PENYELENGGARAAN KEARSIPAN
Penyelenggaraan Kearsipan di lingkungan Kemhan dan TNI dilaksanakan untuk:
a. menjamin terciptanya Arsip dari kegiatan yang dilakukan oleh Satker/Subsatker di lingkungan Kemhan dan TNI agar organisasi tidak dibebani dengan penyimpanan Arsip yang sudah tidak diperlukan lagi;
b. menjamin penyajian/tersedianya Arsip yang autentik dan terpercaya sebagai alat bukti yang sah;
c. menjamin terwujudnya pengelolaan Arsip yang andal dan pemanfaatan Arsip yang sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan;
d. menjamin pelindungan kepentingan Organisasi Kemhan dan TNI serta hak keperdataan Pegawai Kemhan melalui pengelolaan dan pemanfaatan Arsip yang autentik dan terpercaya;
e. mendinamiskan penyelenggaraan Kearsipan sebagai suatu sistem yang komprehensif dan terpadu;
f. menjamin keselamatan dan keamanan Arsip sebagai bukti pertanggungjawaban dalam kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara;
g. menjamin aset di lingkungan Kemhan dan TNI dalam bidang ekonomi, sosial politik, budaya, dan pertahanan sebagai identitas dan jati diri Kemhan dan TNI; dan
h. meningkatkan kualitas pelayanan publik dalam pengelolaan dan pemanfaatan Arsip yang autentik dan terpercaya.
(1) Penyelenggaraan Kearsipan di lingkungan Kemhan dan TNI sebagaimana dimaksud dalam Pasal 2 meliputi:
a. pembinaan Kearsipan;
b. pengelolaan Kearsipan;
c. perlindungan dan penyelamatan Arsip; dan
d. kerja sama.
(2) Penyelenggaraan Kearsipan sebagaimana dimaksud pada ayat (1) didukung oleh:
a. pengembangan sumber daya manusia;
b. sarana dan prasarana Kearsipan; dan
c. pendanaan Kearsipan.
(3) Ketentuan mengenai penyelenggaraan Kearsipan di lingkungan TNI sebagaimana dimaksud pada ayat (1) diatur dengan Peraturan Panglima TNI.
(1) Penyelenggaraan Kearsipan di lingkungan Kemhan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 3 ayat
(1) dilaksanakan di Satker/Subsatker sebagai berikut:
a. Sekretariat Jenderal Kemhan;
b. Inspektorat Jenderal Kemhan;
c. Direktorat Jenderal Strategi Pertahanan Kemhan;
d. Direktorat Jenderal Perencanaan Pertahanan Kemhan;
e. Direktorat Jenderal Potensi Pertahanan Kemhan;
f. Direktorat Jenderal Kekuatan Pertahanan Kemhan;
g. Badan Sarana Pertahanan Kemhan;
h. Badan Penelitian dan Pengembangan Kemhan;
i. Badan Pendidikan dan Pelatihan Kemhan;
j. Badan Instalasi Strategis Pertahanan Kemhan;
k. Pusat Kelaikan Kemhan;
l. Pusat Data dan Informasi Kemhan;
m. Pusat Rehabilitasi Kemhan; dan
n. Pusat Pelaporan dan Pembinaan Keuangan Pertahanan.
(2) Ketentuan mengenai Struktur Organisasi Kearsipan di lingkungan Kemhan sebagimana dimaksud pada ayat (1) tercantum dalam Lampiran I yang merupakan bagian tidak terpisahkan dari Peraturan Menteri ini.
(1) Penyelenggaraan Kearsipan di lingkungan Kemhan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 4 ayat (1) dilakukan oleh:
a. Unit Kearsipan; dan
b. Unit Pengolah pada Satker/Subsatker.
(2) Unit Kearsipan sebagaimana dimaksud pada ayat (1) huruf a berkedudukan di Biro Tata Usaha dan Protokol Sekretariat Jenderal Kemhan.
(3) Unit Pengolah pada Satker/Subsatker sebagaimana dimaksud pada ayat (1) huruf b berkedudukan di Satker/Subsatker sebagaimana dimaksud dalam Pasal 5 ayat (1) huruf a sampai dengan huruf m.
