JENIS DAN PERSYARATAN PERJALANAN DINAS LUAR NEGERI
Pelaksanaan Perjalanan Dinas Luar Negeri dilaksanakan untuk kegiatan:
a. pertemuan bilateral, regional, dan multilateral;
b. seminar/lokakarya/workshop/simposium;
c. pameran/promosi/expo;
d. tugas belajar;
e. pelatihan;
f. studi banding;
g. penugasan sebagai tenaga ahli atau peneliti;
h. penugasan sebagai staf perwakilan;
i. penugasan sebagai narasumber;
j. penugasan dalam rangka pengawasan bersama dengan negara sahabat;
k. penugasan dalam rangka inspeksi karantina ikan, mutu, dan keamanan hasil perikanan bersama dengan negara mitra;
l. penugasan dalam rangka penyelesaian dan/atau advokasi masalah hukum di bidang kelautan dan perikanan; dan
m. penugasan khusus dalam rangka keadaan mendesak atas perintah Menteri.
Persyaratan umum Perjalanan Dinas Luar Negeri Pejabat Negara, Pejabat Lain, Aparatur Sipil Negara, atau Pihak Lain yang ditugaskan oleh Kementerian meliputi:
a. telah masuk dalam daftar rencana Perjalanan Dinas Luar Negeri Kementerian atau telah mendapatkan persetujuan dari Sekretaris Jenderal/Menteri;
b. terdapat permintaan/undangan dari Kementerian/Lembaga atau negara/lembaga internasional/organisasi internasional/penyelenggara kegiatan;
c. mendapatkan persetujuan dari pimpinan unit kerja; dan
d. tersedia alokasi sumber pembiayaan yang berasal dari Kementerian, Lembaga Donor Dalam Negeri, atau Lembaga Donor Luar Negeri.
Persyaratan khusus Perjalanan Dinas Luar Negeri Pejabat Negara, Pejabat Lain, Aparatur Sipil Negara, atau Pihak Lain yang ditugaskan oleh Kementerian, ditetapkan untuk masing- masing jenis Perjalanan Dinas Luar Negeri.
(1) Perjalanan Dinas Luar Negeri untuk kegiatan pertemuan bilateral, regional, dan multilateral, sebagaimana dimaksud dalam Pasal 6 huruf a dilaksanakan dengan ketentuan:
a. dalam rangka penjajakan, peningkatan, dan pelaksanaan kerja sama di bidang kelautan dan perikanan; dan
b. dilaksanakan oleh Delegasi Kementerian.
(2) Delegasi Kementerian sebagaimana dimaksud pada ayat
(1) huruf b ditentukan sebagai berikut:
a. memiliki bidang tugas dan fungsi, kompetensi, dan keterkaitan dengan substansi yang akan dibahas;
b. kepatutan dalam perimbangan delegasi dari negara peserta lainnya dengan tetap mengutamakan skala prioritas; dan
c. bagi Pejabat Pimpinan Tinggi Madya harus mendapatkan persetujuan dari Menteri.
(3) Delegasi Kementerian sebagaimana dimaksud pada ayat
(1) huruf b mempunyai tugas:
a. merumuskan Kertas Posisi;
b. menyusun Pedoman Delegasi;
c. merundingkan, memperjuangkan, dan mengamankan kepentingan nasional; dan
d. melaporkan hasil perundingan kepada Menteri.
(4) Penyusunan Kertas Posisi dan Pedoman Delegasi sebagaimana dimaksud pada huruf ayat (3) huruf a dan huruf b berpedoman pada peraturan Menteri tentang pedoman kerja sama dan penyusunan perjanjian.
(5) Delegasi Kementerian sebagaimana dimaksud pada ayat
(1) huruf b ditetapkan sesuai dengan kebutuhan dan/atau penugasan.
