Peraturan Badan ini mulai berlaku pada tanggal diundangkan.
Agar setiap orang mengetahuinya, memerintahkan pengundangan Peraturan Badan ini dengan penempatannya dalam Berita Negara Republik INDONESIA.
Ditetapkan di Jakarta pada tanggal 3 September 2018
KEPALA BADAN METEOROLOGI, KLIMATOLOGI, DAN GEOFISIKA,
ttd
DWIKORITA KARNAWATI Diundangkan di Jakarta pada tanggal 16 Oktober 2018
DIREKTUR JENDERAL PERATURAN PERUNDANG-UNDANGAN KEMENTERIAN HUKUM DAN HAK ASASI MANUSIA REPUBLIK INDONESIA,
ttd.
WIDODO EKATJAHJANA
LAMPIRAN I PERATURAN BADAN METEOROLOGI, KLIMATOLOGI, DAN GEOFISIKA REPUBLIK INDONESIA NOMOR TENTANG PEDOMAN TATA NASKAH DINAS DI LINGKUNGAN BADAN METEOROLOGI, KLIMATOLOGI, DAN GEOFISIKA
JENIS DAN FORMAT NASKAH DINAS
A. Naskah Dinas Arahan Naskah Dinas Arahan terdiri atas Naskah Dinas Pengaturan, Naskah Dinas Penetapan/Keputusan, dan Naskah Dinas Penugasan.
1. Naskah Dinas Pengaturan Naskah Dinas Pengaturan terdiri dari Peraturan, Pedoman, Petunjuk Pelaksanaan/Petunjuk Teknis, Instruksi, Standard Operating Procedures (SOP) dan Surat Edaran. Ketentuan lebih lanjut mengenai Naskah Dinas Pengaturan berupa Peraturan, Pedoman, Petunjuk Pelaksanaan/Petunjuk Teknis, Standard Operating Procedures (SOP) dan Naskah Dinas Penetapan/Keputusan, sepanjang mengenai pengertian, kewenangan, susunan, format, dan tata cara penulisan diatur dengan Peraturan Badan tersendiri.
a. Instruksi 1) Pengertian Instruksi adalah naskah dinas yang memuat perintah berupa petunjuk/arahan tentang pelaksanaan suatu kebijakan yang diatur dalam peraturan perundang-undangan.
2) Wewenang Penetapan dan Penandatanganan Pejabat yang berwenang MENETAPKAN dan menandatangani Instruksi adalah Kepala BMKG.
3) Susunan a) Kepala Instruksi
(1) halaman pertama dari Instruksi menggunakan kertas kop dinas;
(2) kata “INSTRUKSI KEPALA BADAN METEOROLOGI, KLIMATOLOGI, DAN GEOFISIKA” ditulis dengan huruf kapital dan penempatannya di bawah kop dinas;
(3) “NOMOR” ditulis dengan huruf kapital dan penempatannya di bawah kata ”INSTRUKSI KEPALA BADAN METEOROLOGI, KLIMATOLOGI, DAN GEOFISIKA”;
(4) kata “TENTANG” ditulis dengan huruf kapital dan penempatannya di bawah kata ”NOMOR”;
(5) judul instruksi ditulis dengan huruf kapital dan penempatannya di bawah kata ”TENTANG”; dan
(6) nama jabatan pejabat yang MENETAPKAN Instruksi ditulis dengan huruf kapital, diakhiri dengan tanda baca “koma” dan penempatannya di bawah judul Instruksi.
b) Konsiderans
Berisi pertimbangan/alasan perlu dibentuknya Instruksi.
c) Batang Tubuh
Bagian batang tubuh Instruksi memuat substansi Instruksi.
d) Kaki Bagian kaki Instruksi ditempatkan di sebelah kanan bawah, yang terdiri dari:
(1) tempat dan tanggal berlakunya Instruksi;
(2) nama jabatan yang mengeluarkan, ditulis dengan huruf kapital dan diakhiri dengan tanda koma;
(3) cap dinas dan tanda tangan pejabat yang mengeluarkan Instruksi; dan
(4) nama lengkap pejabat yang menandatangani, ditulis dengan huruf kapital, tanpa mencantumkan gelar.
4) Distribusi dan Tembusan Instruksi yang telah dikeluarkan, didistribusikan kepada yang berkepentingan.
5) Hal yang Perlu Diperhatikan a) Instruksi merupakan pelaksanaan kebijakan pokok, sehingga Instruksi harus merujuk pada suatu peraturan perundang- undangan.
b) wewenang penetapan dan penandatanganan Instruksi tidak dapat dilimpahkan kepada pejabat lain.
6) Instruksi dibuat sesuai Format Instruksi pada Contoh 1.
INSTRUKSI KEPALA BADAN METEOROLOGI, KLIMATOLOGI, DAN GEOFISIKA
NOMOR : ................
TENTANG ………………………………………………………………………….……........
KEPALA BADAN METEOROLOGI, KLIMATOLOGI, DAN GEOFISIKA,
Dalam rangka …….............................., dengan ini memberi instruksi
Kepada : 1. Nama jabatan;
2. Nama jabatan;
3. Nama jabatan;
4. Nama jabatan;
Untuk :
KESATU : ..................................................................
KEDUA : ..................................................................
KETIGA :
CONTOH 1 FORMAT INSTRUKSI
BADAN METEOROLOGI, KLIMATOLOGI, DAN GEOFISIKA Jl Angkasa I No 2 Jakarta 10610 Telp : (021) 4246321 Fax : (021) 4246703
b. Surat Edaran 1) Pengertian Surat Edaran adalah naskah dinas yang memuat pemberitahuan tentang hal tertentu yang dianggap penting dan mendesak.
2) Wewenang Penetapan dan Penandatanganan Kewenangan untuk MENETAPKAN dan menandatangani Surat Edaran oleh Kepala BMKG dan Pejabat Pimpinan Tinggi Madya sesuai dengan substansi Surat Edaran.
3) Susunan a) Kepala Surat Edaran
(1) halaman pertama dari Surat Edaran menggunakan kertas kop dinas;
(2) kata “Yth.” yang diikuti oleh nama pejabat yang diberikan Surat Edaran;
(3) penulisan nama jabatan yang diberikan Surat Edaran diawali dengan huruf kapital;
(4) tulisan “SURAT EDARAN” dicantumkan di bawah logo BMKG, ditulis dengan dengan huruf kapital dan penempatannya di bawah jabatan yang diberikan Surat Edaran;
(5) “NOMOR” ditulis dengan huruf kapital dan penempatannya di bawah kata ”SURAT EDARAN”;
(6) kata “TENTANG” ditulis dengan huruf kapital dan penempatannya di bawah kata “NOMOR”; dan
(7) judul Surat Edaran ditulis dengan huruf kapital dan penempatannya di bawah kata “TENTANG”.
b) Batang Tubuh
(1) Latar belakang Memuat alasan tentang perlunya dibuat Surat Edaran.
(2) Maksud dan Tujuan Memuat maksud dan tujuan dikeluarkannya Surat Edaran.
(3) Ruang Lingkup Memuat ruang lingkup berlakunya Surat Edaran.
(4) Dasar Memuat peraturan perundang-undangan atau naskah dinas lain yang menjadi dasar ditetapkannya Surat Edaran.
(5) Isi Memuat pemberitahuan tentang hal tertentu yang dianggap mendesak.
(6) Penutup c) Kaki
(1) tempat dan tanggal penetapan Surat Edaran;
(2) nama jabatan yang MENETAPKAN, ditulis dengan huruf kapital, dan diakhiri dengan tanda baca koma;
(3) tanda tangan pejabat yang MENETAPKAN Surat Edaran yang dibubuhi cap dinas;
(4) nama lengkap pejabat yang menandatangani, ditulis dengan huruf kapital tanpa NIP dan gelar; dan
(5) cap dinas garuda (jika ditandatangani Kepala BMKG).
4) Distribusi dan Tembusan Surat Edaran yang telah ditetapkan, didistribusikan kepada pejabat dan pihak terkait lainnya.
5) Hal yang perlu diperhatikan
Naskah asli dan salinan Surat Edaran yang ditandatangani harus disimpan sebagai pertinggal di unit kerja yang mempunyai tugas dan fungsi di bidang hukum.
6) Surat Edaran dibuat sesuai Format Surat Edaran pada Contoh
2. CONTOH 2 SURAT EDARAN
Yth. 1. Nama Jabatan
2. Nama Jabatan
3. Nama Jabatan
SURAT EDARAN
NOMOR :..............................................
TENTANG …………………………………………………………………………....................
A. Latar Belakang ………………………………………………………………………………… B. Maksud dan Tujuan ………………………………………………………………………………… C. Ruang Lingkup ………………………………………………………………………………… D. Dasar ………………………………………………………………………………… E. Isi ………………………………………………………………………………… F. Penutup …………………………………………………………………………………
Demikian untuk menjadi perhatian dan dilaksanakan dengan penuh tanggung jawab.
Ditetapkan di Jakarta
pada tanggal ……………………
NAMA JABATAN,
Tanda tangan dan Cap Dinas
NAMA LENGKAP
BADAN METEOROLOGI, KLIMATOLOGI, DAN GEOFISIKA Jl. Angkasa I No. 2, Jakarta 10610 Telp : (021) 4246321 Fax : (021) 4246703
P. O. BOX 3540 JKT, Website : http://www.bmkg.go.id
2. Naskah Dinas Penugasan (Surat Tugas)
a. Pengertian Surat Tugas adalah naskah dinas yang dibuat oleh atasan atau pejabat yang berwenang kepada bawahan atau pejabat lain yang diperintah/diberi tugas, yang memuat apa yang harus dilakukan.
b. Wewenang Pembuatan dan Penandatanganan Surat Tugas dibuat dan ditandatangani oleh Kepala BMKG, Pejabat Pimpinan Tinggi Madya, atau Pejabat Pimpinan Tinggi Pratama untuk kantor pusat atau Kepala Unit Pelaksana Teknis untuk Unit Pelaksana Teknis berdasarkan lingkup tugas, wewenang, dan tanggung jawabnya.
c. Dalam hal penugasan bersifat lintas unit kerja, maka yang membuat dan menandatangani surat tugas adalah unit kerja yang membiayai pelaksanaan tugas tersebut berdasarkan usulan pejabat pimpinan tinggi unit kerja yang bersangkutan.
d. Susunan 1) Kepala Surat Tugas a) halaman Surat Tugas menggunakan kertas kop dinas;
b) kata “SURAT TUGAS” ditulis dengan huruf kapital dan penempatannya di bawah Kop Dinas; dan c) “NOMOR” ditulis dengan huruf kapital dan penempatannya di bawah kata ”SURAT TUGAS”.
2) Batang Tubuh a) nama, NIP, pangkat/golongan, jabatan dan unit organsiasi pejabat yang memberikan surat perintah tugas;
b) nama, NIP, pangkat/golongan, jabatan dan unit organisasi pejabat/pegawai yang diberikan surat perintah tugas; dan c) nama, waktu, lokasi, tanggal berangkat dan sumber dana dari pelaksanaan tugas.
3) Kaki a) tempat dan tanggal diisi dengan tanggal berlakunya surat tugas;
b) nama jabatan yang menandatangani, ditulis dengan huruf awal kapital pada setiap awal kata, dan diakhiri dengan tanda baca koma;
c) tanda tangan pejabat yang memberikan tugas yang dibubuhi cap dinas; dan
d) nama lengkap pejabat yang menandatangani, ditulis dengan huruf awal kapital pada setiap awal kata.
e. Distribusi dan Tembusan 1) Surat Tugas disampaikan kepada pegawai yang mendapat tugas.
2) Tembusan Surat Tugas disampaikan kepada Kepala BMKG atau Pejabat Pimpinan Tinggi Madya terkait.
f. Hal yang Perlu Diperhatikan 1) jika tugas merupakan tugas kolektif, daftar pegawai yang diberikan tugas dicantumkan ke dalam lampiran yang terdiri atas kolom nomor urut, nama, pangkat, NIP, jabatan.
2) Surat Tugas berakhir setelah tugas selesai dilaksanakan.
g. Surat Tugas dibuat sesuai Format Surat Tugas pada Contoh 3.
CONTOH 3 FORMAT SURAT TUGAS
SURAT TUGAS NOMOR: ...............................
Yang bertanda tangan di bawah ini:
Nama
:
NIP
:
Pangkat/Golongan :
Jabatan
:
Unit Organisasi :
Dengan ini memberikan tugas kepada:
Nama
:
NIP
:
Pangkat/Golongan :
Jabatan
:
Unit Organisasi :
Untuk melaksanakan:
Tugas
:
Selama
:
Lokasi
:
Tanggal berangkat :
Sumber dana
:
Demikian, untuk dilaksanakan sebagaimana mestinya.
Nama Tempat, tanggal
Nama Jabatan,
Tanda Tangan dan Cap Dinas
Nama Lengkap
Tembusan:
Kepala BMKG atau Pejabat Pimpinan Tinggi Madya terkait BADAN METEOROLOGI, KLIMATOLOGI, DAN GEOFISIKA Jl. Angkasa I No. 2, Jakarta 10610 Telp : (021) 4246321 Fax : (021) 4246703
B. Naskah Dinas Korespondensi
1. Naskah Dinas Korespondensi Internal Naskah Dinas Korespondensi Internal terdiri dari: Nota Dinas, Memo, Disposisi, dan Surat Undangan Internal.
a. Nota Dinas 1) Pengertian Nota Dinas adalah naskah dinas internal yang dibuat oleh pejabat dalam melaksanakan tugas guna menyampaikan laporan, pemberitahuan, pernyataan, permintaan, atau penyampaian kepada pejabat lain. Nota Dinas memuat hal yang bersifat rutin, berupa catatan ringkas yang tidak memerlukan penjelasan yang panjang, dan dapat langsung dijawab dengan disposisi oleh pejabat yang dituju.
2) Wewenang Pembuatan dan Penandatanganan Nota Dinas dibuat dan ditandatangani oleh:
a) Bawahan kepada atasan dalam satu lingkungan Unit Kerja Eselon I, Unit Kerja Mandiri, atau Unit Pelaksana Teknis;
b) Antar pimpinan Unit Kerja Eselon I dalam satu lingkungan satuan organisasi;
c) Antar pimpinan Unit Kerja Eselon II dalam satu lingkungan Unit Kerja Eselon I atau satu unit kearsipan;
d) Antar pimpinan Unit Kerja Eselon III dalam satu lingkungan Unit Kerja Eselon II;
e) Antar pimpinan Unit Kerja Eselon IV dalam satu lingkungan Unit Kerja Eselon III; atau f) Pimpinan Unit Kerja Eselon I kepada Kepala BMKG.
3) Susunan a) Kepala Nota Dinas
(1) halaman pertama Nota Dinas ditulis di atas kertas kop dinas;
(2) kata “NOTA DINAS”, yang ditulis dengan huruf kapital secara simetris;
(3) kata “NOMOR”, yang ditulis dengan huruf kapital secara simetris;
(4) Kata “Yth.”, yang ditulis dengan huruf awal kapital, diikuti dengan tanda baca titik;
(5) kata “Dari”, yang ditulis dengan huruf awal kapital;
(6) kata “Hal”, yang ditulis dengan huruf awal kapital; dan
(7) Kata “Tanggal”, yang ditulis dengan huruf awal kapital.
b) Batang Tubuh Bagian batang tubuh Nota Dinas terdiri dari alinea pembuka, isi, dan penutup yang singkat, padat, dan jelas.
c) Kaki
(1) Tanda tangan pejabat;
(2) Nama lengkap penandatangan nota dinas yang ditulis dengan huruf awal kapital; dan
(3) Tembusan memuat nama jabatan pejabat penerima (jika perlu).
4) Hal yang Perlu Diperhatikan a) Nota Dinas tidak dibubuhi cap dinas.
b) Tembusan Nota Dinas berlaku di lingkungan internal BMKG.
c) Penomoran Nota Dinas dilakukan dengan mencantumkan nomor Nota Dinas, kode jabatan penandatangan, kode klasifikasi arsip, bulan, dan tahun.
5) Nota Dinas dibuat sesuai Format Nota Dinas pada Contoh 4.
NOTA DINAS NOMOR : ………..............
Yth.
: ……………………………..
Dari : ……………………………..
Hal : ……………………………..
Tanggal : ……………………………..
…………………………….............................................................................
.......……………………………………………………………….…………………..…… ………………….…………… ……………………………......................................................................................
……………………………………………………………….…………………………..… …..……………………….…….
……………………………...........................................................................
.……………………………………………………………….………
Tanda Tangan
Nama Lengkap Tembusan:
1. ………………....
CONTOH 4 FORMAT NOTA DINAS
b. Memo 1) Pengertian Memo adalah naskah dinas internal yang bersifat mengingatkan suatu masalah, menyampaikan arahan, peringatan, saran, dan pendapat kedinasan.
2) Wewenang Pembuatan dan Penandatanganan Memo dibuat dan ditandatangani oleh:
BADAN METEOROLOGI, KLIMATOLOGI, DAN GEOFISIKA Jl. Angkasa I No. 2, Jakarta 10610 Telp : (021) 4246321 Fax : (021) 4246703
P. O. BOX 3540 JKT, Website : http://www.bmkg.go.id
Atasan kepada bawahan dalam satu lingkungan Unit Kerja Eselon I, Unit Kerja Mandiri, atau Unit Pelaksana Teknis.
3) Susunan a) Kepala
(1) halaman pertama Memo ditulis di atas kertas kop dinas;
(2) kata “MEMO”, yang ditulis di tengah dengan huruf kapital;
(3) kata “NOMOR”, yang ditulis dengan huruf kapital secara simetris;
(4) kata “Yth.”, yang ditulis dengan huruf awal kapital, diikuti dengan tanda baca titik;
(5) kata “Dari”, yang ditulis dengan huruf awal kapital;
(6) kata “Hal”, yang ditulis dengan huruf awal kapital;
(7) kata ”Tanggal”, yang ditulis dengan huruf awal kapital.
b) Batang Tubuh Batang tubuh Memo terdiri dari pembuka, isi, dan penutup yang ringkas, padat, dan jelas.
c) Kaki
(1) tanda tangan pejabat;
(2) nama lengkap penandatangan surat dinas yang ditulis dengan huruf awal kapital;
(3) tembusan memuat nama jabatan pejabat penerima (jika ada).
4) Hal yang Perlu Diperhatikan a) Memo tidak dibubuhi cap dinas.
b) Memo dapat ditulis tangan.
c) tembusan Memo berlaku di lingkungan internal BMKG.
d) penomoran Memo dilakukan dengan mencantumkan nomor Memo, kode jabatan penandatangan, kode klasifikasi arsip, bulan, dan tahun.
5) Format Memo dibuat sesuai Format Memo pada Contoh 5.
CONTOH 5 FORMAT MEMO
MEMO NOMOR : ....................
Yth. : ……………………………..
Dari : ……………………………..
Hal : ……………………………..
Tanggal : ……………………………..
…………………………………………………….............................................................
..........................................................………………………….………………………… ………….………………………………………….……….
…………………………………………………….............................................................
............................................................………………………….………………………… ………….………………………………………….……….
…………………………………………………….............................................................
............................................................………………………...….……………………… …………….………………………………………….……
Tanda Tangan
Nama Lengkap
Tembusan:
1. ………………...
2. ………………...
3. dan seterusnya.
c. Disposisi 1) Pengertian Disposisi adalah petunjuk tertulis mengenai tindak lanjut/tanggapan terhadap surat masuk, ditulis secara jelas pada lembar Disposisi, tidak pada naskah surat asli. Lembar Disposisi merupakan satu kesatusan dengan naskah/surat dinas yang bersangkutan.