(4) Ketentuan mengenai Struktur Organisasi Unit Kearsipan dan Unit Pengolah di lingkungan Kemhan sebagaimana dimaksud pada ayat (1) tercantum dalam Lampiran II
yang merupakan bagian tidak terpisahkan dari Peraturan Menteri ini.
Unit Kearsipan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 5 ayat (1) huruf a memiliki tugas dan fungsi:
a. melaksanakan pengelolaan Arsip Inaktif dari Unit Pengolah di lingkungannya;
b. mengolah dan menyajikan Arsip menjadi informasi dalam kerangka Sistem Kearsipan Nasional dan Sistem Informasi Kearsipan Nasional;
c. melaksanakan pemusnahan Arsip di lingkungannya sesuai dengan masa simpan Arsip;
d. mempersiapkan penyerahan Arsip Statis oleh Menteri kepada ANRI; dan
e. melaksanakan pembinaan dan evaluasi dalam rangka penyelenggaraan Kearsipan di lingkungan Kemhan.
Unit Pengolah pada Satker/Subsatker sebagaimana dimaksud dalam Pasal 5 ayat (1) huruf b memiliki tugas dan fungsi:
a. pengelolaan Arsip Dinamis dari Pencipta Arsip di lingkungannya;
b. pengolahan Arsip dan penyajian Arsip menjadi informasi;
c. penyusutan Arsip di lingkungan Satker/Subsatker; dan
d. penyerahan Arsip Inaktif oleh Pimpinan Pencipta Arsip kepada Unit Kearsipan.
Unit Kearsipan dan Unit Pengolah pada Satker/Subsatker sebagaimana dimaksud dalam Pasal 5 ayat (1) harus dipimpin oleh Pegawai Kemhan yang profesional dan memiliki kompetensi di bidang Kearsipan.
Pembinaan Kearsipan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 3 ayat (1) huruf a dilaksanakan melalui:
a. koordinasi penyelenggaraan Kearsipan;
b. penyusunan pedoman Kearsipan;
c. sosialisasi Kearsipan; dan
d. pendidikan dan pelatihan Kearsipan.
(1) Koordinasi penyelenggaraan Kearsipan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 9 huruf a dilaksanakan untuk menyamakan persepsi dalam hal pengelolaan Arsip.
(2) Koordinasi penyelenggaraan Kearsipan sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dilaksanakan oleh Unit Kearsipan pada Unit Pengolah.
(3) Koordinasi penyelenggaraan Kearsipan sebagaimana dimaksud pada ayat (2) dilaksanakan paling sedikit 1 (satu) kali dalam setahun.
(1) Penyusunan pedoman Kearsipan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 9 huruf b dilaksanakan untuk menjadi acuan bagi Unit Pengolah dalam hal pengelolaan Arsip.
(2) Penyusunan pedoman Kearsipan sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dilaksanakan oleh Unit Kearsipan.
(1) Sosialisasi Kearsipan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 9 huruf c dilaksanakan untuk mewujudkan Pegawai Kemhan sadar Arsip.
(2) Sosialisasi Kearsipan sebagaimana dimaksud pada ayat
(1) dilaksanakan oleh Unit Kearsipan bekerja sama dengan ANRI.
(3) Sosialisasi Kearsipan sebagaimana dimaksud pada ayat
(2) dilaksanakan paling sedikit 1 (satu) kali dalam setahun.
(1) Pendidikan dan pelatihan Kearsipan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 9 huruf d dilaksanakan untuk:
a. meningkatkan pengetahuan, keahlian, keterampilan, sikap, dan semangat pengabdian dalam melaksanakan tugas jabatan di bidang Kearsipan;
dan
b. menciptakan sumber daya manusia Kearsipan yang memenuhi persyaratan kompetensi di bidang Kearsipan.
(2) Pendidikan dan pelatihan Kearsipan sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dilaksanakan oleh Unit Kearsipan bekerjasama dengan ANRI.
