PENGELOLAAN ARSIP AKTIF
Pengelolaan Arsip Aktif di lingkungan Kementerian sebagaimana dimaksud dalam Pasal 2 huruf b, meliputi:
a. penciptaan Arsip;
b. penggunaan Arsip;
c. Pemeliharaan Arsip; dan
d. Penyusutan Arsip.
Penciptaan Arsip sebagaimana dimaksud dalam Pasal 19 huruf a, meliputi:
a. pengurusan surat; dan
b. pemberkasan.
Pengurusan surat sebagaimana dimaksud dalam Pasal 20 huruf a, meliputi:
a. pengurusan surat masuk;
b. pengurusan surat keluar; dan
c. sarana pengurusan surat.
Pengurusan surat masuk sebagaimana dimaksud dalam Pasal 21 huruf a, meliputi:
a. penerimaan surat;
b. pencatatan dan/atau pengendalian surat; dan
c. pendistribusian surat.
Penerimaan surat sebagaimana dimaksud dalam Pasal 22 huruf a, meliputi:
a. menerima surat, faksimili, dan/atau surat elektronik;
b. memeriksa kebenaran alamat surat, faksimili, dan/atau surat elektronik sesuai dengan unit kerja yang dituju;
dan
c. membubuhkan paraf, nama, dan keterangan waktu pada buku agenda sebagai tanda bukti surat, faksimili dan/atau surat elektronik telah diterima.
Pencatatan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 22 huruf b, meliputi:
a. mencatat surat, dan/atau faksimili kedalam buku agenda biasa untuk surat masuk biasa dan/atau buku agenda kendali untuk surat penting; dan
b. melampirkan surat masuk dengan formulir lembar disposisi untuk disampaikan kepada pimpinan Unit Pengolah paling rendah setingkat eselon II.
Pendistribusian surat sebagaimana dimaksud dalam Pasal 22 huruf c, meliputi:
a. mendistribusikan surat yang memerlukan tindak lanjut dan meminta paraf penerima surat dalam buku agenda kendali surat masuk; dan
b. mencatat informasi disposisi pimpinan kedalam buku agenda kendali surat masuk.
Pengurusan surat keluar sebagaimana dimaksud dalam Pasal 21 huruf b, meliputi:
a. penerimaan surat;
b. pencatatan pengendalian surat; dan
c. pendistribusian surat.
Penerimaan surat sebagaimana dimaksud dalam Pasal 26 huruf a, meliputi:
a. menerima surat keluar dan pertinggal yang berasal dari Unit Pengolah; dan
b. memeriksa kelengkapan surat keluar berupa nama dan alamat tujuan surat, amplop, nomor surat, dan lampiran.
Pencatatan pengendalian surat sebagaimana dimaksud dalam Pasal 26 huruf b, meliputi:
a. menerima surat keluar dan pertinggal yang berasal dari Unit Pengolah; dan
b. memeriksa kelengkapan surat keluar berupa nama dan alamat tujuan surat, amplop, nomor surat, dan lampiran.
Pendistribusian surat sebagaimana dimaksud dalam Pasal 26 huruf c, meliputi:
a. menyampaikan surat keluar dengan membawa buku agenda kendali surat keluar penting dan/atau buku agenda biasa untuk surat biasa; dan
b. meminta paraf penerima surat.
Sarana pengurusan surat sebagaimana dimaksud dalam Pasal 21 huruf c, meliputi:
a. sarana pengurusan surat masuk; dan
b. sarana pengurusan surat keluar.
Sarana pengurusan surat masuk sebagaimana dimaksud dalam Pasal 30 huruf a, meliputi:
a. buku agenda biasa; dan
b. buku agenda kendali.
Buku agenda biasa sebagaimana dimaksud dalam Pasal 31 huruf a, merupakan sarana pencatatan surat masuk biasa.
Buku agenda kendali sebagaimana dimaksud dalam Pasal 31 huruf b, merupakan sarana pencatatan dan/atau pengendalian surat masuk penting dan berfungsi sebagai buku ekspedisi penyampaian surat masuk penting.
Sarana pengurusan surat keluar sebagaimana dimaksud dalam Pasal 30 huruf b, meliputi:
a. buku agenda biasa; dan
b. buku agenda kendali.
Buku agenda biasa sebagaimana dimaksud dalam Pasal 34 huruf a, merupakan sarana pencatatan surat masuk biasa.
Buku agenda kendali sebagaimana dimaksud dalam Pasal 34 huruf b, merupakan sarana pencatatan dan/atau pengendalian surat keluar dan berfungsi sebagai buku ekspedisi penyampaian surat keluar.