Perjalanan Dinas Luar Negeri untuk kegiatan seminar/lokakarya/ workshop/simposium sebagaimana dimaksud dalam Pasal 6 huruf b, dilaksanakan dengan ketentuan:
a. substansi kegiatan terkait dengan bidang tugas, fungsi, dan kompetensinya;
b. mendapatkan rekomendasi yang dikeluarkan oleh unit kerja lingkup Sekretariat Jenderal yang melaksanakan fungsi pembinaan sumber daya manusia aparatur; dan
c. diutamakan untuk perjalanan dinas yang dibiayai oleh pihak penyelenggara atau pihak donor.
Perjalanan Dinas Luar Negeri untuk kegiatan pameran/promosi/expo sebagaimana dimaksud dalam Pasal 6 huruf c dilaksanakan dengan ketentuan:
a. substansi kegiatan terkait dengan bidang tugas, fungsi, dan kompetensinya;
b. mendapatkan rekomendasi yang dikeluarkan oleh unit kerja lingkup Sekretariat Jenderal yang melaksanakan fungsi pembinaan sumber daya manusia aparatur; dan
c. apabila diperlukan, peserta pameran/promosi/expo dapat ditambah dengan tenaga ahli atau pihak lain yang mempunyai kompetensi untuk mendukung pameran/promosi/expo tersebut dengan persetujuan Pejabat Pimpinan Tinggi Madya terkait.
(1) Perjalanan Dinas Luar Negeri untuk kegiatan tugas belajar sebagaimana dimaksud dalam Pasal 6 huruf d dilaksanakan dengan ketentuan:
a. tersedia alokasi sumber pembiayaan selama tugas belajar yang berasal dari Kementerian, Lembaga Donor Dalam Negeri, atau Lembaga Donor Luar Negeri;
b. konfirmasi dari lembaga/perguruan tinggi yang menyatakan bahwa yang bersangkutan telah diterima untuk melaksanakan tugas belajar di lembaga/perguruan tinggi tersebut;
c. mendapatkan rekomendasi dari unit kerja lingkup Kementerian yang melaksanakan fungsi administrasi tugas belajar; dan
d. ditetapkan dengan keputusan Menteri.
(2) Dalam hal terjadi perpanjangan masa tugas belajar yang berakibat pada pengurusan administrasi perizinan luar negeri, harus dilaporkan kepada unit kerja lingkup Sekretariat Jenderal yang melaksanakan fungsi administrasi perjalanan dinas luar negeri, dengan melampirkan:
a. surat dari lembaga/perguruan tinggi yang menyatakan bahwa penambahan masa tugas belajar perlu diberikan;
b. surat perjanjian dengan sponsor/lembaga donor, yang menyatakan bahwa perpanjangan tugas belajar ditanggung oleh sponsor/lembaga donor;
c. surat persetujuan Perjalanan Dinas Luar Negeri dari Kementerian Sekretariat Negara yang telah diterbitkan sebelumnya;
d. rekomendasi dari unit kerja yang menangani tugas belajar;
e. surat keputusan Menteri tentang perpanjangan masa tugas belajar; dan
f. laporan perkembangan tugas belajar.
(3) Ketentuan lebih lanjut mengenai Perjalanan Dinas Luar Negeri dalam rangka tugas belajar, berpedoman pada ketentuan peraturan perundang-undangan yang mengatur tentang tugas belajar bagi pegawai negeri sipil di lingkungan Kementerian.
Perjalanan Dinas Luar Negeri untuk kegiatan pelatihan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 6 huruf e, dilaksanakan dengan ketentuan:
a. substansi pelatihan terkait dengan bidang tugas, fungsi, dan kompetensinya;
b. masuk dalam rencana kebutuhan pengembangan kompetensi;
c. mendapatkan rekomendasi yang dikeluarkan oleh unit kerja lingkup Sekretariat Jenderal yang
melaksanakan fungsi pembinaan sumber daya manusia aparatur; dan
d. diutamakan untuk perjalanan dinas yang dibiayai oleh pihak penyelenggara atau pihak donor.