(3) Pendidikan dan pelatihan sebagaimana dimaksud pada ayat (2) dilaksanakan paling sedikit 1 (satu) kali dalam setahun.
(1) Pengelolaan Kearsipan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 3 ayat (1) huruf b merupakan pengelolaan Arsip Dinamis yang meliputi:
a. Arsip Vital;
b. Arsip Terjaga;
c. Arsip Aktif; dan
d. Arsip Inaktif.
(2) Pengelolaan Arsip Vital sebagaimana dimaksud pada ayat
(1) huruf a dilaksanakan melalui:
a. identifikasi;
b. pelindungan dan pengamanan;
c. penyelamatan dan pemulihan;
d. penyimpanan dan pemeliharaan; dan
e. penyajian kembali.
(3) Pengelolaan Arsip Terjaga sebagaimana dimaksud pada ayat (1) huruf b dilaksanakan sesuai dengan teknik pengelolaan Arsip Terjaga yang meliputi:
a. identifikasi;
b. pemberkasan;
c. pelaporan;
d. penyerahan; dan
e. pertanggungjawaban.
(4) Arsip Aktif sebagaimana dimaksud pada ayat (1) huruf c merupakan Arsip yang frekuensi penggunaannya tinggi dan/atau terus menerus; dan
(5) Arsip Inaktif sebagaimana dimaksud pada ayat (1) huruf d merupakan Arsip yang frekuensi penggunaannya telah menurun.
(6) Pengelolaan Arsip Dinamis sebagaimana dimaksud pada ayat (1) menjadi tanggung jawab Satker/Subsatker yang dilaksanakan oleh Unit Pengolah pada Satker/Subsatker.
(1) Pengelolaan Arsip Dinamis sebagaimana dimaksud dalam Pasal 14 ayat (1) dilaksanakan melalui Sistem Kearsipan Nasional.
(2) Untuk mendukung pengelolaan Arsip Dinamis yang efektif dan efisien Satker/Subsatker harus membuat:
a. Tata Naskah Dinas;
b. KPA;
c. JRA; dan
d. Sistem Klasifikasi Keamanan dan Akses Arsip Dinamis.
(3) Dalam pengelolaan Arsip Dinamis, Unit Pengolah harus menjaga keautentikan, keutuhan, keamanan, dan keselamatan Arsip yang dikelolanya.
(1) Tata Naskah Dinas sebagaimana dimaksud dalam Pasal 15 ayat (2) huruf a merupakan sistem pengelolaan naskah dinas yang mencakup pengolahan, pengendalian, pengamanan, pemeliharaan, penyajian, dan penyelamatan informasi mengenai permasalahan tertentu di dalam suatu berkas yang disusun secara kronologis.
(2) Tata Naskah Dinas sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dilakukan untuk menghasilkan Arsip yang autentik dan utuh.
(3) Ketentuan mengenai Tata Naskah Dinas sebagaimana dimaksud pada ayat (2) dilaksanakan sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan.
(1) KPA sebagaimana dimaksud dalam pasal 15 ayat (2) hurf b merupakan kode unit informasi yang mencerminkan pola pengaturan Arsip secara berjenjang dari hasil pelaksanaan fungsi dan tugas instansi.
(2) KPA sebagaimana dimaksud pada ayat (1) menggunakan kode dalam bentuk gabungan huruf dan angka.
(3) KPA sebagaimana dimaksud pada ayat (2) berfungsi sebagai tanda pengenal urusan Kearsipan sesuai dengan tugas dan fungsi Satker/Subsatker serta sebagai dasar pemberkasan dan penataan Arsip di lingkungan Kemhan.
(4) Ketentuan mengenai KPA sebagaimana dimaksud pada ayat (3) dilaksanakan sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan.
(1) JRA sebagaimana dimaksud dalam Pasal 15 ayat (2) huruf c merupakan daftar yang dipergunakan sebagai pedoman dalam penyusutan dan penyelamatan Arsip yang berisi jenis Arsip, retensi Arsip, dan keterangan yang merekomendasikan tentang penetapan jenis:
a. Arsip musnah;
b. dinilai kembali; atau
c. permanen.