Pemberkasan Arsip Aktif sebagaimana dimaksud dalam Pasal 20 huruf b, meliputi:
a. prosedur pemberkasan; dan
b. sarana pemberkasan.
(1) Prosedur pemberkasan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 37 huruf a, merupakan suatu teknik atau cara pengaturan dan penyimpanan Arsip secara logis dan sistematis untuk memudahkan penemuan kembali Arsip
secara mudah, cepat, dan tepat, dilakukan menggunakan Kode Klasifikasi Arsip Kementerian sebagai panduan pengelompokannya.
(2) Prosedur pemberkasan sebagaimana dimaksud pada ayat
(1), meliputi:
a. pemeriksaan;
b. penentuan indeks;
c. pengkodean;
d. penyortiran;
e. pelabelan berkas; dan
f. penataan berkas.
Pemeriksaan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 38 ayat (2) huruf a, dilakukan dengan cara memeriksa kelengkapan berkas dan memperhatikan tanda perintah atau disposisi pimpinan untuk menyimpan berkas.
(1) Penentuan indeks sebagaimana dimaksud dalam Pasal 38 ayat (2) huruf b, berupa pemberian indeks pada Arsip dengan cara menentukan kata tangkap terhadap isi informasi Arsip yang akan disimpan sebagai judul berkas.
(2) Indeks sebagaimana dimaksud pada ayat
(1), dicantumkan pada tab Folder dan tab Guide.
(3) Indeks sebagaimana dimaksud pada ayat (1), dapat berupa nama orang, lembaga atau organisasi, tempat atau wilayah, masalah, dan kurun waktu.
Pengkodean sebagaimana dimaksud dalam Pasal 38 ayat (2) huruf c, meliputi:
a. menuliskan Kode Klasifikasi Arsip terhadap kata tangkap yang terpilih menjadi indeks di sudut kanan atas Arsip dengan pensil; dan
b. menulis Kode Klasifikasi Arsip untuk fungsi primer pada bagian depan sesuai dengan Klasifikasi Arsip, untuk:
1. kegiatan sekunder dengan kode angka dan diletakkan setelah kode huruf kapital; dan
2. transaksi tersier dengan kode angka dan diletakkan di belakang kode angka kegiatan sekunder.
(1) Penyortiran sebagaimana dimaksud dalam Pasal 38 ayat
(2) huruf d, dilakukan dengan cara pemulihan berkas surat berdasarkan kode klasifikasi yang telah dituliskan disudut kanan kertas surat.
(2) Penyortiran sebagaimana dimaksud pada ayat
(1) dilakukan saat berkas surat dimasukan ke dalam Folder untuk memudahkan labelisasi dan penataan berkas di tempat penyimpannya.
(1) Pelabelan berkas sebagaimana dimaksud dalam Pasal 38 ayat (2) huruf e, dilakukan dengan memberikan tanda pengenal berkas pada tab Folder dan tab Guide dan ukuran label sesuai dengan ukuran.
(2) Label sebagaimana dimaksud pada ayat (1) diberi judul berkas, indeks yang telah ditetapkan, dan Kode Klasifikasi Arsip serta ditempel pada tab Folder dan tab Guide pada berkas surat yang akan disimpan.
(1) Penataan berkas sebagaimana dimaksud dalam Pasal 38 ayat (2) huruf f, dilakukan dengan cara penyimpanan berkas surat dengan mempergunakan peralatan yang terdiri atas lemari Arsip, Guide dan Folder.
(2) Penataan berkas menggunakan Klasifikasi Arsip Kementerian sebagai dasar penataan.
Sarana pemberkasan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 37 huruf b, meliputi:
a. perangkat keras; dan
b. perangkat lunak.
Perangkat keras sebagaimana dimaksud dalam Pasal 45 huruf a, meliputi lemari Arsip, Folder, Guide buku peminjaman Arsip dan Daftar Arsip Aktif.
Perangkat lunak sebagaimana dimaksud dalam Pasal 45 huruf b, meliputi Kode Klasifikasi Arsip dan indeks.
Penggunaan Arsip sebagaimana dimaksud dalam Pasal 19 huruf b, merupakan tahap Arsip yang telah tercipta melalui proses pengurusan surat dan pemberkasan Arsip digunakan oleh unit kerja meliputi:
a. penyusunan daftar Arsip Aktif;
b. layanan penggunaan Arsip Aktif; dan
c. pengamanan Arsip Aktif.