Perjalanan Dinas Luar Negeri untuk kegiatan studi banding sebagaimana dimaksud dalam Pasal 6 huruf f dilaksanakan dengan ketentuan:
a. substansi studi banding harus terkait dengan bidang tugas, fungsi, dan kompetensinya;
b. menyampaikan proposal dan/atau kerangka acuan kerja terkait dengan studi banding yang akan dilaksanakan:
1. untuk Pejabat Pimpinan Tinggi Madya ditujukan kepada Menteri dengan tembusan kepada Sekretaris Jenderal; dan
2. untuk Pejabat Pimpinan Tinggi Pratama ditujukan kepada Pejabat Pimpinan Tinggi Madya yang bersangkutan dengan tembusan kepada Sekretaris Jenderal.
Perjalanan Dinas Luar Negeri sebagai tenaga ahli atau peneliti sebagaimana dimaksud dalam Pasal 6 huruf g dilaksanakan dengan ketentuan:
a. substansi kegiatan terkait dengan bidang tugas, fungsi, dan kompetensi tenaga ahli atau peneliti yang ditunjuk;
b. mendapatkan surat keterangan dari pejabat unit kerja eselon I yang bersangkutan; dan
c. mendapatkan rekomendasi yang dikeluarkan oleh unit kerja lingkup Sekretariat Jenderal yang melaksanakan fungsi pembinaan sumber daya manusia aparatur.
Perjalanan Dinas Luar Negeri sebagai staf perwakilan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 6 huruf h dilaksanakan dengan ketentuan mendapatkan persetujuan dari Menteri bagi
Pejabat Pimpinan Tinggi Madya, Sekretaris Jenderal bagi Pejabat Lain.
Perjalanan Dinas Luar Negeri sebagai narasumber sebagaimana dimaksud dalam Pasal 6 huruf i dilaksanakan dengan ketentuan:
a. memiliki kompetensi dan keahlian yang dibutuhkan;
b. substansi kegiatan terkait dengan bidang tugas, fungsi, dan kompetensinya;
c. mendapatkan rekomendasi yang dikeluarkan oleh unit kerja lingkup Sekretariat Jenderal yang melaksanakan fungsi pembinaan sumber daya manusia aparatur; dan
d. bagi Pejabat Pimpinan Tinggi Madya harus mendapatkan surat persetujuan dari Menteri.
Perjalanan Dinas Luar Negeri untuk kegiatan pengawasan bersama dengan negara sahabat sebagaimana dimaksud dalam Pasal 6 huruf j dilaksanakan dengan ketentuan:
a. terdapat perjanjian kerja sama dengan negara/lembaga internasional/ organisasi internasional yang membutuhkan; dan
b. melampirkan daftar awak kapal dan uraian tugas masing-masing.
Perjalanan Dinas Luar Negeri untuk kegiatan penugasan dalam rangka inspeksi karantina ikan, mutu, dan keamanan hasil perikanan bersama dengan negara mitra sebagaimana dimaksud dalam Pasal 6 huruf k dilaksanakan dengan ketentuan:
a. terdapat perjanjian kerja sama dengan negara mitra; dan
b. melampirkan daftar anggota tim inspeksi dan uraian tugas masing-masing.
Perjalanan Dinas Luar Negeri dalam rangka penyelesaian dan/atau advokasi masalah hukum di bidang kelautan dan perikanan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 6 huruf l dilaksanakan dengan ketentuan:
a. terdapat masalah hukum di bidang kelautan dan perikanan yang memerlukan penyelesaian dan/atau advokasi;
b. untuk Pejabat Pimpinan Tinggi Madya harus mendapatkan surat persetujuan dari Menteri; dan
c. apabila diperlukan, peserta dapat ditambah dengan tenaga ahli atau pihak lain yang berkompeten dengan persetujuan Sekretaris Jenderal.