2) Disposisi hanya diberikan dari atasan kepada bawahan satu tingkat di bawahnya.
BADAN METEOROLOGI, KLIMATOLOGI, DAN GEOFISIKA Jl. Angkasa I No. 2, Jakarta 10610 Telp : (021) 4246321 Fax : (021) 4246703
P. O. BOX 3540 JKT, Website : http://www.bmkg.go.id
3) Pada kolom “Diteruskan kepada “Yth.” diisi dengan singkatan jabatan yang diberikan disposisi.
4) Disposisi dibuat sesuai Format Disposisi pada Contoh 6, Contoh 7, dan Contoh 8.
CONTOH 6 FORMAT DISPOSISI KEPALA BMKG
LEMBAR DISPOSISI Nomor Agenda :
Tingkat Keamanan :
Tanggal Penerimaan :
Nomor Surat :
Tanggal Surat :
Asal Surat :
Perihal :
Ringkasan isi :
Diteruskan kepada Yth.:
SU DM DK DG DI IPR KPL KDL KSTMKG KSTUB Disposisi :
Tindak Lanjut Diketahui
Harap mewakili Untuk diteruskan
Hadir mendampingi Untuk diselesaikan Segera ditindaklanjuti Untuk dipelajari Mohon tanggapan/saran/masukan Untuk diketahui Fasilitasi sesuai ketetapan berlaku Untuk direkap Dikonsultasikan dengan … Untuk dimonitor Dibuat surat jawaban Untuk dijadikan bahan masukan Bahan monitoring Untuk didiskusikan dengan … Buat Surat Edaran Untuk dikoordinasikan dengan … Untuk dibuat draft surat jawaban Untuk diarsipkan Untuk dijadwalkan Catatan Khusus:
Catatan Khusus KSTUB:
O
BADAN METEOROLOGI, KLIMATOLOGI, DAN GEOFISIKA Jl. Angkasa I No. 2, Jakarta 10610 Telp : (021) 4246321 Fax : (021) 4246703
CONTOH 7 FORMAT DISPOSISI PEJABAT PIMPINAN TINGGI MADYA
LEMBAR DISPOSISI Nomor Agenda :
Tingkat Keamanan :
Tanggal Penerimaan :
Nomor Surat :
Tanggal Surat :
Asal Surat :
Perihal :
Diteruskan kepada Yth.:
DM DK DG DI
KRR KRH KRU KSTUS/ KSTUM/ KSTUK/ KSTUG/ KSTUI Disposisi :
Tindak Lanjut Diketahui
Harap mewakili Untuk diteruskan
Hadir mendampingi Untuk diselesaikan Segera ditindaklanjuti Untuk dipelajari Mohon tanggapan/saran/masukan Untuk diketahui Fasilitasi sesuai ketetapan berlaku Untuk direkap Dikonsultasikan dengan … Untuk dimonitor Dibuat surat jawaban Untuk dijadikan bahan masukan Bahan monitoring Untuk didiskusikan dengan … Buat Surat Edaran Untuk dikoordinasikan dengan … Untuk dibuat draft surat jawaban Untuk diarsipkan Catatan Khusus:
Catatan Khusus KSTUS/KSTUM/KSTUK/KSTUG/KSTUI:
O
BADAN METEOROLOGI, KLIMATOLOGI, DAN GEOFISIKA Jl A k I N J k T l ( ) F ( )
CONTOH 8 FORMAT DISPOSISI PEJABAT PIMPINAN TINGGI PRATAMA
LEMBAR DISPOSISI Nomor Agenda :
Tingkat Keamanan :
Tanggal Penerimaan :
Nomor Surat :
Tanggal Surat :
Asal Surat :
Perihal :
Diteruskan kepada Yth:
KBSD KBKU KBPB KBTU …
Disposisi :
Tindak Lanjut Diketahui
Harap mewakili Untuk diteruskan
Hadir mendampingi Untuk diselesaikan Segera ditindaklanjuti Untuk dipelajari Mohon tanggapan/saran/masukan Untuk diketahui Fasilitasi sesuai ketetapan berlaku Untuk direkap Dikonsultasikan dengan Untuk dimonitor Dibuat surat jawaban Untuk dijadikan bahan masukan Bahan monitoring Untuk didiskusikan dengan … Buat Surat Edaran Untuk dikoordinasikan dengan … Untuk dibuat surat jawaban Untuk diarsipkan Catatan Khusus:
V O
BADAN METEOROLOGI, KLIMATOLOGI, DAN GEOFISIKA Jl. Angkasa I No. 2, Jakarta 10610 Telp : (021) 4246321 Fax : (021) 4246703
d. Surat Undangan Internal 1) Pengertian Surat Undangan Internal adalah surat dinas yang memuat undangan kepada pejabat/pegawai di lingkungan satu Unit Kearsipan untuk menghadiri suatu acara kedinasan tertentu, seperti rapat, upacara, dan pertemuan.
2) Kewenangan Surat Undangan Internal ditandatangani oleh pejabat sesuai dengan tugas, fungsi, wewenang, dan tanggung jawabnya.
3) Susunan terdiri atas :
a) Kepala Surat Undangan Internal
(1) halaman pertama Surat Undangan Internal ditulis di atas kertas kop dinas;
(2) “Nomor”, “Sifat”, “Lampiran”, dan “Hal”, ditulis dengan huruf awal kapital di sebelah kiri bawah kop dinas.
(3) tempat dan tanggal pembuatan surat ditulis sebelah kanan atas, sejajar/sebaris dengan “Nomor”.
(4) kata “Yth.” ditulis di bawah kata “Hal” diikuti dengan nama jabatan yang dituju.
b) Batang Tubuh
(1) alinea pembuka;
(2) isi Surat Undangan Internal, yang meliputi hari, tanggal, waktu, tempat, dan acara; dan
(3) alinea penutup.
c) Kaki
(1) Nama jabatan yang ditulis dengan huruf awal kapital dan diakhiri dengan tanda baca koma.
(2) Tanda tangan pejabat.
(3) Nama lengkap penandatangan Surat Undangan Internal yang ditulis dengan huruf awal kapital tanpa gelar dan tanpa NIP.
(4) Tembusan memuat nama jabatan pejabat terkait (jika ada).
4) Hal yang Perlu Diperhatikan Format Surat Undangan Internal sama dengan format Surat Dinas, perbedaannya yaitu:
a) Surat Undangan Internal terdapat hari, tanggal, pukul, dan tempat dilaksanakannya acara, sedangkan Surat Dinas tidak ada.
b) pihak yang dikirimi surat pada Surat Undangan Internal dapat ditulis pada lampiran.
c) Surat Undangan Internal tanpa cap dinas/stempel.
5) Surat Undangan Internal dan Lampiran Surat Undangan dibuat sesuai Format Surat Undangan Internal dan Lampiran Surat Undangan pada Contoh 9 dan Contoh 10.
CONTOH 9 FORMAT SURAT UNDANGAN INTERNAL
Nomor : ................... ...(Tempat),...(Tgl., Bln., Thn.) Sifat :
Lampiran :
Hal : Undangan ....
Yth. .............................................
.............................................
di ...................................
………………………………..............................................................…….....
………………………………...........................................................................................
.................... pada :
Hari/tanggal :
.........................................................
Pukul :
.........................................................
Tempat :
.........................................................
Acara :
.........................................................
..............................................................................................................................
...................................................................................
Nama Jabatan,
(Tanda Tangan)
Nama Lengkap
Tembusan :
1. ………………..
2. .........................
3. ........................
BADAN METEOROLOGI, KLIMATOLOGI, DAN GEOFISIKA Jl. Angkasa I No. 2, Jakarta 10610 Telp : (021) 4246321 Fax : (021) 4246703
CONTOH 10 FORMAT LAMPIRAN SURAT UNDANGAN INTERNAL
Lampiran Surat Undangan Nomor : .....................
Tanggal : .....................
DAFTAR PEJABAT/PEGAWAI YANG DIUNDANG
1. .........................................................
2. .........................................................
3. .........................................................
4. .........................................................
5. .........................................................
6. .........................................................
7. .........................................................
8. .........................................................
9. .........................................................
10. dan seterusnya.
2. Naskah Dinas Korespondensi Eksternal Naskah Dinas Korespondensi Eksternal terdiri dari Surat Dinas dan Surat Undangan Eksternal.
a. Surat Dinas 1) Pengertian Surat Dinas adalah naskah dinas pelaksanaan tugas seorang pejabat dalam menyampaikan informasi kedinasan kepada pihak lain di luar Unit Kearsipan yang bersangkutan.
2) Wewenang Penandatanganan a) Surat Dinas ditandatangani oleh pejabat sesuai dengan tugas, fungsi, wewenang, dan tanggung jawabnya.
b) Penandatanganan surta dinas harus memperhatikan kesetaraan eselon.
3) Susunan a) Kepala Surat Dinas
(1) halaman pertama surat dinas menggunakan kop dinas;
(2) “Nomor”, “Sifat ”, “Lampiran”, dan “Hal”, ditulis dengan huruf awal kapital di sebelah kiri bawah kop dinas;
(3) tempat dan tanggal pembuatan surat, ditulis di sebelah kanan atas, sejajar/sebaris dengan nomor;
(4) kata “Yth.”, ditulis di bawah “Hal”, diikuti dengan nama jabatan yang dikirimi surat; dan
(5) alamat surat, yang ditulis di bawah “Yth.” b) Batang Tubuh Bagian batang tubuh Surat Dinas diisi dengan kepentingan dan substansi dari Surat Dinas yang memuat alinea pembuka, isi, dan penutup.
c) Kaki
(1) nama jabatan, yang ditulis dengan huruf awal kapital dan diakhiri dengan tanda baca koma;
(2) tanda tangan pejabat dan cap dinas;
(3) nama lengkap penanda tangan surat dinas yang ditulis dengan huruf awal kapital; dan
(4) tembusan memuat nama jabatan pejabat terkait (jika ada).
4) Distribusi Surat Dinas disampaikan kepada penerima yang berhak.
5) Hal yang Perlu Diperhatikan a) kop dinas hanya digunakan pada halaman pertama.
b) penandatanganan “atas nama” (a.n.) hanya dilakukan sesuai dengan pelimpahan wewenang yang diberikan oleh pejabat yang berwenang dan pejabat pemberi wewenang diberi tembusannya.
c) jika Surat Dinas disertai lampiran, pada kolom Lampiran disebutkan jumlah.
d) “Hal”, berisi pokok surat sesingkat mungkin ditulis dengan huruf awal kapital pada setiap unsurnya tanpa diakhiri tanda baca.
e) u.p. (“untuk perhatian”) digunakan apabila penyelesaiannya dilakukan oleh pejabat atau pegawai tertentu di lingkungan penerima surat.
6) Surat Dinas dibuat sesuai Format Surat Dinas pada Contoh 11.
CONTOH 11 FORMAT SURAT DINAS
Nomor : .................... ...(Tempat),...(Tgl., Bln., Thn.) Sifat : ....................
Lampiran : ....................
Hal : ....................
Yth. ....................................
...................................
di ...................................
..................................................................................................................................
.............................................................................................................................................
...........................................................
..................................................................................................................................
.............................................................................................................................................
.............................................................................................................................................
.............................................................................................................................................
...........................................................................................................
..................................................................................................................................
.................................................................................
Nama Jabatan,
(Tanda Tangan dan Cap Dinas)
Nama Lengkap
Tembusan :
1. ………………..
2. .........................
3. ..........................
BADAN METEOROLOGI, KLIMATOLOGI, DAN GEOFISIKA Jl. Angkasa I No. 2, Jakarta 10610 Telp : (021) 4246321 Fax : (021) 4246703
b. Surat Dinas (dalam Format Bahasa Inggris) 1) Pengertian Surat Dinas dalam format bahasa Inggris digunakan dalam menyampaikan informasi kedinasan kepada seseorang, instansi atau satuan organisasi yang berada di luar negeri.
2) Wewenang Penandatanganan Surat Dinas dalam format bahasa Inggris ditandatangani oleh pejabat sesuai dengan tugas, fungsi, wewenang, dan tanggung jawabnya.
3) Susunan a) Kepala Surat Dinas
(1) halaman pertama surat dinas menggunakan kop dinas dalam format bahasa inggris;
(2) “Our Ref” diisi dengan nomor surat dan ditulis dengan huruf awal kapital di sebelah kiri bawah kop dinas;
(3) tempat dan tanggal pembuatan surat, ditulis di sebelah kanan atas, sejajar/sebaris dengan “Our Ref”. Tata letak penulisan tanggal bulan tahun sesuai dengan tata letak tanggal bulan dan tahun dalam surat dinas format bahasa INDONESIA;
(4) Penerima surat, jabatan, organisasi, nomor telepon, faksimile, dan email ditulis dibawah “Our Ref”; dan
(5) “Subject” sebagai perihal surat ditulis dibawah “Email”.
b) Batang Tubuh Bagian batang tubuh Surat Dinas dalam format bahasa Inggris diisi dengan kepentingan dan substansi. Diikuti dengan kata pembuka “Dear Sir”, kemudian memuat alinea pembuka, isi, dan penutup. Diakhiri dengan kata “Sincerely Yours”.
c) Kaki
(1) nama lengkap penanda tangan surat dinas yang ditulis dengan huruf awal kapital dengan menggunakan gelar pendidikan tertinggi;
(2) jabatan, yang ditulis dengan huruf awal kapital;
(3) tanda tangan pejabat di sebelah kiri tanpa cap dinas;
(4) “Cc” memuat nama jabatan pejabat terkait (jika ada).
4) Distribusi Surat Dinas dalam format bahasa Inggris disampaikan kepada penerima yang berhak.
5) Hal yang Perlu Diperhatikan a) kop dinas dalam format bahasa Inggris hanya digunakan pada halaman pertama.
b) penandatanganan surat dinas dilakukan oleh pejabat yang setara dengan pejabat yang dituju dengan tembusan pejabat terkait (jika ada).
c) “Acting” digunakan apabila pejabat yang menandatangani surat dinas merupakan pejabat pelaksana harian dari pejabat yang berwenang.
d) untuk jabatan “Permanent Representative of INDONESIA with WMO” tidak dapat dilakukan pelimpahan wewenang penandatanganan.
e) Subject, berisi pokok surat sesingkat mungkin ditulis dengan huruf awal kapital pada setiap unsurnya tanpa diakhiri tanda baca.
6) Surat Dinas dalam format bahasa Inggris dibuat sesuai Format Surat Dinas Format Bahasa Inggris pada Contoh 12.
Our Ref: […]
[Tempat], [Tanggal Bulan Tahun]
[Nama] [Jabatan] [Instansi] [Alamat] Tel: […] Fax: […] Email: […]
Subject : [Perihal Surat]
Dear […],
…………………..............................................................................................
.........................................................................................................................................
.....................................................................................................
........................................................................................................................
.........................................................................................................................................
.........................................................................................................................................
.........................................................................................................................................
.................................................................................................................................
........................................................................................................................
...........................................................................................
Sincerely yours,
[Nama] [Jabatan]
CONTOH 12 FORMAT SURAT DINAS DALAM BAHASA INGGRIS
c. Surat Undangan Eksternal 1) Pengertian Surat undangan eksternal adalah Surat Dinas yang memuat undangan kepada pejabat/pegawai yang tersebut pada alamat tujuan untuk menghadiri suatu acara kedinasan tertentu, seperti rapat, upacara, dan pertemuan.
THE AGENCY FOR METEOROLOGY, CLIMATOLOGY, AND GEOPHYSICS OF THE REPUBLIC OF INDONESIA (BMKG) Jl. Angkasa I No. 2, Jakarta 10610 Telp : (62) 21 4246321 Fax : (62) 21 4246703
2) Kewenangan Surat Undangan Eksternal ditandatangani oleh pejabat sesuai dengan tugas, fungsi, wewenang, dan tanggung jawabnya.
3) Susunan a) Kepala Surat Undangan Eksternal
(1) halaman pertama Surat Undangan Eksternal ditulis di atas kertas kop dinas;
(2) “Nomor”, “Sifat”, “Lampiran”, dan “Hal”, ditulis dengan huruf awal kapital di sebelah kiri bawah kop dinas;
(3) tempat dan tanggal pembuatan surat ditulis sebelah kanan atas, sejajar/sebaris dengan “Nomor”; dan
(4) kata “Yth.” ditulis di bawah kata “Hal” diikuti dengan nama jabatan yang dituju.
b) Batang Tubuh
(1) alinea pembuka;
(2) isi Surat Undangan Eksternal, yang meliputi hari, tanggal, pukul, tempat, dan acara; dan
(3) alinea penutup.
c) Kaki
(1) Nama jabatan yang ditulis dengan huruf awal kapital dan diakhiri dengan tanda baca koma;
(2) Tanda tangan pejabat;
(3) Nama lengkap penandatangan Surat Undangan Eksternal yang ditulis dengan huruf awal kapital tanpa gelar dan tanpa NIP; dan
(4) Tembusan memuat nama jabatan pejabat terkait (jika ada).
4) Hal yang Perlu Diperhatikan a) Format Surat Undangan Eksternal sama dengan format Surat Dinas, perbedaaannya yaitu bahwa pihak yang dikirimi surat pada Surat Undangan Eksternal dapat ditulis pada lampiran.
b) Surat Undangan Eksternal untuk keperluan tertentu dapat berbentuk kartu (tanpa stempel). Surat undangan dalam bentuk ini biasanya ditujukan kepada pejabat yang sejajar atau lebih tinggi dari instansi lain untuk menghadiri acara yang diselenggarakan oleh Kepala BMKG/Pejabat Pimpinan Tinggi Madya.
5) Surat Undangan Eksternal, Lampiran Surat Undangan Eksternal, dan Kartu Undangan dibuat sesuai Format Surat Undangan Eksternal, Lampiran Surat Undangan Eksternal, dan Kartu Undangan pada Contoh 12, Contoh 13, dan Contoh 14.
Nomor : ................... ...(Tempat),...(Tgl., Bln., Thn.) Sifat :
Lampiran :
Hal : Undangan ...
Yth. .............................................
.............................................
di ...................................
………………………………..................................................................
……………………………….......................................................................
........................................ pada :
Hari/tanggal : .........................................................
Pukul : .........................................................
Tempat : .........................................................
Acara : .........................................................
..........................................................................................................
.......................................................................................................
Nama Jabatan,
(Tanda Tangan dan Cap Dinas) CONTOH 12 FORMAT SURAT UNDANGAN EKSTERNAL
BADAN METEOROLOGI, KLIMATOLOGI, DAN GEOFISIKA Jl. Angkasa I No. 2, Jakarta 10610 Telp : (021) 4246321 Fax : (021) 4246703
P. O. BOX 3540 JKT, Website : http://www.bmkg.go.id
Lampiran Surat Undangan Nomor : .....................
Tanggal : .....................
DAFTAR PEJABAT/PEGAWAI YANG DIUNDANG
1. .................................................................................................
2. .....................................................................................
3. .....................................................................................
4. .....................................................................................
5. .....................................................................................
6. .....................................................................................
7. .....................................................................................
8. .....................................................................................
9. .....................................................................................
dan seterusnya.
CONTOH 13 FORMAT LAMPIRAN SURAT UNDANGAN EKSTERNAL
KEPALA BADAN METEOROLOGI, KLIMATOLOGI, DAN GEOFISIKA
Mengharapkan dengan hormat kehadiran Bapak/Ibu/Saudara
pada acara ..............................................................................................
