pada bagian penutup suatu naskah dinas yang memuat nama jabatan yang dirangkaikan dengan nama kesatuan yang dipimpin, nama pejabat yang menandatangani naskah dinas dan Pangkat/Gol/NRP/NIP yang bersangkutan.
10. Cap dinas adalah tulisan dan/atau lambang tingkat jabatan dan/atau instansi yang digunakan sebagai tanda pengenal yang sah dan berlaku, dibubuhkan pada ruang tanda tangan.
11. Salinan naskah adalah tembusan yang dibuat tidak bersama-sama dengan aslinya, yang ditandatangani oleh pejabat yang diberi wewenang menyalin naskah dinas asli, dan dinyatakan bahwa salinan sesuai dengan aslinya.
12. Petikan naskah adalah lembaran yang merupakan salinan tetapi tidak mengutip seluruh isi, melainkan mengutip bagian yang penting dari naskah dinas aslinya, yang ditandatangani oleh pejabat yang diberi wewenang memetik naskah dinas asli.
13. Tembusan adalah lembaran kedua, ketiga, dan seterusnya, yang dibuat bersama sekaligus dengan naskah dinas aslinya, ditandatangani dan diberi cap dinas yang selanjutnya disampaikan kepada pejabat terkait yang perlu mengetahui.
14. Daftar distribusi adalah daftar susunan jabatan yang dibuat oleh Kepala Sekretariat atau pejabat di bidang Minu untuk digunakan sebagai pedoman pendistribusian tulisan dinas.
15. Autentikasi adalah pernyataan keabsahan suatu naskah dinas bentuk Peraturan sebelum digandakan dan didistribusikan secara sah sesuai dengan alamat yang telah ditentukan, telah dicatat dan diteliti oleh pejabat yang bertanggung jawab di bidang Minu Kemhan yang ditandai dengan penandatanganan oleh pihak yang berwenang dan cap jabatan yang sah.
16. Bagian Umum/Bagian TU/Subbag TU adalah bagian dari Satker dan Subsatker yang menyelenggarakan kegiatan administrasi, baik
administrasi personel, administrasi materiil, administrasi keuangan, dan Minu.
17. Logo adalah tanda pengenal atau identitas berupa simbol (huruf) yang digunakan dalam naskah dinas.
18. Lampiran adalah lembaran tambahan yang digunakan untuk memberikan keterangan uraian lanjutan atas naskah dinas induk.
19. Garis penutup adalah garis yang digunakan untuk menutup kelompok kata sehingga kata-kata tersebut merupakan suatu bagian tersendiri, misalnya garis yang terdapat dibawah petunjuk naskah dinas disudut kanan suatu naskah dinas dan diakhir tembusan, jarak antara garis dengan baris terakhir kata-kata tersebut setengah enter ukuran single dan panjang garis sama dengan baris terpanjang dari kelompok kata.
20. Menteri adalah menteri yang menyelenggarakan urusan pemerintahan di bidang pertahanan.
Dalam setiap penyelenggaraan Minu Kemhan perlu memperhatikan asas- asas sebagai berikut:
a. tanggung jawab artinya semua penyelenggaraan kegiatan administrasi umum harus menunjukkan siapa yang bertanggung jawab, yang dapat dilihat pada kop dan tajuk tanda tangan naskah dinas dan pejabat terendah meliputi Kabag Um/Kabag TU/Kasubbag Takahdis/Kasubbag TU Satker dan Subsatker;
b. keamanan artinya semua naskah dinas Kemhan mempunyai tingkat keamanan tertentu yang dinyatakan dengan klasifikasi, sehingga perlakuan terhadap naskah dinas harus disesuaikan dengan tingkat keamanannya, tanpa adanya wewenang yang sah, Kabag Um/Kabag TU/Kasubbag Takahdis/Kasubbag TU Satker dan Subsatker tidak dibenarkan untuk menyampaikan isi naskah dinas kepada yang tidak berhak, baik secara tertulis maupun lisan;
c. saluran administrasi artinya pelaksanaan Minu hendaknya mengikuti saluran administrasi yang telah ditetapkan, sehingga seluruh proses dapat diselesaikan lebih cepat dengan memperhatikan pengawasan serta pengendalian, dan hasilnyapun dapat lebih dipertanggungjawabkan;
d. berkesinambungan, artinya seluruh kegiatan Minu pada dasarnya merupakan suatu proses yang berkesinambungan, dan saling berhubungan erat, serta dituntut adanya kerapian disertai penataan
yang tertib dan teratur, sehingga memudahkan pengambilan keputusan;
e. kecepatan, artinya semua kegiatan Minu harus dapat diselesaikan tepat pada waktunya, penyelesaian dan penyampaian naskah dinas dinyatakan dengan derajat; dan
f. sederhana artinya naskah dinas diharapkan dibuat sederhana, singkat dan padat dengan kalimat yang seefektif dan seefisien mungkin namun tidak mengubah arti.
Maksud dari penyusunan Peraturan Menteri ini sebagai pedoman bagi seluruh pejabat Kemhan khususnya Kabag Um/Kabag TU/Kasubbag TU Satker dan Subsatker, dalam mengelola dan menata surat menyurat dengan tujuan :
a. keseragaman dan keterpaduan dalam penyelenggaraan kegiatan surat menyurat;
b. mewujudkan tertib Minu yang tepat guna dan berhasil guna;
c. kelancaran komunikasi kedinasan baik di lingkungan intern dan ekstern Kementerian Pertahanan;
d. menjamin keselamatan bahan-bahan bukti berupa dokumen- dokumen negara/ kedinasan;
e. terselenggaranya tugas pokok dengan baik dan lancar; dan
f. mencegah dan mengurangi terjadinya kesimpangsiuran, tumpang tindih, salah tafsir, dan pemborosan dalam penyelenggaraan tata naskah dinas.
Minu merupakan salah satu komponen dari sistem pembinaan di lingkungan Kemhan, dan keberhasilan pembinaan ini sebagian ditentukan oleh penyelenggaraan Minu yang tertib dan teratur sehingga dapat menunjang pelaksanaan tugas pokok dan fungsi Kementerian Pertahanan.
Peranan Minu Kemhan yaitu:
a. mendukung pelaksanaan tugas pokok untuk mencapai tujuan organisasi;
b. menyediakan keterangan bagi pimpinan guna pengambilan keputusan dan atau tindakan yang tepat; dan
c. membantu kelancaran perkembangan organisasi Kemhan secara keseluruhan, karena erat kaitannya dalam penanganan dokumen yang merupakan sumber informasi dan keterangan.
Ciri Minu yaitu:
a. bersifat dukungan guna memudahkan pekerjaan lain agar dapat berjalan sebagaimana mestinya;
b. diperlukan dan dilaksanakan di seluruh bagian organisasi;
c. dilaksanakan oleh semua personel dalam organisasi tanpa memandang tugas pokok personel yang bersangkutan;
d. menggunakan alat tulis kantor dan media rekam lainnya; dan
e. memerlukan ketelitian, kecermatan dan kecepatan
Dalam Peraturan Menteri ini yang dimaksudkan dengan:
1. Administrasi umum Kementerian Pertahanan yang selanjutnya disingkat Minu Kemhan adalah semua pekerjaan, kegiatan dan prosedur administrasi yang meliputi tata cara tulisan dinas, penamaan lembaga/satuan, ejaan, singkatan dan akronim, surat menyurat dinas, tata naskah dinas, formulir di lingkungan Kemhan yang dilakukan secara teratur dan terarah dalam rangka pelaksanaan tugas pokok Kemhan.
2. Satuan kerja dan subsatuan kerja Kemhan yang selanjutnya disebut dengan Satker dan Subsatker adalah satuan di lingkungan Kemhan yang menyelenggarakan kegiatan administrasi ketatausahaan dan kerumahtanggaan bagi satuan masing-masing, meliputi pengurusan Minu, administrasi pegawai, administrasi materiil, administrasi keuangan dan lainnya yang menjadi tanggung jawab pimpinan satuan tersebut.
3. Organisasi adalah suatu badan yang terdiri atas kumpulan manusia dan alat peralatan yang disusun dalam hubungan kerja sama sedemikian rupa dan dengan menggunakan suatu tata kerja, sehingga dapat melaksanakan suatu tugas pokok tertentu dalam rangka mencapai suatu tujuan secara berhasil dan berdaya guna.
4. Naskah dinas adalah semua tulisan yang dibuat oleh pejabat yang berwenang di lingkungan Kemhan dalam rangka melaksanakan tugas/kegiatan di bidang masing-masing dan disusun menurut aturan yang telah ditetapkan.
5. Tata naskah dinas adalah suatu sistem pengelolaan naskah dinas yang mencakup pengolahan, pengendalian/pengamanan, pemeliharaan dan penyajian serta penyelamatan informasi mengenai permasalahan tertentu di dalam suatu berkas yang disusun secara kronologis.
6. Kewenangan Penandatanganan Naskah Dinas adalah hak dan kewajiban seorang pejabat untuk menandatangani naskah dinas sesuai dengan tugas dan tanggung jawab kedinasan pada jabatannya.
7. Naskah khusus adalah naskah dinas dengan format dan keabsahan yang diatur secara khusus untuk memenuhi persyaratan peraturan perundang-undangan yang berlaku.
8. Lambang Negara Kesatuan
yang selanjutnya disebut Lambang Negara adalah Garuda Pancasila dengan semboyan Bhinneka Tunggal Ika.
9. Tajuk tanda tangan adalah kelompok tulisan pada bagian penutup suatu naskah dinas yang memuat nama jabatan yang dirangkaikan dengan nama kesatuan yang dipimpin, nama pejabat yang menandatangani naskah dinas dan Pangkat/Gol/NRP/NIP yang bersangkutan.
10. Cap dinas adalah tulisan dan/atau lambang tingkat jabatan dan/atau instansi yang digunakan sebagai tanda pengenal yang sah dan berlaku, dibubuhkan pada ruang tanda tangan.
11. Salinan naskah adalah tembusan yang dibuat tidak bersama-sama dengan aslinya, yang ditandatangani oleh pejabat yang diberi wewenang menyalin naskah dinas asli, dan dinyatakan bahwa salinan sesuai dengan aslinya.
12. Petikan naskah adalah lembaran yang merupakan salinan tetapi tidak mengutip seluruh isi, melainkan mengutip bagian yang penting dari naskah dinas aslinya, yang ditandatangani oleh pejabat yang diberi wewenang memetik naskah dinas asli.
13. Tembusan adalah lembaran kedua, ketiga, dan seterusnya, yang dibuat bersama sekaligus dengan naskah dinas aslinya, ditandatangani dan diberi cap dinas yang selanjutnya disampaikan kepada pejabat terkait yang perlu mengetahui.
14. Daftar distribusi adalah daftar susunan jabatan yang dibuat oleh Kepala Sekretariat atau pejabat di bidang Minu untuk digunakan sebagai pedoman pendistribusian tulisan dinas.
15. Autentikasi adalah pernyataan keabsahan suatu naskah dinas bentuk Peraturan sebelum digandakan dan didistribusikan secara sah sesuai dengan alamat yang telah ditentukan, telah dicatat dan diteliti oleh pejabat yang bertanggung jawab di bidang Minu Kemhan yang ditandai dengan penandatanganan oleh pihak yang berwenang dan cap jabatan yang sah.
16. Bagian Umum/Bagian TU/Subbag TU adalah bagian dari Satker dan Subsatker yang menyelenggarakan kegiatan administrasi, baik
administrasi personel, administrasi materiil, administrasi keuangan, dan Minu.
17. Logo adalah tanda pengenal atau identitas berupa simbol (huruf) yang digunakan dalam naskah dinas.
18. Lampiran adalah lembaran tambahan yang digunakan untuk memberikan keterangan uraian lanjutan atas naskah dinas induk.
19. Garis penutup adalah garis yang digunakan untuk menutup kelompok kata sehingga kata-kata tersebut merupakan suatu bagian tersendiri, misalnya garis yang terdapat dibawah petunjuk naskah dinas disudut kanan suatu naskah dinas dan diakhir tembusan, jarak antara garis dengan baris terakhir kata-kata tersebut setengah enter ukuran single dan panjang garis sama dengan baris terpanjang dari kelompok kata.
20. Menteri adalah menteri yang menyelenggarakan urusan pemerintahan di bidang pertahanan.
Dalam setiap penyelenggaraan Minu Kemhan perlu memperhatikan asas- asas sebagai berikut:
a. tanggung jawab artinya semua penyelenggaraan kegiatan administrasi umum harus menunjukkan siapa yang bertanggung jawab, yang dapat dilihat pada kop dan tajuk tanda tangan naskah dinas dan pejabat terendah meliputi Kabag Um/Kabag TU/Kasubbag Takahdis/Kasubbag TU Satker dan Subsatker;
b. keamanan artinya semua naskah dinas Kemhan mempunyai tingkat keamanan tertentu yang dinyatakan dengan klasifikasi, sehingga perlakuan terhadap naskah dinas harus disesuaikan dengan tingkat keamanannya, tanpa adanya wewenang yang sah, Kabag Um/Kabag TU/Kasubbag Takahdis/Kasubbag TU Satker dan Subsatker tidak dibenarkan untuk menyampaikan isi naskah dinas kepada yang tidak berhak, baik secara tertulis maupun lisan;
c. saluran administrasi artinya pelaksanaan Minu hendaknya mengikuti saluran administrasi yang telah ditetapkan, sehingga seluruh proses dapat diselesaikan lebih cepat dengan memperhatikan pengawasan serta pengendalian, dan hasilnyapun dapat lebih dipertanggungjawabkan;
d. berkesinambungan, artinya seluruh kegiatan Minu pada dasarnya merupakan suatu proses yang berkesinambungan, dan saling berhubungan erat, serta dituntut adanya kerapian disertai penataan
yang tertib dan teratur, sehingga memudahkan pengambilan keputusan;
e. kecepatan, artinya semua kegiatan Minu harus dapat diselesaikan tepat pada waktunya, penyelesaian dan penyampaian naskah dinas dinyatakan dengan derajat; dan
f. sederhana artinya naskah dinas diharapkan dibuat sederhana, singkat dan padat dengan kalimat yang seefektif dan seefisien mungkin namun tidak mengubah arti.
Maksud dari penyusunan Peraturan Menteri ini sebagai pedoman bagi seluruh pejabat Kemhan khususnya Kabag Um/Kabag TU/Kasubbag TU Satker dan Subsatker, dalam mengelola dan menata surat menyurat dengan tujuan :
a. keseragaman dan keterpaduan dalam penyelenggaraan kegiatan surat menyurat;
b. mewujudkan tertib Minu yang tepat guna dan berhasil guna;
c. kelancaran komunikasi kedinasan baik di lingkungan intern dan ekstern Kementerian Pertahanan;
d. menjamin keselamatan bahan-bahan bukti berupa dokumen- dokumen negara/ kedinasan;
e. terselenggaranya tugas pokok dengan baik dan lancar; dan
f. mencegah dan mengurangi terjadinya kesimpangsiuran, tumpang tindih, salah tafsir, dan pemborosan dalam penyelenggaraan tata naskah dinas.
Minu merupakan salah satu komponen dari sistem pembinaan di lingkungan Kemhan, dan keberhasilan pembinaan ini sebagian ditentukan oleh penyelenggaraan Minu yang tertib dan teratur sehingga dapat menunjang pelaksanaan tugas pokok dan fungsi Kementerian Pertahanan.
Peranan Minu Kemhan yaitu:
a. mendukung pelaksanaan tugas pokok untuk mencapai tujuan organisasi;
b. menyediakan keterangan bagi pimpinan guna pengambilan keputusan dan atau tindakan yang tepat; dan
c. membantu kelancaran perkembangan organisasi Kemhan secara keseluruhan, karena erat kaitannya dalam penanganan dokumen yang merupakan sumber informasi dan keterangan.
Ciri Minu yaitu:
a. bersifat dukungan guna memudahkan pekerjaan lain agar dapat berjalan sebagaimana mestinya;
b. diperlukan dan dilaksanakan di seluruh bagian organisasi;
c. dilaksanakan oleh semua personel dalam organisasi tanpa memandang tugas pokok personel yang bersangkutan;
d. menggunakan alat tulis kantor dan media rekam lainnya; dan
e. memerlukan ketelitian, kecermatan dan kecepatan
Dalam Minu Kemhan, bentuk naskah dinas terdiri atas:
a. Peraturan Menteri;
b. Peraturan Bersama;
c. Instruksi Menteri;
d. Peraturan Dirjen;
e. Keputusan;
f. Keputusan Bersama;
g. Petunjuk Pelaksanaan;
h. Petunjuk Teknis;
i. Prosedur Tetap;
j. Surat Perintah;
k. Surat Tugas;
l. Surat Perjalanan Dinas;
m. Surat Edaran;
n. Pengumuman;
o. Surat Telegram;
p. Surat;
q. Nota Dinas;
r. Surat Pengantar;
s. Surat Keterangan;
t. Surat Kuasa;
u. Amanat/Sambutan;
v. Notulen;
w. Berita Acara;
x. Surat Izin;
y. Surat Jalan;
z. Sertifikat;
aa. Ijazah/Surat Tanda Lulus Ujian;
bb. Piagam Penghargaan;
cc.
Surat Undangan;
dd. Surat Pernyataan;
ee.
Surat Izin Cuti;
ff.
Surat Cuti;
gg. Laporan Pelaksanaan Tugas;
hh. Telaahan Staf;
ii.
Kesepakatan Bersama;
jj.
Perjanjian Kerja Sama;
kk. Surat Berbahasa Inggris; dan ll.
Ralat/Perubahan/Pencabutan.
Article 8
Bentuk naskah dinas yang tidak diatur dalam Minu Kemhan dan tetap digunakan, di sesuaikan dengan peraturan perundang-undangan.
Dalam Minu Kemhan, bentuk naskah dinas terdiri atas:
a. Peraturan Menteri;
b. Peraturan Bersama;
c. Instruksi Menteri;
d. Peraturan Dirjen;
e. Keputusan;
f. Keputusan Bersama;
g. Petunjuk Pelaksanaan;
h. Petunjuk Teknis;
i. Prosedur Tetap;
j. Surat Perintah;
k. Surat Tugas;
l. Surat Perjalanan Dinas;
m. Surat Edaran;
n. Pengumuman;
o. Surat Telegram;
p. Surat;
q. Nota Dinas;
r. Surat Pengantar;
s. Surat Keterangan;
t. Surat Kuasa;
u. Amanat/Sambutan;
v. Notulen;
w. Berita Acara;
x. Surat Izin;
y. Surat Jalan;
z. Sertifikat;
aa. Ijazah/Surat Tanda Lulus Ujian;
bb. Piagam Penghargaan;
cc.