(2) JRA sebagaimana dimaksud pada ayat (1) digunakan sebagai pedoman penyusutan di Unit Pengolah.
(3) Ketentuan mengenai JRA sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dilaksanakan sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan.
(1) Sistem Klasifikasi Keamanan dan Akses Arsip Dinamis sebagaimana dimaksud pada pasal 15 ayat (2) huruf d merupakan kategori kerahasiaan informasi Arsip berdasarkan pada tingkat keseriusan dampak yang ditimbulkannya terhadap kepentingan dan keamanan negara, masyarakat, dan perorangan.
(2) Sistem Klasifikasi Keamanan dan Akses Arsip Dinamis sebagaimana dimaksud pada ayat (1) bertujuan untuk:
a. pencegahan penyalahgunaan Arsip Dinamis;
b. melindungi pengaksesan Arsip Dinamis yang tidak sesuai dengan aturan dan kewenangannya; dan
c. melindungi fisik dan informasi Arsip Dinamis dari kerusakan dan kehilangan.
(3) Ketentuan mengenai Sistem Klasifikasi Keamanan dan Akses Arsip Dinamis sebagaimana dimaksud pada ayat
(1) dilaksanakan sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan.
Pengelolaan Arsip Dinamis sebagaimana dimaksud dalam Pasal 14 ayat (1) meliputi:
a. penciptaan Arsip;
b. penggunaan Arsip;
c. pemeliharaan Arsip; dan
d. penyusutan Arsip.
(1) Penciptaan Arsip sebagaimana dimaksud dalam Pasal 20 huruf a meliputi:
a. pembuatan Arsip; dan
b. penerimaan Arsip.
(2) Pembuatan Arsip dan penerimaan Arsip sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dilaksanakan berdasarkan Tata Naskah Dinas, KPA, serta Sistem Klasifikasi Keamanan dan Akses Arsip Dinamis.
(3) Tata Naskah Dinas, KPA, serta Sistem Klasifikasi Keamanan dan Akses Arsip Dinamis sebagaimana dimaksud pada ayat (2) ditetapkan oleh Pimpinan Pencipta Arsip berdasarkan pedoman yang ditetapkan oleh Kepala ANRI.
(1) Pembuatan Arsip sebagaimana dimaksud dalam Pasal 21 ayat (1) huruf a harus diregistrasi.
(2) Arsip yang sudah diregistrasi sebagaimana dimaksud pada ayat (1) didistribusikan kepada pihak yang berhak secara cepat dan tepat waktu, lengkap, serta aman.
(3) Pendistribusian Arsip sebagaimana dimaksud pada ayat
(2) diikuti dengan tindakan pengendalian.
(1) Penerimaan Arsip sebagaimana dimaksud dalam Pasal 21 ayat (1) huruf b sah setelah diterima oleh petugas atau pihak yang berhak menerima.
(2) Penerimaan Arsip sebagaimana dimaksud pada ayat (1) harus diregistrasi oleh pihak yang menerima.
(3) Arsip yang diterima sebagaimana dimaksud pada ayat (2) didistribusikan kepada Unit Pengolah diikuti dengan tindakan pengendalian.
(1) Kegiatan registrasi dalam pembuatan dan penerimaan Arsip harus didokumentasikan oleh Unit Pengolah dan Unit Kearsipan.
(2) Unit Pengolah dan Unit Kearsipan sebagaimana dimaksud pada ayat
(1) harus memelihara dan
menyimpan dokumentasi pembuatan dan penerimaan Arsip.
(1) Pembuatan dan penerimaan Arsip sebagaimana dimaksud dalam Pasal 24 ayat (1) harus dijaga autentisitasnya berdasarkan Tata Naskah Dinas.
(2) Autentisitas Arsip yang diciptakan sebagaimana dimaksud pada ayat (1) menjadi tanggung jawab Unit Pengolah.
(1) Penggunaan Arsip Dinamis sebagimana dimaksud dalam Pasal 20 huruf b Pencipta Arsip harus menyediakan dan memberikan Arsip bagi pengguna yang berhak.