.........................................................................................
hari .........../ (tanggal) ........., pukul .......................WIB bertempat di .............................
tanda tangan Nama Kepala BMKG
CONTOH 14 FORMAT KARTU UNDANGAN KHUSUS
C. Naskah Dinas Korespondensi Khusus Naskah Dinas Korespondensi Khusus terdiri dari Surat Perjanjian, Surat Kuasa, Berita Acara, Surat Keterangan, Surat Pengantar, dan Pengumuman. Ketentuan mengenai surat perjanjian sepanjang mengenai pengertian, kewenangan, format, dan tata cara penulisan diatur dalam Peraturan Badan tersendiri.
1. Surat Kuasa
a. Pengertian Surat Kuasa adalah naskah dinas yang berisi pemberian wewenang kepada badan hukum/kelompok orang/perseorangan atau pihak lain dengan atas namanya untuk melakukan suatu tindakan tertentu dalam rangka kedinasan.
b. Susunan 1) Kepala Surat Kuasa a) halaman pertama dari Surat Kuasa menggunakan kertas kop dinas;
b) tulisan “SURAT KUASA” dicantumkan di bawah kop dinas ditulis dengan huruf kapital; dan c) “NOMOR:” ditulis dengan huruf kapital dan penempatannya di bawah kata ”SURAT KUASA”.
2) Batang tubuh a) memuat identitas yang memberikan kuasa; dan b) memuat pernyataan tentang pemberian kuasa kepada pihak lain untuk melakukan suatu tindakan tertentu.
3) Kaki a) tempat diisi sesuai dengan alamat instansi dan tanggal sesuai dengan tanggal penandatanganan Surat Kuasa;
b) tanda tangan penerima kuasa dan pemberi kuasa dan dibubuhi materai sesuai dengan peraturan perundang- undangan;
c) nama lengkap penerima dan pemberi kuasa ditulis dengan huruf kapital; dan d) Nomor Induk Pegawai (NIP) untuk pemberi kuasa dan penerima kuasa (jika memiliki NIP).
c. Surat Kuasa dibuat sesuai Format Surat Kuasa pada Contoh 15.
SURAT KUASA NOMOR : ……...........
Yang bertanda tangan di bawah ini :
Nama : ……………………………………....
Jabatan : ……………………………………....
Alamat : ……………………………………....
memberi kuasa kepada :
Nama : ……………………………………....
Jabatan : ……………………………………....
Alamat : ……………………………………....
untuk ………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………...................
Demikian Surat Kuasa ini dibuat, untuk dipergunakan sebagaimana mestinya.
Jakarta, ……………………
Penerima Kuasa,
Pemberi Kuasa,
tanda tangan Meterai dan tanda tangan
CONTOH 15 FORMAT SURAT KUASA
BADAN METEOROLOGI, KLIMATOLOGI, DAN GEOFISIKA Jl. Angkasa I No. 2, Jakarta 10610 Telp : (021) 4246321 Fax : (021) 4246703 P O BOX 3540 JKT W b i h // b k id
3. Berita Acara
a. Pengertian Berita Acara adalah naskah dinas yang berisi uraian tentang proses pelaksanaan suatu kegiatan pada waktu tertentu yang harus ditandatangani oleh para pihak dan para saksi. Berita Acara dapat disertai lampiran.
b. Susunan 1) Kepala Berita Acara a) halaman pertama dari berita acara menggunakan kertas kop dinas;
b) tulisan “BERITA ACARA” dicantumkan di bawah kop dinas, ditulis dengan huruf kapital;
c) judul Berita Acara harus sesuai dan mencerminkan isi Berita Acara dan ditulis di bawah kata “BERITA ACARA” dan ditulis dengan huruf kapital; dan d) “NOMOR” ditulis dengan huruf kapital dan penempatannya di bawah judul berita acara.
2) Batang tubuh a) tulisan hari, tanggal, dan tahun, serta nama dan jabatan para pihak yang membuat Berita Acara;
b) substansi Berita Acara;
c) keterangan yang menyebutkan adanya lampiran; dan d) penutup yang menerangkan bahwa Berita Acara ini dibuat dengan sebenar-benarnya.
3) Kaki a) tempat pelaksanaan penandatanganan diisi dengan nama kota tempat pembuatan Berita Acara; dan b) tanda tangan para pihak dan para saksi.
4) Lampiran Berita Acara Lampiran Berita Acara adalah dokumen tambahan yang berisi antara lain laporan, notulensi, memori, daftar seperti daftar aset/arsip yang terkait dengan materi muatan suatu Berita Acara.
c. Berita Acara dibuat sesuai Format Berita Acara pada Contoh 16 kecuali ditentukan lain dengan Peraturan Badan.
BERITA ACARA ....................................
NOMOR : …..............................
Pada hari ini, ……, tanggal ……, bulan ….., tahun ….., kami masing- masing:
1. ..……(nama pejabat), …….. (NIP dan jabatan), selanjutnya disebut Pihak Pertama dan
2. ……..(pihak lain)………………………………, selanjutnya disebut Pihak Kedua, telah melaksanakan
1. ………………………………………………………………………………………
2. dan seterusnya.
Berita acara ini dibuat dengan sesungguhnya berdasarkan …………………....
Dibuat di ……………………......
Pihak Kedua,
Pihak Pertama,
Tanda Tangan
Tanda Tangan
Nama Lengkap…… Nama Lengkap……
CONTOH 16 FORMAT BERITA ACARA
BADAN METEOROLOGI, KLIMATOLOGI, DAN GEOFISIKA Jl. Angkasa I No. 2, Jakarta 10610 Telp : (021) 4246321 Fax : (021) 4246703
3. Surat Keterangan
a. Pengertian Surat Keterangan adalah naskah dinas yang berisi informasi mengenai hal, peristiwa, atau tentang seseorang untuk kepentingan kedinasan.
b. Wewenang Pembuatan dan Penandatanganan Surat Keterangan dibuat dan ditandatangani oleh pejabat yang sesuai dengan tugas, wewenang, dan tanggung jawabnya.
c. Susunan 1) Kepala Surat Keterangan a) halaman pertama dari Surat Keterangan menggunakan kertas kop dinas;
b) tulisan “SURAT KETERANGAN” dicantumkan di bawah kop dinas, ditulis dengan huruf kapital; dan c) “NOMOR” ditulis dengan huruf kapital dan penempatannya di bawah kata “SURAT KETERANGAN”.
2) Batang Tubuh a) memuat identitas yang diberi keterangan; dan b) memuat informasi atau keterangan mengenai suatu hal atau seseorang untuk kepentingan dinas.
3) Kaki a) tanggal diisi dengan tanggal ditandatanganinya surat keterangan;
b) nama jabatan yang menandatangani, ditulis dengan huruf awal kapital, dan diakhiri dengan tanda baca koma;
c) tanda tangan pejabat yang menandatangani surat keterangan dibubuhi cap dinas; dan d) nama lengkap pejabat yang menandatangani, ditulis dengan huruf awal kapital.
4) Surat Keterangan dibuat sesuai Format Surat Keterangan pada Contoh 14 dan Contoh15.
CONTOH 17 FORMAT SURAT KETERANGAN TENTANG SESEORANG
SURAT KETERANGAN NOMOR : ....................................
Yang bertanda tangan di bawah ini,
Nama : ................................................................................
NIP : ................................................................................
Jabatan : ................................................................................
dengan ini menerangkan bahwa
Nama : ...............................................................................
NIP : ...............................................................................
Pangkat/golongan : ...............................................................................
Jabatan
: ...............................................................................
dan seterusnya
……………………. ……….………………………………………………………...
…………………………….……………………………………………………….....
……………………………………………………………………………………......
…………………………………………………………………………….........
……………………………………………………………………………………......
……………………………………………………
Demikian Surat Keterangan ini dibuat dan dipergunakan sebagaimana mestinya.
Jakarta,………………..
Pejabat Pembuat Keterangan,
Tanda Tangan dan Cap Dinas
Nama Lengkap
BADAN METEOROLOGI, KLIMATOLOGI, DAN GEOFISIKA Jl. Angkasa I No. 2, Jakarta 10610 Telp : (021) 4246321 Fax : (021) 4246703
CONTOH 18 FORMAT SURAT KETERANGAN TENTANG HAL/PERISTIWA
SURAT KETERANGAN NOMOR:
Yang bertanda tangan dibawah ini,
Nama :…………………………………..
NIP : …………………………………..
Jabatan : …………………………………..
dengan ini menerangkan bahwa pada hari ini …………… tanggal …………….. tahun …………….. jam …………… telah terjadi hal/ peristiwa:
……………………………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………….
Demikian surat keterangan ini dibuat untuk digunakan sebagai mana mestinya.
Jakarta, ……………………..
Pejabat Pembuat Keterangan,
Tanda Tangan dan Cap Dinas
Nama Lengkap
4. Surat Pengantar
a. Pengertian Surat Pengantar adalah naskah dinas yang digunakan untuk mengantar/menyampaikan barang atau naskah.
BADAN METEOROLOGI, KLIMATOLOGI, DAN GEOFISIKA Jl. Angkasa I No. 2, Jakarta 10610 Telp : (021) 4246321 Fax : (021) 4246703
b. Wewenang Pembuatan dan Penandatanganan Kewenangan untuk menandatangani Surat Pengantar oleh pejabat sesuai dengan tugas, wewenang, dan tanggung jawabnya.
c. Susunan 1) Kepala Surat Pengantar (a) halaman pertama dari Surat Pengantar menggunakan kertas kop dinas;
(b) nama kota, tanggal, bulan, dan tahun diketik dengan ditulis di sebelah kiri di bawah kop naskah dinas;
(c) kata ”Yth.,” diikuti dengan nama jabatan yang dikirim surat ditulis sebelah kiri di bawah nama kota, tanggal, bulan, dan tahun;
(d) kata “SURAT PENGANTAR” ditulis di bagian tengah diletakan secara simetris di bawah kata “Yth.”; dan (e) “NOMOR” ditulis dengan huruf kapital di bawah kata “SURAT PENGANTAR”.
2) Batang Tubuh Bagian batang tubuh terdiri dari nomor urut, jenis naskah dinas yang dikirim, jumlah naskah dinas/barang, dan keterangan.
3) Kaki (a) pengirim yang berada di sebelah kanan, yang meliputi:
(1) nama jabatan pembuat pengantar;
(2) tanda tangan;
(3) nama; dan
(4) cap dinas.
(b) penerima yang berada di sebelah kiri, yang meliputi:
(1) nama jabatan penerima;
(2) tanda tangan;
(3) nama;
(4) cap dinas;
(5) nomor telepon/faksimile; dan
(6) tanggal penerimaan.
d. Hal yang Perlu Diperhatikan 1) Surat Pengantar dikirim dalam dua rangkap, lembar pertama untuk penerima dan lembar kedua untuk pengirim.
2) Penomoran Surat Pengantar sama dengan penomoran Surat Dinas.
e. Surat Pengantar dibuat sesuai Format Surat Pengantar pada Contoh 19.
CONTOH 19 FORMAT SURAT PENGANTAR
....(Tempat),...(Tgl.,Bln., Thn.)
Yth. ...........................................
…………………..................
…………………..................
SURAT PENGANTAR Nomor : .........................
No.
Naskah Dinas/ Barang Yang Dikirimkan Banyaknya Keterangan
Diterima tanggal ..............
Penerima
Pengirim
Nama Jabatan,
Nama Jabatan,
Tanda tangan dan Cap Dinas
Tanda tangan dan Cap Dinas
Nama Lengkap
Nama Lengkap
Telepon :
BADAN METEOROLOGI, KLIMATOLOGI, DAN GEOFISIKA Jl. Angkasa I No. 2, Jakarta 10610 Telp : (021) 4246321 Fax : (021) 4246703
5. Pengumuman
a. Pengertian Pengumuman adalah Naskah Dinas yang memuat pemberitahuan tentang suatu hal yang ditujukan kepada semua pejabat/pegawai BMKG atau perseorangan/golongan baik di dalam maupun di luar BMKG.
b. Wewenang Pembuatan dan Penandatanganan Pengumuman dibuat dan ditandatangani oleh pejabat yang berwenang atau pejabat lain yang ditunjuk.
c. Susunan 1) Kepala Pengumuman a) halaman pertama dari Pengumuman menggunakan kertas kop dinas;
b) kata ”PENGUMUMAN” ditulis dengan huruf kapital dan penempatannya di bawah kop dinas;
c) ”NOMOR” ditulis dengan huruf kapital dan penempatannya di bawah kata ”PENGUMUMAN”;
d) kata ”TENTANG” ditulis dengan huruf kapital dan penempatannya di bawah kata ”NOMOR”; dan e) judul Pengumuman ditulis dengan huruf kapital dan penempatannya di bawah kata ”TENTANG”.
2) Batang Tubuh
a) alasan tentang perlunya dibuat Pengumuman;
b) peraturan yang menjadi dasar pembuatan Pengumuman; dan c) pemberitahuan tentang hal tertentu yang dianggap mendesak.
3) Kaki a) tempat dan tanggal dikeluarkannya Pengumuman;
b) nama jabatan pejabat yang menandatangani Pengumuman dan ditulis dengan huruf awal kapital, diakhiri dengan tanda baca koma;
c) tanda tangan pejabat yang mengeluarkan Pengumuman;
d) nama lengkap pejabat yang menandatangani Pengumuman dan ditulis dengan huruf awal kapital; dan e) cap dinas.
PENGUMUMAN NOMOR :…...............
TENTANG ……………..…………………………………
……………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………………..
…………………………………………………………….
.……………………………………………………………………………………..
…………………………………………………………………………………………….
…………………………………………………………….
……………………………………………………………………………………… ……………………………………………..........................
4) Hal yang Perlu Diperhatikan a) Pengumuman tidak memuat alamat, kecuali yang ditujukan kepada kelompok/golongan tertentu; dan b) Pengumuman bersifat menyampaikan informasi, tidak memuat cara pelaksanaan teknis suatu peraturan.
5) Pengumuman dibuat sesuai Format Pengumuman pada Contoh 20.
CONTOH 20 FORMAT PENGUMUMAN
BADAN METEOROLOGI, KLIMATOLOGI, DAN GEOFISIKA Jl. Angkasa I No. 2, Jakarta 10610 Telp : (021) 4246321 Fax : (021) 4246703
D. Laporan
1. Pengertian Laporan adalah naskah dinas yang memuat pemberitahuan tentang pelaksanaan suatu kegiatan/kejadian.
2. Wewenang Pembuatan dan Penandatangan Wewenang pembuatan Laporan dilakukan oleh pejabat/pegawai yang diberi tugas. Laporan ditandatangani oleh pejabat/pegawai yang diserahi tugas.
3. Susunan
a. Kepala Laporan 1) halaman pertama dari Laporan menggunakan kertas kop dinas;
2) kata “LAPORAN” ditulis dengan huruf kapital dan penempatannya di bawah kop dinas;
3) kata “TENTANG” ditulis dengan huruf kapital dan penempatannya di bawah kata “LAPORAN”; dan 4) judul Laporan ditulis dengan huruf kapital dan penempatannya di bawah kata “TENTANG”.
b. Batang Tubuh 1) pendahuluan, yang memuat penjelasan umum, maksud dan tujuan, serta ruang lingkup dan sistematika Laporan;
2) materi Laporan, yang terdiri atas kegiatan yang dilaksanakan, faktor yang mempengaruhi, hasil pelaksanaan kegiatan, hambatan yang dihadapi, dan hal lain yang perlu dilaporkan;
3) simpulan dan saran, sebagai bahan pertimbangan; dan 4) penutup, yang merupakan akhir Laporan, memuat harapan/ permintaan arahan/ucapan terima kasih.
c. Kaki 1) nama kota dan tanggal pembuatan Laporan;
2) nama jabatan pejabat pembuat Laporan, yang ditulis dengan huruf awal kapital;
3) tanda tangan pembuat Laporan; dan 4) nama lengkap, yang ditulis dengan huruf awal kapital.
4. Laporan dibuat sesuai dengan Format Laporan pada Contoh 21, kecuali ditentukan lain dengan Peraturan Badan.
CONTOH 21 FORMAT LAPORAN
LAPORAN TENTANG ……………………………………………….
A. Pendahuluan
1. Umum
2. Maksud dan Tujuan
3. Ruang Lingkup
4. Dasar B. Kegiatan yang Dilaksanakan ……………………………………………………………………………………… ………………………………………………………
C. Hasil yang Dicapai …………………………………………………………………………………… ………………………………………………………….
D. Kesimpulan dan Saran …………………………………………………………………………………… …………………………………………………………..
E. Penutup …………………………………………………………………………………… …………………………………………………………….
Dibuat di ………………..
Pada tanggal …………..
Nama Jabatan Pembuat Laporan
Tandatangan dan Cap Dinas
Nama Lengkap
BADAN METEOROLOGI, KLIMATOLOGI, DAN GEOFISIKA Jl. Angkasa I No. 2, Jakarta 10610 Telp : (021) 4246321 Fax : (021) 4246703
E. Telaahan Staf
1. Pengertian Telaahan Staf adalah bentuk uraian yang disampaikan oleh pejabat atau pegawai yang memuat analisis singkat dan jelas mengenai suatu persoalan dengan memberikan jalan keluar/pemecahan yang disarankan.
2. Susunan
a. Kepala Telaahan Staf 1) kata ”TELAAHAN STAF” ditulis dengan huruf kapital;
2) kata ”TENTANG” ditulis dengan huruf kapital dan penempatannya di bawah kata ”TELAAHAN STAF”; dan 3) judul Telaahan Staf ditulis dengan huruf kapital dan penempatannya di bawah kata ”TENTANG”.
b. Batang Tubuh 1) persoalan, yang memuat pernyataan singkat dan jelas tentang persoalan yang akan dipecahkan;
2) praanggapan, yang memuat dugaan yang beralasan, berdasarkan data yang ada, saling berhubungan sesuai dengan situasi yang dihadapi, dan merupakan kemungkinan kejadian di masa yang akan datang;
3) fakta yang mempengaruhi, yang memuat fakta yang merupakan landasan analisis dan pemecahan persoalan;
4) analisis pengaruh praanggapan dan fakta terhadap persoalan dan akibatnya, hambatan serta keuntungan dan kerugiannya, pemecahan atau cara bertindak yang mungkin atau dapat dilakukan;
5) simpulan, yang memuat intisari hasil telaahan, yang merupakan pilihan cara bertindak atau jalan keluar; dan 6) tindakan yang disarankan, yang memuat secara ringkas dan jelas saran atau usul tindakan untuk mengatasi persoalan yang dihadapi.
c. Kaki 1) nama jabatan pembuat Telaahan Staf, yang ditulis dengan huruf awal kapital;
2) tanda tangan;
3) nama lengkap; dan 4) daftar lampiran (jika diperlukan).
3. Telaahan Staf dibuat sesuai Format Telaahan Staf pada Contoh 22.
TELAAHAN STAF TENTANG ……………………………… A. Persoalan Bagian persoalan memuat pernyataan singkat dan jelas tentang persoalan yang akan dipecahkan B. Praanggapan Praanggapan memuat dugaan yang beralasan berdasarkan data dan saling berhubungan sesuai dengan situasi yang dihadapi dan merupakan kemungkinan kejadian dimasa mendatang C. Fakta yang Mempengaruhi Bagian fakta yang mempengaruhi memuat fakta yang merupakan landasan analisis dan pemecahan persoalan D. Analisis Bagian ini merupakan analisis pengaruh praanggapan dan fakta terhadap persoalan serta akibatnya, hambatan serta keuntungan dan kerugiannya, serta pemecahan atau cara bertindak yang mungkin atau dapat dilakukan E. Simpulan Bagian simpulan memuat intisari hasil diskusi dan pilihan dari satu cara bertindak atau jalan keluar sebagai pemecahan persoalan yang dihadapi.