Surat Undangan;
dd. Surat Pernyataan;
ee.
Surat Izin Cuti;
ff.
Surat Cuti;
gg. Laporan Pelaksanaan Tugas;
hh. Telaahan Staf;
ii.
Kesepakatan Bersama;
jj.
Perjanjian Kerja Sama;
kk. Surat Berbahasa Inggris; dan ll.
Ralat/Perubahan/Pencabutan.
Article 8
Bentuk naskah dinas yang tidak diatur dalam Minu Kemhan dan tetap digunakan, di sesuaikan dengan peraturan perundang-undangan.
Article 9
Pengelompokan jenis naskah dinas diatur sebagai berikut:
a. kelompok naskah dinas yang bersifat mengatur meliputi:
1. Peraturan Menteri; dan
2. Peraturan Bersama.
b. kelompok naskah dinas yang bersifat insidentil dalam bentuk Instruksi Menteri;
c. kelompok naskah dinas yang bersifat perumusan kebijakan teknis Peraturan Menteri dalam bentuk Peraturan Dirjen;
d. kelompok naskah dinas yang bersifat penetapan, meliputi:
1. Keputusan; dan
2. Keputusan Bersama.
e. kelompok naskah dinas yang bersifat bimbingan meliputi:
1. Petunjuk Pelaksanaan;
2. Petunjuk Teknis; dan
3. Prosedur Tetap;
f. kelompok naskah dinas yang bersifat perintah atau penugasan, meliputi:
1. Surat Perintah;
2. Surat Tugas; dan
3. Surat Perjalanan Dinas.
g. kelompok naskah dinas yang bersifat umum, meliputi:
1. Surat;
2. Nota Dinas;
3. Surat Pengantar;
4. Surat Keterangan;
5. Surat Pernyataan;
6. Surat Kuasa;
7. Amanat/Sambutan;
8. Notulen Rapat;
9. Surat Edaran;
10. Pengumuman;
11. Surat Telegram;
12. Berita Acara;
13. Surat Izin;
14. Surat Jalan;
15. Sertifikat;
16. Ijazah/Surat Tanda Lulus Ujian;
17. Piagam Penghargaan;
18. Surat Undangan;
19. Surat Izin Cuti; dan
20. Surat Cuti.
h. kelompok naskah dinas yang bersifat pelaporan, meliputi:
1. Laporan Pelaksanaan Tugas; dan
2. Telaahan Staf.
i. kelompok naskah dinas yang bersifat khusus, meliputi:
1. Kesepakatan Bersama;
2. Perjanjian Kerja Sama; dan
3. Surat Berbahasa Inggris.
Pengelompokan jenis naskah dinas diatur sebagai berikut:
a. kelompok naskah dinas yang bersifat mengatur meliputi:
1. Peraturan Menteri; dan
2. Peraturan Bersama.
b. kelompok naskah dinas yang bersifat insidentil dalam bentuk Instruksi Menteri;
c. kelompok naskah dinas yang bersifat perumusan kebijakan teknis Peraturan Menteri dalam bentuk Peraturan Dirjen;
d. kelompok naskah dinas yang bersifat penetapan, meliputi:
1. Keputusan; dan
2. Keputusan Bersama.
e. kelompok naskah dinas yang bersifat bimbingan meliputi:
1. Petunjuk Pelaksanaan;
2. Petunjuk Teknis; dan
3. Prosedur Tetap;
f. kelompok naskah dinas yang bersifat perintah atau penugasan, meliputi:
1. Surat Perintah;
2. Surat Tugas; dan
3. Surat Perjalanan Dinas.
g. kelompok naskah dinas yang bersifat umum, meliputi:
1. Surat;
2. Nota Dinas;
3. Surat Pengantar;
4. Surat Keterangan;
5. Surat Pernyataan;
6. Surat Kuasa;
7. Amanat/Sambutan;
8. Notulen Rapat;
9. Surat Edaran;
10. Pengumuman;
11. Surat Telegram;
12. Berita Acara;
13. Surat Izin;
14. Surat Jalan;
15. Sertifikat;
16. Ijazah/Surat Tanda Lulus Ujian;
17. Piagam Penghargaan;
18. Surat Undangan;
19. Surat Izin Cuti; dan
20. Surat Cuti.
h. kelompok naskah dinas yang bersifat pelaporan, meliputi:
1. Laporan Pelaksanaan Tugas; dan
2. Telaahan Staf.
i. kelompok naskah dinas yang bersifat khusus, meliputi:
1. Kesepakatan Bersama;
2. Perjanjian Kerja Sama; dan
3. Surat Berbahasa Inggris.
Setiap naskah dinas harus merupakan suatu kebulatan pikiran yang jelas, padat dan meyakinkan dalam susunan yang sistematis, untuk itu perlu diperhatikan hal-hal sebagai berikut:
a. ketelitian dalam bentuk, susunan, isi dan bahasa yang digunakan maupun cara pengetikan merupakan hal yang penting untuk setiap naskah dinas, sehingga dapat dihindari kesalahan pengambilan keputusan oleh pimpinan;
b. naskah dinas harus terang dan jelas, sehingga setiap rumusan fakta dan argumentasi yang terdapat di dalam naskah dinas harus jelas dan tidak menimbulkan keragu-raguan ataupun tafsiran lain, sehingga perlu dihindarkan penggunaan kata-kata yang tidak lazim;
c. suatu gagasan yang lengkap harus dapat dirumuskan secara singkat dan padat dengan menggunakan kalimat efektif, yang tidak perlu ataupun kurang penting dapat dihilangkan;
d. naskah dinas harus mantik dan meyakinkan dalam penuangan gagasan ke dalam naskah dinas dilakukan menurut urutan yang logis dan sistematik sehingga mampu meyakinkan penerima naskah dinas;
dan
e. setiap naskah dinas harus disusun menurut aturan dan bentuk yang telah dibakukan sesuai dengan tujuan pembuatannya guna memperlancar penanganan dan petugas pun mempunyai pedoman yang pasti.
Setiap naskah dinas harus merupakan suatu kebulatan pikiran yang jelas, padat dan meyakinkan dalam susunan yang sistematis, untuk itu perlu diperhatikan hal-hal sebagai berikut:
a. ketelitian dalam bentuk, susunan, isi dan bahasa yang digunakan maupun cara pengetikan merupakan hal yang penting untuk setiap naskah dinas, sehingga dapat dihindari kesalahan pengambilan keputusan oleh pimpinan;
b. naskah dinas harus terang dan jelas, sehingga setiap rumusan fakta dan argumentasi yang terdapat di dalam naskah dinas harus jelas dan tidak menimbulkan keragu-raguan ataupun tafsiran lain, sehingga perlu dihindarkan penggunaan kata-kata yang tidak lazim;
c. suatu gagasan yang lengkap harus dapat dirumuskan secara singkat dan padat dengan menggunakan kalimat efektif, yang tidak perlu ataupun kurang penting dapat dihilangkan;
d. naskah dinas harus mantik dan meyakinkan dalam penuangan gagasan ke dalam naskah dinas dilakukan menurut urutan yang logis dan sistematik sehingga mampu meyakinkan penerima naskah dinas;
dan
e. setiap naskah dinas harus disusun menurut aturan dan bentuk yang telah dibakukan sesuai dengan tujuan pembuatannya guna memperlancar penanganan dan petugas pun mempunyai pedoman yang pasti.
Article 11
Penggunaan Lambang Negara pada naskah dinas Kemhan sebagai tanda pengenal atau identifikasi yang bersifat resmi sebagai berikut:
a. penggunaan lambang negara, antara lain untuk:
1. naskah dinas yang ditandatangani oleh Menteri;
2. naskah dinas yang ditandatangani atas nama Menteri;
3. naskah dinas yang ditandatangani oleh Wakil Menteri Pertahanan; dan
4. sampul surat dinas Menteri.
b. ukuran lambang negara pada naskah dinas:
1. untuk kertas A-4 atau F-4, tinggi 2,5 cm (dua koma lima centimeter) dan lebar 2,5 cm (dua koma lima centimeter);
2. pada sampul surat dinas Menteri :
a) untuk kertas A4 (besar), tinggi 2,5 cm (dua koma lima centimeter) dan lebar 2,5 cm (dua koma lima centimeter); dan b) untuk ukuran kecil, tinggi 2 cm (dua centimeter) dan lebar 2 cm (dua centimeter);
3. pada naskah dinas tertentu (amanat, sambutan, kata pengantar dan undangan) mendapat perlakuan khusus yaitu perbandingan ukuran lambang dan huruf yang digunakan hendaknya serasi, disesuaikan dengan ukuran kertas.
c. warna lambang negara pada naskah dinas Kemhan:
1. lambang negara warna emas digunakan pada:
a) naskah dinas yang ditandatangani oleh Menteri; dan
b) sampul surat warna putih untuk naskah dinas bentuk surat yang ditandatangani Menteri dengan lambang negara warna emas diikuti nama jabatan Menteri telah dicetak pada sampul disudut kiri atas.
2. lambang negara warna hitam digunakan sebagai berikut:
a. pada naskah dinas yang ditandatangani atas nama Menteri;
dan
b. pada naskah dinas yang ditandatangani oleh Wakil Menteri Pertahanan.
d. lambang negara pada naskah dinas Kemhan ditempatkan sesuai ketentuan format naskah dinas sebagai berikut:
a. di atas kop nama instansi Kemhan;
b. di atas kop nama jabatan Menteri; dan
c. di atas kop nama jabatan Wakil Menteri Pertahanan.
Article 12
(1) Penggunaan logo pada kop naskah dinas Kemhan sebagai tanda pengenal atau identifikasi yang bersifat tetap dan resmi.
(2) Logo yang digunakan untuk naskah dinas keluar lingkungan Kemhan merupakan logo yang sudah ditetapkan.
(3) Penggunaan logo selain logo yang sudah ditetapkan harus berkoordinasi dengan Biro Tata Usaha Setjen Kemhan dan harus dibuat pengesahannya dalam bentuk Keputusan Menteri.
(4) Logo selain yang sudah ditetapkan sebagaimana dimaksud pada ayat
(3), hanya dapat digunakan di lingkungan Kemhan dan tidak dapat digunakan keluar lingkungan Kemhan.
(5) Penggunaan logo pada naskah dinas:
a. digunakan oleh pejabat eselon I, eselon II dan eselon III Kemhan atau atas nama pejabat eselon I, eselon II dan eselon III pada kop naskah dinas;
b. logo diletakkan ½ cm (setengah centimeter) disebelah kiri kop naskah dinas selain amanat/sambutan, sampul/cover dan map
c. pada amanat/sambutan, surat tanda lulus ujian dinas, sertifikat, piagam penghargaan, sampul/cover, dan map, logo diletakkan ½ cm (setengah centimeter) di atas kop, di tengah marjin;
d. pada naskah dinas surat tanda lulus ujian dinas, sertifikat, dan piagam penghargaan, logo dibuat menjadi bingkai berwarna emas;
d. warna logo disesuaikan dengan ketentuan :
1. surat keluar instansi Kemhan menggunakan logo berwarna termasuk tembusan;
2. surat intern Kemhan menggunakan logo berwarna kecuali tembusan;
3. naskah dinas bentuk surat telegram dan nota dinas tidak menggunakan logo.
e. ukuran logo naskah dinas:
1. pada kertas A-4 atau F-4, dengan diameter lingkaran 2,4 cm (dua koma empat centimeter); dan
2. pada sampul buku, map dinas dan amanat, ukuran disesuaikan sehingga serasi dengan bentuk sampul, map dan amanat.
Article 13
(1) Kop surat berupa kelompok tulisan nama instansi/Satker dan/atau nama jabatan di lingkungan Kemhan sebagai petunjuk Satker dan Subsatker serta pejabat yang menerbitkan/membuat naskah dinas.
(2) Kop dalam pelaksanaan Minu Kemhan erat kaitannya dengan penulisan tajuk tanda tangan, cap dinas dan papan nama.
Penggunaan Lambang Negara pada naskah dinas Kemhan sebagai tanda pengenal atau identifikasi yang bersifat resmi sebagai berikut:
a. penggunaan lambang negara, antara lain untuk:
1. naskah dinas yang ditandatangani oleh Menteri;
2. naskah dinas yang ditandatangani atas nama Menteri;
3. naskah dinas yang ditandatangani oleh Wakil Menteri Pertahanan; dan
4. sampul surat dinas Menteri.
b. ukuran lambang negara pada naskah dinas:
1. untuk kertas A-4 atau F-4, tinggi 2,5 cm (dua koma lima centimeter) dan lebar 2,5 cm (dua koma lima centimeter);
2. pada sampul surat dinas Menteri :
a) untuk kertas A4 (besar), tinggi 2,5 cm (dua koma lima centimeter) dan lebar 2,5 cm (dua koma lima centimeter); dan b) untuk ukuran kecil, tinggi 2 cm (dua centimeter) dan lebar 2 cm (dua centimeter);
3. pada naskah dinas tertentu (amanat, sambutan, kata pengantar dan undangan) mendapat perlakuan khusus yaitu perbandingan ukuran lambang dan huruf yang digunakan hendaknya serasi, disesuaikan dengan ukuran kertas.
c. warna lambang negara pada naskah dinas Kemhan:
1. lambang negara warna emas digunakan pada:
a) naskah dinas yang ditandatangani oleh Menteri; dan
b) sampul surat warna putih untuk naskah dinas bentuk surat yang ditandatangani Menteri dengan lambang negara warna emas diikuti nama jabatan Menteri telah dicetak pada sampul disudut kiri atas.
2. lambang negara warna hitam digunakan sebagai berikut:
a. pada naskah dinas yang ditandatangani atas nama Menteri;
dan
b. pada naskah dinas yang ditandatangani oleh Wakil Menteri Pertahanan.
d. lambang negara pada naskah dinas Kemhan ditempatkan sesuai ketentuan format naskah dinas sebagai berikut:
a. di atas kop nama instansi Kemhan;
b. di atas kop nama jabatan Menteri; dan
c. di atas kop nama jabatan Wakil Menteri Pertahanan.
Article 12
(1) Penggunaan logo pada kop naskah dinas Kemhan sebagai tanda pengenal atau identifikasi yang bersifat tetap dan resmi.
(2) Logo yang digunakan untuk naskah dinas keluar lingkungan Kemhan merupakan logo yang sudah ditetapkan.
(3) Penggunaan logo selain logo yang sudah ditetapkan harus berkoordinasi dengan Biro Tata Usaha Setjen Kemhan dan harus dibuat pengesahannya dalam bentuk Keputusan Menteri.
(4) Logo selain yang sudah ditetapkan sebagaimana dimaksud pada ayat
(3), hanya dapat digunakan di lingkungan Kemhan dan tidak dapat digunakan keluar lingkungan Kemhan.
(5) Penggunaan logo pada naskah dinas:
a. digunakan oleh pejabat eselon I, eselon II dan eselon III Kemhan atau atas nama pejabat eselon I, eselon II dan eselon III pada kop naskah dinas;
b. logo diletakkan ½ cm (setengah centimeter) disebelah kiri kop naskah dinas selain amanat/sambutan, sampul/cover dan map
c. pada amanat/sambutan, surat tanda lulus ujian dinas, sertifikat, piagam penghargaan, sampul/cover, dan map, logo diletakkan ½ cm (setengah centimeter) di atas kop, di tengah marjin;
d. pada naskah dinas surat tanda lulus ujian dinas, sertifikat, dan piagam penghargaan, logo dibuat menjadi bingkai berwarna emas;
d. warna logo disesuaikan dengan ketentuan :
1. surat keluar instansi Kemhan menggunakan logo berwarna termasuk tembusan;
2. surat intern Kemhan menggunakan logo berwarna kecuali tembusan;
3. naskah dinas bentuk surat telegram dan nota dinas tidak menggunakan logo.
e. ukuran logo naskah dinas:
1. pada kertas A-4 atau F-4, dengan diameter lingkaran 2,4 cm (dua koma empat centimeter); dan
2. pada sampul buku, map dinas dan amanat, ukuran disesuaikan sehingga serasi dengan bentuk sampul, map dan amanat.
Article 13
(1) Kop surat berupa kelompok tulisan nama instansi/Satker dan/atau nama jabatan di lingkungan Kemhan sebagai petunjuk Satker dan Subsatker serta pejabat yang menerbitkan/membuat naskah dinas.
(2) Kop dalam pelaksanaan Minu Kemhan erat kaitannya dengan penulisan tajuk tanda tangan, cap dinas dan papan nama.
Article 14
Article 15
Penulisan tajuk tanda tangan sebagai berikut:
a. nama jabatan pada tajuk tanda tangan ditulis dalam satu baris, kecuali:
1. jabatan penandatangan lebih dari 25 (dua puluh lima) huruf termasuk spasi dapat dibuat dalam dua baris; dan
2. tajuk tanda tangan yang ditandatangani atas nama pejabat yang memberi wewenang;
b. nama jabatan pada baris pertama tidak boleh disingkat, kecuali dalam surat telegram dan pada kertas formulir ukuran kecil seperti tanda anggota, SIM, dan lain-lain;
c. nama jabatan pada baris kedua setelah a.n. boleh disingkat dan nama jabatan pada baris ketiga setelah u.b. harus disingkat;
d. pembubuhan tanda tangan dengan menggunakan tinta warna hitam atau biru;
e. jarak tajuk tanda tangan dengan tepi kertas sebelah kanan, sekurang- kurangnya 3 cm (tiga centimeter); dan
f. pejabat yang sudah purnawirawan hanya dituliskan nama tanpa ditulis pangkatnya pada tajuk tanda tangan.
Article 16
Article 17
Article 18
Hal-hal khusus mengenai cap dinas diatur sebagai berikut:
a. untuk menjaga adanya pemalsuan cap dinas di lingkungan Kemhan perlu diberi tanda/kode pengaman;
b. tanda/kode pengaman sebagaimana tersebut pada huruf
a. ditentukan oleh pimpinan instansi/satuan yang bersangkutan atau pejabat yang ditunjuk dalam hal ini Kepala Biro Tata Usaha Setjen Kemhan sebagai koordinator, dan dikoordinasikan dengan unsur pengamanan di lingkungan masing-masing, penentuan kode pengamanan, perlu dimuatkan dengan suatu berita acara;
c. cap dinas resmi yang digunakan oleh Satker dan Subsatker di lingkungan Kemhan dikeluarkan oleh Bag Takahdissip Biro TU Setjen Kemhan;
d. Satker dan Subsatker di lingkungan Kemhan tidak diperbolehkan membuat atau menggunakan cap lain selain cap dinas tersebut pada huruf c. tanpa berkoordinasi terlebih dahulu dengan Biro Tata Usaha Setjen Kemhan.
e. naskah kerja sama dengan instansi lain menggunakan cap dinas masing-masing instansi;
f. penyimpanan semua cap dinas yang masih berlaku dipertanggungjawabkan kepada sekretariat/bagian tata usaha atau pejabat di bidang Minu yang ditunjuk;
g. cap dinas yang mengandung sejarah dan tidak dipergunakan lagi, (perubahan organisasi dan/atau organisasinya dibebaskan/dilikuidasi), disimpan di instansi yang menyelenggarakan fungsi sejarah, Ardok atau di badan kearsipan; dan
h. pemusnahan cap dinas yang tidak berlaku karena rusak dan/atau kesalahan administrasi tersebut dapat dilakukan oleh Kepala Sekretariat/Kabag TU/pejabat yang ditunjuk.
