PROSES BISNIS
(1) Proses Bisnis disusun dalam suatu Peta Proses Bisnis.
(2) Peta Proses Bisnis sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dapat diperbaiki untuk meningkatkan efisiensi dan efektivitas sistem, proses, dan prosedur kerja yang jelas, efektif, efisien, dan terukur pada masing-masing Unit Kerja.
(3) Perbaikan Peta Proses Bisnis sebagaimana dimaksud pada ayat (2) dilakukan dalam hal:
a. terjadi perubahan arah strategis Kementerian yang mengakibatkan perubahan tugas dan fungsi serta keluaran (output) organisasi/Unit Kerja; atau
b. terdapat masukan dari kementerian/lembaga/ pemerintah daerah dan/atau masyarakat sebagai salah satu Pemangku Kepentingan untuk memperbaiki kinerja Pelayanan Publik secara signifikan.
Peta Proses Bisnis sebagaimana dimaksud dalam Pasal 2 ayat
(1) terdiri atas :
a. Peta Proses;
b. peta subproses;
c. peta relasi; dan
d. peta lintas fungsi.
(1) Peta Proses sebagaimana dimaksud dalam Pasal 3 huruf a menggambarkan prinsip supplier-input-process-output- customer (SIPOC).
(2) Peta Proses menggambarkan hubungan antara:
a. Proses Inti;
b. Proses Pendukung; dan
c. Proses Lainnya.
(3) Proses Inti sebagaimana dimaksud pada ayat (2) huruf a harus memenuhi kriteria:
a. berperan langsung dalam memenuhi kebutuhan pengguna eksternal dan internal;
b. berpengaruh secara langsung terhadap keberhasilan organisasi dalam mencapai visi, misi, dan strategi organisasi; dan
c. memberikan respon langsung terhadap permintaan dan memenuhi kebutuhan pengguna.
(4) Proses Pendukung sebagaimana dimaksud pada ayat (2) huruf b harus memenuhi kriteria:
a. memenuhi kebutuhan pengguna internal, yaitu para pelaku atau fungsi yang berada di Proses Inti; dan
b. memberikan dukungan atas aktivitas pada Proses Inti.
(5) Proses Lainnya sebagaimana dimaksud pada ayat (2) huruf c harus memenuhi kriteria yang memungkinkan aktivitas pada Proses berjalan lebih optimal.
(1) Peta subproses sebagaimana dimaksud Pasal 3 huruf b menggambarkan rangkaian aktivitas yang logis dalam satu Proses tertentu.
(2) Identifikasi peta subproses dilakukan berdasarkan tahapan:
a. pembahasan dengan pimpinan;
b. identifikasi terhadap turunan/Proses lebih teknis dari Proses Inti, Proses Pendukung, dan Proses Lainnya;
c. memastikan seluruh aktivitas pekerjaan yang dilakukan sudah tercantum dalam identifikasi subproses bisnis;
d. identifikasi Unit Organisasi yang terlibat di dalam Proses sebagai pemilik subproses;
e. menggambarkan peta subproses dengan prinsip supplier-input-process-output-customer (SIPOC);
f. finalisasi peta subproses dan hubungannya dengan Proses Lainnya yang telah digambarkan dalam Peta Proses sebelumnya,
(3) Format identifikasi peta subproses sebagaimana dimaksud pada ayat (2) tercantum dalam Lampiran yang merupakan bagian tidak terpisahkan dari Peraturan Menteri ini.
Peta relasi sebagaimana dimaksud dalam Pasal 3 huruf c menggambarkan Unit Organisasi di Kementerian dan/atau Kantor Wilayah dan Kantor Pertanahan yang terlibat dalam satu subproses.
Peta lintas fungsi sebagaimana dimaksud dalam Pasal 3 huruf d menjelaskan siapa dan aktivitas apa saja yang dilakukan dalam satu subproses.
Peta Proses Bisnis terdiri atas:
a. Peta Proses Bisnis level 0;
b. Peta Proses Bisnis level 1;
c. Peta Proses Bisnis level 2; dan
d. Peta Proses Bisnis level 3.
(1) Peta Proses Bisnis level 0 sebagaimana dimaksud dalam Pasal 8 huruf a merupakan Peta Proses Bisnis yang memuat seluruh Proses Bisnis Kementerian.
(2) Peta Proses Bisnis level 0 terdiri atas:
a. Proses Inti;
b. Proses Pendukung; dan
c. Proses Lainnya.