(2) Pencipta Arsip sebagaimana dimaksud pada ayat (1) harus menentukan prosedur standar pelayanan minimal dan menyediakan fasilitas untuk kepentingan pengguna Arsip.
(3) Dalam hal untuk kepentingan pengguna Arsip, Pencipta Arsip dapat menutup akses Arsip dengan pertimbangan akan:
a. menghambat proses penegakan hukum;
b. mengganggu kepentingan pelindungan hak atas kekayaan intelektual dan pelindungan dari persaingan usaha tidak sehat;
c. membahayakan pertahanan negara;
d. mengungkapkan kekayaan alam INDONESIA yang masuk dalam kategori dilindungi kerahasiaannya;
e. merugikan ketahanan ekonomi nasional;
f. merugikan kepentingan politik luar negeri dan hubungan luar negeri;
g. mengungkapkan fakta autentik yang bersifat pribadi dan kemauan terakhir atau wasiat seseorang kecuali kepada yang berhak secara hukum;
h. mengungkapkan rahasia atau data pribadi; dan
i. mengungkap memorandum atau surat yang menurut sifatnya perlu dirahasiakan.
(4) Penutupan akses Arsip sebagaimana dimaksud pada ayat
(3) dengan tujuan untuk menjaga kerahasiaan Arsip.
(1) Penggunaan Arsip Dinamis sebagaimana dimaksud dalam Pasal 26 ayat (1) Pencipta Arsip yang berada pada Satker/Subsatker harus membuat Daftar Arsip Dinamis.
(2) Daftar Arsip Dinamis sebagaimana dimaksud pada ayat
(1) dibuat berdasarkan kategori:
a. Arsip Vital;
b. Arsip Terjaga; dan
c. Arsip Umum.
(3) Dalam hal Arsip Dinamis masuk dalam kategori Arsip Vital dan Arsip Terjaga sebagaimana dimaksud pada ayat
(2) huruf a dan huruf b, Pencipta Arsip harus menjaga keutuhan, keamanan, dan keselamatan Arsip.
(4) Ketentuan mengenai tata cara pembuatan Daftar Arsip Dinamis sebagaimana dimaksud pada ayat
(1) dilaksanakan sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan.
Dalam hal untuk mempermudah pencarian Arsip yang memiliki nilai guna Arsip, Pencipta Arsip harus membuat Daftar Pencarian Arsip.
(1) Pemeliharaan Arsip sebagaimana dimaksud dalam Pasal 20 huruf c dilaksanakan oleh Unit Kearsipan dan/atau Unit Pengolah pada Satker/Subsatker.
(2) Pemeliharaan Arsip sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dilaksanakan sesuai dengan standar pemeliharaan Arsip untuk menjamin keamanan fisik Arsip.
(3) Pemeliharaan Arsip sebagaimana dimaksud pada ayat (2) meliputi:
a. Arsip Vital;
b. Arsip Aktif; dan
c. Arsip Inaktif.
(4) Pemeliharaan Arsip sebagaimana dimaksud pada ayat (2) yang masuk dalam kategori Arsip Terjaga atau Arsip Umum.
(1) Pemeliharaan Arsip Vital sebagaimana dimaksud dalam Pasal 29 ayat (3) huruf a menjadi tanggung jawab Unit kearsipan
(2) Pemeliharaan Arsip Vital sebagaimana dimaksud pada ayat
(1) dilakukan dengan cara duplikasi dan penggunaan peralatan khusus.
(1) Pemeliharaan Arsip Aktif sebagaimana dimaksud dalam Pasal 29 ayat (3) huruf b menjadi tanggung jawab Pimpinan Unit Pengolah.
(2) Pemeliharaan Arsip Aktif sebagaimana dimaksud pada ayat
(1) dilaksanakan melalui pemberkasan dan penyimpanan Arsip.
(1) Pemeliharaan Arsip Inaktif sebagaimana dimaksud dalam Pasal 29 ayat (3) huruf c menjadi tanggung jawab kepala Unit Kearsipan.
(2) Pemeliharaan Arsip Inaktif sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dilakukan melalui penataan dan penyimpanan.