F. Saran Bagian saran memuat secara ringkas dan jelas tentang saran tindakan untuk mengatasi persoalan yang dihadapi
Nama Jabatan Pembuat Telaahan Staf
Tanda Tangan
Nama lengkap
CONTOH 22 FORMAT TELAAHAN STAF
KEPALA BADAN METEOROLOGI, KLIMATOLOGI, DAN GEOFISIKA,
DWIKORITA KARNAWATI
LAMPIRAN II PERATURAN BADAN METEOROLOGI, KLIMATOLOGI, DAN GEOFISIKA REPUBLIK INDONESIA NOMOR TENTANG PEDOMAN TATA NASKAH DINAS DI LINGKUNGAN BADAN METEOROLOGI, KLIMATOLOGI, DAN GEOFISIKA PEMBUATAN NASKAH DINAS
A. Persyaratan Pembuatan Setiap naskah dinas harus merupakan intisari dari pemikiran yang ringkas dan jelas sesuai dengan maksud dan tujuan dibuatnya naskah dinas yang disusun secara sistematis. Dalam pembuatannya perlu memperhatikan syarat-syarat sebagai berikut:
1. Ketelitian
Dalam membuat naskah dinas harus mencerminkan ketelitian dan kecermatan, baik dalam bentuk, susunan, pengetikan, isi, struktur, kaidah bahasa, dan penerapan kaidah ejaan di dalam pengetikan.
2. Kejelasan Naskah dinas harus memperlihatkan kejelasan maksud dari materi yang dimuat dalam naskah dinas.
3. Logis dan Singkat Naskah dinas harus menggunakan bahasa INDONESIA yang formal, logis secara efektif, singkat, padat, dan lengkap sehingga mudah dipahami bagi pihak yang menerima naskah dinas.
4. Pembakuan Naskah dinas harus taat mengikuti aturan baku yang berlaku sehingga dapat menjamin terciptanya arsip yang autentik dan reliable.
B. Penomoran Naskah Dinas Penomoran pada naskah dinas merupakan bagian penting dalam proses penciptaan arsip, sehingga susunan penomoran naskah dinas harus dapat memberikan kemudahan penyimpanan, pengamanan, temu balik, dan penilaian arsip.
Susuan penomoran naskah dinas sebagai bagian dari kode klasifikasi yang dibedakan berdasarkan jenis sebagai berikut:
1. Nomor Naskah Dinas Arahan
a. Peraturan, Instruksi, dan Surat Edaran
Susunan nomor naskah dinas yang bersifat pengaturan dan penetapan terdiri dari tulisan “NOMOR” dengan huruf kapital, nomor naskah (nomor urut dalam satu tahun takwim), tulisan “TAHUN” dengan huruf kapital, dan tahun terbit.
1) Contoh Penomoran Peraturan
PERATURAN BADAN METEOROLOGI, KLIMATOLOGI, DAN GEOFISIKA REPUBLIK INDONESIA NOMOR 10 TAHUN 2018 TENTANG ……………………………………………..
Keterangan penomoran adalah sebagai berikut:
10 : Nomor naskah (nomor urut dalam satu tahun berjalan) 2018 : Tahun penetapan peraturan
2) Contoh Penomoran Instruksi
INSTRUKSI KEPALA BADAN METEOROLOGI, KLIMATOLOGI, DAN GEOFISIKA NOMOR : IKB.02/I/2018 TENTANG ................................................................
Keterangan penomoran adalah sebagai berikut:
IKB : Kode untuk Instruksi 02 : Nomor naskah (nomor urut dalam satu tahun berjalan) I
: Bulan ditulis angka romawi 2018 : Tahun terbit
3) Contoh Penomoran Surat Edaran Kepala BMKG
SURAT EDARAN NOMOR : SE.01/KB/II/2018 TENTANG ................................................................
Keterangan penomoran adalah sebagai berikut:
SE : Kode untuk Surat Edaran 01 : Nomor naskah (nomor urut dalam satu tahun berjalan) KB : Singkatan jabatan penandatangan Surat Edaran II : Bulan ditulis angka romawi 2018 : Tahun terbit
4) Contoh Penomoran Surat Edaran Sekretaris Utama
SURAT EDARAN NOMOR : SE.05/SU/III/2018 TENTANG ................................................................
Keterangan penomoran adalah sebagai berikut:
SE : Kode untuk Surat Edaran 05 : Nomor naskah (nomor urut dalam satu tahun berjalan) SU : Singkatan jabatan penandatangan Surat Edaran III : Bulan ditulis angka romawi 2018 : Tahun terbit
5) Contoh Penomoran Surat Edaran Deputi
SURAT EDARAN NOMOR : SE.08/DM/IV/2018 TENTANG ................................................................
Keterangan penomoran adalah sebagai berikut:
SE : Kode untuk Surat Edaran 08 : Nomor naskah (nomor urut dalam satu tahun berjalan) DM : Singkatan jabatan penandatangan Surat Edaran IV : Bulan ditulis angka romawi 2018 : Tahun terbit
6) Nomor Standard Operating Procedures (SOP)
Standard Operating Procedures, dengan susunan penomoran sebagai berikut:
a) kode untuk Standard Operating Procedures;
b) nomor naskah dinas (nomor urut dalam satu tahun takwim);
c) singkatan jabatan penandatangan Standard Operating Procedures;
d) bulan; dan e) tahun terbit.
Contoh Penomoran Standar Operasional Prosedur
STANDARD OPERATING PROCEDURES (SOP) NOMOR : SOP/07/KRH/V/2018 TENTANG ……………………………………………………………..
Keterangan penomoran adalah sebagai berikut:
SOP : Kode untuk Standard Operating Procedures 07 : Nomor urut dalam satu tahun takwim KRH : Singkatan jabatan penandatangan Standard Operating Procedures V : Bulan ditulis angka romawi 2018 : Tahun terbit
7) Contoh Penomoran Keputusan Kepala Badan
KEPUTUSAN KEPALA BADAN METEOROLOGI, KLIMATOLOGI, DAN GEOFISIKA NOMOR : KEP.10/KB/VI/2018 TENTANG ................................................................
Keterangan penomoran adalah sebagai berikut:
KEP
: Kode untuk Keputusan 10
: Nomor naskah (nomor urut dalam satu tahun takwim) KB
: Singkatan jabatan penandatangan Keputusan VI
: Bulan ditulis angka romawi 2018 : Tahun penetapan
8) Contoh Penomoran Keputusan Deputi
KEPUTUSAN DEPUTI BIDANG GEOFISIKA NOMOR : KEP.09/D3/VII/2018 TENTANG ................................................................
Keterangan penomoran adalah sebagai berikut:
KEP
: Kode untuk Keputusan 09
: Nomor naskah (nomor urut dalam satu tahun takwim) D3
: Singkatan jabatan penandatangan Keputusan VII
: Bulan ditulis angka romawi 2018 : Tahun penetapan
9) Contoh Penomoran Keputusan Kuasa Pengguna Anggaran
KEPUTUSAN KUASA PENGGUNA ANGGARAN SEKRETARIAT UTAMA BADAN METEOROLOGI, KLIMATOLOGI, DAN GEOFISIKA NOMOR : KEP.11/KPA/VIII/2018 TENTANG ................................................................
Keterangan penomoran adalah sebagai berikut:
KEP
: Kode untuk Keputusan 11 : Nomor naskah (nomor urut dalam satu tahun
takwim) KPA
: Singkatan jabatan penandatangan Keputusan VIII
: Bulan ditulis angka romawi 2018 : Tahun penetapan
10) Surat Tugas Susunan penomoran Surat Tugas adalah sebagai berikut:
1) kode klasifikasi;
2) nomor urut Surat Tugas;
3) penandatangan Surat Tugas (singkatan); dan 4) tahun terbit.
Contoh Penomoran Surat Tugas
SURAT TUGAS NOMOR : KP.03.07/002/SU/IX/2018
Keterangan penomoran adalah sebagai berikut:
KP.03.07
: Kode klasifikasi
KP merupakan judul fungsi
03 merupakan nama kegiatan
07 merupakan nama transaksi kegiatan 002
: Nomor urut dalam satu tahun takwim SU
: Singkatan jabatan penandatangan Surat Tugas IX
: Bulan ditulis angka romawi 2018
: Tahun terbit
11) Nomor Nota Dinas Nota Dinas bersifat internal, dengan susunan penomoran sebagai berikut:
a) kode Nota Dinas;
b) nomor Nota Dinas (nomor urut dalam satu tahun takwim);
c) singkatan jabatan penandatangan;
d) bulan; dan e) tahun terbit.
Contoh Penomoran Nota Dinas
NOTA DINAS NOMOR : ND/07/KBKU/X/2018
Keterangan penomoran adalah sebagai berikut:
ND :
Kode untuk Nota Dinas 07 :
Nomor urut dalam satu tahun takwim KBKU :
Singkatan jabatan penandatangan Nota Dinas X : Bulan ditulis angka romawi 2018 :
Tahun terbit 12) Nomor Surat Dinas
Susunan nomor Surat Dinas mencakup hal sebagai berikut:
a. Surat Dinas yang dan bersifat rahasia terdiri dari:
(1) kode derajat pengamanan surat;
(2) kode klasifikasi;
(3) nomor naskah;
(4) singkatan jabatan;
(5) bulan; dan
(6) tahun terbit.
Contoh penomoran Surat Dinas Rahasia
R/KP.06.03/004/KB/XI/2018
Keterangan penomoran adalah sebagai berikut:
R
: Sifat Surat Dinas Rahasia KP.06.03 : Kode klasifikasi KP merupakan judul fungsi 06 merupakan nama kegiatan 03 merupakan nama transaksi kegiatan 004 : Nomor Naskah KB : Singkatan jabatan penandatangan Surat Dinas XI : Bulan ditulis angka romawi 2018
: Tahun terbit
b. Surat Dinas yang tidak bersifat rahasia terdiri dari:
(1) Kode derajat pengamanan surat;
(2) Kode klasifikasi;
(3) Nomor naskah;
(4) Singkatan jabatan;
(5) Bulan; dan
(6) Tahun terbit.
Contoh Penomoran Surat Dinas Biasa
KP.04.00/004/KB/XII/2018
Keterangan penomoran adalah sebagai berikut:
KP.04.00 : Kode klasifikasi KP merupakan judul fungsi
04 merupakan nama kegiatan 00 merupakan nama transaksi kegiatan 004 : Nomor Naskah KB
: Singkatan jabatan penandatangan Surat Dinas XII
: Bulan ditulis angka romawi 2018
: Tahun terbit
13) Nomor Naskah Kerja Sama Naskah Kerja Sama, dengan susunan penomoran sebagai berikut:
a) kode untuk Naskah Kerja Sama;
MoU untuk Memorandum Saling Pengertian PKS/LoI untuk Perjanjian Kerja Sama atau Agreement b) nomor naskah dinas (nomor urut dalam satu tahun takwim);
c) singkatan jabatan penandatangan;
d) unit kerja penanggung jawab di lingkungan Bagian Kerja Sama;
DN untuk Subbagian Kerja Sama Dalam Negeri LN untuk Subbagian Kerja Sama Luar Negeri e) bulan; dan f) tahun terbit.
Contoh Penomoran Naskah Kerja Sama
MEMORANDUM SALING PENGERTIAN ANTARA ………………………………………….
DENGAN ………………………………………… TENTANG ………………………………………… Nomor : MoU/007/KB/DN/I/2018 Nomor : ………………………………..
Keterangan penomoran adalah sebagai berikut:
MoU :
Kode untuk Memorandum Saling Pengertian 007 :
Nomor urut dalam satu tahun takwim KB :
Singkatan jabatan penandatangan DN : Unit kerja Subbagian Kerja Sama Dalam Negeri I : Bulan ditulis angka romawi 2018 :
Tahun terbit
14) Nomor Berita Acara Serah Terima Berita Acara Serah Terima, dengan susunan penomoran sebagai berikut :
a) kode untuk Berita Acara Serah Terima;
b) nomor naskah dinas (nomor urut dalam satu tahun takwim);
c) singkatan jabatan penandatangan;
d) bulan; dan e) tahun terbit.
Contoh Penomoran Berita Acara Serah Terima:
BERITA ACARA SERAH TERIMA ……………………………………….
NOMOR : BAST/007/KRU/II/2018
Keterangan penomoran adalah sebagai berikut:
BAST :
Kode untuk Berita Acara Serah Terima 007 :
Nomor urut dalam satu tahun takwim KRU :
Singkatan jabatan penandatangan Berita Acara Serah
Terima II : Bulan ditulis angka romawi 2018 :
Tahun terbit
15) Nomor Surat PPK Surat PPK, dengan susunan penomoran sebagai berikut:
a) kode klasifikasi;
b) nomor naskah dinas (nomor urut dalam satu tahun takwim);
c) kode jabatan penandatangan;
d) bulan; dan e) tahun terbit
Contoh Penomoran Surat yang dikeluarkan oleh PPK di UPT
PL.02.05/004/PPK/KBB1/III/2018
Keterangan penomoran adalah sebagai berikut :
PL.02.05 : Kode klasifikasi
PL merupakan judul fungsi 02 merupakan nama kegiatan 05 merupakan nama transaksi kegiatan 004
: Nomor urut dalam satu tahun takwim PPK : Singkatan jabatan PPK
KBB1 : Singkatan jabatan Kepala Balai Besar MKG Wilayah 1 III : Bulan ditulis angka romawi 2018 : Tahun terbit
Contoh Penomoran Surat yang dikeluarkan oleh PPK di Kantor Pusat
PL.02.05/004/PPK/SU/IV/2018
Keterangan penomoran adalah sebagai berikut :
PL.02.05 : Kode klasifikasi
PL merupakan judul fungsi 02 merupakan nama kegiatan 05 merupakan nama transaksi kegiatan 004
: Nomor urut dalam satu tahun takwim PPK
: Singkatan jabatan PPK SU : Singkatan jabatan Sekretaris Utama IV
: Bulan ditulis angka romawi 2018
: Tahun terbit
C. Singkatan Jabatan
Untuk keseragaman penomoran dalam naskah dinas, maka untuk penyebutan jabatan menggunakan singkatan jabatan sebagai berikut:
KANTOR PUSAT
PIMPINAN No Nama Jabatan Unit Kerja Singkatan Jabatan
1. Kepala Badan Meteorologi, Klimatologi, dan Geofisika KB
2. Sekretaris Utama SU
3. Deputi Bidang Meteorologi DM
4. Deputi Bidang Klimatologi DK
5. Deputi Bidang Geofisika DG
6. Deputi Bidang Instrumentasi, Kalibrasi, Rekayasa, dan Jaringan Komunikasi DI BIRO PERENCANAAN
1. Kepala Biro Perencanaan KRR
2. Kepala Bagian Rencana dan Tarif KBRT
3. Kepala Subbagian Rencana KSRCA
4. Kepala Subbagian Tarif KSTRF
5. Kepala Subbagian Pinjaman/Hibah Luar Negeri KSPHL
No Nama Jabatan Unit Kerja Singkatan Jabatan
6. Kepala Bagian Program dan Penyusunan Anggaran KBPA
7. Kepala Subbagian Program dan Penyusunan Anggaran I KSPA1
8. Kepala Subbagian Program dan Penyusunan Anggaran II KSPA2
9. Kepala Subbagian Program dan Penyusunan Anggaran III KSPA3
10. Kepala Bagian Pemantauan dan Evaluasi KBPE
11. Kepala Subbagian Pemantauan dan Evaluasi I KSPE1
12. Kepala Subbagian Pemantauan dan Evaluasi II KSPE2
13. Kepala Subbagian Pemantauan dan Evaluasi III KSPE3 BIRO HUKUM DAN ORGANISASI
1. Kepala Biro Hukum dan Organisasi KRH
2. Kepala Bagian Peraturan Perundang-undangan dan Pertimbangan Hukum KBUU
3. Kepala Subbagian Peraturan Perundang-undangan I KSPU1
4. Kepala Subbagian Peraturan Perundang-undangan II KSPU2
5. Kepala Subbagian Pertimbangan dan Informasi Hukum KSPIH
6. Kepala Bagian Kerja Sama KBKS
7. Kepala Subbagian Kerja Sama Luar Negeri KSLRN
8. Kepala Subbagian Kerja Sama Dalam Negeri KSDLN
9. Kepala Bagian Organisasi dan Tata Laksana KBOT
10. Kepala Subbagian Organisasi KSORG
11. Kepala Subbagian Tata Laksana KSTTL
12. Kepala Bagian Hubungan Masyarakat KBHM
13. Kepala Subbagian Publikasi dan Dokumentasi KSPDO
14. Kepala Subbagian Hubungan Pers dan Media KSHPM BIRO UMUM DAN SUMBER DAYA MANUSIA
1. Kepala Biro Umum dan Sumber Daya Manusia KRU
2. Kepala Bagian Sumber Daya Manusia KBSD
3. Kepala Subbagian Perencanaan dan Pengembangan Sumber Daya Manusia KSPPS
No Nama Jabatan Unit Kerja Singkatan Jabatan
4. Kepala Subbagian Mutasi dan Pengelolaan Jabatan Fungsional Sumber Daya Manusia KSMJF
5. Kepala Subbagian Manajemen dan Evaluasi Kinerja dan Kesejahteraan Sumber Daya Manusia KSMES
6. Kepala Bagian Keuangan KBKU
7. Kepala Subbagian Perbendaharaan KSPBH
8. Kepala Subbagian Gaji dan Penerimaan Negara Bukan Pajak KSGAP
9. Kepala Subbagian Akuntansi dan Pelaporan Keuangan KSAPK
10. Kepala Bagian Perlengkapan dan Barang Milik Negara KBPB
11. Kepala Subbagian Pengadaan KSPAD
12. Kepala Subbagian Pengelolaan Barang Milik Negara KSPBN
13. Kepala Subbagian Pemeliharaan KSPLH
14. Kepala Bagian Tata Usaha dan Protokol KBTU
15. Kepala Subbagian Persuratan dan Arsip KSPSA
16. Kepala Subbagian Rumah Tangga dan Protokol KSRTP
17. Kepala Subbagian Tata Usaha Kepala KSTUB
18. Kepala Subbagian Tata Usaha Sekretaris Utama KSTUS
19. Kepala Subbagian Tata Usaha Deputi Bidang Meteorologi KSTUM
20. Kepala Subbagian Tata Usaha Deputi Bidang Klimatologi KSTUK
21. Kepala Subbagian Tata Usaha Deputi Bidang Geofisika KSTUG
22. Kepala Subbagian Tata Usaha Deputi Bidang Instrumentasi, Kalibrasi, Rekayasa, dan Jaringan Komunikasi KSTUI
PUSAT METEOROLOGI PENERBANGAN
1. Kepala Pusat Meteorologi Penerbangan KMP
2. Kepala Bidang Manajemen Observasi Meteorologi Penerbangan KBOM
3. Kepala Subbidang Manajemen Observasi Meteorologi Permukaan KSOBP
4. Kepala Subbidang Manajemen Observasi Udara Atas KSOBA
No Nama Jabatan Unit Kerja Singkatan Jabatan
5. Kepala Bidang Manajemen Operasi KBOP
6. Kepala Subbidang Manajemen Operasi Meteorologi Penerbangan KSOPP
7. Kepala Subbidang Manajemen Operasi Meteorologi Publik KSOPU
8. Kepala Bidang Informasi Meteorologi Penerbangan KBIP