(3) Peta Proses Bisnis level 0 merupakan turunan langsung dari visi, misi, serta tujuan yang ingin dicapai Kementerian.
(4) Peta Proses Bisnis level 0 mengacu pada dokumen rencana strategis organisasi, dokumen tugas dan fungsi organisasi, serta dokumen pendukung lainnya yang menggambarkan keluaran utama yang dibutuhkan oleh Pemangku Kepentingan.
(1) Peta Proses Bisnis level 1 sebagaimana dimaksud dalam Pasal 8 huruf b merupakan model bisnis atau proses kunci yang merupakan penjabaran dari Proses Bisnis utama di Kementerian dan masing-masing Unit Organisasi Eselon I.
(2) Peta Proses Bisnis level 1 menggambarkan perbedaan proses yang dilakukan oleh setiap Unit Kerja Eselon I.
(3) Peta Proses Bisnis level 1 merupakan level dekomposisi pertama dan masih sama dengan level 0.
(1) Peta Proses Bisnis level 2 sebagaimana dimaksud dalam Pasal 8 huruf c merupakan kelompok Proses Bisnis atau subproses, yang menunjukkan end-to-end Proses Bisnis yang aktual pada level yang cukup tinggi.
(2) Peta Proses Bisnis level 2 memfokuskan pada interaksi dan perpindahan tanggung jawab antar sektor utama dalam Proses Bisnis.
(3) Peta Proses Bisnis level 2 memuat seluruh Proses Bisnis sesuai bidang tugas dan fungsi Unit Organisasi Eselon II dan Kantor Wilayah Badan Pertanahan Nasional Provinsi sebagai jabaran Peta Proses Bisnis level 2.
(1) Peta Proses Bisnis level 3 sebagaimana dimaksud dalam Pasal 11 huruf d merupakan proses atau aktivitas yang menunjukkan detail informasi secara keseluruhan agar didapatkan pengertian yang menyeluruh mengenai Proses Bisnis.
(2) Peta Proses Bisnis level 3 berisi alur proses, alur informasi (input dan output), sistem informasi yang digunakan, dan pelaku yang melakukan aktivitas tersebut, sesuai bidang tugas dan fungsi Unit Organisasi Eselon III dan Kantor Pertanahan.
Tahap pengelolaan Proses Bisnis terdiri atas:
a. persiapan dan perencanaan;
b. penyusunan;
c. penggunaan; dan
d. pemantauan dan evaluasi.
(1) Tahap persiapan dan perencanaan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 13 huruf a meliputi kegiatan analisa kebutuhan, inventarisasi aktivitas yang ada di lingkungan Kementerian, Kantor Wilayah Badan Pertanahan Nasional dan Kantor Pertanahan, serta pengkategorian aktivitas tersebut dalam kelompok kegiatan.
(2) Tahap persiapan dan perencanaan penyusunan Peta Proses Bisnis terdiri atas:
a. pembentukan tim dan kelengkapannya; dan
b. pembekalan bagi anggota tim.
Dalam penyusunan setiap dokumen Peta Proses Bisnis level 0, level 1, level 2 dan level 3, tim sebagaimana dimaksud dalam Pasal 15 mempunyai tugas:
a. memahami arah strategis organisasi;
b. mengidentifikasi Proses Bisnis yang akan dipetakan berdasarkan analisis kebutuhan;
c. mengidentifikasi nama dan tipe Proses Bisnis dimaksud;
d. menentukan kode dari masing-masing Proses Bisnis;
e. melakukan pemodelan Peta Proses Bisnis dengan menggunakan gambar diagram alir (flowchart) dari setiap Proses Bisnis yang teridentifikasi yang dihasilkan dari Proses pemetaan;
f. melakukan perbaikan Peta Proses Bisnis, jika Peta Proses Bisnis yang telah ditetapkan akan ditindaklanjuti dengan Peta Proses Bisnis lanjutannya;
g. melakukan uji coba pelaksanaan Peta Proses Bisnis yang ditetapkan;
h. melakukan sosialisasi kepada pelaksana maupun Pemangku Kepentingan Peta Proses Bisnis;
i. mengawal penerapan Peta Proses Bisnis agar berjalan sesuai yang diharapkan;
j. melakukan pemantauan dan evaluasi dengan membuat catatan;
k. merumuskan penyempurnaan, jika diperlukan sesuai hasil pemantauan dan evaluasi; dan
l. menyiapkan data pendukung lain yang dibutuhkan.