Penulisan tajuk tanda tangan sebagai berikut:
a. nama jabatan pada tajuk tanda tangan ditulis dalam satu baris, kecuali:
1. jabatan penandatangan lebih dari 25 (dua puluh lima) huruf termasuk spasi dapat dibuat dalam dua baris; dan
2. tajuk tanda tangan yang ditandatangani atas nama pejabat yang memberi wewenang;
b. nama jabatan pada baris pertama tidak boleh disingkat, kecuali dalam surat telegram dan pada kertas formulir ukuran kecil seperti tanda anggota, SIM, dan lain-lain;
c. nama jabatan pada baris kedua setelah a.n. boleh disingkat dan nama jabatan pada baris ketiga setelah u.b. harus disingkat;
d. pembubuhan tanda tangan dengan menggunakan tinta warna hitam atau biru;
e. jarak tajuk tanda tangan dengan tepi kertas sebelah kanan, sekurang- kurangnya 3 cm (tiga centimeter); dan
f. pejabat yang sudah purnawirawan hanya dituliskan nama tanpa ditulis pangkatnya pada tajuk tanda tangan.
Article 16
Article 17
Article 18
Hal-hal khusus mengenai cap dinas diatur sebagai berikut:
a. untuk menjaga adanya pemalsuan cap dinas di lingkungan Kemhan perlu diberi tanda/kode pengaman;
b. tanda/kode pengaman sebagaimana tersebut pada huruf
a. ditentukan oleh pimpinan instansi/satuan yang bersangkutan atau pejabat yang ditunjuk dalam hal ini Kepala Biro Tata Usaha Setjen Kemhan sebagai koordinator, dan dikoordinasikan dengan unsur pengamanan di lingkungan masing-masing, penentuan kode pengamanan, perlu dimuatkan dengan suatu berita acara;
c. cap dinas resmi yang digunakan oleh Satker dan Subsatker di lingkungan Kemhan dikeluarkan oleh Bag Takahdissip Biro TU Setjen Kemhan;
d. Satker dan Subsatker di lingkungan Kemhan tidak diperbolehkan membuat atau menggunakan cap lain selain cap dinas tersebut pada huruf c. tanpa berkoordinasi terlebih dahulu dengan Biro Tata Usaha Setjen Kemhan.
e. naskah kerja sama dengan instansi lain menggunakan cap dinas masing-masing instansi;
f. penyimpanan semua cap dinas yang masih berlaku dipertanggungjawabkan kepada sekretariat/bagian tata usaha atau pejabat di bidang Minu yang ditunjuk;
g. cap dinas yang mengandung sejarah dan tidak dipergunakan lagi, (perubahan organisasi dan/atau organisasinya dibebaskan/dilikuidasi), disimpan di instansi yang menyelenggarakan fungsi sejarah, Ardok atau di badan kearsipan; dan
h. pemusnahan cap dinas yang tidak berlaku karena rusak dan/atau kesalahan administrasi tersebut dapat dilakukan oleh Kepala Sekretariat/Kabag TU/pejabat yang ditunjuk.
Article 19
Article 20
Article 21
Pemakaian kait/baris spasi vertikal dalam naskah dinas diatur sebagai berikut:
a. 1 (satu) kait/baris digunakan untuk naskah akhir bukan konsep suatu naskah dinas, jika isi naskah dinas tidak terlalu panjang, untuk kerapian dan keserasian pengetikannya dapat lebih dari 1 (satu) kait, misalnya 1½ (satu setengah) kait;
b. dua kait/baris digunakan:
1. antara ayat dengan ayat;
2. antara pasal dengan pasal apabila ditulis dari samping kiri;
3. antara pasal dengan subpasal;
4. antara subpasal dengan subpasal/subsubpasal;
5. antara subsubpasal dengan subsubpasal/subsubsubpasal;
6. antara judul samping dengan teks di bawahnya;
7. pada kelompok referensi dan lampiran suatu naskah dinas; dan
8. antara u.p. dengan teks di bawahnya.
c. tiga kait/baris digunakan:
1. antara pasal dengan pasal apabila ditulis ditengah;
2. antara judul paragraf dengan pasal yang ditulis di tengah;
3. antara judul bagian dengan paragraf yang ditulis di tengah;
4. antara kelompok alamat kepada dan kelompok alamat tembusan jika kedua kelompok ini diletakkan di bagian penutup di sebelah kiri bawah halaman;
5. antara klasifikasi dengan tepi atas kertas;
6. antara nomor halaman dan baris pertama teks di bawahnya, jika tidak ada klasifikasi;
7. antara penunjukan lampiran dan teks naskah dinas;
8. antara baris terakhir dengan judul samping;
9. antara baris terakhir dengan klasifikasi;
10. antara baris terakhir dan judul tengah;
11. antara baris terakhir tulisan dengan tajuk tanda tangan; dan
12. antara klasifikasi dengan tepi bawah kertas.
d. empat kait/baris digunakan antara nama jabatan dan nama pejabat pada tajuk tanda tangan.
Pengetikan pada naskah dinas Kemhan diatur sebagai berikut:
a. ukuran kertas yang secara resmi digunakan yaitu ukuran kuarto atau A4 (297 mm x 210 mm) dan folio atau F4 (330 mm x 215 mm) dalam keadaan dan kepentingan tertentu, dapat pula digunakan kertas dengan ukuran:
1. folio ganda (430 mm x 330 mm);
2. setengah kuarto (A5 – 210 mm x 148 mm); atau
3. kuarto ganda (A3 – 420 mm x 297 mm).
b. naskah dinas ditulis menggunakan kertas berwarna putih dengan kualitas terbaik, khususnya untuk naskah dinas dengan jangka waktu simpan 10 (sepuluh) tahun ke atas;
c. untuk keserasian dan kerapian, tidak seluruh halaman kertas digunakan dalam pembuatan naskah dinas, sehingga perlu ditetapkan ruang tepi atas, tepi bawah, tepi kiri, dan tepi kanan yang tetap dibiarkan kosong, penentuan ruang tepi dilakukan berdasarkan ukuran yang terdapat pada mesin ketik/komputer, diatur sebagai berikut:
1. ruang tepi atas ditetapkan tiga kait/0.8 inci/2.03 cm dari tepi atas kertas, tulisan paling atas adalah klasifikasi, lambang negara/logo Kemhan, nama instansi/kop untuk sampul buku, halaman pertama tanpa nomor halaman;
2. untuk naskah dinas yang menggunakan lambang negara pengetikannya di tengah atas halaman pertama dengan urutan sebagai berikut:
a) klasifikasi apabila ada dalam bentuk buku;
b) lambang negara; dan c) kop nama instansi/nama jabatan tanpa garis bawah dengan jenis huruf arial kapital ditebalkan, ukuran 11 (sebelas).
3. untuk naskah dinas yang menggunakan logo Kemhan ditempatkan disamping kiri kop instansi, pengetikannya di tengah atas halaman pertama dengan urutan sebagai berikut:
a) klasifikasi apabila ada dalam bentuk buku;
b) logo Kemhan dan nama instansi tanpa garis bawah dengan jenis huruf kapital ditebalkan Arial 11 (sebelas).
4. ruang tepi bawah kertas ditetapkan tiga kait/0.8 inci/ 2.03 cm dari tepi bawah kertas, klasifikasi dengan huruf Arial ukuran 10 (sepuluh) atau alamat instansi dengan huruf Arial ukuran 9 (sembilan) untuk naskah dinas bentuk surat diketik pada halaman pertama, 3 (tiga) kait dari ruang tepi bawah kertas;
5. ruang tepi kiri ditetapkan paling sedikit 10 (sepuluh) dan paling banyak 15 (lima belas) ketukan/1 inci/2.54 cm dari tepi kiri kertas, jika digunakan bolak-balik, maka untuk halaman nomor genap berlaku sesuai ketentuan yang diatur pada ruang tepi kanan yaitu lima ketukan, ketentuan ini berlaku antara lain untuk pengetikan pada sheet stensil, dan pengetikan naskah yang akan dibendel menjadi buku, dan pengetikan naskah lainnya yang diketik bolak-balik;
6. ruang tepi kanan ditetapkan paling sedikit 5 (lima) ketukan/0,6 inci/ 1.52 cm dari tepi kanan kertas, jika digunakan bolak-balik, maka untuk halaman ganjil berlaku sesuai ketentuan yang diatur pada ruang tepi kiri yaitu paling sedikit 10 (sepuluh) dan paling banyak 15 (lima belas) ketukan; dan
7. konfigurasi margin sebagai berikut:
a) top (atas) :
0,8” = 2.03 cm = 3 (tiga) kait;
b) bottom (bawah) :
0,8” = 2.03 cm = 3 (tiga) kait;
c) left (kiri) :
1” = 2.54 cm = 10 atau 15 ketukan;
d) right (kanan) :
0,6” = 1.52 cm = 5 ketukan;
e) header (klasifikasi atas) :
0,6” = 1,52 cm;
f) footer (klasifikasi bawah) :
0,6” = 1,52 cm; dan g) alamat instansi (untuk naskah dinas bentuk surat) : 2 (dua) kait dari ruang tepi bawah kertas.
d. jenis huruf Arial dan ukuran huruf 11 (sebelas) untuk ST, ukuran huruf 12 (dua belas) untuk naskah lainnya dan ukuran huruf 14 (empat belas) untuk amanat/sambutan, penggunaannya disesuaikan dengan bentuk naskah dinas;
e. jarak spasi satu atau satu setengah sesuai kebutuhan;
f. untuk pengetikan naskah dinas dapat dilaksanakan secara bolak balik; dan
g. hasil ketikan harus rapi, bersih dan jelas.
Article 20
Article 21
Pemakaian kait/baris spasi vertikal dalam naskah dinas diatur sebagai berikut:
a. 1 (satu) kait/baris digunakan untuk naskah akhir bukan konsep suatu naskah dinas, jika isi naskah dinas tidak terlalu panjang, untuk kerapian dan keserasian pengetikannya dapat lebih dari 1 (satu) kait, misalnya 1½ (satu setengah) kait;
b. dua kait/baris digunakan:
1. antara ayat dengan ayat;
2. antara pasal dengan pasal apabila ditulis dari samping kiri;
3. antara pasal dengan subpasal;
4. antara subpasal dengan subpasal/subsubpasal;
5. antara subsubpasal dengan subsubpasal/subsubsubpasal;
6. antara judul samping dengan teks di bawahnya;
7. pada kelompok referensi dan lampiran suatu naskah dinas; dan
8. antara u.p. dengan teks di bawahnya.
c. tiga kait/baris digunakan:
1. antara pasal dengan pasal apabila ditulis ditengah;
2. antara judul paragraf dengan pasal yang ditulis di tengah;
3. antara judul bagian dengan paragraf yang ditulis di tengah;
4. antara kelompok alamat kepada dan kelompok alamat tembusan jika kedua kelompok ini diletakkan di bagian penutup di sebelah kiri bawah halaman;
5. antara klasifikasi dengan tepi atas kertas;
6. antara nomor halaman dan baris pertama teks di bawahnya, jika tidak ada klasifikasi;
7. antara penunjukan lampiran dan teks naskah dinas;
8. antara baris terakhir dengan judul samping;
9. antara baris terakhir dengan klasifikasi;
10. antara baris terakhir dan judul tengah;
11. antara baris terakhir tulisan dengan tajuk tanda tangan; dan
12. antara klasifikasi dengan tepi bawah kertas.
d. empat kait/baris digunakan antara nama jabatan dan nama pejabat pada tajuk tanda tangan.
Article 22
(1) Surat menyurat dinas adalah salah satu kegiatan Minu dalam pengendalian arus berita baik tertulis maupun lisan, kegiatan ini dilaksanakan untuk membantu pimpinan dalam menentukan atau mengambil keputusan/kebijakan.
(2) Pengurusan dan pengendalian naskah dinas harus dilakukan dengan cermat dan saksama agar tujuan tercapai secara berhasil guna dan berdaya guna serta harus dilaksanakan dengan memperhatikan derajat dan klasifikasi naskah dinas tersebut.
Article 23
Penggunaan dan pencantuman derajat di dalam naskah dinas diatur sebagai berikut:
a. yang dimaksud dengan derajat di sini adalah tingkat kecepatan penyelesaian/ penyampaian suatu naskah dinas;
b. derajat ditentukan oleh pejabat yang menandatangani surat atau oleh Kabagum/Kabag TU/Kabag Takahdissip/Kasubbag TU/Kasubbag TU/ Kasubbag Takahdis;
c. pejabat yang bertugas menyampaikannaskah dinas dalam hal ini kurir berkewajiban menyampaikan naskah dinas tersebut menurut derajat yang ditentukan oleh pengirim berita;
d. penyelesaian suatu naskah dinas disesuaikan dengan derajatnya;
e. tingkat kecepatan penyelesaian/penyampaian naskah dinas dibedakan atas:
1. kilat, yang berarti bahwa naskah dinas harus diselesaikan/dikirim/ disampaikan seketika itu juga kepada pejabat yang berkepentingan;
2. segera, yang berarti bahwa naskah dinas harus diselesaikan/dikirim/ disampaikan dalam waktu 24 (dua puluh empat) jam kepada pejabat yang berkepentingan; dan
3. biasa, yang berarti bahwa naskah dinas harus diselesaikan/dikirim/ disampaikan menurut urutan yang diterima oleh bagian ekspedisi/kantor berita, sesuai dengan jadwal perjalanan kurir, kepada pejabat yang berkepentingan.
f. pencantuman tulisan derajat kilat dan segera, dibubuhkan pada sudut kanan atas naskah dinas dan pada sampulnya.
(1) Surat menyurat dinas adalah salah satu kegiatan Minu dalam pengendalian arus berita baik tertulis maupun lisan, kegiatan ini dilaksanakan untuk membantu pimpinan dalam menentukan atau mengambil keputusan/kebijakan.
(2) Pengurusan dan pengendalian naskah dinas harus dilakukan dengan cermat dan saksama agar tujuan tercapai secara berhasil guna dan berdaya guna serta harus dilaksanakan dengan memperhatikan derajat dan klasifikasi naskah dinas tersebut.
Article 23
Penggunaan dan pencantuman derajat di dalam naskah dinas diatur sebagai berikut:
a. yang dimaksud dengan derajat di sini adalah tingkat kecepatan penyelesaian/ penyampaian suatu naskah dinas;
b. derajat ditentukan oleh pejabat yang menandatangani surat atau oleh Kabagum/Kabag TU/Kabag Takahdissip/Kasubbag TU/Kasubbag TU/ Kasubbag Takahdis;
c. pejabat yang bertugas menyampaikannaskah dinas dalam hal ini kurir berkewajiban menyampaikan naskah dinas tersebut menurut derajat yang ditentukan oleh pengirim berita;
d. penyelesaian suatu naskah dinas disesuaikan dengan derajatnya;
e. tingkat kecepatan penyelesaian/penyampaian naskah dinas dibedakan atas:
1. kilat, yang berarti bahwa naskah dinas harus diselesaikan/dikirim/ disampaikan seketika itu juga kepada pejabat yang berkepentingan;
2. segera, yang berarti bahwa naskah dinas harus diselesaikan/dikirim/ disampaikan dalam waktu 24 (dua puluh empat) jam kepada pejabat yang berkepentingan; dan
3. biasa, yang berarti bahwa naskah dinas harus diselesaikan/dikirim/ disampaikan menurut urutan yang diterima oleh bagian ekspedisi/kantor berita, sesuai dengan jadwal perjalanan kurir, kepada pejabat yang berkepentingan.
f. pencantuman tulisan derajat kilat dan segera, dibubuhkan pada sudut kanan atas naskah dinas dan pada sampulnya.
Article 24
Article 25
(1) Naskah dinas disusun menurut pengelompokan ruang lingkupnya, secara umum terdiri atas bab, bagian, pasal, subpasal dan seterusnya, ada beberapa hal yang dapat digunakan sebagai berikut:
a. menggunakan susunan bab, bagian dan pasal, maka bab merupakan kelompok terbesar yang terdiri atas beberapa bagian dan bagian terdiri atas beberapa pasal dan bagian dicantumkan di tengah, penulisan diatur sebagai berikut :
1. jika pasal dicantumkan di samping kiri, maka penulisannya tidak menggunakan kata “pasal“, cukup nomor pasal saja;
dan
2. jika pasal dicantumkan di tengah, maka penulisannya terdiri atas kata “Pasal“ dan nomor pasal.
b. menggunakan susunan bab dan pasal, maka bab merupakan kelompok terbesar yang terdiri atas sejumlah pasal;
c. naskah dinas yang menggunakan susunan judul tengah, judul samping dan pasal, maka susunannya tidak menggunakan kata bab, bagian ataupun pasal, judul tengah merupakan kelompok terbesar yang mencakup beberapa judul samping dan judul samping meliputi sejumlah pasal, nomor urut pasal seluruhnya ditulis di samping kiri;
d. naskah dinas yang menggunakan susunan judul tengah dan pasal, maka susunannya juga tidak menggunakan kata bab, bagian ataupun pasal, judul tengah mencakup semua pasal dibawahnya, nomor pasal seluruhnya ditulis di samping kiri;
e. naskah dinas yang menggunakan susunan judul samping dan pasal, maka susunannya juga tidak menggunakan kata bab, bagian ataupun pasal judul samping mencakup pasal-pasal yang terdapat dibawahnya, semua nomor pasal ditulis di samping kiri;
dan
f. naskah dinas yang menggunakan susunan pasal, maka seluruh materi naskah dinas dituangkan ke dalam urutan pasal, baik di samping kiri ataupun tengah, susunan ini digunakan untuk suatu naskah dinas dengan ruang lingkup yang sederhana, khusus pada naskah dinas yang berbentuk surat, pemakaian nomor pasal tidak merupakan keharusan.