9. Kepala Subbidang Layanan Informasi Meteorologi Penerbangan KSLIP
10. Kepala Subbidang Diseminasi Informasi Meteorologi Penerbangan KSDIP
PUSAT METEOROLOGI MARITIM
1. Kepala Pusat Meteorologi Maritim KMM
2. Kepala Bidang Manajemen Meteorologi Maritim KBMM
3. Kepala Subbidang Manajemen Observasi Meteorologi Maritim KSMOB
4. Kepala Subbidang Manajemen Operasi Meteorologi Maritim KSOMM
5. Kepala Bidang Informasi Meteorologi Maritim KBIM
6. Kepala Subbidang Analisis dan Prediksi Meteorologi Maritim KSAPM
7. Kepala Subbidang Layanan Informasi Meteorologi Maritim KSLIM PUSAT METEOROLOGI PUBLIK
1. Kepala Pusat Meteorologi Publik KMU
2. Kepala Bidang Layanan Informasi Cuaca KBLC
3. Kepala Subbidang Produksi Informasi Cuaca KSPCI
4. Kepala Subbidang Diseminasi Informasi Cuaca KSDIC
5. Kepala Bidang Prediksi dan Peringatan Dini Cuaca KBPC
6. Kepala Subbidang Prediksi Cuaca KSPPC
7. Kepala Subbidang Peringatan Dini Cuaca KSPDC
8. Kepala Bidang Pengelolaan Citra Inderaja KBCI
9. Kepala Subbidang Pengelolaan Citra Radar Cuaca KSPCR
No Nama Jabatan Unit Kerja Singkatan Jabatan
10. Kepala Subbidang Pengelolaan Citra Satelit Cuaca KSPCS PUSAT INFORMASI PERUBAHAN IKLIM
1. Kepala Pusat Informasi Perubahan Iklim KPP
2. Kepala Bidang Analisis Perubahan Iklim KBAP
3. Kepala Subbidang Analisis dan Proyeksi Perubahan Iklim KSAPI
4. Kepala Subbidang Analisis Komposisi Kimia Atmosfer KSAKA
5. Kepala Bidang Analisis Variabilitas Iklim KBAV
6. Kepala Subbidang Analisis dan Informasi Iklim KSAII
7. Kepala Subbidang Peringatan Dini Iklim KSPDI
8. Kepala Bidang Manajemen Operasi Iklim dan Kualitas Udara KBOI
9. Kepala Subbidang Manajemen Operasi Iklim KSOPI
10. Kepala Subidang Manajemen Operasi Kualitas Udara KSOKU PUSAT LAYANAN INFORMASI IKLIM TERAPAN
1. Kepala Pusat Layanan Informasi Iklim Terapan KPT
2. Kepala Bidang Informasi Iklim Terapan KBIT
3. Kepala Subbidang Informasi Iklim Lingkungan KSIKL
4. Kepala Subbidang Informasi Iklim Infrastruktur KSIKI
5. Kepala Bidang Informasi Kualitas Udara KBIU
6. Kepala Subbidang Informasi Gas Rumah Kaca KSGRK
7. Kepala Subbidang Informasi Pencemaran Udara KSIPU
8. Kepala Bidang Diseminasi Informasi Iklim dan Kualitas Udara KBDK
9. Kepala Subbidang Produksi Informasi Iklim dan Kualitas Udara KSPII
10. Kepala Subbidang Sistem Informasi Iklim dan Kualitas Udara KSSII
PUSAT GEMPABUMI DAN TSUNAMI
1. Kepala Pusat Gempabumi dan Tsunami KPG
2. Kepala Bidang Informasi Gempabumi dan Peringatan Dini Tsunami KBIG
3. Kepala Subbidang Informasi Gempabumi KSIFG
No Nama Jabatan Unit Kerja Singkatan Jabatan
4. Kepala Subbidang Peringatan Dini Tsunami KSPDT
5. Kepala Bidang Mitigasi Gempabumi dan Tsunami KBMG
6. Kepala Subbidang Mitigasi Gempabumi KSMTG
7. Kepala Subbidang Mitigasi Tsunami KSMTT
8. Kepala Bidang Manajemen Operasi Gempabumi dan Tsunami KBOG
9. Kepala Subbidang Manajemen Operasi Gempabumi KSMOG
10. Kepala Subbidang Manajemen Operasi Tsunami KSMOT
PUSAT SEISMOLOGI TEKNIK, GEOFISIKA POTENSIAL DAN TANDA WAKTU
1. Kepala Pusat Seismologi Teknik, Geofisika Potensial dan Tanda Waktu KPS
2. Kepala Bidang Seismologi Teknik KBST
3. Kepala Subbidang Analisis Seismologi Teknik KSAST
4. Kepala Subbidang Layanan Informasi Seismologi Teknik KSLST
5. Kepala Bidang Geofisika Potensial dan Tanda Waktu KBGP
6. Kepala Subbidang Analisis Geofisika Potensial dan Tanda Waktu KSAGP
7. Kepala Subbidang Layanan Informasi Geofisika Potensial dan Tanda Waktu KSLGP
8. Kepala Bidang Manajemen Operasi Seismologi Teknik, Geofisika Potensial dan Tanda Waktu KBOS
9. Kepala Subbidang Manajemen Operasi Seismologi Teknik KSOPS
10. Kepala Subbidang Manajemen Operasi Geofisika Potensial dan Tanda Waktu KSOGP
PUSAT INSTRUMENTASI, KALIBRASI, DAN REKAYASA
1. Kepala Pusat Instrumentasi, Kalibrasi, dan Rekayasa KPI
2. Kepala Bidang Instrumentasi, Kalibrasi, dan Rekayasa Peralatan Meteorologi KBKM
3. Kepala Subbidang Instrumentasi dan Rekayasa Peralatan Meteorologi KSIRM
No Nama Jabatan Unit Kerja Singkatan Jabatan
4. Kepala Subbidang Kalibrasi Peralatan Meteorologi KSLKM
5. Kepala Bidang Instrumentasi, Kalibrasi, dan Rekayasa Peralatan Klimatologi KBKK
6. Kepala Subbidang Instrumentasi dan Rekayasa Peralatan Klimatologi KSIRK
7. Kepala Subbidang Kalibrasi Peralatan Klimatologi KSLKK
8. Kepala Bidang Instrumentasi, Kalibrasi, dan Rekayasa Peralatan Geofisika KBKG
9. Kepala Subbidang Instrumentasi dan Rekayasa Peralatan Geofisika KSIRG
10. Kepala Subbidang Kalibrasi Peralatan Geofisika KSLKG
PUSAT DATABASE
1. Kepala Pusat Database KPD
2. Kepala Bidang Manajemen Database KBMD
3. Kepala Subbidang Manajemen Database Meteorologi, Klimatologi,dan Geofisika KSMDM
4. Kepala Subbidang Manajemen Database Umum KSMDU
5. Kepala Bidang Pengembangan Database KBBD
6. Kepala Subbidang Pengembangan Database Meteorologi, Klimatologi, dan Geofisika KSBDM
7. Kepala Subbidang Pengembangan Database Umum KSBDU
8. Kepala Bidang Pemeliharaan Database KBLD
9. Kepala Subbidang Pemeliharaan Database Meteorologi, Klimatologi, dan Geofisika KSLDM
10. Kepala Subbidang Pemeliharaan Database Umum KSLDU
PUSAT JARINGAN KOMUNIKASI
1. Kepala Pusat Jaringan Komunikasi KPJ
2. Kepala Bidang Operasional Jaringan Komunikasi KBOJ
3. Kepala Subbidang Operasional Teknologi Komunikasi KSOTK
4. Kepala Subbidang Operasional Teknologi Informasi KSOTI
5. Kepala Bidang Pengembangan Jaringan Komunikasi KBBJ
6. Kepala Subbidang Pengembangan Teknologi KSBTK
No Nama Jabatan Unit Kerja Singkatan Jabatan Komunikasi 7 Kepala Subbidang Pengembangan Teknologi Informasi KSBTI
8. Kepala Bidang Manajemen Jaringan Komunikasi KBMJ
9. Kepala Subbidang Manajemen Teknologi Komunikasi KSMTK
10. Kepala Subbidang Manajemen Teknologi Informasi KSMTI
INSPEKTORAT
1. Inspektur IPR
2. Kepala Subbagian Tata Usaha Inspektorat KSTUR
PUSAT PENELITIAN DAN PENGEMBANGAN
1. Kepala Pusat Penelitian dan Pengembangan KPL
2. Kepala Bidang Penelitian dan Pengembangan Meteorologi KBLM
3. Kepala Bidang Penelitian dan Pengembangan Klimatologi KBLK
4. Kepala Bidang Penelitian dan Pengembangan Geofisika KBLG
5. Kepala Subbagian Tata Usaha Puslitbang KSTUL PUSAT PENDIDIKAN DAN PELATIHAN
1. Kepala Pusat Pendidikan dan Pelatihan KDL
2. Kepala Bidang Perencanaan, Pengembangan, dan Penjaminan Mutu KBPR
3. Kepala Bidang Penyelenggaraan KBPL
4. Kepala Subbagian Tata Usaha Pusdiklat KSTUD
2. SEKOLAH TINGGI METEOROLOGI KLIMATOLOGI DAN GEOFISIKA
No Nama Jabatan Unit Kerja Singkatan Jabatan
1. Sekolah Tinggi Meterologi Klimatologi dan Geofisika KSTMKG
2. Kepala Bagian Administrasi Akademik, Umum, dan Ketarunaan KBAAT
3. Kepala Subbagian Administrasi Akademik KSMIK
No Nama Jabatan Unit Kerja Singkatan Jabatan
4. Kepala Subbagian Administrasi Umum KSDUM
5. Kepala Subbagian Administrasi Ketarunaan dan Kerja Sama KSTAR
3. UNIT PELAKSANA TEKNIS
No Nama Jabatan Unit Kerja Singkatan Jabatan
1. Kepala Balai Besar Meteorologi, Klimatologi, dan Geofisika Wilayah I KBB1
2. Kepala Balai Besar Meteorologi, Klimatologi, dan Geofisika Wilayah II KBB2
3. Kepala Balai Besar Meteorologi, Klimatologi, dan Geofisika Wilayah III KBB3
4. Kepala Balai Besar Meteorologi, Klimatologi, dan Geofisika Wilayah IV KBB4
5. Kepala Balai Besar Meteorologi, Klimatologi, dan Geofisika Wilayah V KBB5
6. Kepala Stasiun Meteorologi Kelas I Kualanamu KKNO
7. Kepala Stasiun Meteorologi Kelas I Hang Nadim KBTH
8. Kepala Stasiun Meteorologi Kelas I Sultan Iskandar Muda KBTJ
9. Kepala Stasiun Meteorologi Kelas I Sultan Syarif Kasim II KPKU
10. Kepala Stasiun Meteorologi Kelas II Minangkabau KPDG
11. Kepala Stasiun Meteorologi Kelas II Maritim Belawan KBLW
12. Kepala Stasiun Meteorologi Kelas III Malikussaleh KLSW
13. Kepala Stasiun Meteorologi Kelas III Tjut Nyak Dien Meulaboh KMEQ
14. Kepala Stasiun Meteorologi Kelas III Cut Bau Maimun Saleh KSBG
15. Kepala Stasiun Meteorologi Kelas III Japura KRGT
16. Kepala Stasiun Meteorologi Kelas III Tarempa KTRP
No Nama Jabatan Unit Kerja Singkatan Jabatan
17. Kepala Stasiun Meteorologi Kelas III Dabo Singkep KSIQ
18. Kepala Stasiun Meteorologi Kelas III Ranai KRAN
19. Kepala Stasiun Meteorologi Kelas III Kijang KTNJ
20. Kepala Stasiun Meteorologi Kelas III Binaka KGNS
21. Kepala Stasiun Meteorologi Kelas III F.L Tobing KFLZ
22. Kepala Stasiun Meteorologi Kelas IV Maritim Teluk Bayur KTLB
23. Kepala Stasiun Meteorologi Kelas IV Aek Godang KAEG
24. Kepala Stasiun Meteorologi Kelas IV Raja Haji Abdullah Tanjung Balai Karimun KTJB
25. Kepala Stasiun Klimatologi Kelas I Deli Serdang KDLS
26. Kepala Stasiun Klimatologi Kelas II Padang Pariaman KPPR
27. Kepala Stasiun Klimatologi Kelas IV Aceh Besar KACB
28. Kepala Stasiun Klimatologi Kelas IV Tambang KKPR
29. Kepala Stasiun Pemantau Atmosfer Global Bukit Koto Tabang KAGM
30. Kepala Stasiun Geofisika Kelas I Tuntungan KTSI
31. Kepala Stasiun Geofisika Kelas I Silaing Bawah KPPI
32. Kepala Stasiun Geofisika Kelas III Mata‟ie KBSI
33. Kepala Stasiun Geofisika Kelas III Tapak Tuan KTPT
34. Kepala Stasiun Geofisika Kelas III Gunung Sitoli KGSI
35. Kepala Stasiun Meteorologi Kelas I Soekarno Hatta KCGK
36. Kepala Stasiun Meteorologi Kelas I Serang KSRB
37. Kepala Stasiun Meteorologi Kelas I Maritim Tanjung Priok KTJP
38. Kepala Stasiun Meteorologi Kelas I Radin Inten II KTKG
39. Kepala Stasiun Meteorologi Kelas I Supadio KPNK
40. Kepala Stasiun Meteorologi Kelas I Depati Amir KPGK
41. Kepala Stasiun Meteorologi Kelas I Sultan Thaha KDJB
42. Kepala Stasiun Meteorologi Kelas II Sultan Mahmud Badaruddin II KPLM
43. Kepala Stasiun Meteorologi Kelas II Maritim Tanjung Mas KTJM
No Nama Jabatan Unit Kerja Singkatan Jabatan
44. Kepala Stasiun Meteorologi Kelas II Ahmad Yani KSRG
45. Kepala Stasiun Meteorologi Kelas III Fatmawati Soekarno KBFS
46. Kepala Stasiun Meteorologi Kelas III Budiarto KBTO
47. Kepala Stasiun Meteorologi Kelas III H.
Asan Hananjoedin KTJQ
48. Kepala Stasiun Meteorologi Kelas III Depati Parbo KKRC
49. Kepala Stasiun Meteorologi Kelas III Tegal KTGL
50. Kepala Stasiun Meteorologi Kelas III Cilacap KCLP
51. Kepala Stasiun Meteorologi Kelas III Kemayoran KKMY
52. Kepala Stasiun Meteorologi Kelas III Paloh KPLH
53. Kepala Stasiun Meteorologi Kelas III Rahadi Oesman KKTG
54. Kepala Stasiun Meteorologi Kelas III Susilo KSQG
55. Kepala Stasiun Meteorologi Kelas III Nangapinoh KNPO
56. Kepala Stasiun Meteorologi Kelas III Pangsuma KPSU
57. Kepala Stasiun Meteorologi Kelas III Jatiwangi KJTW
58. Kepala Stasiun Meteorologi Kelas III Citeko KCTK
59. Kepala Stasiun Meteorologi Kelas IV Maritim Pontianak KPTK
60. Kepala Stasiun Meteorologi Kelas IV Maritim Lampung KLMP
61. Kepala Stasiun Klimatologi Kelas I Bogor KBGR
62. Kepala Stasiun Klimatologi Kelas I Semarang KSMG
63. Kepala Stasiun Klimatologi Kelas I Palembang KPLG
64. Kepala Stasiun Klimatologi Kelas I Bengkulu KBGL
65. Kepala Stasiun Klimatologi Kelas II Mempawah KMPW
66. Kepala Stasiun Klimatologi Kelas II Tangerang Selatan KTSL
67. Kepala Stasiun Klimatologi Kelas IV Muaro Jambi KMRJ
68. Kepala Stasiun Klimatologi Kelas IV Pesawaran KPWR
69. Kepala Stasiun Klimatologi Kelas IV Koba KKBA
70. Kepala Stasiun Klimatologi Kelas IV Mlati KSLN
71. Kepala Stasiun Geofisika Kelas I Tangerang KTNG
72. Kepala Stasiun Geofisika Kelas I Bandung KLEM
73. Kepala Stasiun Geofisika Kelas I Yogyakarta KYGI
No Nama Jabatan Unit Kerja Singkatan Jabatan
74. Kepala Stasiun Geofisika Kelas III Banjarnegara KBJI
75. Kepala Stasiun Geofisika Kelas III Kepahiyang KKSI
76. Kepala Stasiun Geofisika Kelas III Kota Bumi KKLI
77. Kepala Stasiun Meteorologi Kelas I Juanda KSUB
78. Kepala Stasiun Meteorologi Kelas I Ngurah Rai KDPS
79. Kepala Stasiun Meteorologi Kelas I Sultan Aji Muhammad Sulaiman Sepinggan KBPN
80. Kepala Stasiun Meteorologi Kelas I Tjilik Riwut KPKY
81. Kepala Stasiun Meteorologi Kelas II Eltari KKOE
82. Kepala Stasiun Meteorologi Kelas II Syamsudin Noor KBDJ
83. Kepala Stasiun Meteorologi Kelas II Maritim Perak II KPRM
84. Kepala Stasiun Meteorologi Kelas II Bandara Internasional Lombok KLOP
85. Kepala Stasiun Meteorologi Kelas III Iskandar KPKN
86. Kepala Stasiun Meteorologi Kelas III Beringin KMTW
87. Kepala Stasiun Meteorologi Kelas III Temindung KSRI
88. Kepala Stasiun Meteorologi Kelas III Juwata KTRK
89. Kepala Stasiun Meteorologi Kelas III Kalimarau KBEJ
90. Kepala Stasiun Meteorologi Kelas III Tanjung Harapan KTJS
91. Kepala Stasiun Meteorologi Kelas III Yuvai Semaring KLBW
92. Kepala Stasiun Meteorologi Kelas III Gusti Syamsir Alam KKBU
93. Kepala Stasiun Meteorologi Kelas III Sultan Muhammad Kaharuddin KSWQ
94. Kepala Stasiun Meteorologi Kelas III Sultan Muhammad Salahuddin KBMU
95. Kepala Stasiun Meteorologi Kelas III Fransiskus Xaverius Seda KMOF
96. Kepala Stasiun Meteorologi Kelas III Umbu Mehang Kunda KWGP
97. Kepala Stasiun Meteorologi Kelas III David Constantijn Saudale KRTI
98. Kepala Stasiun Meteorologi Kelas III Gewayantana KLKA
99. Kepala Stasiun Meteorologi Kelas III Frans Sales Lega KRTG
No Nama Jabatan Unit Kerja Singkatan Jabatan
100. Kepala Stasiun Meteorologi Kelas III Mali KARD
101. Kepala Stasiun Meteorologi Kelas III Tardamu KSAU
102. Kepala Stasiun Meteorologi Kelas III Kalianget KKAL
103. Kepala Stasiun Meteorologi Kelas III Sangkapura KSKB
104. Kepala Stasiun Meteorologi Kelas III Tuban KTBN
105. Kepala Stasiun Meteorologi Kelas III Banyuwangi KBWI
106. Kepala Stasiun Meteorologi Kelas IV Nunukan KNNX
107. Kepala Stasiun Meteorologi Kelas IV Komodo KLBJ
108. Kepala Stasiun Meteorologi Kelas IV H. Asan KSMQ
109. Kepala Stasiun Meteorologi Kelas IV Sanggu KSGB
110. Kepala Stasiun Klimatologi Kelas I Banjarbaru KBJB
111. Kepala Stasiun Klimatologi Kelas I Lombok Barat KLMB
112. Kepala Stasiun Klimatologi Kelas II Malang KMLG
113. Kepala Stasiun Klimatologi Kelas II Jembrana KJBR
114. Kepala Stasiun Klimatologi Kelas II Kupang KKPN
115. Kepala Stasiun Geofisika Kelas I Kampung Baru KKUG
116. Kepala Stasiun Geofisika Kelas II Tretes KTRT
117. Kepala Stasiun Geofisika Kelas II Sanglah KDNP
118. Kepala Stasiun Geofisika Kelas III Sawahan KSJI
119. Kepala Stasiun Geofisika Kelas III Karang Kates KKRK
120. Kepala Stasiun Geofisika Kelas III Balikpapan KBKB
121. Kepala Stasiun Stasiun Geofisika Kelas III Mataram KMTR
122. Kepala Stasiun Geofisika Kelas III Waingapu KWSI
123. Kepala Stasiun Geofisika Kelas III Alor KALR
124. Kepala Stasiun Meteorologi Kelas I Hasanuddin KUPG
125. Kepala Stasiun Meteorologi Kelas I Djalaluddin KGTO
126. Kepala Stasiun Meteorologi Kelas I Sultan Baabullah KTTE
127. Kepala Stasiun Meteorologi Kelas II Pattimura KAMQ
128. Kepala Stasiun Meteorologi Kelas II Sam Ratulangi KMDC
129. Kepala Stasiun Meteorologi Kelas II Maritim Bitung KBTG
130. Kepala Stasiun Meteorologi Kelas II Mutiara Sis-Al Jufri KPLW
131. Kepala Stasiun Meteorologi Kelas II Maritim Paotere KPTR