(1) Daftar Arsip Aktif sebagaimana dimaksud dalam Pasal 48 huruf a, merupakan daftar memuat nomor, kode, dan deskripsi Arsip yang bersumber dari Arsip Aktif, tahun, volume, tingkat keaslian, dan keterangan, yang digunakan sebagai sarana akses atau penemuan Arsip Aktif di tempat penyimpanan Arsip Aktif di lingkungan unit kerja
(2) Penyusunan daftar Arsip Aktif sebagaimana dimaksud pada ayat (1), meliputi:
a. daftar Arsip terjaga; dan
b. daftar Arsip umum.
Daftar Arsip terjaga sebagaimana dimaksud dalam Pasal 49 ayat (2) huruf a, meliputi:
a. menentukan Arsip yang telah diberkaskan kedalam kategori Arsip terjaga;
b. memeriksa susunan pemberkasan dalam lemari atau rak Arsip;
c. mencatat jenis dan jumlah isi berkas kedalam suatu daftar; dan.
d. melakukan Entri Data pendaftaran Arsip terjaga.
Daftar Arsip umum sebagaimana dalam Pasal 49 ayat (2) huruf b, meliputi:
a. menentukan Arsip yang telah diberkaskan ke dalam Arsip umum;
b. memeriksa susunan pemberkasan dalam lemari dan atau rak Arsip;
c. mencatat jenis dan jumlah isi berkas kedalam suatu daftar; dan
d. melakukan Entri Data pendaftaran Arsip umum.
Layanan penggunaan Arsip Aktif sebagaimana dimaksud dalam Pasal 48 huruf b, meliputi:
a. permintaan dari Unit Pengolah; dan
b. sarana.
Permintaan dari Unit Pengolah sebagaimana dimaksud dalam Pasal 52 huruf a, meliputi:
a. menerima permintaan lisan peminjaman Arsip;
b. melakukan penelusuran Entri Data pendaftaran Arsip untuk mengetahui keberadaan lokasi simpan Arsip;
c. mencari Arsip sesuai lokasi penyimpanan Arsip;
d. menemukan dan mengambil Arsip yang akan dipinjam;
e. memeriksa kondisi fisik dan jumlah Arsip yang akan dipinjam;
f. menyiapkan tanda keluar;
g. menulis Arsip yang dipinjam pada penanda Arsip keluar dan meletakkan pada tempat semula Arsip yang dipinjam;
h. mencatat Arsip yang akan dipinjam dalam buku peminjaman Arsip;
i. menyerahkan Arsip kepada pengguna dengan memintakan paraf peminjaman Arsip dalam buku peminjaman Arsip;
j. memantau peminjaman Arsip sesuai jangka waktu penyimpanan Arsip;
k. memberi layanan permintaan pemanjangan waktu peminjaman dari Unit Pengolah, dengan mengikuti prosedur awal;
l. menerima dan memeriksa kelengkapan Arsip yang telah selesai digunakan;
m. mengembalikan Arsip yang dipinjam ketempat penyimpanan Arsip semula; dan
n. meminta pengguna Arsip untuk membuat surat pernyataan hilang atau rusak Arsip apabila dikembalikan tidak lengkap atau tidak sesuai dengan kondisi saat dipinjam.
Sarana sebagaimana dimaksud dalam Pasal 52 huruf b, meliputi:
a. formulir permintaan Arsip; dan
b. formulir peminjaman Arsip.
Formulir permintaan Arsip sebagaimana dimaksud dalam Pasal 54 huruf a, merupakan sarana layanan penggunaan Arsip di pusat Arsip yang digunakan untuk permintaan Arsip.
Formulir peminjaman Arsip sebagaimana dimaksud dalam Pasal 54 huruf b, merupakan peminjam yang mengajukan peminjaman Arsip untuk keperluan kedinasan.
(1) Pengamanan Arsip Aktif sebagaimana dimaksud dalam Pasal 48 huruf c, petugas pengamanan Arsip di Unit Pengolah wajib menjaga informasi Arsip, tidak dipergunakan untuk hal yang merugikan atau disalahgunakan oleh pihak yang tidak berkepentingan dari kemungkinan pencurian, kelalaian, kerusakan atau kehilangan.