Article 26
Tatacara penomoran naskah dinas harus dibuat secara berurutan, mulai dari yang terkecil sampai dengan yang terbesar, perlu diperhatikan bahwa tatacara yang dimaksud di sini tidak berlaku sama dengan tata cara penomoran pada setiap bentuk naskah dinas sebagai berikut:
a. bab-bab di dalam satu naskah diberi nomor urut dengan angka Romawi, seluruhnya diketik dengan huruf kapital dan tidak diakhiri dengan titik, bab ditulis di tengah, langsung setelah bagian atau pasal terakhir dari bab sebelumnya;
b. bagian dan nomornya ditulis Bagian Kesatu, Bagian Kedua dan seterusnya, diletakkan secara simetris di tengah atas halaman;
c. pasal-pasal dari satu bagian diberi nomor secara berurutan dalam angka Arab, mulai dari nomor 1 sampai terakhir, nomor pasal ditulis diakhiri dengan titik;
d. subpasal dari pasal diberi nomor dengan menggunakan huruf kecil atau abjad a, abjad b, abjad c dan seterusnya, diakhiri dengan titik;
e. subsubpasal dari sebuah subpasal diberi nomor dengan menggunakan angka Arab yang diikuti kurung tutup tanpa diakhiri dengan titik;
f. jika sangat diperlukan, penomoran pasal diteruskan sampai dengan subsubsubpasal, dengan menggunakan nomor huruf kecil yang diikuti kurung tutup tanpa diakhiri titik;
g. penomoran halaman pada naskah dinas yang terdiri lebih dari satu halaman, maka halaman kedua dan seterusnya diberi nomor halaman dalam angka Arab tanpa tambahan tanda-tanda lain dibuat di tengah atas halaman, jika naskah dinas tersebut memiliki tingkat klasifikasi tertentu nomor halaman diletakkan di bawah klasifikasi; dan
h. penomoran pada alamat “kepada”, “tembusan”, dan “salinan” yang lebih dari satu diberi nomor angka Arab dan diakhiri dengan titik, huruf pertama alamat diketik 3 (tiga) ketukan setelah titik, sedangkan alamat yang dituju, tembusan dan salinan diberi tanda titik pada alamat yang terakhir saja.
(1) Naskah dinas disusun menurut pengelompokan ruang lingkupnya, secara umum terdiri atas bab, bagian, pasal, subpasal dan seterusnya, ada beberapa hal yang dapat digunakan sebagai berikut:
a. menggunakan susunan bab, bagian dan pasal, maka bab merupakan kelompok terbesar yang terdiri atas beberapa bagian dan bagian terdiri atas beberapa pasal dan bagian dicantumkan di tengah, penulisan diatur sebagai berikut :
1. jika pasal dicantumkan di samping kiri, maka penulisannya tidak menggunakan kata “pasal“, cukup nomor pasal saja;
dan
2. jika pasal dicantumkan di tengah, maka penulisannya terdiri atas kata “Pasal“ dan nomor pasal.
b. menggunakan susunan bab dan pasal, maka bab merupakan kelompok terbesar yang terdiri atas sejumlah pasal;
c. naskah dinas yang menggunakan susunan judul tengah, judul samping dan pasal, maka susunannya tidak menggunakan kata bab, bagian ataupun pasal, judul tengah merupakan kelompok terbesar yang mencakup beberapa judul samping dan judul samping meliputi sejumlah pasal, nomor urut pasal seluruhnya ditulis di samping kiri;
d. naskah dinas yang menggunakan susunan judul tengah dan pasal, maka susunannya juga tidak menggunakan kata bab, bagian ataupun pasal, judul tengah mencakup semua pasal dibawahnya, nomor pasal seluruhnya ditulis di samping kiri;
e. naskah dinas yang menggunakan susunan judul samping dan pasal, maka susunannya juga tidak menggunakan kata bab, bagian ataupun pasal judul samping mencakup pasal-pasal yang terdapat dibawahnya, semua nomor pasal ditulis di samping kiri;
dan
f. naskah dinas yang menggunakan susunan pasal, maka seluruh materi naskah dinas dituangkan ke dalam urutan pasal, baik di samping kiri ataupun tengah, susunan ini digunakan untuk suatu naskah dinas dengan ruang lingkup yang sederhana, khusus pada naskah dinas yang berbentuk surat, pemakaian nomor pasal tidak merupakan keharusan.
Article 26
Tatacara penomoran naskah dinas harus dibuat secara berurutan, mulai dari yang terkecil sampai dengan yang terbesar, perlu diperhatikan bahwa tatacara yang dimaksud di sini tidak berlaku sama dengan tata cara penomoran pada setiap bentuk naskah dinas sebagai berikut:
a. bab-bab di dalam satu naskah diberi nomor urut dengan angka Romawi, seluruhnya diketik dengan huruf kapital dan tidak diakhiri dengan titik, bab ditulis di tengah, langsung setelah bagian atau pasal terakhir dari bab sebelumnya;
b. bagian dan nomornya ditulis Bagian Kesatu, Bagian Kedua dan seterusnya, diletakkan secara simetris di tengah atas halaman;
c. pasal-pasal dari satu bagian diberi nomor secara berurutan dalam angka Arab, mulai dari nomor 1 sampai terakhir, nomor pasal ditulis diakhiri dengan titik;
d. subpasal dari pasal diberi nomor dengan menggunakan huruf kecil atau abjad a, abjad b, abjad c dan seterusnya, diakhiri dengan titik;
e. subsubpasal dari sebuah subpasal diberi nomor dengan menggunakan angka Arab yang diikuti kurung tutup tanpa diakhiri dengan titik;
f. jika sangat diperlukan, penomoran pasal diteruskan sampai dengan subsubsubpasal, dengan menggunakan nomor huruf kecil yang diikuti kurung tutup tanpa diakhiri titik;
g. penomoran halaman pada naskah dinas yang terdiri lebih dari satu halaman, maka halaman kedua dan seterusnya diberi nomor halaman dalam angka Arab tanpa tambahan tanda-tanda lain dibuat di tengah atas halaman, jika naskah dinas tersebut memiliki tingkat klasifikasi tertentu nomor halaman diletakkan di bawah klasifikasi; dan
h. penomoran pada alamat “kepada”, “tembusan”, dan “salinan” yang lebih dari satu diberi nomor angka Arab dan diakhiri dengan titik, huruf pertama alamat diketik 3 (tiga) ketukan setelah titik, sedangkan alamat yang dituju, tembusan dan salinan diberi tanda titik pada alamat yang terakhir saja.
(1) Pembuatan judul pada naskah dinas diatur sebagai berikut:
a. judul hendaknya berdiri sendiri dan tidak menjadi bagian dari kalimat yang mengikutinya;
penulisan salah:
Maksud. Memberikan gambaran........
seharusnya :
Maksud.
Penyusunan naskah .......ini dimaksudkan untuk memberikan gambaran ........
atau:
Maksud. Maksud dari penyusunan naskah ini adalah untuk memberikan gambaran ........
b. kebanyakan isi naskah dinas dimulai dengan suatu rumusan singkat yang disebut judul karangan, dalam naskah dinas yang sederhana, dalam surat dan nota dinas, judul karangan ditulis di ruang “hal”, sedangkan dalam bentuk peraturan, keputusan, instruksi, petunjuk pelaksanaan, petunjuk teknis, surat edaran dan pengumuman judul karangan ditulis di bawah “Tentang”;
c. judul tengah ditulis ditengah, seluruhnya dalam huruf kapital dan tidak diakhiri dengan titik, judul tengah digunakan untuk menggambarkan seluruh isi teks yang terdapat dibawahnya sampai ke judul tengah berikutnya, oleh karena itu rumusannya harus merangkum seluruh isi teks tersebut;
d. judul samping merupakan satu baris tersendiri, diketik mulai dari tepi kiri, seluruhnya dalam huruf besar dan tidak diakhiri dengan titik, digunakan untuk menggambarkan seluruh isi pasal yang terdapat di bawahnya sampai ke judul samping atau judul berikutnya, oleh karena itu rumusannya harus dapat merangkum seluruh isi pasal tersebut;
e. judul pasal adalah rumusan singkat tentang isi pasal, ditulis mulai dari tepi kiri sebaris dengan nomor pasal dan diakhiri dengan titik, sehingga mencakup seluruh isi pasal yang bersangkutan termasuk subpasal di bawahnya; dan
f. judul subpasal adalah rumusan singkat tentang isi subpasal yang ditulis sebaris dengan nomor subpasal dan diakhiri dengan titik, sehingga mencakup seluruh isi subpasal yang bersangkutan termasuk subpasal di bawahnya.
(2) Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam pembuatan judul, sebagai berikut:
a. perumusan judul hendaklah singkat, padat dan dapat menggambarkan seluruh persoalan yang tercakup didalamnya;
b. sesuai dengan pengertian judul tengah, bab dan bagian dapat pula digolongkan ke dalam judul tengah, dalam hal ini kata “bab” dan/atau “bagian” harus dicantumkan di atas judul tengah;
c. pemakaian judul di dalam suatu naskah dinas hendaklah konsisten, jika suatu pasal mempunyai judul pasal, diusahakan agar seluruh pasal di dalam naskah dinas yang bersangkutan mempunyai judul pasal; dan
d. sesuai dengan ketentuan jika judul pasal ditulis di tengah maka kata “Pasal” dicantumkan.
Penulisan alamat tujuan diatur sebagai berikut:
a. penulisan alamat ditujukan langsung kepada pejabat yang bersangkutan, penulisannya sebagai berikut:
Kepada Yth. Sekjen Kemhan di Jakarta
b. penulisan alamat ditujukan langsung kepada pejabat yang bersangkutan lebih dari satu maksimal lima nomor, penulisannya sebagai berikut:
c. apabila alamat pejabat yang dikirim lebih dari lima nomor, maka dibuat daftar alamat sebagai lampiran:
Kepada Yth. Pejabat tersebut dalam lampiran di Jakarta Kepada Yth. 1. Sekjen Kemhan
2. Irjen Kemhan
3. Dirjen Strahan Kemhan
4. Dirjen Renhan Kemhan
5. Dirjen Kuathan Kemhan di Jakarta
d. pencantuman kata Yth pada alamat yang terletak pada kelompok penutup naskah dinas, ditulis di sebelah kiri bawah sejajar dengan pejabat yang menandatangani naskah tersebut, diketik setelah kata kepada diikuti tanda baca titik dua seperti naskah dinas keputusan, Juklak, Juknis, Protap, surat edaran, pengumuman, letaknya sejajar dengan pangkat/golongan penandatangan, namun dalam keadaan khusus dapat disesuaikan dengan panjang kertas, penulisannya sebagai berikut:
Kepada Yth:
1. Kas Angkatan
2. Kasum TNI.
Tembusan:
1. Menteri
2. Panglima TNI.
e. pada alamat tembusan, tidak dicantumkan Yth serta diberi garis penutup sepanjang kalimat yang paling panjang, penulisannya sebagai berikut:
Tembusan:
1. Menteri
2. Panglima TNI.
f. alamat tembusan pada naskah dinas Keputusan tidak dicantumkan Yth serta tidak diberi garis penutup, penulisannya sebagai berikut:
a.n. Menteri Pertahanan Sekretaris Jenderal, Eris Herryanto, M.A.
Marsekal Madya TNI
a.n. Menteri Pertahanan Sekretaris Jenderal, Eris Herryanto, M.A.
Marsekal Madya TNI
Tembusan Keputusan Menteri Pertahanan ini disampaikan kepada:
1. Ketua Badan Pemeriksa Keuangan
2. Menteri Pertahanan
3. Kasad
4. Kasal.
g. bentuk naskah dinas yang menggunakan kata salinan adalah naskah dinas bentuk Keputusan, penulisannya sebagai berikut:
Salinan Keputusan Menteri Pertahanan ini disampaikan kepada:
1. Ketua Badan Pemeriksa Keuangan
2. Menteri Pertahanan
3. Kasad
4. Kasal.
Article 29
Dasar merupakan acuan/referensi dalam pembuatan dinas yang berupa peraturan perundang-undangan, naskah dinas, dan dokumen lainnya dengan ketentuan:
a. penulisan dasar diatur sebagai berikut:
1. dasar, terdapat pada pasal pertama didahului kata-kata dasar diikuti titik dua;
2. pada naskah dinas yang berbentuk Keputusan, referensi dinyatakan di dalam konsiderans Mengingat, sedangkan pada surat perintah, petunjuk pelaksanaan, petunjuk teknis, surat edaran dan pengumuman, dinyatakan dalam dasar.
b. naskah dinas apabila referensi hanya satu maka dinyatakan dengan menggunakan tanda baca kurang (-) sebagai pengganti nomor; dan
c. referensi yang lebih dari satu harus dinyatakan secara jelas dengan menggunakan nomor secara berurutan dan disusun berdasarkan jenis dan hierarki peraturan perundang-undangan, tataran referensi sebagai berikut:
1. UNDANG-UNDANG Dasar Republik INDONESIA Tahun 1945;
2. kelompok UNDANG-UNDANG/PERATURAN PEMERINTAH Pengganti UNDANG-UNDANG;
3. kelompok PERATURAN PEMERINTAH;
4. kelompok Peraturan PRESIDEN;
5. kelompok Keputusan PRESIDEN;
6. kelompok Peraturan Menteri;
7. kelompok Keputusan Menteri; dan
8. kelompok naskah dinas lainnya.
Dasar merupakan acuan/referensi dalam pembuatan dinas yang berupa peraturan perundang-undangan, naskah dinas, dan dokumen lainnya dengan ketentuan:
a. penulisan dasar diatur sebagai berikut:
1. dasar, terdapat pada pasal pertama didahului kata-kata dasar diikuti titik dua;
2. pada naskah dinas yang berbentuk Keputusan, referensi dinyatakan di dalam konsiderans Mengingat, sedangkan pada surat perintah, petunjuk pelaksanaan, petunjuk teknis, surat edaran dan pengumuman, dinyatakan dalam dasar.
b. naskah dinas apabila referensi hanya satu maka dinyatakan dengan menggunakan tanda baca kurang (-) sebagai pengganti nomor; dan
c. referensi yang lebih dari satu harus dinyatakan secara jelas dengan menggunakan nomor secara berurutan dan disusun berdasarkan jenis dan hierarki peraturan perundang-undangan, tataran referensi sebagai berikut:
1. UNDANG-UNDANG Dasar Republik INDONESIA Tahun 1945;
2. kelompok UNDANG-UNDANG/PERATURAN PEMERINTAH Pengganti UNDANG-UNDANG;
3. kelompok PERATURAN PEMERINTAH;
4. kelompok Peraturan PRESIDEN;
5. kelompok Keputusan PRESIDEN;
6. kelompok Peraturan Menteri;
7. kelompok Keputusan Menteri; dan
8. kelompok naskah dinas lainnya.
Penulisan lampiran diatur sebagai berikut:
a. lampiran dapat diikuti sublampiran, sublampiran diikuti subsublampiran dan subsubsublampiran, diatur sebagai berikut:
1. pada naskah dinas peraturan sebagaimana tercantum dalam Pasal;
2. pada naskah dinas keputusan, Juklak, Juknis, surat edaran, surat perintah, surat tugas, adanya lampiran dinyatakan di dalam diktum/isi;
3. pada naskah dinas surat, adanya lampiran dan jumlahnya dicantumkan di dalam ruang lampiran disamping dinyatakan di dalam teks; dan
4. pada naskah dinas laporan dan sejenisnya lampiran ditulis di bawah referensi dengan cara sama dan selanjutnya disusun setelah naskah induk sesuai dengan urutan yang ditetapkan.
b. jika naskah dinas sebagaimana tersebut pada huruf a. nomor 2, nomor 3, dan nomor 4 memiliki beberapa lampiran, maka setiap halaman pertama lampiran diberi kode dengan menyebutkan nama naskah dinas, nomor dan tanggal, huruf awal menggunakan huruf kapital, lampiran ditulis di sudut kanan pada halaman pertama dengan huruf Arial ukuran 11 (sebe3las), jika lampiran tersebut lebih dari satu halaman maka halaman dua dan seterusnya tidak perlu dicantumkan lagi kode lampiran, untuk lampiran tunggal tidak diberi nomor urut, lampiran yang lebih dari satu diberi nomor urut dengan angka Romawi penulisannya sebagai berikut:
Lampiran Keputusan Menteri Nomor :
Tanggal :
Lampiran I Keputusan Menteri Nomor :
Tanggal :
c. jika lampiran diikuti sublampiran, sublampiran diberi nomor urut dengan huruf abjad kapital, sublampiran tunggal tidak diberi nomor urut penulisannya sebagai berikut:
Sublampiran dari Lampiran Keputusan Menteri Nomor :
Tanggal :
Sublampiran A dari Lampiran Keputusan Menteri Nomor :
Tanggal :
d. jika sublampiran diikuti subsublampiran, subsublampiran diberi nomor urut dengan angka arab, subsublampiran tunggal tidak diberi nomor urut penulisannya sebagai berikut:
Subsublampiran Sublampiran A dari Lampiran Keputusan Menteri Nomor :
Tanggal :
Subsublampiran 1 Sublampiran A dari Lampiran I Keputusan Menteri Nomor :
Tanggal :
e. jika subsublampiran suatu naskah dinas diikuti subsubsublampiran, maka diberi nomor urut dengan huruf kecil, subsubsublampiran tunggal tidak diberi nomor urut penulisannya sebagai berikut:
Subsubsublampiran Subsublampiran 1 Sublampiran A dari Lampiran I Keputusan Menteri Nomor :
Tanggal :
Subsubsublampiran a Subsublampiran 1 Sublampiran A dari Lampiran I Keputusan Menteri Nomor :
Tanggal :
f. jika lampiran suatu naskah dinas terdiri atas berbagai tingkat klasifikasi, maka seluruh lampiran diperlakukan menurut tingkat klasifikasi tertinggi; dan
g. penulisan lampiran pada naskah dinas bentuk Peraturan sebagaimana tercantum dalam Pasal 38 Peraturan ini.