Perjalanan Dinas Luar Negeri dalam rangka penugasan khusus yang dilakukan atas perintah langsung dari Menteri dalam keadaan mendesak sebagaimana dimaksud dalam Pasal 7 huruf m, dilaksanakan berdasarkan penugasan langsung dari Menteri, melalui catatan disposisi dan/atau surat perintah.
(1) usulan Perjalanan Dinas Luar Negeri yang memerlukan rekomendasi disampaikan oleh UPT dan unit kerja teknis kepada Sekretaris Direktorat Jenderal/Inspektorat Jenderal/Badan untuk selanjutnya disampaikan kepada unit kerja lingkup Sekretariat Jenderal yang melaksanakan fungsi pembinaan sumber daya manusia aparatur.
(2) Unit Kerja Eselon II lingkup Sekretariat Jenderal menyampaikan permohonan rekomendasi kepada unit kerja lingkup Sekretariat Jenderal yang melaksanakan fungsi pembinaan sumber daya manusia aparatur.
(3) Permohonan rekomendasi sebagaimana dimaksud dalam ayat (1) dan (2), melampirkan:
a. surat undangan dari penyelenggara;
b. jadwal dan agenda dari penyelenggara;
c. keterangan pembiayaan;
d. paparan apabila sebagai narasumber dan kertas posisi apabila sebagai delegasi perundingan;
e. keterangan perjalanan dinas ke luar negeri pada tahun berjalan;
f. laporan perjalanan dinas sebelumnya apabila Pejabat Pimpinan Tinggi Madya dan Pejabat lainnya pernah melaksanakan perjalanan dinas luar negeri;
dan
g. surat dari pimpinan/pihak pengundang yang menyatakan bahwa perjalanan dinas tersebut diperlukan karena peran/tanggungjawab sebagai anggota tim/kelompok kerja/organisasi internasional, yang tidak dapat digantikan dengan pegawai/pejabat lain.
(1) Unit kerja lingkup Sekretariat Jenderal yang melaksanakan fungsi pembinaan sumber daya manusia aparatur melakukan analisa terhadap permohonan rekomendasi.
(2) Dalam melakukan analisa sebagaimana dimaksud dalam ayat (1), unit kerja lingkup Sekretariat Jenderal yang melaksanakan fungsi pembinaan sumber daya manusia aparatur dapat melakukan komunikasi dan konfirmasi kepada pihak terkait dan kepada pemohon.
(3) Dalam hal permohonan rekomendasi diterima, unit kerja lingkup Sekretariat Jenderal yang melaksanakan fungsi pembinaan sumber daya manusia aparatur memberikan jawaban atas permohonan rekomendasi.
(4) Unit kerja lingkup Sekretariat Jenderal yang melaksanakan fungsi pembinaan sumber daya manusia
aparatur berhak menolak dan/atau tidak memproses permohonan rekomendasi yang dimohonkan dalam hal:
a. tidak memenuhi persyaratan umum dan khusus sebagaimana dimaksud dalam Pasal 7 dan Pasal 8;
b. usulan disampaikan setelah setelah pelaksanaan Perjalanan Dinas Luar Negeri; atau
c. waktu keberangkatan perjalanan dinas yang tidak memungkinkan.
(5) Rekomendasi atau penolakan sebagaimana dimaksud pada ayat (3) dan ayat (4) disampaikan oleh unit kerja lingkup Sekretariat Jenderal yang melaksanakan fungsi pembinaan sumber daya manusia aparatur kepada unit pengusul dengan tembusan unit kerja lingkup Sekretariat Jenderal yang melaksanakan fungsi administrasi Perjalanan Dinas Luar Negeri dalam waktu 3 (tiga) hari kerja sejak permohonan diterima.
(6) Perjalanan Dinas Luar Negeri yang tidak sesuai dengan rekomendasi menjadi bahan pertimbangan dalam pengajuan Perjalanan Dinas Luar Negeri berikutnya.