No Nama Jabatan Unit Kerja Singkatan Jabatan
132. Kepala Stasiun Meteorologi Kelas II Majene KMJE
133. Kepala Stasiun Meteorologi Kelas II Maritim Kendari KKNI
134. Kepala Stasiun Meteorologi Kelas III Dumatubun KLUV
135. Kepala Stasiun Meteorologi Kelas III Amahai KAHI
136. Kepala Stasiun Meteorologi Kelas III Geser KGSR
137. Kepala Stasiun Meteorologi Kelas III Oesman Sadik KLAH
138. Kepala Stasiun Meteorologi Kelas III Bandaneira KNDA
139. Kepala Stasiun Meteorologi Kelas III Namlea KNAM
140. Kepala Stasiun Meteorologi Kelas III Mathilda Batlayeri KSXK
141. Kepala Stasiun Meteorologi Kelas III Gamar Malamo KGLX
142. Kepala Stasiun Meteorologi Kelas III Emalamo KSQN
143. Kepala Stasiun Meteorologi Kelas III Kasiguncu KPSJ
144. Kepala Stasiun Meteorologi Kelas III Syukuran Aminudin Amir KLUW
145. Kepala Stasiun Meteorologi Kelas III Sultan Bantilan KTLI
146. Kepala Stasiun Meteorologi Kelas III Beto Ambari KBUW
147. Kepala Stasiun Meteorologi Kelas III Sangia Ni Bandera KPUM
148. Kepala Stasiun Meteorologi Kelas III Andi Jemma KMXB
149. Kepala Stasiun Meteorologi Kelas III Naha KNAH
150. Kepala Stasiun Meteorologi Kelas III Pongtiku KTTR
151. Kepala Stasiun Klimatologi Kelas I Maros KMRS
152. Kepala Stasiun Klimatologi Kelas II Minahasa Utara KMHU
153. Kepala Stasiun Klimatologi Kelas III Seram Bagian Barat KSBB
154. Kepala Stasiun Klimatologi Kelas IV Tilongkabila KBBG
155. Kepala Stasiun Klimatologi Kelas IV Ranomeeto KKWS
156. Kepala Stasiun Pemantau Atmosfer Global Lore Lindu Bariri KPSO
157. Kepala Stasiun Geofisika Kelas I Karang Panjang KAAI
158. Kepala Stasiun Geofisika Kelas I Winangun KMNI
159. Kepala Stasiun Geofisika Kelas I Palu KPCI
No Nama Jabatan Unit Kerja Singkatan Jabatan
160. Kepala Stasiun Geofisika Kelas II Gowa KMKS
161. Kepala Stasiun Geofisika Kelas II Gorontalo KGNT
162. Kepala Stasiun Geofisika Kelas III Saumlaki KSLI
163. Kepala Stasiun Geofisika Kelas III Ternate KTNT
164. Kepala Stasiun Geofisika Kelas IV Kendari KKDI
165. Kepala Stasiun Meteorologi Kelas I Frans Kaisiepo KBIK
166. Kepala Stasiun Meteorologi Kelas I Sentani KDJJ
167. Kepala Stasiun Meteorologi Kelas I Seigun KSRJ
168. Kepala Stasiun Meteorologi Kelas III Mopah KMKQ
169. Kepala Stasiun Meteorologi Kelas III Mozes Kilangin KTIM
170. Kepala Stasiun Meteorologi Kelas III Tanah Merah KTMH
171. Kepala Stasiun Meteorologi Kelas III Wamena KWMX
172. Kepala Stasiun Meteorologi Kelas III Moanamani KONI
173. Kepala Stasiun Meteorologi Kelas III Sudjarwo Tjondro Negoro KZRI
174. Kepala Stasiun Meteorologi Kelas III Mararena KZRM
175. Kepala Stasiun Meteorologi Kelas III Enarotali KEWI
176. Kepala Stasiun Meteorologi Kelas III Dok II Jayapura KJPR
177. Kepala Stasiun Meteorologi Kelas III Rendani KMKW
178. Kepala Stasiun Meteorologi Kelas III Utarom KKNG
179. Kepala Stasiun Meteorologi Kelas III Torea KFKQ
180. Kepala Stasiun Klimatologi Kelas III Jayapura KJAP
181. Kepala Stasiun Klimatologi Kelas III Manokwari Selatan KMNS
182. Kepala Stasiun Klimatologi Kelas IV Tanah Miring KMRK
183. Kepala Stasiun Pemantau Atmosfer Global Puncak Vihara Klademak KSON
184. Kepala Stasiun Geofisika Kelas I Angkasa Pura KJAY
185. Kepala Stasiun Geofisika Kelas III Sorong KSWI
186. Kepala Stasiun Geofisika Kelas III Nabire KNPI
187. Kepala Bagian Tata Usaha KBTU
188. Kepala Bidang Observasi KBOB
No Nama Jabatan Unit Kerja Singkatan Jabatan
189. Kepala Bidang Data dan Informasi KBDI
190. Kepala Subbagian Persuratan dan Kepegawaian KSPKP
191. Kepala Subbagian Keuangan dan Perlengkapan KSKPR
192. Kepala Subbidang Pengumpulan dan Penyebaran KSPPB
193. Kepala Subbidang Instrumentasi dan Kalibrasi KSIKR
194. Kepala Subbidang Manajemen Data KSMDT
195. Kepala Subbidang Pelayanan Jasa KSPJS
196. Kepala Subbagian Tata Usaha KSTUU
197. Kepala Seksi Observasi KSOBS
198. Kepala Seksi Data dan Informasi KSDIN
199. Kepala Seksi Observasi dan Informasi KSOIN
D. Penggunaan Kertas, Amplop, dan Tinta Kertas, amplop, dan tinta merupakan media/sarana surat-menyurat untuk merekam informasi dalam komunikasi kedinasan.
1. Kertas Surat
a. Penggunaan Kertas 1) Kertas yang digunakan untuk kegiatan dinas adalah HVS minimal 70 gram, antara lain untuk kegiatan surat-menyurat, penggandaan, dan dokumen pelaporan.
2) Pembuatan naskah dinas dari draf hingga nett yang dibubuhi paraf tidak boleh menggunakan kertas bekas karena naskah dinas dari draf sampai dengan ditandatangani merupakan satu berkas arsip.
3) Kertas yang digunakan untuk naskah dinas ukurannya disesuaikan dengan jenis naskah yang terdiri dari:
a) Naskah Dinas Arahan menggunakan kertas F4 berukuran 210 x 330 mm;
b) Naskah Dinas Korespondensi menggunakan kertas A4 yang berukuran 297 x 210 mm ( 8¼ x 11¾ inci);
c) Naskah Dinas Khusus menggunakan kertas A4 yang berukuran 297 x 210 mm ( 8¼ x 11¾ inci);
d) Laporan menggunakan kertas A4 yang berukuran 297 x 210 mm (8¼ x 11¾ inci); dan e) Telaahan Staf menggunakan kertas A4 yang berukuran 297 x 210 mm ( 8¼ x 11¾ inci).
2. Amplop Amplop adalah sarana kelengkapan penyampaian surat, terutama untuk surat keluar lembaga.
a. Ukuran Ukuran amplop yang digunakan untuk pengiriman naskah dinas disesuaikan dengan jenis, ukuran dan ketebalan naskah dinas yang akan didistribusikan.
Amplop surat dinas berbentuk empat persegi panjang dengan ukuran sebagai berikut:
1) Kecil dengan dimensi 245 (dua ratus empat puluh lima) mm x 115 (seratus lima belas) mm;
2) Sedang dengan dimensi 310 (tiga ratus sepuluh) mm x 229 (dua ratus dua puluh sembilan) mm; dan 3) Besar dengan dimensi 406 (empat ratus enam) mm x 299 (dua ratus sembilan puluh sembilan) mm.
b. Warna Amplop naskah dinas menggunakan kertas berwarna coklat muda (kode cetak Burly Wood/DE.B8).
c. Penulisan Pengirim dan Tujuan Pada amplop harus dicantumkan alamat pengirim dan alamat tujuan. Alamat pengirim dicetak atau dituliskan pada bagian kiri atas atau bagian atas sampul dengan susunan dan bentuk huruf yang sama dengan yang tertulis atau tercetak pada kepala surat yaitu logo instansi, nama instansi, dan alamat instansi, sedangkan alamat tujuan ditulis lengkap dengan nama jabatan/lembaga dan alamat lembaga.
Nomor : UM.002/003/SU/XII/2014
Kepada :
Yth. Deputi Bidang Pembinaan Kearsipan Jl. Ampera Raya No. 7 Jakarta 12560
d. Cara Melipat dan Memasukkan Surat ke dalam Sampul Surat yang siap untuk dikirim dilipat sesuai ukuran amplop dengan mempertemukan sudut-sudutnya agar lipatannya lurus dan rapi dengan
kepala surat menghadap ke depan ke arah penerima/pembaca surat.
Contoh cara melipat kertas surat:
BADAN METEOROLOGI, KLIMATOLOGI, DAN GEOFISIKA Jl. Angkasa I No. 2, Jakarta 10610 Telp : (021) 4246321 Fax : (021) 4246703
e. Penggunaan media/sarana elektronis Jalur telekomunikasi khusus, internet, ponsel, komputer dapat digunakan untuk pengiriman surat-surat yang tidak termasuk dalam klasifikasi rahasia, akan diatur dengan Peraturan Badan tersendiri.
E.
Ketentuan Jarak Spasi Dalam penentuan jarak spasi, hendaknya diperhatikan aspek keserasian, estetika, serta banyaknya isi naskah dinas dengan memperhatikan ketentuan sebagai berikut:
1. Jarak antara bab dengan judul, dua spasi;
2. Jika judul lebih dari satu baris, maka jarak antara baris pertama dan kedua satu spasi;
3. Jarak antara judul dengan subjudul, 4 (empat) spasi;
4. Jarak antara subjudul dengan uraian, 2 (dua) spasi; dan
5. Jarak masing-masing baris disesuaikan dengan kebutuhan, yaitu 1 (satu) spasi atau 1,5 (satu setengah) spasi.
F.
Jenis dan Ukuran Huruf Naskah dinas menggunakan jenis huruf arial dengan ukuran huruf 11 (sebelas) atau 12 (dua belas), kecuali ditentukan lain oleh peraturan perundang-undangan.
G. Penentuan Batas/Ruang Tepi Demi keserasian dan kerapian (estetika) dalam penyusunan naskah dinas, diatur supaya tidak seluruh permukaan kertas digunakan secara penuh. Oleh karena itu, perlu ditetapkan batas antara tepi kertas dan naskah, baik pada tepi atas, kanan, bawah, maupun pada tepi kiri sehingga terdapat ruang yang dibiarkan kosong.
Penentuan ruang tepi dilakukan berdasarkan ukuran yang terdapat pada peralatan yang digunakan untuk membuat naskah dinas, yaitu:
1. ruang tepi atas, apabila menggunakan kop naskah dinas, 2 spasi di bawah kop, dan apabila tanpa kop naskah dinas, sekurang-kurangnya 2 cm dari tepi atas kertas;
2. ruang tepi bawah, sekurang-kurangnya 2,5 cm dari tepi bawah kertas;
3. ruang tepi kiri, sekurang-kurangnya 3 cm dari tepi kiri kertas; dan
4. ruang tepi kanan, sekurang-kurangnya 2 cm dari tepi kanan kertas.
Catatan:
Dalam pelaksanaannya, penentuan ruang tepi seperti tersebut di atas bersifat fleksibel, disesuaikan dengan banyak atau tidaknya isi suatu naskah dinas. Penentuan ruang tepi (termasuk juga jarak spasi dalam paragraf) hendaknya memperhatikan aspek keserasian dan estetika.
H. Nomor Halaman Nomor halaman naskah dinas ditulis dengan menggunakan nomor urut angka arab dan dicantumkan secara simetris di tengah bawah dengan membubuhkan tanda hubung (-) sebelum dan setelah nomor, kecuali halaman pertama naskah dinas yang menggunakan kop naskah dinas tidak perlu mencantumkan nomor halaman.
I.
Tembusan Tembusan surat bagian ini dicantumkan di sebelah kiri bawah, yang menunjukan bahwa pihak tersebut perlu mengetahui isi surat tersebut.
J.
Lampiran Jika naskah memiliki beberapa lampiran, setiap lampiran harus diberi nomor urut dengan angka Arab. Nomor halaman lampiran merupakan nomor lanjutan dari halaman sebelumnya.
K.
Penggunaan Logo Logo adalah tanda pengenal atau identitas berupa simbol atau huruf yang digunakan dalam tata naskah dinas instansi pemerintah agar publik lebih mudah mengenal. Penggunaan logo diletakkan di sebelah kiri kop surat.
Logo Badan Meteorologi, Klimatologi, dan Geofisika seperti di bawah ini:
1. Bentuk logo Logo BMKG berbentuk lingkaran dengan warna dasar biru, putih dan hijau, di tengah-tengah warna putih terdapat satu garis berwarna abu-abu dengan tulisan BMKG pada bagian bawah.
2. Makna logo Makna dari logo BMKG menggambarkan bahwa BMKG berupaya semaksimal mungkin dapat menyediakan dan memberikan informasi Meteorologi, Klimatologi, dan Geofisika dengan mengaplikasikan perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi terkini dan dapat berkembang secara dinamis sesuai kemajuan jaman. Dalam menjalankan fungsinya, BMKG berupaya memberikan yang terbaik dan penuh keikhlasan berdasarkan Pancasila untuk bangsa dan tanah air INDONESIA yang subur yang terletak di garis khatulistiwa.
3. Arti logo
a. Bentuk lingkaran melambangkan BMKG sebagai institusi yang dinamis.
b. 5 (lima) garis dibagian atas melambangkan dasar negara INDONESIA yaitu Pancasila.
c. 9 (sembilan) garis dibagian bawah merupakan angka tertinggi yang melambangkan hasil maksimal yang diharapkan.
d. Gumpalan awan warna putih melambangkan meteorologi.
e. Bidang warna biru bergaris melambangkan klimatologi.
f. Bidang berwarna hijau bergaris patah melambangkan geofisika.
g. 1(satu) garis melintang ditengah melambangkan garis katulistiwa.
4. Warna Logo
a. Arti warna logo 1) warna biru diartikan keagungan/ketakwaan.
2) warna putih diartikan keikhlasan/suci.
3) warna hijau diartikan kesuburan.
4) warna abu-abu diartikan bebas/tidak ada batas administrasi.
b. Jenis warna Jenis warna yang digunakan mengacu kepada standar warna umum RGB:
1) warna biru menggunakan warna biru jenis Blue nomor 0 0 205 2) warna putih menggunakan warna putih jenis White nomor 255; 255; dan 255 3) warna hijau menggunakan warna hijau jenis Green nomor 34; 139; dan 34 4) warna abu-abu menggunakan warna abu-abu jenis Grey nomor 128; 128; dan 128
c. Penulisan kata “BMKG” dalam logo BMKG menggunakan warna hitam, jenis huruf arial dengan penebalan (bold), dengan ukuran 75% (tujuh lima persen) dari diameter logo.
BMKG BMKG
5. Penggunaan logo Logo Badan Meteorologi, Klimatologi, dan Geofisika dapat dipergunakan pada:
a. Presentasi Setiap pegawai di lingkungan BMKG yang melakukan presentasi wajib menggunakan logo BMKG pada setiap lembar presentasi dengan ketentuan sebagai berikut:
1) Khusus penggunaan Logo BMKG pada presentasi dapat dimodifikasi dalam bentuk 3 (tiga) Dimensi dan bergerak berputar, sesuai dengan gambar berikut:
2) Logo BMKG pada presentasi diletakkan pada sebelah kiri atas dari setiap lembar presentasi dengan ukuran tercetak 35 (tiga puluh lima) milimeter (1 presentasi pada 1 lembar A4) sesuai dengan contoh berikut:
b. Spanduk, backdrop, banner 1) Letak a) logo BMKG pada spanduk, backdrop, atau banner diletakkan pada sebelah kanan atas untuk kegiatan yang diselenggarakan oleh BMKG; dan b) logo BMKG pada spanduk, backdrop, atau banner diletakkan pada sebelah kiri atau kanan atas sesuai dengan asas kepatutan dan kepantasan untuk kegiatan yang diselenggarakan oleh BMKG bekerjasama dengan instansi, organisasi nasional/internasional dan/atau swasta.
35 mm
2) Ukuran a) ukuran logo BMKG pada spanduk antara 1 : 16 (satu banding enam belas) sampai dengan 1 : 12 (satu banding dua belas);
b) ukuran logo BMKG pada backdrop antara 1 : 16 (satu banding enam belas) sampai dengan 1 : 12 (satu banding dua belas); dan c) ukuran logo BMKG pada banner antara 1 : 16 (satu banding enam belas) sampai dengan 1 : 10 (satu banding sepuluh).
3) Penempatan Penempatan ukuran Logo BMKG harus proporsional dan memperhatikan estetika.
c. Cover 1) Letak a) logo BMKG pada cover diletakkan pada bagian tengah atas; dan b) logo BMKG pada cover dapat diletakkan pada bagian tengah bawah sesuai dengan asas kepatutan dan kepantasan untuk cover cetakan yang substansinya hasil kerja sama antara BMKG dengan instansi, organisasi nasional/internasional dan/atau swasta.
2) Ukuran logo BMKG pada cover antara 1 : 16 (satu banding enam belas) sampai dengan 1 : 12 (satu banding dua belas).
3) Penempatan Penempatan ukuran Logo BMKG harus proporsional dan
memperhatikan estetika.
d. Logo ditempatkan di sebelah kiri kepala surat pada naskah dinas dan amplop dinas.
6. Larangan
Terdapat larangan bagi pegawai untuk melakukan tindakan terhadap Logo BMKG yang bertujuan menodai, menghina, atau merendahkan kehormatan BMKG.
M. Pengaturan Paraf Naskah Dinas dan Penggunaan Cap Dinas
1. Pengaturan Paraf Dinas
a. Pembubuhan Paraf Berjenjang 1) Naskah dinas sebelum ditandatangani oleh pejabat yang berwenang konsepnya harus diparaf terlebih dahulu secara berjenjang;
2) Naskah dinas yang konsepnya dibuat oleh pejabat yang akan menandatangani naskah dinas tersebut tidak memerlukan paraf; dan 3) Naskah dinas yang konsepnya terdiri dari beberapa lembar, dapat diparaf terlebih dahulu pada setiap lembar naskah dinas oleh pejabat yang menandatangani dan pejabat pada dua jenjang jabatan struktural di bawahnya, kecuali untuk naskah dinas pengaturan dan naskah dinas penetapan/keputusan.