Pembekalan anggota tim sebagaimana dimaksud dalam Pasal 14 ayat (2) huruf b dilakukan oleh tim penyusun Peta Proses Bisnis secara berjenjang dan dapat bekerjasama dengan pihak terkait.
(1) Penyusunan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 13 huruf b dimulai dari analisis kebutuhan dengan cara memahami arah strategis, tugas dan fungsi organisasi dan pihak eksternal yang memerlukan dan mendapatkan layanan langsung dari organisasi.
(2) Pemahaman sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dapat dilakukan dengan mempelajari dokumen terkait dan diskusi dengan pimpinan organisasi untuk menghasilkan rancangan Peta Proses Bisnis.
(3) Rancangan Peta Proses Bisnis sebagaimana dimaksud pada ayat
(2) dilakukan pemetaan dan analisis kebutuhan untuk melihat secara utuh keseluruhan rangkaian Proses yang mempengaruhi kinerja dan pencapaian organisasi dalam melayani Pemangku Kepentingan utama, baik eksternal maupun internal.
(4) Menteri MENETAPKAN Peta Proses Bisnis Kementerian, Kantor Wilayah Badan Pertanahan Nasional, dan Kantor Pertanahan sebagai hasil penyusunan Peta Proses Bisnis.
(1) Penyusunan Peta Proses Bisnis dilakukan berdasarkan pada prinsip:
a. definitif;
b. urutan;
c. kejelasan pelanggan atau pengguna layanan;
d. nilai tambah;
e. keterkaitan; dan
f. fungsi silang.
(2) Prinsip definitif sebagaimana dimaksud pada ayat (1) huruf a dimaksudkan agar Peta Proses Bisnis memiliki batasan, masukan, serta keluaran yang jelas.
(3) Prinsip urutan sebagaimana dimaksud pada ayat (1) huruf b dimaksudkan agar Peta Proses Bisnis terdiri atas aktivitas yang berurutan sesuai ruang dan waktu.
(4) Prinsip kejelasan pelanggan atau pengguna layanan sebagaimana dimaksud pada ayat
(1) huruf c dimaksudkan agar Peta Proses Bisnis harus mempunyai penerima hasil Proses yang jelas.
(5) Prinsip nilai tambah sebagaimana dimaksud pada ayat
(1) huruf d dimaksudkan agar transformasi yang terjadi dalam Peta Proses Bisnis harus memberikan nilai tambah bagi penerima.
(6) Prinsip keterkaitan sebagaimana dimaksud pada ayat (1) huruf e dimaksudkan agar Peta Proses Bisnis tidak dapat berdiri sendiri, melainkan harus terkait dalam suatu struktur organisasi
(7) Prinsip fungsi silang sebagaimana dimaksud pada ayat
(1) huruf f dimaksudkan agar Peta Proses Bisnis pada umumnya mencakup beberapa fungsi.
Penataan ulang Proses Bisnis dilakukan jika:
a. terjadi perubahan arah strategis Kementerian (visi, misi dan sasaran strategis) yang berdampak pada perubahan tugas, fungsi dan keluaran organisasi/Unit Kerja di lingkungan Kementerian; dan
b. adanya kebutuhan atau dorongan baik dari internal maupun publik/masyarakat untuk memperbaiki kinerja Pelayanan Publik.
(1) Peta Proses Bisnis digunakan untuk menyusun Standar Operasional Prosedur di lingkungan Kementerian.
(2) Seluruh tahapan proses pengelolaan Proses Bisnis di lingkungan Kementerian sebagaimana dimaksud dalam Pasal 13 dikendalikan oleh Sekretariat Jenderal melalui Unit Kerja Eselon II yang mempunyai tugas di bidang organisasi dan kepegawaian.
(1) Pemantauan dan evaluasi Peta Proses Bisnis sebagaimana dimaksud dalam Pasal 13 huruf d dilaksanakan oleh tim penyusun Proses Bisnis level 0 dan dapat melibatkan tim penyusun Peta Proses Bisnis level 1, level 2 dan level 3.
(2) Tim penyusun Peta Proses Bisnis level 0 menyusun dan menyampaikan hasil laporan kepada Menteri.
(3) Dokumen Peta Proses Bisnis merupakan Peta Proses Bisnis dinamis yang perlu dievaluasi dan dipantau relevansi dan efektivitasnya.
(4) Pemantauan terhadap identifikasi dan evaluasi terhadap Peta Proses Bisnis dilaksanakan paling sedikit 1 (satu) kali dalam 1 (satu) tahun.