BAB 11
Daftar Distribusi
BAB Ketiga
Pembentukan Naskah Dinas
BAB 1
Peraturan Menteri
BAB I
KETENTUAN UMUM 3. bagian diberi nomor urut dengan bilangan tingkat yang
BAB Kesatu
Susunan dan Kedudukan 5. paragraf diberi nomor urut dengan angka Arab dan diberi
BAB 1
Ketua, Wakil Ketua, dan Hakim 7. pasal, diatur sebagai berikut:
BAB 2
Peraturan Bersama
BAB 3
Instruksi
BAB 4
Peraturan Direktur Jenderal
BAB 5
Keputusan
BAB 6
Keputusan Bersama
BAB 7
Petunjuk Pelaksanaan
BAB 8
Petunjuk Teknis
BAB 9
Prosedur Tetap
BAB 10
Surat Perintah
BAB 11
Surat Tugas
BAB 12
Surat Edaran
BAB 13
Pengumuman
BAB 14
Surat Telegram
BAB 15
Surat
BAB 16
Nota Dinas
BAB 17
Surat Pengantar
BAB 18
Surat Keterangan
BAB 19
Surat Kuasa
BAB 20
Amanat/Sambutan
BAB 21
Notulen Rapat
BAB 22
Berita Acara
BAB 23
Surat Izin
BAB 24
Surat Jalan
BAB 25
Sertifikat
BAB 26
Ijazah/Surat Tanda Lulus Ujian
BAB 27
Piagam Penghargaan
BAB 28
Undangan
BAB 29
Surat Pernyataan
BAB 30
Surat Perjalanan Dinas
BAB 31
Permohonan Izin Cuti
BAB 32
Surat Cuti
BAB 33
Ralat
BAB 34
Perubahan
BAB 35
Pencabutan/Pembatalan
BAB 36
Laporan Pelaksanaan Tugas
BAB 37
Telaahan Staf
BAB 38
Kesepakatan Bersama
BAB 39
Perjanjian Kerja Sama
BAB 40
Surat Berbahasa Asing
BAB Keempat
Papan Nama
BAB III
SURAT MENYURAT DINAS
BAB Kesatu
Surat Masuk dan Surat Keluar
BAB 1
Umum
BAB 2
Pengurusan Surat Masuk
BAB 3
Pengurusan Surat Keluar
BAB Kedua
Penggandaan Naskah dengan Cetakan
BAB Ketiga
Penyampaian Naskah Dinas
BAB IV
EJAAN, SINGKATAN DAN AKRONIM
BAB Kesatu
Ejaan
BAB Kedua
Singkatan dan Akronim
BAB 1
Singkatan
BAB 2
Akronim
BAB V
TATA NASKAH
BAB Kesatu
Ketentuan Umum
BAB Kedua
Sarana/Perlengkapan Takah
BAB Ketiga
Pelaksanaan
BAB Keempat
Penyimpanan
BAB VI
KETENTUAN PENUTUP
BAB I
KETENTUAN UMUM
BAB II
XXXXXXXXXX
BAB III
XXXXXXXXXX
BAB IV
KETENTUAN PERALIHAN (jika diperlukan)
BAB V
KETENTUAN PENUTUP
BAB I
KETENTUAN UMUM
BAB II
XXXXXXXXXX
BAB III
XXXXXXXXXX
BAB IV
KETENTUAN PERALIHAN (jika diperlukan)
BAB V
KETENTUAN PENUTUP
BAB I
KETENTUAN UMUM
BAB II
XXXXXXXXXX
BAB III
XXXXXXXXXX
BAB IV
KETENTUAN PERALIHAN (jika diperlukan)
BAB V
KETENTUAN PENUTUP
BAB I
KETENTUAN UMUM
BAB II
XXXXXXXXXX
BAB III
XXXXXXXXXX
BAB IV
KETENTUAN PERALIHAN (jika diperlukan)
BAB V
KETENTUAN PENUTUP
BAB I
KETENTUAN UMUM
BAB II
XXXXXXXXXXXXX
BAB III
KETENTUAN PERALIHAN (jika diperlukan)
BAB IV
KETENTUAN PENUTUP
BAB II
KETENTUAN UMUM 6. Guna mencapai tertib xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx:
BAB III
PROSEDUR 8. Dinas Jaga Keamanan.
BAB IV
PENUTUP 11. Prosedur Tetap ini disusun untuk dijadikan pedoman dalam menyusun laporan
(1) Jenis kop terdiri atas:
a. kop instansi/Satker merupakan tulisan yang menunjukkan nama Satker dan Subsatker di lingkungan Kemhan dan digunakan pada halaman pertama semua bentuk naskah dinas;
b. kop jabatan Menteri merupakan tulisan yang menunjukkan jabatan Menteri Pertahanan yang dicetak pada halaman pertama naskah dinas tertentu (amanat, sambutan, kata pengantar, surat, undangan) yang ditandatangani oleh Menteri; dan
c. kop jabatan Wakil Menteri Pertahanan merupakan tulisan yang menunjukkan jabatan Wakil Menteri Pertahanan yang digunakan pada halaman pertama naskah dinas Kemhan yang ditandatangani oleh Wakil Menteri Pertahanan.
(2) Tata cara penulisan kop surat:
a. kop untuk instansi Kemhan terdiri atas Kementerian Pertahanan diikuti kata Republik INDONESIA di bawahnya ditulis/disusun secara simetris;
b. kop untuk Satker dan Subsatker terdiri atas nama Satker atau Subsatker yang bersangkutan ditulis di bawah nama instansi/Satker yang setingkat lebih tinggi dari Satker atau Subsatker yang bersangkutan ditulis/disusun secara simetris;
c. kop untuk jabatan Menteri terdiri atas nama jabatan Menteri Pertahanan dan diikuti kata Republik INDONESIA di bawahnya ditulis/disusun secara simetris;
d. kop untuk jabatan Wakil Menteri Pertahanan terdiri atas nama jabatan Wakil Menteri Pertahanan dan diikuti kata Republik INDONESIA di bawahnya ditulis/disusun secara simetris;
e. kop diletakkan di tengah marjin pada halaman pertama naskah dinas sebagai berikut:
1. di bawah lambang negara dengan jarak ½ cm (setengah centimeter);
2. dikuti logo Kemhan di sebelah kiri dengan jarak ½ cm (setengah centimeter), untuk naskah dinas selain amanat, sambutan, sampul, map, cover, surat telegram dan nota dinas ; atau
3. dibawah logo Kemhan untuk naskah dinas amanat, sambutan, sampul, map dan cover;
f. kop tidak dicantumkan pada halaman pertama lampiran kecuali lampiran tersebut berupa formulir atau blangko yang merupakan aturan dari suatu peraturan kebijakan;
g. kop dibuat sebanyak-banyaknya 3 (tiga) baris, baris terpanjang maksimal 40 (empat puluh) ketukan termasuk jarak antar kata;
h. apabila baris terpanjang kop surat melebihi 40 (empat puluh) huruf atau 3 (tiga) baris, maka kop Satker atau Subsatker yang bersangkutan dapat disingkat dengan kaidah singkatan yang berlaku;
i. kop surat dicetak/ditulis dengan huruf ditebalkan, dalam tulisan dinas normal menggunakan huruf arial ukuran 11(sebelas), sedangkan untuk sampul, amanat, sambutan dan undangan menyesuaikan besar kecilnya logo sehingga serasi;
j. penulisan kop sebagai berikut:
1. di tingkat eselon pimpinan:
a) kop jabatan:
1) kop jabatan Menteri Pertahanan:
MENTERI PERTAHANAN
warna emas
KEMENTERIAN PERTAHANAN RI SEKRETARIAT JENDERAL SEKRETARIAT JENDERAL KEMHAN BIRO TATA USAHA BIRO TATA USAHA SETJEN KEMHAN BAGIAN TATA NASKAH DINAS DAN KEARSIPAN BAG TAKAHDISSIP ROTU SETJEN KEMHAN SUBBAG TAKAHDIS 2) kop jabatan Wakil Menteri Pertahanan:
WAKIL MENTERI PERTAHANAN
b) kop instansi/Satker:
KEMENTERIAN PERTAHANAN
2. di tingkat eselon pembantu pimpinan (Kop Satker) :
a) eselon I:
b) eselon II:
c) Eselon III:
d) eselon IV:
warna warna emas/ hitam putih warna hitam putih warna
k. kop untuk eselon III dan eselon IV hanya digunakan untuk naskah dinas nota dinas yang tidak disertai logo dan cap dinas.
(1) Jenis kop terdiri atas:
a. kop instansi/Satker merupakan tulisan yang menunjukkan nama Satker dan Subsatker di lingkungan Kemhan dan digunakan pada halaman pertama semua bentuk naskah dinas;
b. kop jabatan Menteri merupakan tulisan yang menunjukkan jabatan Menteri Pertahanan yang dicetak pada halaman pertama naskah dinas tertentu (amanat, sambutan, kata pengantar, surat, undangan) yang ditandatangani oleh Menteri; dan
c. kop jabatan Wakil Menteri Pertahanan merupakan tulisan yang menunjukkan jabatan Wakil Menteri Pertahanan yang digunakan pada halaman pertama naskah dinas Kemhan yang ditandatangani oleh Wakil Menteri Pertahanan.
(2) Tata cara penulisan kop surat:
a. kop untuk instansi Kemhan terdiri atas Kementerian Pertahanan diikuti kata Republik INDONESIA di bawahnya ditulis/disusun secara simetris;
b. kop untuk Satker dan Subsatker terdiri atas nama Satker atau Subsatker yang bersangkutan ditulis di bawah nama instansi/Satker yang setingkat lebih tinggi dari Satker atau Subsatker yang bersangkutan ditulis/disusun secara simetris;
c. kop untuk jabatan Menteri terdiri atas nama jabatan Menteri Pertahanan dan diikuti kata Republik INDONESIA di bawahnya ditulis/disusun secara simetris;
d. kop untuk jabatan Wakil Menteri Pertahanan terdiri atas nama jabatan Wakil Menteri Pertahanan dan diikuti kata Republik INDONESIA di bawahnya ditulis/disusun secara simetris;
e. kop diletakkan di tengah marjin pada halaman pertama naskah dinas sebagai berikut:
1. di bawah lambang negara dengan jarak ½ cm (setengah centimeter);
2. dikuti logo Kemhan di sebelah kiri dengan jarak ½ cm (setengah centimeter), untuk naskah dinas selain amanat, sambutan, sampul, map, cover, surat telegram dan nota dinas ; atau
3. dibawah logo Kemhan untuk naskah dinas amanat, sambutan, sampul, map dan cover;
f. kop tidak dicantumkan pada halaman pertama lampiran kecuali lampiran tersebut berupa formulir atau blangko yang merupakan aturan dari suatu peraturan kebijakan;
g. kop dibuat sebanyak-banyaknya 3 (tiga) baris, baris terpanjang maksimal 40 (empat puluh) ketukan termasuk jarak antar kata;
h. apabila baris terpanjang kop surat melebihi 40 (empat puluh) huruf atau 3 (tiga) baris, maka kop Satker atau Subsatker yang bersangkutan dapat disingkat dengan kaidah singkatan yang berlaku;
i. kop surat dicetak/ditulis dengan huruf ditebalkan, dalam tulisan dinas normal menggunakan huruf arial ukuran 11(sebelas), sedangkan untuk sampul, amanat, sambutan dan undangan menyesuaikan besar kecilnya logo sehingga serasi;
j. penulisan kop sebagai berikut:
1. di tingkat eselon pimpinan:
a) kop jabatan:
1) kop jabatan Menteri Pertahanan:
MENTERI PERTAHANAN
warna emas
KEMENTERIAN PERTAHANAN RI SEKRETARIAT JENDERAL SEKRETARIAT JENDERAL KEMHAN BIRO TATA USAHA BIRO TATA USAHA SETJEN KEMHAN BAGIAN TATA NASKAH DINAS DAN KEARSIPAN BAG TAKAHDISSIP ROTU SETJEN KEMHAN SUBBAG TAKAHDIS 2) kop jabatan Wakil Menteri Pertahanan:
WAKIL MENTERI PERTAHANAN
b) kop instansi/Satker:
KEMENTERIAN PERTAHANAN
2. di tingkat eselon pembantu pimpinan (Kop Satker) :
a) eselon I:
b) eselon II:
c) Eselon III:
d) eselon IV:
warna warna emas/ hitam putih warna hitam putih warna
k. kop untuk eselon III dan eselon IV hanya digunakan untuk naskah dinas nota dinas yang tidak disertai logo dan cap dinas.
Tajuk tanda tangan dalam naskah dinas diatur sebagai berikut:
a. penandatanganan atas nama sendiri diatur sebagai berikut:
1. nama jabatan dan pejabat yang bersangkutan ditulis menurut ejaan yang benar tidak perlu ditebalkan, huruf awal ditulis kapital selanjutnya huruf kecil, ukuran 12 (dua belas) jenis huruf Arial, tanpa diberi garis bawah, penyingkatan nama dan/atau gelar dilakukan menurut ketentuan yang lazim, penulisannya di kanan bawah, nama jabatan diakhiri dengan tanda baca koma;
2. ruang tanda tangan sekurang-kurangnya 3 (tiga) kait/baris dan disesuaikan dengan besar kecilnya tanda tangan;
3. pangkat pejabat penandatangan diawali dengan huruf besar dan diikuti huruf kecil, untuk Pati diikuti singkatan TNI, Pati Marinir setelah TNI ditambah (Mar), Pamen dan Pama ditambah Korps dan NRP;
4. apabila penandatangan adalah PNS sebagai berikut:
a) eselon I, hanya dituliskan nama tanpa Golongan Ruang dan NIP; dan b) eselon II ke bawah dituliskan nama diikuti Golongan Ruang dan NIP dibawahnya.
5. penulisan tajuk tanda tangan sebagai berikut:
a) Menteri Pertahanan:
Menteri Pertahanan, Purnomo Yusgiantoro b) Wakil Menteri Pertahanan:
Wakil Menteri Pertahanan, Sjafrie Sjamsoeddin c) Sekretaris Jenderal Kemhan:
Sekretaris Jenderal, Eris Herryanto, M.A.
Marsekal Madya TNI d) Untuk PNS:
b. penandatanganan atas nama disingkat a.n. diatur sebagai berikut:
1. atas nama digunakan jika pejabat yang menandatangani naskah dinas telah mendapat pelimpahan wewenang/kuasa dari pejabat yang berhak menandatangani berdasarkan bidang tugas dan tanggung jawab pejabat yang diberi kuasa, dalam hal ini pejabat penandatangan bertanggung jawab atas isi naskah dinas kepada pemberi kuasa, pada dasarnya tanggung jawab tetap berada pada pejabat pemberi wewenang/kuasa, selanjutnya pejabat tersebut dicantumkan pada tembusan;
2. nama jabatan pejabat yang berwenang ditulis lengkap, huruf awal dengan huruf besar selanjutnya huruf kecil;
Direktur Hukum Strategi Pertahanan, M. Fachruddien, S.H., M.H.
Pembina Utama Muda IV/c NIP. 040034774
3. penandatanganan atas nama ditulis di depan nama jabatan pejabat yang berwenang menandatangani dengan singkatan a.n.;
dan
4. nama jabatan pejabat yang menandatangani naskah dinas tersebut, dapat dipanjangkan atau dituliskan singkatannya, huruf awal demgan huruf besar selanjutnya huruf kecil, penulisannya sebagai berikut:
c. penandatanganan untuk beliau disingkat u.b. sebagai berikut:
1. ditulis sebagaimana yang tertera dalam huruf b. nomor 2. sampai dengan nomor 4.;
2. penandatanganan untuk beliau, ditulis secara simetris di bawah nama jabatan pejabat yang menandatangani atas nama, dengan singkatan u.b;
3. nama pejabat yang menandatangani naskah dinas tersebut dan pangkatnya sebagaimana yang tertera dalam huruf a. 3) dan 4) di atas;
4. untuk beliau digunakan jika pejabat yang diberi kuasa/wewenang memberi kuasa/wewenang lagi kepada bawahannya; dan
5. u.b. hanya digunakan setelah ada a.n., penulisan sebagai berikut:
a.n. Menteri Pertahanan Sekjen, Eris Herryanto, M.A.
Marsekal Madya TNI
a.n. Menteri Pertahanan Sekretaris Jenderal
u.b.
Karo TU, Ir. Yuhastihar Laksamana Pertama TNI
a.n. Menteri Pertahanan Sekjen
u.b.
Karo TU, Ir. Yuhastihar Laksamana Pertama TNI
a.n. Menteri Pertahanan Sekretaris Jenderal, Eris Herryanto, M.A.
Marsekal Madya TNI
d. penandatanganan mewakili sebagai berikut:
1. penandatanganan mewakili digunakan jika pejabat yang berwenang menunjuk salah seorang pejabat bawahannya untuk melaksanakan tugas dan tanggung jawabnya selama batas waktu tidak lebih dari 7 (tujuh) hari yang dituangkan dalam bentuk surat perintah, dalam tajuk tanda tangan, pejabat yang mewakili tidak perlu mencantumkan jabatannya sendiri, tetapi hanya nama dan pangkat, apabila dalam organisasi dan tugas pejabat yang bersangkutan mempunyai wakil, maka ketentuan tersebut di atas tidak berlaku, dan berlaku ketentuan sebagaimana tajuk tanda tangan pada a.n; dan
2. penulisan penandatanganan mewakili sebagai berikut:
e. penandatanganan pelaksana tugas disingkat Plt., sebagai berikut:
1. Plt. merupakan pejabat sementara pada jabatan tertentu yang mendapat pelimpahan wewenang penandatanganan naskah dinas karena tidak ada pejabat definitif;
2. penunjukan Plt. dengan surat perintah dengan ketentuan:
a) untuk pejabat eselon I, ditandatangani Menteri;
b) untuk pejabat eselon II, ditandatangani oleh Kepala Satker.
c) untuk pejabat eselon III dan eselon IV ditandatangani oleh Sekretaris atas nama Kepala Satker atau Kepala Satker atau Kepala Subsatker;
d) pegawai negeri yang diangkat sebagai Plt. tidak perlu dilantik dan diambil sumpahnya;
e) Plt bukan jabatan definitif, oleh karenanya pegawai negeri yang diangkat sebagai Plt. tidak diberikan tunjangan jabatan struktural, sehingga dalam surat perintah tidak perlu dicantumkan besarnya tunjangan jabatan;
f) penunjukan sebagai Plt.
tidak boleh menyebabkan yang bersangkutan dibebaskan dari jabatan definitifnya, dan
a.n. Direktur Jenderal Strategi Pertahanan Sekretaris Mewakili, Abdul Chasib Brigadir Jenderal TNI Kepala Biro Tata Usaha Mewakili, Jan Pieter Ate, M.Bus Kolonel Cpl NRP 32947
tunjangannya tetap dibayar sesuai dengan jabatan definitifnya;
g) pegawai negeri yang menduduki jabatan struktural hanya dapat diangkat sebagai Plt dalam jabatan struktural yang eselonnya sama atau setingkat lebih tinggi di lingkungan kerjanya;
h) pegawai negeri yang tidak menduduki jabatan struktural hanya dapat diangkat sebagai Plt. dalam jabatan struktural eselon IV; dan i) pegawai negeri yang diangkat sebagai Plt. tidak memiliki kewenangan untuk mengambil atau MENETAPKAN keputusan yang mengikat (pembuatan DP-3, penjatuhan hukuman disiplin).