KOLOM PARAF BERJENJANG PARAF BERJENJANG
Dikonsep oleh:
Ir. Yanuar Firdausi, M.M KBTU
Dikoreksi oleh:
Drs. Yusuf Supriyadi, M.T KRU
b. Pembubuhan Paraf Koordinasi
Naskah dinas yang materinya saling berkaitan dan memerlukan koordinasi antar unit kerja maka pejabat yang berwenang dari unit terkait ikut serta membubuhkan paraf pada kolom paraf koordinasi.
Contoh Bentuk Kolom Paraf Koordinasi
KOLOM PARAF KOORDINASI UNTUK PEJABAT PIMPINAN TINGGI MADYA
PARAF KOORDINASI DEPUTI BIDANG METEOROLOGI
DEPUTI BIDANG KLIMATOLOGI
DEPUTI BIDANG GEOFISIKA
DEPUTI BIDANG INSKALREKJARKOM
SEKRETARIS UTAMA
KOLOM PARAF KOORDINASI UNTUK PEJABAT PIMPINAN TINGGI PRATAMA
PARAF KOORDINASI KRR
KRH
KRU
2. Penggunaan Cap Dinas Cap dinas adalah alat untuk membuat rekaman tanda atau simbol suatu lembaga. Cap dinas digunakan untuk pengabsahan naskah dinas.
a. Ukuran dan warna Tinta Cap Dinas berwarna ungu dengan ketentuan diameter sebagai berikut:
b. Macam cap dinas di lingkungan BMKG terdiri atas:
1) cap dinas dengan tulisan Kepala BMKG dan berlogo Burung Garuda, digunakan untuk setiap naskah dinas yang bersifat resmi dan ditandatangani oleh Kepala BMKG; dan 2) cap dinas dengan tulisan sesuai unit kerja dan berlogo instansi, digunakan untuk setiap tulisan dinas yang bersifat resmi dan ditandatangani oleh setiap pejabat unit kerja.
c. Khusus untuk naskah kerja sama:
1) antar pemerintah negara tidak menggunakan cap dinas; dan 2) antar instansi pemerintah dalam negeri menggunakan cap dinas masing-masing instansi.
Nama UPT yang tertera pada cap dinas, tidak perlu menyebutkan Kelasnya.
40 mm 35 mm 39 mm
Nama UPT yang tertera pada cap dinas, tidak perlu mencantumkan Kelasnya, tetapi hanya mencantumkan nama stasiun karena keterbatasan ukuran cap dinas.
Nama Balai Besar yang tertera pada cap dinas, Meteorologi, Klimatologi dan Geofisikanya cukup disingkat dengan MKG karena keterbatasan ukuran cap dinas.
Contoh :
Cap Dinas Kepala BMKG
Contoh :
Cap Dinas Kantor Pusat BMKG
Contoh :
Cap Dinas Stasiun Meteorologi BMKG
Contoh :
Cap Dinas Balai Besar BMKG
Contoh :
Cap Dinas Stasiun PAG BMKG
Contoh :
Cap Dinas STMKG
N.
Susunan Surat
1. Kop Surat Mengindentifikasikan nama instansi pembuat surat dan alamat dengan ketentuan sebagai berikut:
a) Kop Surat Nama Instansi menunjukkan nama dan alamat Badan Meteorologi, Klimatologi, dan Geofisika;
b) Kop Surat menggunakan logo diletakkan di kiri atas, nama instansi ditulis dengan huruf kapital sebanyak-banyaknya 3 baris menggunakan huruf jenis huruf arial;
c) Logo pada kop berukuran tinggi 3 (tiga) cm, dan berwarna sesuai dengan ketentuan warna logo BMKG; dan d) Warna dasar kop adalah abu-abu/dark grey (A9 A9 A9).
Contoh Kop Surat Kantor Pusat
Contoh Kop Surat Balai Besar Meteorologi, Klimatologi, dan Geofisika
Contoh Kop Surat Unit Pelaksana Teknis
Contoh Kop Surat Dalam Bahasa Inggris BADAN METEOROLOGI, KLIMATOLOGI, DAN GEOFISIKA Jl. Angkasa I No. 2, Jakarta 10610 Telp : (021) 4246321 Fax : (021) 4246703 P. O. BOX 3540 JKT, Website : http://www.bmkg.go.id
BADAN METEOROLOGI, KLIMATOLOGI, DAN GEOFISIKA BALAI BESAR METEOROLOGI, KLIMATOLOGI, DAN GEOFISIKA WILAYAH II Jl.Abdul Gani No.5 Kampung Bulak Cempaka Putih Telp : (021) 7402739 Fax : (021) 7426485 P.O.BOX 39 Kode Pos 15412 Email : bawil2@bmkg.go.id BADAN METEOROLOGI, KLIMATOLOGI, DAN GEOFISIKA STASIUN KLIMATOLOGI KELAS I LOMBOK BARAT Jl.TGH. Ibrahim Khalidy, Kediri, Lombok Barat Telp : (0370) 674134 Fax : (0370) 674135 Email : staklim.kediri@bmkg.go.id Website: http://iklim.ntb.bmkg.go.id
2. Surat yang mempergunakan Kop Surat BMKG ditandatangani oleh Kepala BMKG atau pejabat di lingkungannya yang diberi kewenangan berhubungan dengan tugas dan fungsinya.
3. Tanggal surat ditulis dengan tata urutan sebagai berikut:
a) Tanggal ditulis dengan angka arab;
b) Bulan ditulis secara lengkap dengan huruf yang diawali huruf kapital; dan c) Tahun ditulis lengkap dengan angka arab Contoh : Tanggal 1 Oktober 1997
4. Perihal Surat merupakan materi pokok surat yang dinyatakan dengan singkat tetapi jelas.
Perihal dicantumkan dengan alasan sebagai berikut:
a. menyampaikan penjelasan singkat tentang materi yang dikomunikasikan dan menjadi rujukan dalam komunikasi;
b. memudahkan identifikasi dalam penyusunan halaman pada surat yang terdiri atas lebih dari satu halaman; dan
c. memudahkan penentuan alur pengiriman surat atau pemberkasan dan penyimpanan surat.
5. Alamat Surat Surat dinas ditujukan kepada nama jabatan pimpinan dari instansi yang dituju. Surat dinas tidak dapat ditujukan kepada identitas individual, seperti kantor, kementerian, lembaga, dan instansi.
Surat dinas yang ditujukan kepada pejabat pemerintah/pejabat negara ditulis dengan urutan sebagai berikut:
a. nama jabatan;
b. jalan;
c. kota; dan
d. kode pos.
Contoh : Yth. Menteri Perhubungan Jl. Medan Merdeka Barat No.8 Jakarta Pusat 10720.
THE AGENCY FOR METEOROLOGY, CLIMATOLOGY, AND GEOPHYSICS OF THE REPUBLIC OF INDONESIA (BMKG) Jl. Angkasa I No. 2, Jakarta 10610 Telp : (62) 21 4246321 Fax : (62) 21 4246703 P. O. BOX 3540 JKT, Website : http://www.bmkg.go.id
O. Perubahan, Pencabutan, Pembatalan dan Ralat Naskah Dinas Perubahan, pencabutan, pembatalan, serta ralat naskah dinas dapat dilakukan dengan syarat harus jelas menunjukkan naskah dinas atau bagian mana dari naskah dinas tersebut yang diadakan perubahan, pencabutan, pembatalan, dan/atau ralat.
1. Pengertian a) Perubahan Perubahan adalah mengubah bagian tertentu dari naskah dinas yang dinyatakan dengan lembar perubahan.
b) Pencabutan
Pencabutan adalah mencabut naskah dinas tertentu karena bertentangan atau tidak sesuai lagi dengan peraturan perundang- undangan yang lebih tinggi, khusus, atau naskah dinas yang baru ditetapkan.
c) Pembatalan Pembatalan adalah menyatakan bahwa seluruh materi naskah dinas tidak diberlakukan lagi melalui suatu pernyataan pembatalan dalam naskah dinas yang baru.
d) Ralat Ralat adalah perbaikan yang dilakukan terhadap sebagian materi naskah dinas melalui pernyataan ralat dalam naskah dinas yang baru.
2. Tata Cara Perubahan, Pencabutan, Pembatalan, dan Ralat a) Naskah dinas yang bersifat mengatur, apabila diubah, dicabut, atau dibatalkan, harus diubah, dicabut, atau dibatalkan dengan naskah dinas yang setingkat atau lebih tinggi.
b) Pejabat yang berhak menentukan perubahan, pencabutan, dan pembatalan adalah pejabat yang menandatangani naskah dinas tersebut atau oleh pejabat yang lebih tinggi kedudukannya.
c) Ralat yang bersifat kekeliruan kecil, seperti salah ketik, dilaksanakan oleh pejabat yang menandatangani naskah dinas.
KEPALA BADAN METEOROLOGI, KLIMATOLOGI, DAN GEOFISIKA,
DWIKORITA KARNAWATI
LAMPIRAN III PERATURAN BADAN METEOROLOGI, KLIMATOLOGI, DAN GEOFISIKA REPUBLIK INDONESIA NOMOR :
TENTANG PEDOMAN TATA NASKAH DINAS DI LINGKUNGAN BADAN METEOROLOGI, KLIMATOLOGI, DAN GEOFISIKA
PENGAMANAN NASKAH DINAS
A. Penentuan Kategori Klasifikasi Keamanan dan Akses Naskah Dinas Kategori klasifikasi keamanan untuk naskah dinas, terdiri dari:
1. Sangat rahasia adalah naskah dinas yang apabila fisik dan informasinya diketahui oleh pihak yang tidak berhak dapat membahayakan kedaulatan negara, keutuhan wilayah Negara Kesatuan Republik INDONESIA dan keselamatan negara;
2. Rahasia adalah naskah dinas yang apabila fisik dan informasinya diketahui oleh pihak yang tidak berhak dapat mengakibatkan terganggunya fungsi penyelenggaraan negara, sumber daya nasional, ketertiban umum, termasuk terhadap ekonomi makro.
Apabila informasi yang terdapat dalam naskah dinas bersifat sensitif baik bagi instansi maupun perorangan akan menimbulkan kerugian yang serius terhadap privacy, keuntungan kompetitif, hilangnya kepercayaan, serta merusak kemitraan dan reputasi;
3. Terbatas adalah naskah dinas yang apabila fisik dan informasinya diketahui oleh pihak yang tidak berhak dapat mengakibatkan terganggunya pelaksanaan fungsi dan tugas lembaga, seperti kerugian finansial yang signifikan; dan
4. Biasa/Terbuka adalah naskah dinas yang apabila fisik dan informasinya dibuka untuk umum tidak membawa dampak apapun terhadap keamanan negara. Penentuan keempat tingkat klasifikasi keamanan tersebut disesuaikan dengan kepentingan dan substansi naskah dinas.
Hak akses naskah dinas:
1. Naskah dinas berklasifikasi sangat rahasia, rahasia, dan terbatas, hak akses diberikan kepada:
a. Kepala BMKG;
b. Pejabat Pimpinan Tinggi Madya setelah mendapatkan izin dari Kepala BMKG;
c. pengawas internal/eksternal; dan
d. penegak hukum;
2. Naskah Dinas berklasifikasi sangat rahasia, rahasia, dan terbatas, yang ditujukan kepada Pejabat Pimpinan Tinggi Madya, hak akses dapat diberikan kepada Pejabat Pimpinan Tinggi Pratama di lingkungannya setelah mendapatkan izin dari Pejabat Pimpinan Tinggi Madya terkait.
3. Izin sebagaimana dimaksud pada anka 1 huruf b dan angka 2 dapat diberikan secara tertulis atau melalui media elektronik.
4. Naskah dinas berklasifikasi biasa/terbuka, hak akses diberikan kepada semua tingkat pejabat dan pegawai yang berkepentingan.
B. Perlakuan Terhadap Naskah Dinas Berdasarkan Klasifikasi Keamanan dan Akses
1. Pemberian Kode Derajat Klasifikasi Keamanan dan Akses Perlakuan naskah dinas berdasarkan klasifikasi keamanan dan akses, diberikan kode derajat pengamanan di amplop dan di sebelah kiri atas naskah dinas serta penggunaan amplop rangkap dua untuk naskah dinas yang sangat rahasia dan rahasia.
Untuk kode derajat klasifikasi:
a) Naskah dinas Sangat Rahasia diberikan kode „„SR‟‟ dengan menggunakan tinta warna merah Contoh:
SR / KP.014/ 020/ KBSD/ III/ 2016
Kode „‟SR‟‟ berwarna merah
b) Naskah dinas Rahasia diberikan kode „„R‟‟ dengan menggunakan tinta warna merah Contoh:
R / KP.302/ 032/ KBSD/V/ 2016
Kode „‟R‟‟ berwarna merah
c) Naskah dinas Terbatas diberikan kode „‟T‟‟ dengan menggunakan tinta hitam Contoh:
T / KU.003/ 089/ KBKU/ X/ 2016
Kode „‟T‟‟ berwarna hitam d) Naskah dinas Biasa/Terbuka tidak memerlukan kode tertentu, dan menggunakan tinta hitam Contoh:
PL.406/ 120/ III/ KBPB/ 2016
KEPALA BADAN METEOROLOGI, KLIMATOLOGI, DAN GEOFISIKA,
DWIKORITA KARNAWATI
LAMPIRAN IV PERATURAN BADAN METEOROLOGI, KLIMATOLOGI, DAN GEOFISIKA
NOMOR:
TENTANG PEDOMAN TATA NASKAH DINAS DI LINGKUNGAN BADAN METEOROLOGI, KLIMATOLOGI, DAN GEOFISIKA
KEWENANGAN PENANDATANGANAN
A. Penggunaan Garis Kewenangan Kepala BMKG bertanggung jawab atas segala kegiatan yang dilakukan di dalam organisasi atau instansinya. Tanggung jawab tersebut tidak dapat dilimpahkan atau diserahkan kepada seseorang yang bukan pejabat berwenang. Garis kewenangan digunakan jika surat dinas ditandatangani oleh pejabat yang mendapat pelimpahan dari pejabat yang berwenang.
B. Penandatanganan Ruang tanda tangan adalah tempat pada bagian kaki naskah dinas yang memuat nama jabatan, yang dirangkaikan dengan nama instansi unit organisasi yang dipimpin.
Cara penulisan:
1) Ruang tanda tangan ditempatkan sebelah kanan bawah setelah baris kalimat berakhir, dengan format rata kiri;
2) Nama jabatan yang diletakkan pada baris pertama tidak boleh disingkat. Jika nama jabatan panjangnya melebihi 42 karakter, penulisannya harus dipenggal dan dilanjutkan sejajar di bawahnya dengan suku kata utuh;
3) Nama jabatan, nama pejabat;
4) Setelah nama jabatan, diberikan tanda baca koma (,);
5) Nama pejabat yang menandatangani dan nama jabatan pada naskah dinas untuk peraturan dan keputusan diatur dalam Peraturan Badan tersendiri; dan
6) Nama pejabat yang menandatangani dan nama jabatan pada naskah dinas selain sebagaimana dimaksud pada angka 5, ditulis dengan huruf awal kapital.
Contoh :
Deputi Bidang Instrumentasi, Kalibrasi, Rekayasa, dan Jaringan Komunikasi,
Drs. Untung Merdijanto, M.Si.
Penandatanganan surat dinas yang menggunakan garis kewenangan dapat dilaksanakan dengan menggunakan empat cara, yaitu:
1. Atas Nama (a.n.) Atas Nama yang disingkat (a.n.) digunakan jika pejabat yang menandatangani Surat Dinas telah diberi kuasa oleh pejabat yang bertanggung jawab, berdasarkan bidang tugas dan tanggung jawab pejabat yang bersangkutan. Tanggung jawab tetap berada pada pejabat yang melimpahkan wewenang dan pejabat yang menerima pelimpahan wewenang harus mempertanggungjawabkan kepada pejabat yang melimpahkan wewenang.
Susunan penandatanganan atas nama (a.n.) pejabat lain yaitu nama jabatan pejabat yang berwenang ditulis lengkap dengan huruf kapital pada setiap awal kata, didahului dengan singkatan a.n.
Contoh:
a.n. Sekretaris Utama Kepala Biro Umum dan Sumber Daya Manusia,
Drs. Yusuf Supriyadi, M.T.
2. Untuk Beliau (u.b.) Untuk beliau yang disingkat (u.b.) digunakan jika yang diberikan kuasa memberikan kuasa lagi kepada pejabat satu tingkat di bawahnya, sehingga untuk beliau (u.b.) digunakan setelah atas nama (a.n.). Pelimpahan wewenang ini mengikuti urutan sampai dua tingkat struktural di bawahnya.
Tanggung jawab tetap berada pada pejabat yang melimpahkan wewenang
dan pejabat yang menerima pelimpahan wewenang harus mempertanggungjawabkan kepada pejabat yang melimpahkan wewenang.
Contoh :
a.n. Sekretaris Utama
Kepala Biro Umum dan Sumber Daya Manusia,
u.b.
Kepala Bagian Perlengkapan,
Drs. Sugiyanto, M.Si.
3. Pelaksana Tugas (Plt.) Ketentuan penandatanganan pelaksana tugas, yang disingkat (Plt.), adalah sebagai berikut:
a. Pelaksana tugas (Plt.) digunakan apabila pejabat yang berwenang menandatangani naskah dinas belum ditetapkan karena menunggu ketentuan bidang kepegawaian lebih lanjut;
b. Pelimpahan wewenang bersifat sementara, sampai dengan pejabat yang definitif ditetapkan; dan
c. Plt bertanggung jawab atas naskah dinas yang ditandatanganinya.
Contoh:
Plt. Deputi Bidang Geofisika,
Drs. M. Riyadi, M.Si.
4. Pelaksana Harian (Plh.) Ketentuan penandatanganan pelaksana harian, yang disingkat (Plh.), adalah sebagai berikut:
a. Pelaksana harian (Plh.) digunakan apabila pejabat yang berwenang menandatangani naskah dinas tidak berada di tempat sehingga untuk kelancaran pelaksanaan pekerjaan sehari-hari perlu ada pejabat sementara yang menggantikannya;
b. Pelimpahan wewenang bersifat sementara, sampai dengan pejabat yang definitif kembali di tempat; dan
c. Plh. mempertanggungjawabkan naskah dinas yang ditandatanganinya kepada pejabat definitif.
Contoh:
Plh. Kepala Biro Umum dan Sumber Daya Manusia,
Ir. Yanuar Firdausi, M.M.
C. Kewenangan Penandatanganan
1. Kewenangan untuk melaksanakan dan menandatangani naskah dinas antar instansi yang bersifat kebijakan/keputusan/arahan berada pada Kepala BMKG; dan
2. Kewenangan untuk melaksanakan dan menandatangani naskah dinas yang tidak bersifat kebijakan/keputusan/arahan dapat dilimpahkan kepada Pejabat Pimpinan Tinggi Madya atau pejabat lain yang diberi kewenangan untuk menandatanganinya.
Matriks Kewenangan Penandatanganan Naskah Dinas No Jenis Naskah Dinas Kepala BMKG Sestama Deputi Karo/ Kapus/ Inspektur
Kabal/ Ka.Sta/ Ketua STMKG Kabid/ Kabag Kasubbid/ Kasubbag/ Kasi
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18
Peraturan Instruksi Surat Edaran SOP Keputusan Surat Tugas Nota Dinas Memo Surat Dinas Surat Perjanjian Surat Kuasa Berita Acara Surat Keterangan Surat Pengantar Surat Undangan Pengumuman Laporan Telaahan Staf
√ √ √ √ √ √ √ √ √ √ √ √ √ √ √ √ √ √
- - √ √ √ √ √ √ √ √ √ √ √ √ √ √ √ √
√ - √ √ √ √ √ √ √ √ √ √ √ √ √ √ √ √
- - - √ √ √ √ √ √ √ √ √ √ √ √ √ √ √
- - - √ √ √ √ √ √ √ √ √ √ √ √ √ √ √
- - - - - - √ √ - - - - - √ - - √ √
- - - - - - √ √ - - - - - √ - - √ √
*) Kewenangan Penandatangan Naskah Dinas Pengaturan dan Penetapan/Keputusan, serta Surat Perjanjian diatur dengan Peraturan Badan tersendiri.
