Dalam Peraturan ini, yang dimaksud dengan :
1. Komisi Pemilihan Umum, Komisi Pemilihan Umum Provinsi/Komite Independen Pemilihan Aceh, Komisi Pemilihan Umum Kabupaten/Kota, dan Komite Independen Pemilihan Kabupaten/Kota di wilayah Provinsi Aceh, selanjutnya disingkat KPU, KPU Provinsi/KIP Aceh, KPU Kabupaten/Kota dan KIP Kabupaten/Kota, adalah lembaga penyelenggara Pemilihan Umum yang bersifat nasional tetap, dan mandiri.
2. Arsip Nasional Republik INDONESIA, selanjutnya di singkat ANRI, adalah Lembaga Pemerintah Non Kementerian yang berkedudukan di bawah dan yang bertanggung jawab langsung kepada PRESIDEN.
3. Arsip Komisi Pemilihan Umum adalah arsip-arsip KPU, KPU Provinsi/KIP Aceh, KPU Kabupaten/Kota dan KIP Kabupaten/Kota www.djpp.kemenkumham.go.id
yang berkaitan dengan penyelenggaraan Pemilu yang terdiri dari Arsip Substantif dan Arsip Fasilitatif.
4. Arsip Substantif adalah arsip yang berasal dari kegiatan fungsional KPU, KPU Provinsi/KIP Aceh, KPU Kabupaten/Kota dan KIP Kabupaten/Kota dalam penyelenggaraan tahapan Pemilu Anggota Dewan Perwakilan Rakyat, Dewan Perwakilan Daerah dan Dewan Perwakilan Rakyat Daerah, Pemilu PRESIDEN dan Wakil PRESIDEN, dan pemilihan gubernur, bupati, dan walikota.
5. Arsip Fasilitatif adalah arsip yang berasal dari kegiatan pendukung penyelenggaraan Pemilu yang terdiri dari Arsip Fasilitatif Kepegawaian dan Keuangan serta Arsip Fasilitatif Non Kepegawaian dan Non Keuangan.
6. Arsip Fasilitatif Kepegawaian dan Keuangan adalah arsip yang berkaitan dengan bidang kepegawaian dan bidang keuangan.
7. Arsip Fasilitatif Non Kepegawaian dan Non Keuangan adalah arsip yang berkaitan dengan bidang non kepegawaian dan non keuangan/fiskal yang meliputi perencanaan, hukum, organisasi dan ketatalaksanaan, kearsipan dan ketatausahaan, kerumahtanggaan, kehumasan dan keprotokolan, kepustakaan, teknologi informasi, komunikasi dan pengawasan.
8. Jadwal Retensi Arsip adalah daftar yang berisi sekurang-kurangnya jangka penyimpanannya atau retensi, jenis arsip, dan keterangan yang berisi rekomendasi tentang penetapan suatu jenis arsip yang akan dimusnahkan, dinilai kembali atau dipermanenkan yang dipergunakan sebagai pedoman penyusutan dan penyelamatan arsip.
9. Jadwal Retensi Arsip Substantif adalah daftar yang berisi jenis Arsip Substantif beserta jangka waktu penyimpanannya, sesuai dengan nilai kegunaannya dan digunakan sebagai pedoman penyusutan.
10. Jadwal Retensi Arsip Fasilitatif Non Kepegawaian dan Non Keuangan adalah daftar yang berisi jenis Arsip Fasilitatif Non Kepegawaian dan Non Keuangan beserta jangka waktu penyimpanannya sesuai dengan nilai kegunaannya dan dipakai sebagai pedoman penyusutan Arsip Fasilitatif perencanaan, hukum, organisasi dan ketatalaksaaan, kearsipan dan ketatausahaan, kerumahtanggaan, kehumasan dan keprotokolan, kepustakaan, teknologi informasi, komunikasi dan pengawasan.