3. penulisan penandatanganan Plt. sebagai berikut:
f. penandatanganan pelaksana harian disingkat Plh., sebagai berikut:
1. Plh. merupakan pejabat sementara pada jabatan tertentu yang mendapat pelimpahan kewenangan penandatanganan naskah dinas karena pejabat definitif tidak dapat melaksanakan tugas secara optimal dalam waktu lebih dari 7 (tujuh) hari;
2. pejabat yang ditunjuk sebagai Plh.
adalah pejabat lain di lingkungan pejabat yang berhalangan dengan ketentuan apabila yang berhalangan tersebut adalah:
a) pejabat eselon I, maka ditunjuk:
1) pejabat eselon I, dengan surat perintah yang ditandatangani oleh Menteri; atau pejabat eselon II, dengan surat perintah yang ditandatangani oleh Kepala Satker.
b) pejabat eselon II, maka ditunjuk pejabat eselon II atau pejabat eselon III dengan surat perintah yang ditandatangani oleh pejabat eselon I yang membawahinya;
Plt. Kepala Bagian Tata Naskah Dinas dan Kearsipan Drs. R. Okta Kurniawan, M.M.
Pembina IV/a NIP 196610081993031001
c) pejabat eselon III, maka ditunjuk pejabat eselon III atau pejabat eselon IV dengan surat perintah yang ditandatangani oleh Sekretaris atas nama Kepala Satker atau Kepala Satker atau Kepala Subsatker; dan d) pejabat eselon IV, maka ditunjuk pejabat eselon IV dengan surat perintah yang ditandatangani oleh Sekretaris atas nama Kepala Satker atau Kepala Satker atau Kepala Subsatker.
3. penunjukan sebagai Plh sebagaimana tercantum pada nomor 1.
dan nomor 2. dengan ketentuan:
a) dalam surat perintah harus disebutkan tugas-tugas yang dapat dilakukan selama pejabat definitif berhalangan;
b) Plh tidak memiliki kewenangan untuk mengambil atau MENETAPKAN keputusan yang mengikat (pembuatan DP-3, penjatuhan hukuman);
c) pengangkatan sebagai Plh. tidak boleh menyebabkan yang bersangkutan dibebaskan dari jabatan definitifnya dan yang bersangkutan tetap melaksanakan tugas dalam jabatan definitifnya;
d) pejabat yang ditunjuk sebagai Plh tidak membewa dampak terhadap kepegawaian dan tidak diberikan tunjangan jabatan dalam kedudukannya sebagai Plh;
e) surat perintah Plh berlaku paling lama 3 (tiga) bulan dan dapat diperpanjang; dan f) Plh.
mempertanggungjawabkan naskah dinas yang ditandatangani-nya kepada atasannya.
4. penulisan penandatanganan Plh. sebagai berikut:
g. penandatanganan pada Peraturan diatur sebagaimana tercantum dalam Pasal 37 huruf b. Peraturan Menteri ini.
(1) Cap dinas pada umumnya dibubuhkan di sebelah kiri tanda tangan sedemikian rupa sehingga hanya menyinggung tanda tangan pejabat yang bersangkutan, sekurang-kurangnya ⅓(sepertiga) dari tanda Plh. Kepala Biro Tata Usaha, Jan Pieter Ate, M.Bus Kolonel Cpl NRP 32947
tangan pejabat yang bersangkutan jika keadaan ruangan tidak memungkinkan, cap jabatan/dinas dapat dibubuhkan disebelah kanan tanda tangan.
(2) Gambar cap dinas Kemhan berupa gambar logo Kemhan namun tanpa menggunakan gambar peta INDONESIA.
(3) Macam cap dinas yaitu:
a. cap jabatan, memuat nama jabatan penandatanganan naskah dinas; dan
b. cap instansi, memuat nama instansi/Satker.
(4) Bentuk cap dinas di lingkungan Kemhan ada tiga macam yaitu :
a. bundar;
b. oval/bulat telur; dan
c. persegi empat.
(5) Ukuran atau diameter cap dinas diatur sebagai berikut :
a. ukuran cap dinas di lingkungan Kemhan dibuat sama, tidak ditentukan oleh tingkat Jabatan dan Organisasi, yang membedakan adalah tulisan yang terdapat di dalamnya;
b. cap dinas berbentuk bundar, terdiri atas tiga garis lingkaran dengan ukuran sebagai berikut:
Jari-jari lingkaran bertitik pusat pada titik A dengan ukuran:
Lingkaran tanda titik hitam sebagai batas tulisan tebal garis lingkaran R1 = 0,8 mm R2 = R3 = 0,3 mm a = Nama jabatan/nama instansi b = Lambang Negara/Logo Kemhan (dalam lingkaran A) c = Nama Instansi satu tingkat di bawahnya/Nama Jabatan A - R1 = 20 mm A - R2 = 19,5 mm A - R3 = 15 mm
c. bentuk cap dinas bundar sebagai berikut:
1. cap jabatan Menteri
2. cap instansi Kementerian
3. cap jabatan dan cap instansi/Satker/Subsatker:
d. cap dinas berbentuk lonjong/bulat telur, terdiri atas tiga garis lingkaran dengan ukuran sebagai berikut:
Ukuran:
A – P1 = A – P2 = 10 mm A – R5 = A – R6 = 26,5 mm A – R1 = 0,75 mm A – R2 = 0,5 mm c
R3 – R4 = 0,5 mm Tebal garis = 0,8 mm = lingkaran tanda titik hitam sebagai batas tulisan, = di dalam lingkaran tengah terdapat 17 garis tegak dengan tebal garis 0,2 mm, = tebal garis lingkar R1, R2, R3, R4, R5 dan R6 = 0,8 mm
e. bentuk cap dinas oval/bulat telur yang digunakan Bidang Keuangan Kementerian Pusku Kemhan sebagai berikut:
Keterangan:
a = PUSAT KEUANGAN KEMHAN b = KEPALA c = BIDANG KEUANGAN KEMENTERIAN = dalam lingkaran terdapat 17 garis arsir (garis tegak lurus dengan tebal garis 0,2 mm) dan nama jabatan untuk cap jabatan = lingkaran tanda titik hitam sebagai batas tulisan tulisan
f. cap dinas berbentuk persegi empat (cap jaga/piket), diatur sebagai berikut:
A – E = 6 cm A – B = 1 cm B – C = 1 cm C – D = 1 cm E – F = 3 cm F D C B A E KEMENTERIAN PERTAHANAN RI PERWIRA JAGA MERDEKA BARAT 13-14 JAKARTA
g. cap dinas ukuran kecil diatur sebagai berikut:
1. Ukuran bentuk bundar:
Jari-jari lingkaran A – R1 = 11,25 mm A – R2 = 10,75 mm A – R3 = 7,5 mm = Gambar lingkaran titik hitam sebagai batas tulisan = Tebal garis lingkaran = R1 = 0,6 mm = R2 = R3 = 0,3 mm a = Nama Instansi b = Logo Kemhan c = Nama Instansi satu tingkat di bawahnya/nama jabatan.
2. Ukuran bentuk oval :
A – P1 = A – P2 = 15 mm P2 – R3 = P1 – R4 = 22 mm P2 – R2 = P1 – R1 = 19 mm - Lingkaran tanda titik hitam sebagai batas tulisan, dalam lingkaran tengah terdapat 17 (tujuh belas) garis tegak dengan tebal garis 0,2 mm.
- Tebal garis lingkaran R1, R2, R3, R4, R5 dan R6 = 0,8 mm
(6) Tinta cap dinas berwarna ungu.
(7) Penggunaan cap dinas diatur sebagai berikut:
a. pejabat dan instansi Kemhan yang menggunakan cap dinas bentuk bundar adalah:
1. tingkat eselon pimpinan:
a. Menteri menggunakan cap dinas jabatan dengan gambar lambang negara; dan
b. Wakil Menteri Pertahanan menggunakan cap dinas instansi dengan gambar lambang Negara.
2. tingkat eselon I menggunakan cap jabatan dengan gambar logo Kemhan yaitu:
a) Irjen Kemhan;
b) Sekjen Kemhan;
c) Dirjen Kemhan; dan d) Kabadan Kemhan.
3. tingkat Eselon II pelaksana teknis menggunakan cap jabatan dengan gambar logo Kemhan yaitu Kapus Kemhan;
4. tingkat Eselon II yang karena sifat, tugas dan jabatannya diberikan hak dan wewenang sesuai dengan bidangnya masing-masing menggunakan cap instansi bergambar logo Kemhan yaitu:
a) Karo Setjen Kemhan;
b) Sekretaris Itjen Kemhan;
c) Sekretaris Ditjen Kemhan; dan d) Sekretaris Badan Kemhan.
5. tingkat Eselon II (atas nama Eselon I) menggunakan cap instansi dengan gambar logo Kemhan yaitu:
a)
a.n. Irjen, Inspektur;
b)
a.n. Dirjen, Direktur; dan c)
a.n. Kabadan, Kapus Badan.
6. tingkat Eselon III (atas nama, dan atas nama, untuk beliau) menggunakan cap instansi dengan gambar logo Kemhan yaitu:
a)
a.n. Dirjen, Direktur u.b. Kasubdit;
b)
a.n. Kabadan, Kapus Badan u.b. Kabid;
c)
a.n. Sekretaris Ditjen, Kabag;
d)
a.n. Sekretaris Itjen, Kabag;
e)
a.n. Sekretaris Badan, Kabag f)
a.n. Kapus Kemhan, Kabag; dan g)
a.n. Karo Setjen, Kabag.
7. tingkat Eselon IV (atas nama, untuk beliau) menggunakan cap instansi dengan gambar logo Kemhan yaitu:
a)
a.n. Kapus Kemhan, Kabag u.b. Kasubbag; dan b)
a.n. Karo Setjen, Kabag u.b. Kasubbag.
b. untuk mengantisipasi penyalahgunaan penggunaan cap dinas sebagaimana tercantum pada huruf a, terutama pada nomor 6 dan nomor 7, penandatanganan wajib menyesuaikan pada ketentuan kewenangan penandatanganan naskah dinas dalam Peraturan Menteri ini dan disesuaikan dengan tugas serta fungsinya;
c. cap dinas bentuk oval, digunakan untuk:
1. jabatan Kabag Kes;
2. jabatan Ka Bidku;
3. jabatan Pekas; dan
4. stempel amplop dinas.
d. cap dinas bentuk persegi empat, digunakan untuk dinas piket pos Kemhan, piket Satker/Subsatker, kepanitiaan dan hal-hal lain yang tidak termasuk pada huruf a dan huruf b; dan
e. cap dinas ukuran kecil, digunakan khusus untuk tanda pengenal seperti KTA, KTP, SIM dan lain-lain atau pada setiap halaman surat perjanjian, kontrak pengadaan dan sejenisnya yang ditandatangani oleh pejabat yang berhak menandatanganinya.
Tajuk tanda tangan dalam naskah dinas diatur sebagai berikut:
a. penandatanganan atas nama sendiri diatur sebagai berikut:
1. nama jabatan dan pejabat yang bersangkutan ditulis menurut ejaan yang benar tidak perlu ditebalkan, huruf awal ditulis kapital selanjutnya huruf kecil, ukuran 12 (dua belas) jenis huruf Arial, tanpa diberi garis bawah, penyingkatan nama dan/atau gelar dilakukan menurut ketentuan yang lazim, penulisannya di kanan bawah, nama jabatan diakhiri dengan tanda baca koma;
2. ruang tanda tangan sekurang-kurangnya 3 (tiga) kait/baris dan disesuaikan dengan besar kecilnya tanda tangan;
3. pangkat pejabat penandatangan diawali dengan huruf besar dan diikuti huruf kecil, untuk Pati diikuti singkatan TNI, Pati Marinir setelah TNI ditambah (Mar), Pamen dan Pama ditambah Korps dan NRP;
4. apabila penandatangan adalah PNS sebagai berikut:
a) eselon I, hanya dituliskan nama tanpa Golongan Ruang dan NIP; dan b) eselon II ke bawah dituliskan nama diikuti Golongan Ruang dan NIP dibawahnya.
5. penulisan tajuk tanda tangan sebagai berikut:
a) Menteri Pertahanan:
Menteri Pertahanan, Purnomo Yusgiantoro b) Wakil Menteri Pertahanan:
Wakil Menteri Pertahanan, Sjafrie Sjamsoeddin c) Sekretaris Jenderal Kemhan:
Sekretaris Jenderal, Eris Herryanto, M.A.
Marsekal Madya TNI d) Untuk PNS:
b. penandatanganan atas nama disingkat a.n. diatur sebagai berikut:
1. atas nama digunakan jika pejabat yang menandatangani naskah dinas telah mendapat pelimpahan wewenang/kuasa dari pejabat yang berhak menandatangani berdasarkan bidang tugas dan tanggung jawab pejabat yang diberi kuasa, dalam hal ini pejabat penandatangan bertanggung jawab atas isi naskah dinas kepada pemberi kuasa, pada dasarnya tanggung jawab tetap berada pada pejabat pemberi wewenang/kuasa, selanjutnya pejabat tersebut dicantumkan pada tembusan;
2. nama jabatan pejabat yang berwenang ditulis lengkap, huruf awal dengan huruf besar selanjutnya huruf kecil;
Direktur Hukum Strategi Pertahanan, M. Fachruddien, S.H., M.H.
Pembina Utama Muda IV/c NIP. 040034774
3. penandatanganan atas nama ditulis di depan nama jabatan pejabat yang berwenang menandatangani dengan singkatan a.n.;
dan
4. nama jabatan pejabat yang menandatangani naskah dinas tersebut, dapat dipanjangkan atau dituliskan singkatannya, huruf awal demgan huruf besar selanjutnya huruf kecil, penulisannya sebagai berikut:
c. penandatanganan untuk beliau disingkat u.b. sebagai berikut:
1. ditulis sebagaimana yang tertera dalam huruf b. nomor 2. sampai dengan nomor 4.;
2. penandatanganan untuk beliau, ditulis secara simetris di bawah nama jabatan pejabat yang menandatangani atas nama, dengan singkatan u.b;
3. nama pejabat yang menandatangani naskah dinas tersebut dan pangkatnya sebagaimana yang tertera dalam huruf a. 3) dan 4) di atas;
4. untuk beliau digunakan jika pejabat yang diberi kuasa/wewenang memberi kuasa/wewenang lagi kepada bawahannya; dan
5. u.b. hanya digunakan setelah ada a.n., penulisan sebagai berikut:
a.n. Menteri Pertahanan Sekjen, Eris Herryanto, M.A.
Marsekal Madya TNI
a.n. Menteri Pertahanan Sekretaris Jenderal
u.b.
Karo TU, Ir. Yuhastihar Laksamana Pertama TNI
a.n. Menteri Pertahanan Sekjen
u.b.
Karo TU, Ir. Yuhastihar Laksamana Pertama TNI
a.n. Menteri Pertahanan Sekretaris Jenderal, Eris Herryanto, M.A.
Marsekal Madya TNI
d. penandatanganan mewakili sebagai berikut:
1. penandatanganan mewakili digunakan jika pejabat yang berwenang menunjuk salah seorang pejabat bawahannya untuk melaksanakan tugas dan tanggung jawabnya selama batas waktu tidak lebih dari 7 (tujuh) hari yang dituangkan dalam bentuk surat perintah, dalam tajuk tanda tangan, pejabat yang mewakili tidak perlu mencantumkan jabatannya sendiri, tetapi hanya nama dan pangkat, apabila dalam organisasi dan tugas pejabat yang bersangkutan mempunyai wakil, maka ketentuan tersebut di atas tidak berlaku, dan berlaku ketentuan sebagaimana tajuk tanda tangan pada a.n; dan
2. penulisan penandatanganan mewakili sebagai berikut:
e. penandatanganan pelaksana tugas disingkat Plt., sebagai berikut:
1. Plt. merupakan pejabat sementara pada jabatan tertentu yang mendapat pelimpahan wewenang penandatanganan naskah dinas karena tidak ada pejabat definitif;
2. penunjukan Plt. dengan surat perintah dengan ketentuan:
a) untuk pejabat eselon I, ditandatangani Menteri;
b) untuk pejabat eselon II, ditandatangani oleh Kepala Satker.
c) untuk pejabat eselon III dan eselon IV ditandatangani oleh Sekretaris atas nama Kepala Satker atau Kepala Satker atau Kepala Subsatker;
d) pegawai negeri yang diangkat sebagai Plt. tidak perlu dilantik dan diambil sumpahnya;
e) Plt bukan jabatan definitif, oleh karenanya pegawai negeri yang diangkat sebagai Plt. tidak diberikan tunjangan jabatan struktural, sehingga dalam surat perintah tidak perlu dicantumkan besarnya tunjangan jabatan;
f) penunjukan sebagai Plt.
tidak boleh menyebabkan yang bersangkutan dibebaskan dari jabatan definitifnya, dan
a.n. Direktur Jenderal Strategi Pertahanan Sekretaris Mewakili, Abdul Chasib Brigadir Jenderal TNI Kepala Biro Tata Usaha Mewakili, Jan Pieter Ate, M.Bus Kolonel Cpl NRP 32947
tunjangannya tetap dibayar sesuai dengan jabatan definitifnya;
g) pegawai negeri yang menduduki jabatan struktural hanya dapat diangkat sebagai Plt dalam jabatan struktural yang eselonnya sama atau setingkat lebih tinggi di lingkungan kerjanya;
h) pegawai negeri yang tidak menduduki jabatan struktural hanya dapat diangkat sebagai Plt. dalam jabatan struktural eselon IV; dan i) pegawai negeri yang diangkat sebagai Plt. tidak memiliki kewenangan untuk mengambil atau MENETAPKAN keputusan yang mengikat (pembuatan DP-3, penjatuhan hukuman disiplin).
3. penulisan penandatanganan Plt. sebagai berikut:
f. penandatanganan pelaksana harian disingkat Plh., sebagai berikut:
1. Plh. merupakan pejabat sementara pada jabatan tertentu yang mendapat pelimpahan kewenangan penandatanganan naskah dinas karena pejabat definitif tidak dapat melaksanakan tugas secara optimal dalam waktu lebih dari 7 (tujuh) hari;
2. pejabat yang ditunjuk sebagai Plh.
adalah pejabat lain di lingkungan pejabat yang berhalangan dengan ketentuan apabila yang berhalangan tersebut adalah:
a) pejabat eselon I, maka ditunjuk:
1) pejabat eselon I, dengan surat perintah yang ditandatangani oleh Menteri; atau pejabat eselon II, dengan surat perintah yang ditandatangani oleh Kepala Satker.
b) pejabat eselon II, maka ditunjuk pejabat eselon II atau pejabat eselon III dengan surat perintah yang ditandatangani oleh pejabat eselon I yang membawahinya;
Plt. Kepala Bagian Tata Naskah Dinas dan Kearsipan Drs. R. Okta Kurniawan, M.M.