Pemeliharaan Arsip sebagaimana dimaksud dalam Pasal 29 ayat (4) dilaksanakan melalui:
a. pemberkasan Arsip Aktif;
b. penataan Arsip Inaktif;
c. penyimpanan Arsip; dan
d. alih media Arsip.
(1) Pemberkasan Arsip Aktif sebagaimana dimaksud dalam Pasal 33 huruf a dilakukan terhadap Arsip yang dibuat dan diterima.
(2) Pemberkasan Arsip Aktif sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dilaksanakan berdasarkan KPA.
(3) Pemberkasan Arsip Aktif sebagaimana dimaksud pada ayat (2) menghasilkan tertatanya fisik dan informasi Arsip serta tersusunnya daftar Arsip Aktif.
(4) Daftar Arsip Aktif sebagaimana dimaksud pada ayat (3) meliputi:
a. daftar berkas; dan
b. daftar isi berkas.
(5) Daftar berkas sebagaimana dimaksud pada ayat (4) huruf a paling sedikit memuat:
a. Unit Pengolah;
b. nomor berkas;
c. kode klasifikasi;
d. uraian informasi berkas;
e. jangka waktu;
f. jumlah; dan
g. keterangan.
(6) Daftar isi berkas sebagaimana dimaksud pada ayat (4) huruf b paling sedikit memuat:
a. nomor berkas;
b. nomor item Arsip;
c. kode klasifikasi;
d. uraian informasi Arsip;
e. tanggal;
f. jumlah; dan
g. keterangan.
(7) Daftar Arsip Aktif sebagaimana dimaksud pada ayat (4) disampaikan oleh Unit Pengolah kepada Unit Kearsipan paling lama 6 (enam) bulan setelah pelaksanaan kegiatan.
(1) Penataan Arsip Inaktif sebagaimana dimaksud dalam Pasal 33 huruf b dilaksanakan berdasarkan asas usul dan asas aturan asli.
(2) Penataan Arsip Inaktif sebagaimana dimaksud pada ayat
(1) pada Unit Kearsipan menjadi tanggung jawab Kepala Unit Kearsipan.
(3) Penataan Arsip Inaktif sebagaimana dimaksud pada ayat
(2) dilaksanakan melalui:
a. pengaturan fisik Arsip;
b. pengolahan informasi Arsip; dan
c. penyusunan daftar Arsip Inaktif.
(4) Daftar Arsip Inaktif sebagaimana dimaksud pada ayat (3) huruf c paling sedikit memuat:
a. Pencipta Arsip;
b. Unit Pengolah;
c. nomor Arsip;
d. kode klasifikasi;
e. uraian informasi Arsip;
f. jangka waktu;
g. jumlah; dan
h. keterangan.
(1) Penyimpanan Arsip sebagaimana dimaksud dalam Pasal 33 huruf c dilakukan terhadap:
a. Arsip Aktif; dan
b. Arsip Inaktif.
(2) Penyimpanan Arsip sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dilakukan terhadap Arsip yang sudah didaftar dalam daftar Arsip.
(3) Penyimpanan Arsip Aktif sebagaimana dimaksud pada ayat (1) huruf a menjadi tanggung jawab Pimpinan Unit Pengolah.
(4) Penyimpanan Arsip Inaktif sebagaimana dimaksud pada ayat (1) huruf b menjadi tanggung jawab Kepala Unit Kearsipan.
(5) Penyimpanan Arsip Aktif dan Arsip Inaktif sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dilaksanakan untuk menjamin keamanan fisik dan informasi Arsip selama jangka waktu penyimpanan Arsip berdasarkan JRA.
(1) Alih media Arsip sebagaimana dimaksud dalam Pasal 33 huruf d dilakukan melalui media sesuai dengan kemajuan teknologi informasi dan komunikasi berdasarkan ketentuan peraturan perundang-undangan.
(2) Dalam hal melakukan Alih media Arsip, setiap Pimpinan Pencipta Arsip MENETAPKAN kebijakan alih media Arsip.
(3) Alih media Arsip sebagaimana dimaksud pada ayat (2) dilaksanakan dengan memperhatikan kondisi Arsip dan nilai informasi.