*) Kewenangan penandatanganan Keputusan terkait Sumber Daya Manusia (kepegawaian) diatur dengan Peraturan Badan tersendiri.
*) Dalam hal Pelaksana harian (Plh.) menandatangani Naskah Dinas Korespondensi, harus memberikan tembusan kepada Pejabat Definitif.
D. Warna Tinta
1. Tinta yang digunakan untuk penulisan surat berwarna hitam, sedangkan untuk penandatanganan surat berwarna hitam atau biru tua.
2. Penggunaan warna tinta cap dinas berwarna ungu.
KEPALA BADAN METEOROLOGI, KLIMATOLOGI, DAN GEOFISIKA,
DWIKORITA KARNAWATI
LAMPIRAN V PERATURAN BADAN METEOROLOGI, KLIMATOLOGI, DAN GEOFISIKA
NOMOR :
TENTANG PEDOMAN TATA NASKAH DINAS DI LINGKUNGAN BADAN METEOROLOGI, KLIMATOLOGI, DAN GEOFISIKA
PENGENDALIAN NASKAH DINAS
Pengendalian naskah dinas merupakan tahapan lanjutan dari penciptaan naskah dinas. Pengendalian naskah dinas harus diikuti dengan tindakan yang meliputi tahapan sebagai berikut :
A. Pengendalian Naskah Dinas Masuk pada Unit Kearsipan Pengendalian naskah dinas masuk pada unit kearsipan dilakukan terhadap naskah dinas korespondensi eksternal, dengan tahapan meliputi:
1. Penerimaan Naskah dinas korespondensi eksternal yang diterima oleh Unit Kearsipan dalam sampul tertutup dikelompokkan berdasarkan kategori klasifikasi keamanan: sangat rahasia (SR), rahasia (R), terbatas (T), biasa (B) dan tingkat kecepatan penyampaiannya (Sangat Segera, Segera, dan Biasa).
2. Pencatatan
a. Naskah dinas masuk yang diterima dari petugas penerimaan telah dikelompokkan berdasarkan kategori klasifikasi keamanan dan tingkat kecepatan penyampaiannya.
b. Pencatatan naskah dinas masuk dilakukan pada sarana pengendalian naskah dinas, dengan memuat informasi meliputi:
1) Nomor urut;
2) Tanggal penerimaan;
3) Tanggal dan nomor naskah dinas korespondensi eksternal;
4) Asal naskah dinas korespondensi eksternal;
5) Isi ringkas naskah dinas korespondensi eksternal;
6) Unit kerja yang dituju; dan 7) Keterangan.
c. Pencatatan naskah dinas masuk dimulai dari nomor 1 (satu) pada bulan Januari dan berakhir pada nomor terakhir pada tanggal 31 (tiga puluh satu) Desember dalam 1 (satu) tahun takwim;
d. Pencatatan naskah dinas masuk dilakukan pada setiap terjadi pemindahan dan penyimpanan; dan
e. Sarana pengendalian naskah dinas masuk berupa:
1) Buku agenda naskah dinas masuk;
2) Kartu kendali;
3) Takah; dan 4) Agenda Elektronik.
3. Pengarahan
a. Pengarahan naskah dinas masuk dengan kategori SR, R, dan T disampaikan langsung ke unit pengolah yang dituju dalam kondisi sampul tertutup.
b. Pengarahan naskah dinas masuk dengan kategori B dilakukan dengan membuka, membaca dan memahami keseluruhan isi dan maksud naskah dinas untuk mengetahui unit pengolah yang akan menindaklanjuti naskah dinas tersebut.
4. Penyampaian
a. Naskah dinas masuk disampaikan kepada unit pengolah sesuai dengan arahan dengan bukti penyampaian naskah dinas.
b. Bukti penyampaian naskah dinas, dengan memuat informasi meliputi:
1) Nomor urut pencatatan;
2) Tanggal dan nomor naskah dinas;
3) Asal naskah dinas;
4) Isi ringkas naskah dinas;
5) Unit kerja yang dituju;
6) Waktu penerimaan; dan 7) Tandatangan dan nama penerima di unit pengolah.
c. Bentuk bukti penyampaian naskah dinas dapat berupa:
1) Buku ekspedisi; dan 2) Lembar tanda terima penyampaian.
B. Pengendalian Naskah Dinas Masuk pada unit lain yang menyelenggarakan fungsi kesekretariatan
Pengendalian naskah dinas masuk pada unit lain yang menyelenggarakan fungsi kesekretariatan dilakukan terhadap naskah dinas korespondensi eksternal yang disampaikan oleh unit kearsipan dan naskah dinas korespondensi internal yang disampaikan oleh unit pengolah.
Pengendalian terhadap naskah dinas yang dilakukan oleh unit lain yang menyelenggarakan fungsi kesekretariatan, dengan tahapan meliputi:
1. Penerimaan
a. Naskah dinas korespondensi eksternal yang diterima dari unit kearsipan dan naskah dinas korespondensi internal yang diterima dari unit pengolah diterima dan dicatat oleh petugas penerimaan pada unit lain yang menyelenggarakan fungsi kesekretariatan.
b. Naskah dinas korespondensi eksternal yang diterima dari unit kearsipan dalam keadaan tertutup dikelompokkan berdasarkan kategori klasifikasi keamanan: sangat rahasia (SR), rahasia (R), terbatas (T), biasa (B) dan tingkat kecepatan penyampaiannya (Sangat Segera, Segera, dan Biasa).
2. Pencatatan
a. Naskah dinas masuk yang diterima dari petugas penerimaan telah dikelompokkan berdasarkan kategori klasifikasi keamanan dan tingkat kecepatan penyampaiannya.
b. Pencatatan naskah dinas masuk dilakukan pada sarana pengendalian naskah dinas, dengan memuat informasi meliputi:
1) Nomor urut;
2) Tanggal penerimaan;
3) Tanggal dan nomor naskah dinas;
4) Asal naskah dinas;
5) Isi ringkas naskah dinas;
6) Unit kerja yang dituju; dan 7) Keterangan.
c. Pencatatan naskah dinas masuk dimulai dari nomor 1 (satu) pada bulan Januari dan berakhir pada nomor terakhir pada tanggal 31 (tiga puluh satu) Desember dalam 1 (satu) tahun takwim.
d. Pencatatan naskah dinas masuk selalu dilakukan pada setiap terjadi pemindahan dan penyimpanan.
e. Sarana pengendalian naskah dinas masuk berupa:
1) Buku agenda naskah dinas masuk; dan 2) Agenda Elektronik.
3. Pengarahan
a. Pengarahan naskah dinas masuk untuk naskah dinas korespondensi eksternal dengan kategori SR, R, dan T disampaikan langsung kepada pejabat yang bersangkutan dalam kondisi sampul tertutup.
b. Pengarahan naskah dinas masuk untuk naskah dinas korespondensi eksternal dengan kategori B dan naskah dinas korespondensi internal dilakukan dengan membuka, membaca dan memahami keseluruhan isi dan maksud naskah dinas dan menyampaikan kepada pejabat yang bersangkutan.
4. Penyampaian Naskah dinas masuk yang disampaikan kepada pejabat yang bersangkutan dicatat dalam buku ekspedisi, dengan memuat informasi meliputi:
1) Nomor urut pencatatan;
2) Tanggal dan nomor naskah dinas;
3) Asal naskah dinas;
4) Isi ringkas naskah dinas;
5) Unit kerja yang dituju; dan 6) Waktu penerimaan.
C. Pengendalian Naskah Dinas Keluar pada Unit Kearsipan Pengendalian naskah dinas keluar pada unit kearsipan dilakukan terhadap naskah dinas korespondensi eksternal yang disampaikan oleh unit pengolah kepada unit kearsipan. Setiap naskah korespondensi eksternal harus dilakukan registrasi terlebih dahulu di unit kearsipan. Sebelum pelaksanaan registrasi, harus dilakukan pemeriksanaan terhadap kelengkapan naskah dinas, meliputi:
1. Nomor naskah dinas;
2. Cap dinas;
3. Tandatangan;
4. Alamat yang dituju; dan
5. Lampiran (jika ada).
Pengendalian naskah dinas keluar dilaksanakan melalui tahapan sebagai berikut:
1. Pencatatan
a. Naskah dinas keluar yang dikirim harus dicatat pada sarana pengendalian naskah dinas keluar, dengan memuat informasi:
1) Nomor urut;
2) Tanggal pengiriman;
3) Tanggal dan nomor naskah dinas;
4) Tujuan naskah dinas;
5) Isi ringkas naskah dinas; dan 6) Keterangan.
b. Sarana pengendalian naskah dinas keluar berupa:
1) Buku agenda naskah dinas masuk;
2) Kartu kendali;
3) Takah; dan 4) Agenda Elektronik.
2. Penggandaan
a. Penggandaan naskah dinas adalah kegiatan memperbanyak naskah dinas dengan sarana reproduksi yang tersedia sesuai dengan kebutuhan.
b. Penggandaan naskah dinas dilakukan setelah naskah dinas keluar ditandatangani oleh pejabat yang berhak.
c. Penggandaan naskah dinas keluar yang kategori klasifikasi keamanannya SR, R, dan T harus diawasi secara ketat.
3. Pengiriman
a. Naskah dinas keluar dengan kategori klasifikasi keamanan SR, R, dan T yang diterima oleh unit kearsipan dari unit pengolah harus dalam kondisi dimasukkan ke dalam amplop berlapis 2 (dua).
b. Amplop pertama dengan mencantumkan alamat lengkap dan nomor naskah dinas sesuai dengan kategori klasifikasi keamanan, serta amplop kedua dengan hanya mencantumkan alamat yang dituju dan pembubuhan cap dinas.
c. Untuk mempercepat proses tindak lanjut naskah dinas dapat dikirimkan secara khusus dengan menambahkan tanda „u.p.‟ (untuk perhatian) diikuti nama jabatan yang menindaklanjuti di bawah nama jabatan yang dituju.
d. Naskah dinas keluar dengan kategori klasifikasi keamanan B, setelah dilakukan registrasi di unit kearsipan dapat disampaikan secara langsung kepada pejabat atau alamat yang dituju oleh unit pengolah.
4. Penyimpanan
a. Kegiatan pengelolaan naskah dinas keluar harus didokumentasikan oleh unit kearsipan yang berupa sarana pengendalian naskah dinas dan pertinggal naskah dinas keluar.
b. Pertinggal naskah dinas keluar yang disimpan merupakan fotokopi naskah dinas yang telah ditandatangani oleh pejabat yang berwenang.
c. Penyimpanan pertinggal naskah dinas keluar diberkaskan menjadi satu kesatuan dengan naskah dinas masuk yang memiliki informasi atau subyek yang sama.
D. Pengendalian Naskah Dinas Keluar pada unit lain yang menyelenggarakan fungsi kesekretariatan Pengendalian naskah dinas keluar pada unit lain yang menyelenggarakan fungsi kesekretariatan dilakukan terhadap naskah dinas korespondensi eksternal dan naskah dinas korespondensi internal yang akan dilakukan registrasi pada unit kearsipan. Setiap naskah korespondensi eksternal dan naskah dinas korespondensi internal sebelum dilakukan registrasi ke unit kearsipan, harus dilakukan pemeriksanaan terhadap kelengkapan naskah dinas, meliputi:
1. Nomor naskah dinas;
2. Cap dinas;
3. Tanda tangan;
4. Alamat yang dituju; dan
5. Lampiran (jika ada).
Pengendalian naskah dinas keluar dilaksanakan melalui tahapan sebagai berikut:
1. Pencatatan
a. Naskah dinas keluar yang dikirim harus dicatat pada sarana pengendalian naskah dinas keluar, dengan memuat informasi:
1) Nomor urut;
2) Tanggal pengiriman;
3) Tanggal dan nomor naskah dinas;
4) Tujuan naskah dinas;
5) Isi ringkas naskah dinas; dan 6) Keterangan.
b. Sarana pengendalian naskah dinas keluar berupa:
1) Buku agenda naskah dinas masuk; dan 2) Agenda Elektronik.
2. Penggandaan
a. Penggandaan naskah dinas adalah kegiatan memperbanyak naskah dinas dengan sarana reproduksi yang tersedia sesuai dengan kebutuhan.
b. Penggandaan naskah dinas dilakukan setelah naskah dinas keluar ditandatangani oleh pejabat yang berhak.
c. Penggandaan naskah dinas keluar yang kategori klasifikasi keamanannya SR, R dan T harus diawasi secara ketat.
3. Pengiriman
a. Naskah dinas keluar dengan kategori klasifikasi keamanan SR, R, dan T yang diterima oleh pencipta arsip harus dalam kondisi dimasukkan ke dalam amplop berlapis 2 (dua).
b. Amplop pertama dengan mencantumkan alamat lengkap dan nomor naskah dinas sesuai dengan kategori klasifikasi keamanan, serta amplop kedua dengan hanya mencantumkan alamat yang dituju dan pembubuhan cap dinas.
c. Untuk mempercepat proses tindak lanjut naskah dinas dapat dikirimkan secara khusus dengan menambahkan tanda „u.p.‟ (untuk perhatian) diikuti nama jabatan yang;menindaklanjuti di bawah nama jabatan yang dituju.
d. Naskah dinas keluar dengan kategori klasifikasi keamanan B, setelah dilakukan registrasi di unit kearsipan dapat disampaikan secara langsung kepada pejabat atau alamat yang dituju oleh pencipta arsip.
4. Penyimpanan
a. Kegiatan pengelolaan naskah dinas keluar harus didokumentasikan oleh unit lain yang menyelenggarakan fungsi kesekretariatan yang berupa sarana pengendalian naskah dinas dan pertinggal naskah dinas keluar.
b. Pertinggal naskah dinas keluar yang disimpan merupakan fotokopi naskah dinas yang telah ditandatangani oleh pejabat yang berwenang.
c. Penyimpanan pertinggal naskah dinas keluar diberkaskan menjadi satu kesatuan dengan naskah dinas masuk yang memiliki informasi atau subyek yang sama.
E. Alur Tahapan Naskah Dinas Masuk
1. Alur Tahapan naskah dinas masuk pada unit kearsipan di lingkungan Sekretariat Utama (Sekretariat Utama dan Kedeputian)
2. Alur Tahapan naskah dinas masuk pada unit kearsipan di lingkungan Satuan Kerja Mandiri
UNIT KEARSIPAN STASIUN MKG/BALAI MKG
ORANG/ Kepala BMKG SESTAMA/ DEPUTI UNIT KEARSIPAN SEKRETARIAT UTAMA (SUBBAGIAN PERSURATAN DAN ARSIP) KEPALA PUSAT/KEPALA BIRO SEKRETARIS KORPRI UNIT KEARSIPAN SATKER MANDIRI LAIN UNIT KEARSIPAN SATKER MANDIRI (SUBBAGIAN TATA USAHA PUSDIKLAT/ PUSLITBANG/ INSPEKTORAT) KAPUSDIKLAT/ KAPUSLITBANG/ ORANG/ INSTANSI LAIN UNIT KEARSIPAN SEKRETARIAT UTAMA UNIT KEARSIPAN SATKER MANDIRI
UNIT PENGOLAH DI LINGKUNGAN UNIT KEARSIPAN STASIUN MKG/BALAI MKG
3. Alur Tahapan naskah dinas masuk pada unit kearsipan di lingkungan Balai Besar Meteorologi, Klimatologi, dan Geofisika
4. Alur Tahapan naskah dinas masuk pada unit kearsipan di lingkungan Stasiun Meteorologi, Stasiun Klimatologi, dan Stasiun Geofisika.
UNIT KEARSIPAN BALAI BESAR MKG (BAGIAN PERSURATAN DAN KEPEGAWAIAN) KEPALA BALAI BESAR MKG UNIT KEARSIPAN STASIUN MKG (SUBBAGIAN TATA USAHA/PETUGAS TATA USAHA) KEPALA STASIUN MKG ORANG/ INSTANSI LAIN ORANG/ INSTANSI LAIN UNIT KEARSIPAN SATKER MANDIRI UNIT KEARSIPAN SEKRETARIAT UTAMA UNIT KEARSIPAN SEKRETARIAT UTAMA UNIT KEARSIPAN SATKER MANDIRI UNIT KEARSIPAN STASIUN MKG/BALAI BESAR MKG UNIT KEARSIPAN STASIUN MKG/BALAI MKG LAIN
5. Alur Tahapan naskah dinas masuk pada unit lain yang menyelenggarakan fungsi kesekretariatan
F. ALUR TAHAPAN NASKAH DINAS KELUAR
1. Alur Tahapan naskah dinas keluar pada unit kearsipan di lingkungan Sekretariat Utama (Sekretariat Utama dan Kedeputian)
UNIT KEARSIPAN (dalam satu lingkungan satuan organisasi) UNIT PENGOLAH PEJABAT YANG DITUJU
UNIT LAIN YANG MENYELENGGARA KAN FUNGSI ORANG/ UNIT PENGOLAH UNIT KEARSIPAN SEKRETARIAT UTAMA (SUBBAGIAN PERSURATAN DAN ARSIP)
UNIT LAIN YANG MENYELENGGARA KAN FUNGSI KESEKRETARIATAN UNIT KEARSIPAN SATKER MANDIRI UNIT KEARSIPAN STASIUN MKG/BALAI MKG LAIN
2. Alur Tahapan naskah dinas keluar pada unit kearsipan di lingkungan Satuan Kerja Mandiri
3. Alur Tahapan naskah dinas keluar pada unit kearsipan di lingkungan Balai Besar MKG
UNIT KEARSIPAN (SUBBAGIAN TATA USAHA PUSDIKLAT/ PUSLITBANG/ INSPEKTORAT) UNIT KEARSIPAN SEKRETARIAT UTAMA UNIT KEARSIPAN SESTAMA UNIT PENGOLAH UNIT KEARSIPAN STASIUN MKG/BALAI MKG UNIT KEARSIPAN SATKER MANDIRI LAIN ORANG/ INSTANSI LAIN UNIT PENGOLAH UNIT KEARSIPAN BALAI BESAR MKG (BAGIAN PERSURATAN DAN KEPEGAWAIAN) UNIT KEARSIPAN STASIUN MKG/BALAI MKG UNIT KEARSIPAN SATKER MANDIRI ORANG/ INSTANSI LAIN
4. Alur Tahapan naskah dinas keluar pada unit kearsipan di lingkungan Stasiun MKG
5. Alur Tahapan naskah dinas keluar pada unit lain yang menyelenggarakan fungsi kesekretariatan
KEPALA BADAN METEOROLOGI, KLIMATOLOGI, DAN GEOFISIKA,
ttd.
DWIKORITA KARNAWATI
UNIT KEARSIPAN (SUBBAGIAN TATA USAHA) UNIT KEARSIPAN (dalam satu lingkungan satuan organisasi) UNIT PENGOLAH UNIT LAIN YANG MENYELENGGARAKAN FUNGSI KESEKRETARIATAN
UNIT PENGOLAH UNIT KEARSIPAN SEKRETARIAT UTAMA UNIT KEARSIPAN STASIUN MKG/BALAI MKG UNIT KEARSIPAN SATKER MANDIRI ORANG/ INSTANSI LAIN