Pembina IV/a NIP 196610081993031001
c) pejabat eselon III, maka ditunjuk pejabat eselon III atau pejabat eselon IV dengan surat perintah yang ditandatangani oleh Sekretaris atas nama Kepala Satker atau Kepala Satker atau Kepala Subsatker; dan d) pejabat eselon IV, maka ditunjuk pejabat eselon IV dengan surat perintah yang ditandatangani oleh Sekretaris atas nama Kepala Satker atau Kepala Satker atau Kepala Subsatker.
3. penunjukan sebagai Plh sebagaimana tercantum pada nomor 1.
dan nomor 2. dengan ketentuan:
a) dalam surat perintah harus disebutkan tugas-tugas yang dapat dilakukan selama pejabat definitif berhalangan;
b) Plh tidak memiliki kewenangan untuk mengambil atau MENETAPKAN keputusan yang mengikat (pembuatan DP-3, penjatuhan hukuman);
c) pengangkatan sebagai Plh. tidak boleh menyebabkan yang bersangkutan dibebaskan dari jabatan definitifnya dan yang bersangkutan tetap melaksanakan tugas dalam jabatan definitifnya;
d) pejabat yang ditunjuk sebagai Plh tidak membewa dampak terhadap kepegawaian dan tidak diberikan tunjangan jabatan dalam kedudukannya sebagai Plh;
e) surat perintah Plh berlaku paling lama 3 (tiga) bulan dan dapat diperpanjang; dan f) Plh.
mempertanggungjawabkan naskah dinas yang ditandatangani-nya kepada atasannya.
4. penulisan penandatanganan Plh. sebagai berikut:
g. penandatanganan pada Peraturan diatur sebagaimana tercantum dalam Pasal 37 huruf b. Peraturan Menteri ini.
(1) Cap dinas pada umumnya dibubuhkan di sebelah kiri tanda tangan sedemikian rupa sehingga hanya menyinggung tanda tangan pejabat yang bersangkutan, sekurang-kurangnya ⅓(sepertiga) dari tanda Plh. Kepala Biro Tata Usaha, Jan Pieter Ate, M.Bus Kolonel Cpl NRP 32947
tangan pejabat yang bersangkutan jika keadaan ruangan tidak memungkinkan, cap jabatan/dinas dapat dibubuhkan disebelah kanan tanda tangan.
(2) Gambar cap dinas Kemhan berupa gambar logo Kemhan namun tanpa menggunakan gambar peta INDONESIA.
(3) Macam cap dinas yaitu:
a. cap jabatan, memuat nama jabatan penandatanganan naskah dinas; dan
b. cap instansi, memuat nama instansi/Satker.
(4) Bentuk cap dinas di lingkungan Kemhan ada tiga macam yaitu :
a. bundar;
b. oval/bulat telur; dan
c. persegi empat.
(5) Ukuran atau diameter cap dinas diatur sebagai berikut :
a. ukuran cap dinas di lingkungan Kemhan dibuat sama, tidak ditentukan oleh tingkat Jabatan dan Organisasi, yang membedakan adalah tulisan yang terdapat di dalamnya;
b. cap dinas berbentuk bundar, terdiri atas tiga garis lingkaran dengan ukuran sebagai berikut:
Jari-jari lingkaran bertitik pusat pada titik A dengan ukuran:
Lingkaran tanda titik hitam sebagai batas tulisan tebal garis lingkaran R1 = 0,8 mm R2 = R3 = 0,3 mm a = Nama jabatan/nama instansi b = Lambang Negara/Logo Kemhan (dalam lingkaran A) c = Nama Instansi satu tingkat di bawahnya/Nama Jabatan A - R1 = 20 mm A - R2 = 19,5 mm A - R3 = 15 mm
c. bentuk cap dinas bundar sebagai berikut:
1. cap jabatan Menteri
2. cap instansi Kementerian
3. cap jabatan dan cap instansi/Satker/Subsatker:
d. cap dinas berbentuk lonjong/bulat telur, terdiri atas tiga garis lingkaran dengan ukuran sebagai berikut:
Ukuran:
A – P1 = A – P2 = 10 mm A – R5 = A – R6 = 26,5 mm A – R1 = 0,75 mm A – R2 = 0,5 mm c
R3 – R4 = 0,5 mm Tebal garis = 0,8 mm = lingkaran tanda titik hitam sebagai batas tulisan, = di dalam lingkaran tengah terdapat 17 garis tegak dengan tebal garis 0,2 mm, = tebal garis lingkar R1, R2, R3, R4, R5 dan R6 = 0,8 mm
e. bentuk cap dinas oval/bulat telur yang digunakan Bidang Keuangan Kementerian Pusku Kemhan sebagai berikut:
Keterangan:
a = PUSAT KEUANGAN KEMHAN b = KEPALA c = BIDANG KEUANGAN KEMENTERIAN = dalam lingkaran terdapat 17 garis arsir (garis tegak lurus dengan tebal garis 0,2 mm) dan nama jabatan untuk cap jabatan = lingkaran tanda titik hitam sebagai batas tulisan tulisan
f. cap dinas berbentuk persegi empat (cap jaga/piket), diatur sebagai berikut:
A – E = 6 cm A – B = 1 cm B – C = 1 cm C – D = 1 cm E – F = 3 cm F D C B A E KEMENTERIAN PERTAHANAN RI PERWIRA JAGA MERDEKA BARAT 13-14 JAKARTA
g. cap dinas ukuran kecil diatur sebagai berikut:
1. Ukuran bentuk bundar:
Jari-jari lingkaran A – R1 = 11,25 mm A – R2 = 10,75 mm A – R3 = 7,5 mm = Gambar lingkaran titik hitam sebagai batas tulisan = Tebal garis lingkaran = R1 = 0,6 mm = R2 = R3 = 0,3 mm a = Nama Instansi b = Logo Kemhan c = Nama Instansi satu tingkat di bawahnya/nama jabatan.
2. Ukuran bentuk oval :
A – P1 = A – P2 = 15 mm P2 – R3 = P1 – R4 = 22 mm P2 – R2 = P1 – R1 = 19 mm - Lingkaran tanda titik hitam sebagai batas tulisan, dalam lingkaran tengah terdapat 17 (tujuh belas) garis tegak dengan tebal garis 0,2 mm.
- Tebal garis lingkaran R1, R2, R3, R4, R5 dan R6 = 0,8 mm
(6) Tinta cap dinas berwarna ungu.
(7) Penggunaan cap dinas diatur sebagai berikut:
a. pejabat dan instansi Kemhan yang menggunakan cap dinas bentuk bundar adalah:
1. tingkat eselon pimpinan:
a. Menteri menggunakan cap dinas jabatan dengan gambar lambang negara; dan
b. Wakil Menteri Pertahanan menggunakan cap dinas instansi dengan gambar lambang Negara.
2. tingkat eselon I menggunakan cap jabatan dengan gambar logo Kemhan yaitu:
a) Irjen Kemhan;
b) Sekjen Kemhan;
c) Dirjen Kemhan; dan d) Kabadan Kemhan.
3. tingkat Eselon II pelaksana teknis menggunakan cap jabatan dengan gambar logo Kemhan yaitu Kapus Kemhan;
4. tingkat Eselon II yang karena sifat, tugas dan jabatannya diberikan hak dan wewenang sesuai dengan bidangnya masing-masing menggunakan cap instansi bergambar logo Kemhan yaitu:
a) Karo Setjen Kemhan;
b) Sekretaris Itjen Kemhan;
c) Sekretaris Ditjen Kemhan; dan d) Sekretaris Badan Kemhan.
5. tingkat Eselon II (atas nama Eselon I) menggunakan cap instansi dengan gambar logo Kemhan yaitu:
a)
a.n. Irjen, Inspektur;
b)
a.n. Dirjen, Direktur; dan c)
a.n. Kabadan, Kapus Badan.
6. tingkat Eselon III (atas nama, dan atas nama, untuk beliau) menggunakan cap instansi dengan gambar logo Kemhan yaitu:
a)
a.n. Dirjen, Direktur u.b. Kasubdit;
b)
a.n. Kabadan, Kapus Badan u.b. Kabid;
c)
a.n. Sekretaris Ditjen, Kabag;
d)
a.n. Sekretaris Itjen, Kabag;
e)
a.n. Sekretaris Badan, Kabag f)
a.n. Kapus Kemhan, Kabag; dan g)
a.n. Karo Setjen, Kabag.
7. tingkat Eselon IV (atas nama, untuk beliau) menggunakan cap instansi dengan gambar logo Kemhan yaitu:
a)
a.n. Kapus Kemhan, Kabag u.b. Kasubbag; dan b)
a.n. Karo Setjen, Kabag u.b. Kasubbag.
b. untuk mengantisipasi penyalahgunaan penggunaan cap dinas sebagaimana tercantum pada huruf a, terutama pada nomor 6 dan nomor 7, penandatanganan wajib menyesuaikan pada ketentuan kewenangan penandatanganan naskah dinas dalam Peraturan Menteri ini dan disesuaikan dengan tugas serta fungsinya;
c. cap dinas bentuk oval, digunakan untuk:
1. jabatan Kabag Kes;
2. jabatan Ka Bidku;
3. jabatan Pekas; dan
4. stempel amplop dinas.
d. cap dinas bentuk persegi empat, digunakan untuk dinas piket pos Kemhan, piket Satker/Subsatker, kepanitiaan dan hal-hal lain yang tidak termasuk pada huruf a dan huruf b; dan
e. cap dinas ukuran kecil, digunakan khusus untuk tanda pengenal seperti KTA, KTP, SIM dan lain-lain atau pada setiap halaman surat perjanjian, kontrak pengadaan dan sejenisnya yang ditandatangani oleh pejabat yang berhak menandatanganinya.
Pengetikan pada naskah dinas Kemhan diatur sebagai berikut:
a. ukuran kertas yang secara resmi digunakan yaitu ukuran kuarto atau A4 (297 mm x 210 mm) dan folio atau F4 (330 mm x 215 mm) dalam keadaan dan kepentingan tertentu, dapat pula digunakan kertas dengan ukuran:
1. folio ganda (430 mm x 330 mm);
2. setengah kuarto (A5 – 210 mm x 148 mm); atau
3. kuarto ganda (A3 – 420 mm x 297 mm).
b. naskah dinas ditulis menggunakan kertas berwarna putih dengan kualitas terbaik, khususnya untuk naskah dinas dengan jangka waktu simpan 10 (sepuluh) tahun ke atas;
c. untuk keserasian dan kerapian, tidak seluruh halaman kertas digunakan dalam pembuatan naskah dinas, sehingga perlu ditetapkan ruang tepi atas, tepi bawah, tepi kiri, dan tepi kanan yang tetap dibiarkan kosong, penentuan ruang tepi dilakukan berdasarkan ukuran yang terdapat pada mesin ketik/komputer, diatur sebagai berikut:
1. ruang tepi atas ditetapkan tiga kait/0.8 inci/2.03 cm dari tepi atas kertas, tulisan paling atas adalah klasifikasi, lambang negara/logo Kemhan, nama instansi/kop untuk sampul buku, halaman pertama tanpa nomor halaman;
2. untuk naskah dinas yang menggunakan lambang negara pengetikannya di tengah atas halaman pertama dengan urutan sebagai berikut:
a) klasifikasi apabila ada dalam bentuk buku;
b) lambang negara; dan c) kop nama instansi/nama jabatan tanpa garis bawah dengan jenis huruf arial kapital ditebalkan, ukuran 11 (sebelas).
3. untuk naskah dinas yang menggunakan logo Kemhan ditempatkan disamping kiri kop instansi, pengetikannya di tengah atas halaman pertama dengan urutan sebagai berikut:
a) klasifikasi apabila ada dalam bentuk buku;
b) logo Kemhan dan nama instansi tanpa garis bawah dengan jenis huruf kapital ditebalkan Arial 11 (sebelas).
4. ruang tepi bawah kertas ditetapkan tiga kait/0.8 inci/ 2.03 cm dari tepi bawah kertas, klasifikasi dengan huruf Arial ukuran 10 (sepuluh) atau alamat instansi dengan huruf Arial ukuran 9 (sembilan) untuk naskah dinas bentuk surat diketik pada halaman pertama, 3 (tiga) kait dari ruang tepi bawah kertas;
5. ruang tepi kiri ditetapkan paling sedikit 10 (sepuluh) dan paling banyak 15 (lima belas) ketukan/1 inci/2.54 cm dari tepi kiri kertas, jika digunakan bolak-balik, maka untuk halaman nomor genap berlaku sesuai ketentuan yang diatur pada ruang tepi kanan yaitu lima ketukan, ketentuan ini berlaku antara lain untuk pengetikan pada sheet stensil, dan pengetikan naskah yang akan dibendel menjadi buku, dan pengetikan naskah lainnya yang diketik bolak-balik;
6. ruang tepi kanan ditetapkan paling sedikit 5 (lima) ketukan/0,6 inci/ 1.52 cm dari tepi kanan kertas, jika digunakan bolak-balik, maka untuk halaman ganjil berlaku sesuai ketentuan yang diatur pada ruang tepi kiri yaitu paling sedikit 10 (sepuluh) dan paling banyak 15 (lima belas) ketukan; dan
7. konfigurasi margin sebagai berikut:
a) top (atas) :
0,8” = 2.03 cm = 3 (tiga) kait;
b) bottom (bawah) :
0,8” = 2.03 cm = 3 (tiga) kait;
c) left (kiri) :
1” = 2.54 cm = 10 atau 15 ketukan;
d) right (kanan) :
0,6” = 1.52 cm = 5 ketukan;
e) header (klasifikasi atas) :
0,6” = 1,52 cm;
f) footer (klasifikasi bawah) :
0,6” = 1,52 cm; dan g) alamat instansi (untuk naskah dinas bentuk surat) : 2 (dua) kait dari ruang tepi bawah kertas.
d. jenis huruf Arial dan ukuran huruf 11 (sebelas) untuk ST, ukuran huruf 12 (dua belas) untuk naskah lainnya dan ukuran huruf 14 (empat belas) untuk amanat/sambutan, penggunaannya disesuaikan dengan bentuk naskah dinas;
e. jarak spasi satu atau satu setengah sesuai kebutuhan;
f. untuk pengetikan naskah dinas dapat dilaksanakan secara bolak balik; dan
g. hasil ketikan harus rapi, bersih dan jelas.
Penentuan batas ketukan/spasi horisontal diatur sebagai berikut:
a. pasal dengan judul, pengetikannya dengan urutan sebagai berikut:
1. nomor pasal diketik di ruang tepi, diikuti dengan titik;
2. huruf pertama judul pasal diketik pada ketukan keenam dari nomor pasal dan ditutup dengan titik; dan
3. huruf pertama teks diketik pada ketukan keenam setelah titik, sedangkan pengetikan baris-baris selanjutnya diketik lurus di bawah huruf pertama judul pasal.
b. pasal tanpa judul, pengetikannya dilakukan dengan urutan sebagai berikut:
1. nomor pasal diketik di ruang tepi diikuti dengan titik; dan
2. huruf pertama teks dimulai pada ketukan keenam dari ruang tepi, sedangkan huruf pertama baris kedua dan seterusnya diketik lurus di bawah huruf pertama dari teks, pengetikan huruf pertama pada setiap nomor pasal yang sejenis mengikuti penulisan pada nomor di atasanya sehingga membentuk garis ke bawah meskipun nomor pasal lebih dari satu angka seperti nomor 10 (sepuluh) ke atas.
c. subpasal dengan judul, pengetikan dilakukan dengan urutan sebagai berikut:
1. huruf penunjuk nomor subpasal diketik pada ketukan keenam dari ruang tepi/nomor pasal dan diakhiri dengan titik;
2. huruf pertama judul subpasal diketik pada ketukan keenam setelah titik dan diakhiri dengan titik; dan
3. pengetikan huruf pertama teks dilakukan pada ketukan keempat setelah titik, sedangkan huruf pertama baris kedua dan selanjutnya diketik lurus di bawah subpasal.
d. subpasal tanpa judul, urutan pengetikannya dilakukan sebagai berikut:
1. huruf penunjuk nomor subpasal diketik pada ketukan keenam dari nomor pasal/ruang tepi dan diakhiri dengan titik; dan
2. huruf pertama teks diketik pada ketukan keenam setelah titik, sedangkan huruf pertama baris kedua dan selanjutnya diketik lurus di bawah huruf pertama subpasal.
e. angka penunjuk nomor subsubpasal diketik tepat di bawah huruf pertama teks/judul subpasal diikuti dengan kurung tutup dan tidak diakhiri dengan titik, huruf pertama teks subsubpasal diketik pada ketukan keenam setelah kurung tutup, pengetikan huruf pertama baris kedua dan selanjutnya dimulai tepat di bawah huruf pertama teks/judul subsubpasal;
f. naskah dinas tanpa nomor pasal diatur sebagai berikut:
1. tiap alinea dalam naskah dinas tanpa nomor pasal dianggap sebagai satu pasal untuk pengetikan huruf pertama dari setiap alinea dimulai pada ketukan keenam dari ruang tepi, sedangkan huruf pertama baris-baris berikutnya diketik mulai dari ruang tepi; dan
2. jika dipandang perlu, sebuah alinea dapat mengandung beberapa sub alinea tetapi sub alinea tidak boleh dibagi lagi menjadi sub- sub alinea, penulisan sub alinea mengikuti ketentuan tersebut pada huruf d.
g. hal-hal yang perlu diperhatikan sebagai berikut:
1. ketentuan tersebut pada huruf a dan huruf b tidak berlaku untuk pasal dan nomor pasal yang ditulis di tengah; dan
2. pengetikan dengan komputer yang pengaturan garis tepi kirinya berjalan secara otomatis, agar diusahakan jarak antara kata tidak melebihi 2 (dua) ketukan.