(4) Arsip yang dialih mediakan sebagaimana dimaksud pada ayat
(2) disimpan untuk kepentingan hukum berdasarkan ketentuan peraturan perundang-undangan.
(1) Alih media Arsip diautentikasi oleh Pimpinan Pencipta Arsip dengan memberikan tanda tertentu yang dilekatkan, terasosiasi, atau terkait dengan Arsip hasil alih media Arsip.
(2) Alih media Arsip sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dilaksanakan dengan membuat berita acara yang disertai dengan daftar Arsip yang dialihmediakan.
(3) Berita acara sebagaimana dimaksud pada ayat (2) memuat:
a. waktu pelaksanaan;
b. tempat pelaksanaan;
c. jenis media;
d. jumlah Arsip;
e. keterangan proses alih media yang dilakukan;
f. pelaksanaan; dan
g. penandatangan oleh Pimpinan Unit Pengolah dan/atau Unit Kearsipan.
(4) Daftar Arsip yang dialihmediakan sebagaimana dimaksud pada ayat (2) paling sedikit memuat:
a. Unit Pengolah;
b. nomor urut;
c. jenis Arsip;
d. jumlah Arsip;
e. kurun waktu; dan
f. keterangan.
(5) Arsip hasil alih media Arsip sebagaimana dimaksud pada ayat (1) hasil cetaknya merupakan alat bukti yang sah sesuai dengan ketentuan peraturan perundang- undangan.
(1) Penyusutan Arsip sebagaimana dimaksud dalam Pasal 20 huruf d dilakukan melalui:
a. penilaian;
b. pemindahan;
c. pemusnahan; dan
d. penyerahan.
(2) Penyusutan Arsip sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dilaksanakan oleh Pencipta Arsip dan Pelaksana Arsip atas persetujuan Pimpinan Pelaksana Arsip dengan mempertimbangkan kepentingan:
a. Pencipta Arsip;
b. Pelaksana Arsip;
c. Pengguna Arsip;
d. Pegawai Kemhan; dan
e. organisasi.
(3) Penyusutan Arsip sebagaimana dimaksud pada ayat (2) dilaksanakan berdasarkan JRA.
(4) Ketentuan mengenai tata cara penyusutan Arsip sebagaimana dimaksud pada ayat (3) dilaksanakan sesuai dengan ketentuan peraturan perundang- undangan.
(1) Pelindungan dan penyelamatan Arsip sebagaimana dimaksud dalam Pasal 3 ayat (1) huruf c dilakukan terhadap Arsip yang berada di Satker/Subsatker.
(2) Pelindungan dan penyelamatan Arsip sebagaimana dimaksud pada ayat (1) sebagai pertanggungjawaban terhadap:
a. kepentingan negara;
b. pemerintahan;
c. pelayanan publik; dan
d. kesejahteraan Pegawai Kemhan.
(1) Pelindungan dan penyelamatan Arsip sebagaimana dimaksud dalam Pasal 40 dilakukan terhadap:
a. bencana alam;
b. bencana sosial;
c. perang;
d. tindakan kriminal;
e. tindakan kejahatan yang mengandung unsur sabotase;
f. spionase; dan
g. terorisme.
(2) Pelindungan dan penyelamatan Arsip sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dilaksanakan oleh Unit Kearsipan yang dikoordinasikan dengan ANRI dan pihak terkait.
(3) Dalam hal akibat bencana nasional, pelindungan dan penyelamatan Arsip dilaksanakan oleh Unit Kearsipan berkoordinasi dengan ANRI dan Badan Nasional Penanggulangan Bencana.
(4) Dalam hal akibat bencana yang tidak dinyatakan sebagai bencana nasional, pelindungan dan penyelamatan Arsip dilaksanakan oleh Pencipta Arsip yang dikoordinasikan dengan Badan Nasional Penanggulangan Bencana.
(1) Dalam hal permasalahan pemerintahan yang bersifat strategis dan pertahanan negara, pelindungan dan penyelamatan Arsip dilakukan secara khusus.