(2) Petugas Unit Pengolah sebagaimana dimaksud pada ayat
(1) harus memperhatikan hal sebagai berikut:
a. tidak diperkenankan meletakkan Arsip disembarang tempat saat meninggalkan ruangan Unit Pengolah tanpa pengawasan;
b. tidak diperkenankan menerima pegawai lain memasuki ruang Unit Pengolah tanpa diketahui petugas Unit Pengolah;
c. tidak diperkenankan membawa makanan dan/atau minuman di ruang Unit Pengolah;
d. memelihara kebersihan di dalam ruang Unit Pengolah secara rutin; dan
e. mengontrol ruangan Unit Pengolah.
(1) Pemeliharaan Arsip sebagaimana dimaksud dalam Pasal 19 huruf c, menjadi tanggung jawab pimpinan Unit Pengolah pada Pencipta Arsip.
(2) Pemeliharaan Arsip sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dilakukan melalui kegiatan pemberkasan dan penyimpanan Arsip Aktif.
(3) Pemeliharaan Arsip sebagaimana dimaksud pada ayat (2) menggunakan prasarana dan sarana kearsipan sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan di bidang kearsipan.
(4) Prasarana dan sarana sebagaimana dimaksud pada ayat
(3) terdiri atas Folder, Guide, label, penanda Arsip keluar, indeks, boks, lemari Arsip dan rak Arsip.
(1) Penyusutan Arsip sebagaimana dimaksud dalam Pasal 19 huruf d, merupakan kegiatan untuk mengatasi masalah bertambahnya jumlah Arsip di Unit Pengolah.
(2) Penyusutan Arsip sebagaimana dimaksud pada ayat (1) meliputi kegiatan:
a. pemindahan Arsip Inaktif; dan
b. pemusnahan Arsip.
Pemindahan Arsip Inaktif sebagaimana dimaksud dalam Pasal 59 ayat (2) huruf a, meliputi:
a. pemeriksaan;
b. pendaftaran;
c. penataan;
d. pembuatan berita acara pemindahan Arsip Inaktif; dan
e. pelaksanaan pemindahan Arsip Inaktif.
Pemeriksaan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 60 huruf a, meliputi:
a. memeriksa Arsip berdasarkan daftar Arsip Dinamis dan meneliti Arsip yang telah selesai jangka simpan aktif dengan melihat kolom retensi Arsip Aktif;
b. menentukan Arsip yang dinyatakan pindah dari Unit Pengolah; dan
c. memilah dan mengelompokkan Arsip yang telah selesai jangka simpan aktifnya.
Pendaftaran sebagaimana dimaksud dalam Pasal 60 huruf b, meliputi:
a. menyusun daftar Arsip yang telah ditetapkan untuk dipindahkan dari Unit Pengolah ke Unit Kearsipan; dan
b. meminta persetujuan daftar Arsip yang akan dipindahkan dari penanggung jawab Unit Pengolah, dengan meminta tanda tangan dari pimpinan Unit Pengolah dan/atau penanggung jawab Unit Pengolah.
Penataan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 60 huruf c, meliputi:
a. menata Folder yang berisi Arsip yang telah diurutkan berdasarkan nomor urut daftar Arsip yang akan dipindahkan;
b. menyimpan Folder ke dalam boks Arsip; dan
c. memberi label boks Arsip dengan keterangan berupa nomor boks, nama Unit Pengolah, nomor urut Arsip, dan tahun penciptaan Arsip.
Pembuatan berita acara pemindahan Arsip Inaktif sebagaimana dimaksud dalam Pasal 60 huruf d dibuat rangkap 2 (dua) sebagai bukti pengalihan wewenang dan tanggung jawab dari Unit Pengolah ke Unit Kearsipan.
Pelaksanaan pemindahan Arsip Inaktif sebagaimana dimaksud dalam Pasal 60 huruf e, meliputi:
a. pemindahan Arsip Inaktif yang telah tertata dalam boks Arsip disertai daftar Arsip yang dipindahkan; dan
b. penyerahan berita acara pemindahan Arsip Inaktif dengan ketentuan rangkap pertama untuk pimpinan Unit
Kearsipan dan rangkap kedua untuk pimpinan Unit Pengolah dan/atau penanggung jawab Unit Pengolah.
(1) Pemusnahan Arsip sebagaimana dimaksud dalam Pasal 59 ayat (2) huruf b dilakukan di lingkungan Unit Pengolah terhadap duplikasi atau non Arsip berupa amplop, surat undangan, dan pengumuman yang tidak memerlukan tindak lanjut.
(2) Dalam hal Arsip berupa lamaran pegawai yang ditolak dan telah memenuhi masa retensi aktifnya, dimusnahkan di unit kerja bagian kepegawaian dengan cara menghancurkan fisik dan informasi Arsip melalui pencacahan atau peleburan.