11. Penyusutan Arsip adalah kegiatan pengurangan arsip dengan cara :
a. memindahkan Arsip In Aktif dari pengolah ke unit kearsipan dalam lingkungan KPU;
www.djpp.kemenkumham.go.id
b. memusnahkan arsip yang tidak bernilai guna sesuai dengan ketentuan-ketentuan dan kaedah-kaedah kearsipan yang berlaku;
c. menyerahkan Arsip Statis oleh unit kearsipan kepada ANRI atau dari Satuan Kerja Perangkat Daerah kepada Lembaga Kearsipan Daerah.
12. Pemindahan Arsip In Aktif adalah kegiatan pengurangan Arsip in Aktif dan pengalihan tanggung jawab pengelolaan Arsip in Aktif dari Unit Pengolah ke Unit Kearsipan di lingkungan KPU.
13. Pemusnahan Arsip adalah kegiatan pengurangan arsip yang tidak bernilai guna dan pengamanan informasi yang dilakukan dengan cara penghancuran fisik arsip sampai tidak dapat dikenali lagi.
14. Penyerahan Arsip Statis adalah kegiatan pengurangan arsip dan pengalihan tanggung jawab pengelolaan Arsip Statis dari Lembaga Pencipta Arsip kepada Lembaga Kearsipan dalam rangka penyelamatan dan pelestarian memori kolektif dan bahan pertanggungjawaban.
15. Nilai Guna Arsip adalah nilai arsip yang didasarkan pada kegunaanya bagi kepentingan pengguna arsip.
16. Nilai Guna Primer adalah nilai arsip yang didasarkan pada kegunaan arsip bagi kepentingan lembaga/ instansi pencipta arsip.
17. Nilai Guna Sekunder adalah nilai arsip yang didasarkan pada kegunaan arsip bagi kepentingan lembaga/instansi lain dan atau kepentingan umum di luar lembaga/instansi pencipta arsip dan kegunaanya sebagai bahan bukti dan bahan pertanggungjawaban nasional.
18. Jenis Arsip adalah kelompok dokumen yang diatur dalam suatu sistem pemberkasan tertentu atau dipertahankan sebagai satuan unit karena mereka tercipta dari kesamaan proses akumulasi dan pemberkasan, kesamaan aktifitas, memiliki bentuk khusus, atau karena beberapa keterkaitan erat lain yang muncul dari penerimaan, penciptaan atau penggunaannya.
19. Jangka Waktu Simpan selanjutnya disebut Retensi, adalah masa simpan minimal suatu jenis arsip pada Unit Pengolah dan/atau Unit Kearsipan.
20. Retensi Arsip Aktif adalah masa simpan minimal suatu jenis arsip pada Unit Pengolah, Jangka Waktu Simpan Arsip Aktif dihitung sejak arsip diciptakan mulai diregistrasi hingga selesai diproses.
21. Retensi Arsip Inaktif adalah masa simpan minimal suatu jenis arsip pada Unit Kearsipan /Pusat Arsip, Jangka Waktu Simpan Arsip In www.djpp.kemenkumham.go.id
Aktif dihitung sejak habisnya masa retensi Arsip Aktif sampai nilai gunanya untuk kepentingan refensi berakhir.
22. “Musnah” pada kolom “Keterangan” adalah keterangan yang menyatakan bahwa suatu jenis arsip memiliki nilai guna sekunder atau nilai guna permanen, wajib diserahkan kepada ANRI/Lembaga Kearsipan sebagai bukti pertanggungjawaban sesuai dengan lingkup tugas dan fungsi masing-masing.
23. “Permanen” pada kolom “Keterangan” adalah keterangan yang menyatakan bahwa suatu jenis arsip memiliki nilaiguna sekunder atau nilaiguna permanen, wajib diserahkan kepada ANRI/Lembaga Kearsipan sebagai bukti pertanggungjawaban sesuai dengan lingkup tugas dan fungsi masing-masing.
24. “Dinilai Kembali” pada Kolom “Keterangan“ adalah keterangan yang menyatakan bahwa suatu jenis arsip belum ditentukan nasib akhirnya apakah musnah atau permanen sehingga perlu dilakukan penilaian kembali dan pengkajian lagi.