Penentuan batas ketukan/spasi horisontal diatur sebagai berikut:
a. pasal dengan judul, pengetikannya dengan urutan sebagai berikut:
1. nomor pasal diketik di ruang tepi, diikuti dengan titik;
2. huruf pertama judul pasal diketik pada ketukan keenam dari nomor pasal dan ditutup dengan titik; dan
3. huruf pertama teks diketik pada ketukan keenam setelah titik, sedangkan pengetikan baris-baris selanjutnya diketik lurus di bawah huruf pertama judul pasal.
b. pasal tanpa judul, pengetikannya dilakukan dengan urutan sebagai berikut:
1. nomor pasal diketik di ruang tepi diikuti dengan titik; dan
2. huruf pertama teks dimulai pada ketukan keenam dari ruang tepi, sedangkan huruf pertama baris kedua dan seterusnya diketik lurus di bawah huruf pertama dari teks, pengetikan huruf pertama pada setiap nomor pasal yang sejenis mengikuti penulisan pada nomor di atasanya sehingga membentuk garis ke bawah meskipun nomor pasal lebih dari satu angka seperti nomor 10 (sepuluh) ke atas.
c. subpasal dengan judul, pengetikan dilakukan dengan urutan sebagai berikut:
1. huruf penunjuk nomor subpasal diketik pada ketukan keenam dari ruang tepi/nomor pasal dan diakhiri dengan titik;
2. huruf pertama judul subpasal diketik pada ketukan keenam setelah titik dan diakhiri dengan titik; dan
3. pengetikan huruf pertama teks dilakukan pada ketukan keempat setelah titik, sedangkan huruf pertama baris kedua dan selanjutnya diketik lurus di bawah subpasal.
d. subpasal tanpa judul, urutan pengetikannya dilakukan sebagai berikut:
1. huruf penunjuk nomor subpasal diketik pada ketukan keenam dari nomor pasal/ruang tepi dan diakhiri dengan titik; dan
2. huruf pertama teks diketik pada ketukan keenam setelah titik, sedangkan huruf pertama baris kedua dan selanjutnya diketik lurus di bawah huruf pertama subpasal.
e. angka penunjuk nomor subsubpasal diketik tepat di bawah huruf pertama teks/judul subpasal diikuti dengan kurung tutup dan tidak diakhiri dengan titik, huruf pertama teks subsubpasal diketik pada ketukan keenam setelah kurung tutup, pengetikan huruf pertama baris kedua dan selanjutnya dimulai tepat di bawah huruf pertama teks/judul subsubpasal;
f. naskah dinas tanpa nomor pasal diatur sebagai berikut:
1. tiap alinea dalam naskah dinas tanpa nomor pasal dianggap sebagai satu pasal untuk pengetikan huruf pertama dari setiap alinea dimulai pada ketukan keenam dari ruang tepi, sedangkan huruf pertama baris-baris berikutnya diketik mulai dari ruang tepi; dan
2. jika dipandang perlu, sebuah alinea dapat mengandung beberapa sub alinea tetapi sub alinea tidak boleh dibagi lagi menjadi sub- sub alinea, penulisan sub alinea mengikuti ketentuan tersebut pada huruf d.
g. hal-hal yang perlu diperhatikan sebagai berikut:
1. ketentuan tersebut pada huruf a dan huruf b tidak berlaku untuk pasal dan nomor pasal yang ditulis di tengah; dan
2. pengetikan dengan komputer yang pengaturan garis tepi kirinya berjalan secara otomatis, agar diusahakan jarak antara kata tidak melebihi 2 (dua) ketukan.
(1) Penggunaan dan pencantuman klasifikasi di dalam naskah dinas diatur sebagai berikut:
a. yang dimaksud dengan klasifikasi dalam naskah dinas adalah tingkat keamanan isi suatu naskah dinas;
b. klasifikasi suatu naskah dinas/berita ditentukan oleh pejabat yang berhak menandatangani naskah dinas/berita tersebut, Kabagum/ Kabag TU/Kabag Takahdissip/Kasubbag TU/Kasubbag Takahdis;
c. setiap pejabat dan petugas yang bersangkut paut dengan naskah dinas/berita tersebut berkewajiban memperlakukan sesuai dengan tingkat klasifikasi yang ditetapkan; dan
d. klasifikasi naskah dinas terdiri atas:
1. sangat rahasia, disingkat SR merupakan klasifikasi naskah dinas yang isinya memerlukan tingkat pengamanan tertinggi, klasifikasi ini erat hubungannya dengan keamanan dan keselamatan negara dan hanya boleh diketahui oleh pejabat yang berhak menerima;
2. rahasia, disingkat R merupakan klasifikasi naskah dinas yang isinya memerlukan pengamanan yang tinggi, klasifikasi ini erat hubungannya dengan keamanan kedinasan dan
hanya boleh diketahui oleh pejabat yang berwenang atau yang ditunjuk; dan
3. biasa, disingkat B merupakan klasifikasi naskah dinas yang isinya tidak perlu pengamanan khusus, tetapi tidak berarti bahwa isi naskah dinas dapat disampaikan kepada yang tidak berhak mengetahuinya.
(2) Naskah dinas mempunyai tingkat klasifikasi Sangat Rahasia, Rahasia dan Biasa penulisannya diatur sebagai berikut:
a. pada tulisan/naskah yang berbentuk buku atau dibundel:
1. klasifikasi Sangat Rahasia dan Rahasia ditulis ditengah- tengah naskah sebelah atas dan bawah tiap halaman, seluruhnya ditulis dengan huruf kapital, Arial ukuran 11(sebelas);
2. klasifikasi tersebut ditulis pula pada sampul buku; dan
3. klasifikasi Biasa tidak perlu dicantumkan.
b. klasifikasi Sangat Rahasia dan Rahasia pada surat selain ditulis pada nomor surat juga dicap pada setiap lembar kertas surat melintang dari arah sudut kiri bawah ke arah sudut kanan atas dengan menggunakan tinta merah;
c. pengiriman surat dengan dimasukkan ke dalam sampul diberi alamat lengkap, nomor, cap derajat kilat, sangat segera, segera di sudut kanan atas dan di bawahnya diberi cap klasifikasi kemudian sampul dilem;
d. tingkat klasifikasi untuk surat dan surat telegram diletakkan pada nomor dengan kode singkatan dan pada ruang klasifikasi;
e. sedangkan nota dinas diletakkan pada nomor saja dengan kode singkatan, selanjutnya seluruh naskah diperlakukan sesuai dengan tingkat klasifikasi tanpa mencantumkannya pada tiap halaman;
f. tingkat klasifikasi surat pengantar sama dengan tingkat klasifikasi naskah dinas yang diantar;
g. surat pengantar untuk beberapa naskah dinas yang berbeda klasifikasinya maka klasifikasi surat pengantar disamakan dengan klasifikasi naskah dinas yang tertinggi;
h. pada dasarnya tingkat klasifikasi ditentukan oleh pejabat yang menandatangani naskah dinas; dan
i. apabila pejabat yang menandatangani tidak MENETAPKAN maka pejabat sebagaimana dimaksud pada ayat (1) huruf b dapat MENETAPKAN sesuai dengan kepentingan naskah tersebut.
(1) Penggunaan dan pencantuman klasifikasi di dalam naskah dinas diatur sebagai berikut:
a. yang dimaksud dengan klasifikasi dalam naskah dinas adalah tingkat keamanan isi suatu naskah dinas;
b. klasifikasi suatu naskah dinas/berita ditentukan oleh pejabat yang berhak menandatangani naskah dinas/berita tersebut, Kabagum/ Kabag TU/Kabag Takahdissip/Kasubbag TU/Kasubbag Takahdis;
c. setiap pejabat dan petugas yang bersangkut paut dengan naskah dinas/berita tersebut berkewajiban memperlakukan sesuai dengan tingkat klasifikasi yang ditetapkan; dan
d. klasifikasi naskah dinas terdiri atas:
1. sangat rahasia, disingkat SR merupakan klasifikasi naskah dinas yang isinya memerlukan tingkat pengamanan tertinggi, klasifikasi ini erat hubungannya dengan keamanan dan keselamatan negara dan hanya boleh diketahui oleh pejabat yang berhak menerima;
2. rahasia, disingkat R merupakan klasifikasi naskah dinas yang isinya memerlukan pengamanan yang tinggi, klasifikasi ini erat hubungannya dengan keamanan kedinasan dan
hanya boleh diketahui oleh pejabat yang berwenang atau yang ditunjuk; dan
3. biasa, disingkat B merupakan klasifikasi naskah dinas yang isinya tidak perlu pengamanan khusus, tetapi tidak berarti bahwa isi naskah dinas dapat disampaikan kepada yang tidak berhak mengetahuinya.
(2) Naskah dinas mempunyai tingkat klasifikasi Sangat Rahasia, Rahasia dan Biasa penulisannya diatur sebagai berikut:
a. pada tulisan/naskah yang berbentuk buku atau dibundel:
1. klasifikasi Sangat Rahasia dan Rahasia ditulis ditengah- tengah naskah sebelah atas dan bawah tiap halaman, seluruhnya ditulis dengan huruf kapital, Arial ukuran 11(sebelas);
2. klasifikasi tersebut ditulis pula pada sampul buku; dan
3. klasifikasi Biasa tidak perlu dicantumkan.
b. klasifikasi Sangat Rahasia dan Rahasia pada surat selain ditulis pada nomor surat juga dicap pada setiap lembar kertas surat melintang dari arah sudut kiri bawah ke arah sudut kanan atas dengan menggunakan tinta merah;
c. pengiriman surat dengan dimasukkan ke dalam sampul diberi alamat lengkap, nomor, cap derajat kilat, sangat segera, segera di sudut kanan atas dan di bawahnya diberi cap klasifikasi kemudian sampul dilem;
d. tingkat klasifikasi untuk surat dan surat telegram diletakkan pada nomor dengan kode singkatan dan pada ruang klasifikasi;
e. sedangkan nota dinas diletakkan pada nomor saja dengan kode singkatan, selanjutnya seluruh naskah diperlakukan sesuai dengan tingkat klasifikasi tanpa mencantumkannya pada tiap halaman;
f. tingkat klasifikasi surat pengantar sama dengan tingkat klasifikasi naskah dinas yang diantar;
g. surat pengantar untuk beberapa naskah dinas yang berbeda klasifikasinya maka klasifikasi surat pengantar disamakan dengan klasifikasi naskah dinas yang tertinggi;
h. pada dasarnya tingkat klasifikasi ditentukan oleh pejabat yang menandatangani naskah dinas; dan
i. apabila pejabat yang menandatangani tidak MENETAPKAN maka pejabat sebagaimana dimaksud pada ayat (1) huruf b dapat MENETAPKAN sesuai dengan kepentingan naskah tersebut.
(1) Pembuatan judul pada naskah dinas diatur sebagai berikut:
a. judul hendaknya berdiri sendiri dan tidak menjadi bagian dari kalimat yang mengikutinya;
penulisan salah:
Maksud. Memberikan gambaran........
seharusnya :
Maksud.
Penyusunan naskah .......ini dimaksudkan untuk memberikan gambaran ........
atau:
Maksud. Maksud dari penyusunan naskah ini adalah untuk memberikan gambaran ........
b. kebanyakan isi naskah dinas dimulai dengan suatu rumusan singkat yang disebut judul karangan, dalam naskah dinas yang sederhana, dalam surat dan nota dinas, judul karangan ditulis di ruang “hal”, sedangkan dalam bentuk peraturan, keputusan, instruksi, petunjuk pelaksanaan, petunjuk teknis, surat edaran dan pengumuman judul karangan ditulis di bawah “Tentang”;
c. judul tengah ditulis ditengah, seluruhnya dalam huruf kapital dan tidak diakhiri dengan titik, judul tengah digunakan untuk menggambarkan seluruh isi teks yang terdapat dibawahnya sampai ke judul tengah berikutnya, oleh karena itu rumusannya harus merangkum seluruh isi teks tersebut;
d. judul samping merupakan satu baris tersendiri, diketik mulai dari tepi kiri, seluruhnya dalam huruf besar dan tidak diakhiri dengan titik, digunakan untuk menggambarkan seluruh isi pasal yang terdapat di bawahnya sampai ke judul samping atau judul berikutnya, oleh karena itu rumusannya harus dapat merangkum seluruh isi pasal tersebut;
e. judul pasal adalah rumusan singkat tentang isi pasal, ditulis mulai dari tepi kiri sebaris dengan nomor pasal dan diakhiri dengan titik, sehingga mencakup seluruh isi pasal yang bersangkutan termasuk subpasal di bawahnya; dan
f. judul subpasal adalah rumusan singkat tentang isi subpasal yang ditulis sebaris dengan nomor subpasal dan diakhiri dengan titik, sehingga mencakup seluruh isi subpasal yang bersangkutan termasuk subpasal di bawahnya.
(2) Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam pembuatan judul, sebagai berikut:
a. perumusan judul hendaklah singkat, padat dan dapat menggambarkan seluruh persoalan yang tercakup didalamnya;
b. sesuai dengan pengertian judul tengah, bab dan bagian dapat pula digolongkan ke dalam judul tengah, dalam hal ini kata “bab” dan/atau “bagian” harus dicantumkan di atas judul tengah;
c. pemakaian judul di dalam suatu naskah dinas hendaklah konsisten, jika suatu pasal mempunyai judul pasal, diusahakan agar seluruh pasal di dalam naskah dinas yang bersangkutan mempunyai judul pasal; dan
d. sesuai dengan ketentuan jika judul pasal ditulis di tengah maka kata “Pasal” dicantumkan.
Penulisan alamat tujuan diatur sebagai berikut:
a. penulisan alamat ditujukan langsung kepada pejabat yang bersangkutan, penulisannya sebagai berikut:
Kepada Yth. Sekjen Kemhan di Jakarta
b. penulisan alamat ditujukan langsung kepada pejabat yang bersangkutan lebih dari satu maksimal lima nomor, penulisannya sebagai berikut:
c. apabila alamat pejabat yang dikirim lebih dari lima nomor, maka dibuat daftar alamat sebagai lampiran:
Kepada Yth. Pejabat tersebut dalam lampiran di Jakarta Kepada Yth. 1. Sekjen Kemhan
2. Irjen Kemhan
3. Dirjen Strahan Kemhan
4. Dirjen Renhan Kemhan
5. Dirjen Kuathan Kemhan di Jakarta
d. pencantuman kata Yth pada alamat yang terletak pada kelompok penutup naskah dinas, ditulis di sebelah kiri bawah sejajar dengan pejabat yang menandatangani naskah tersebut, diketik setelah kata kepada diikuti tanda baca titik dua seperti naskah dinas keputusan, Juklak, Juknis, Protap, surat edaran, pengumuman, letaknya sejajar dengan pangkat/golongan penandatangan, namun dalam keadaan khusus dapat disesuaikan dengan panjang kertas, penulisannya sebagai berikut:
Kepada Yth:
1. Kas Angkatan
2. Kasum TNI.
Tembusan:
1. Menteri
2. Panglima TNI.
e. pada alamat tembusan, tidak dicantumkan Yth serta diberi garis penutup sepanjang kalimat yang paling panjang, penulisannya sebagai berikut:
Tembusan:
1. Menteri
2. Panglima TNI.
f. alamat tembusan pada naskah dinas Keputusan tidak dicantumkan Yth serta tidak diberi garis penutup, penulisannya sebagai berikut:
a.n. Menteri Pertahanan Sekretaris Jenderal, Eris Herryanto, M.A.
Marsekal Madya TNI
a.n. Menteri Pertahanan Sekretaris Jenderal, Eris Herryanto, M.A.
Marsekal Madya TNI
Tembusan Keputusan Menteri Pertahanan ini disampaikan kepada:
1. Ketua Badan Pemeriksa Keuangan
2. Menteri Pertahanan
3. Kasad
4. Kasal.
g. bentuk naskah dinas yang menggunakan kata salinan adalah naskah dinas bentuk Keputusan, penulisannya sebagai berikut:
Salinan Keputusan Menteri Pertahanan ini disampaikan kepada:
1. Ketua Badan Pemeriksa Keuangan
2. Menteri Pertahanan
3. Kasad
4. Kasal.
Penulisan lampiran diatur sebagai berikut:
a. lampiran dapat diikuti sublampiran, sublampiran diikuti subsublampiran dan subsubsublampiran, diatur sebagai berikut:
1. pada naskah dinas peraturan sebagaimana tercantum dalam Pasal;
2. pada naskah dinas keputusan, Juklak, Juknis, surat edaran, surat perintah, surat tugas, adanya lampiran dinyatakan di dalam diktum/isi;
3. pada naskah dinas surat, adanya lampiran dan jumlahnya dicantumkan di dalam ruang lampiran disamping dinyatakan di dalam teks; dan
4. pada naskah dinas laporan dan sejenisnya lampiran ditulis di bawah referensi dengan cara sama dan selanjutnya disusun setelah naskah induk sesuai dengan urutan yang ditetapkan.
b. jika naskah dinas sebagaimana tersebut pada huruf a. nomor 2, nomor 3, dan nomor 4 memiliki beberapa lampiran, maka setiap halaman pertama lampiran diberi kode dengan menyebutkan nama naskah dinas, nomor dan tanggal, huruf awal menggunakan huruf kapital, lampiran ditulis di sudut kanan pada halaman pertama dengan huruf Arial ukuran 11 (sebe3las), jika lampiran tersebut lebih dari satu halaman maka halaman dua dan seterusnya tidak perlu dicantumkan lagi kode lampiran, untuk lampiran tunggal tidak diberi nomor urut, lampiran yang lebih dari satu diberi nomor urut dengan angka Romawi penulisannya sebagai berikut:
Lampiran Keputusan Menteri Nomor :
Tanggal :
Lampiran I Keputusan Menteri Nomor :
Tanggal :
c. jika lampiran diikuti sublampiran, sublampiran diberi nomor urut dengan huruf abjad kapital, sublampiran tunggal tidak diberi nomor urut penulisannya sebagai berikut:
Sublampiran dari Lampiran Keputusan Menteri Nomor :
Tanggal :
Sublampiran A dari Lampiran Keputusan Menteri Nomor :
Tanggal :
d. jika sublampiran diikuti subsublampiran, subsublampiran diberi nomor urut dengan angka arab, subsublampiran tunggal tidak diberi nomor urut penulisannya sebagai berikut:
Subsublampiran Sublampiran A dari Lampiran Keputusan Menteri Nomor :
Tanggal :
Subsublampiran 1 Sublampiran A dari Lampiran I Keputusan Menteri Nomor :
Tanggal :
e. jika subsublampiran suatu naskah dinas diikuti subsubsublampiran, maka diberi nomor urut dengan huruf kecil, subsubsublampiran tunggal tidak diberi nomor urut penulisannya sebagai berikut:
Subsubsublampiran Subsublampiran 1 Sublampiran A dari Lampiran I Keputusan Menteri Nomor :
Tanggal :
Subsubsublampiran a Subsublampiran 1 Sublampiran A dari Lampiran I Keputusan Menteri Nomor :
Tanggal :
f. jika lampiran suatu naskah dinas terdiri atas berbagai tingkat klasifikasi, maka seluruh lampiran diperlakukan menurut tingkat klasifikasi tertinggi; dan
g. penulisan lampiran pada naskah dinas bentuk Peraturan sebagaimana tercantum dalam Pasal 38 Peraturan ini.