(2) Pelindungan dan penyelamatan Arsip sebagaimana dimaksud pada ayat (1) menjadi tanggung jawab Kepala Unit Pengolah.
(3) Kepala Unit Pengolah sebagaimana dimaksud pada ayat
(2) harus melakukan pemberkasan dan melaporkan arsipnya kepada Unit Kearsipan.
(4) Pemberkasan dan pelaporan sebagaimana dimaksud pada ayat (3) dilaksanakan paling lama 1 (satu) tahun sejak terjadinya kegiatan.
(1) Permasalahan pemerintahan yang bersifat strategis dan pertahanan negara sebagaimana dimaksud dalam Pasal 42 pada ayat
(1) yang Arsipnya tercipta pada Satker/Subsatker terkait diserahkan kepada Unit Kearsipan dalam bentuk salinan autentik dari naskah asli.
(2) Penyerahan kepada Unit Kearsipan sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dilaksanakan paling lama 1 (satu) bulan setelah kegiatan selesai.
(1) Dalam hal Satker/Subsatker reorganisasi atau dibubarkan, tanggung jawab penyelamatan Arsip dilakukan oleh Unit Kearsipan dan Satker/Subsatker yang bersangkutan.
(2) Pimpinan Satker/Subsatker yang bersangkutan sebagaimana dimaksud pada ayat (1) menyerahkan Arsipnya kepada Unit Kearsipan.
(3) Tanggung jawab penyelamatan Arsip sebagaimana dimaksud pada ayat
(1) dilaksanakan sejak penggabungan dan/atau pembubaran ditetapkan.
(1) Kerja sama sebagaimana dimaksud dalam Pasal 3 ayat
(1) huruf e dapat dilakukan antara Unit Kearsipan dengan Pencipta Arsip/Unit Pengolah.
(2) Kerja sama sebagaimana dimaksud apad ayat (1) untuk mengelola Arsip.
(3) Kerja sama sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dilaksanakan sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan.
(1) Pengembangan sumber daya manusia sebagaimana dimaksud dalam Pasal 3 ayat (2) huruf a dilakukan untuk meningkatkan kompetensi dan profesionalitas di bidang Kearsipan.
(2) Pengembangan sumber daya manusia sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dilakukan terhadap:
a. Pegawai Kemhan yang memiliki kompetensi dan profesionaisme di bidang Kearsipan; dan
b. Arsiparis.
(1) Dalam hal untuk pembinaan dan pengembangan di bidang Kearsipan, dilakukan upaya:
a. pengangkatan Arsiparis; dan
b. pengembangan kompetensi dan keprofesionalan Arsiparis.
(2) Pengangkatan Arsiparis dan pengembangan kompetensi serta keprofesionalan Arsiparis sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dilaksanakan sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan.
(1) Sarana dan prasarana Kearsipan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 3 Ayat (2) huruf b untuk pengelolaan Arsip dilakukan sesuai dengan standar Kearsipan.
(2) Sarana dan prasarana Kearsipan sebagaimana dimaksud pada ayat (1) disediakan oleh Pencipta Arsip/Unit Pengolah dan Unit Kearsipan.
(3) Sarana dan prasarana Kearsipan sebagaimana dimaksud pada ayat (2) dimanfaatkan dan dikembangkan sesuai dengan kemajuan teknologi informasi dan komunikasi.
(1) Pendanaan Kearsipan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 3 ayat (3) huruf c yang diselenggarakan oleh Unit Kearsipan berasal dari Anggaran Pendapatan dan Belanja Negara.
(2) Pendanaan Kearsipan sebagaimana dimaksud pada ayat
(1) digunakan untuk:
a. perumusan dan penetapan kebijakan;
b. pembinaan Kearsipan;
c. pengelolaan Arsip;
d. pengembangan sumber daya manusia;
e. penyelenggaraan pendidikan dan pelatihan Kearsipan; dan
f. penyediaan prasarana dan sarana.
(3) Unit Kearsipan pada Pencipta Arsip sebagaimana dimaksud pada ayat (1) bertanggung jawab dalam penyusunan program anggaran sesuai dengan fungsi dan tugasnya.