PENGELOLAAN ARSIP INAKTIF
Pengelolaan Arsip Inaktif di lingkungan ANRI menggunakan asas sentralisasi dalam penetapan kebijakan sistem pengelolaan Arsip Inaktif, pengelolaan Arsip inaktif, SDM, prasarana dan sarana, serta pengelolaan Arsip inaktif secara
elektronik.
(1) Penataan Arsip Inaktif di Pusat Arsip Inaktif merupakan hasil dari kegiatan Pemindahan Arsip inaktif dari Unit Pengolah ke Unit Kearsipan.
(2) Arsip Inaktif sebagaimana dimaksud pada ayat (1) yang dikelola di Pusat Arsip Inaktif harus memenuhi persyaratan:
a. telah melewati masa simpan aktif sesuai dengan JRA;
b. fisik dan informasinya sesuai dengan Daftar Arsip yang akan dipindahkan;
c. fisik Arsip telah ditata dalam boks Arsip; dan
d. telah dilakukan pemeriksaan oleh Unit Pengolah dan Unit Kearsipan secara bersama-sama.
(3) Penataan Arsip Inaktif di Pusat Arsip Inaktif sebagimana dimaksud pada ayat (2) dilaksanakan berdasarkan asas asal usul dan asas aturan asli.
(4) Penataan Arsip Inaktif sebagaimana dimaksud pada ayat (3) dilaksanakan melalui kegiatan:
a. pengaturan fisik Arsip;
b. pengolahan informasi Arsip; dan
c. penyusunan Daftar Arsip inaktif.
(5) Penataan Arsip Inaktif dan pembuatan Daftar Arsip Inaktif menjadi tanggung jawab kepala unit kearsipan.
(1) Penataan Arsip Inaktif sebagaimana dimaksud dalam Pasal 28 ayat (1) didahului dengan penyiapan ruang simpan.
(2) Penyiapan ruang simpan sebagimana dimaksud pada ayat (1) melalui kegiatan pengecekan ketersediaan ruang simpan.
(3) Penyimpanan Arsip Inaktif sebagaimana dimaksud pada ayat (2) berdasarkan masing-masing Unit Pengolah.
(4) Penyimpanan Arsip Inaktif sebagaimana dimaksud pada ayat (3) diberi batas atau sekat.
(1) Pengaturan fisik Arsip sebagaimana dimaksud dalam Pasal 28 ayat (4) huruf a dimulai dengan pemeriksaan Arsip yang dipindahkan.
(2) Pemeriksaan Arsip yang dipindahkan untuk memastikan:
a. Arsip sudah memasuki masa simpan inaktif;
b. kelengkapan berkas; dan
c. identifikasi Arsip Inaktif.
(1) Pengolahan Arsip Inaktif sebagimana dimaksud dalam Pasal 28 ayat (4) huruf b dilaksanakan berdasarkan seri Arsip.
(2) Pengolahan Arsip Inaktif berdasarkan seri Arsip sebagaimana dimaksud pada ayat (1) mengacu kepada Klasifikasi Arsip ANRI.
(3) Pengolahan Arsip Inaktif sebagaimana dimaksud pada ayat (2) untuk mengolah informasi Arsip inaktif dan menciptakan tunjuk silang antar Arsip antar Unit Pengolah.
(1) Arsip Inaktif yang sudah diolah sebagaimana dimaksud dalam Pasal 31 dimasukkan ke dalam boks Arsip.
(2) Boks Arsip sebagaimana dimaksud pada ayat (1) diberi label.
(3) Label yang ditempel di boks Arsip sebagaimana dimaksud pada ayat (2) berisi:
a. kode eselon I;
b. kode eselon II (Unit Pengolah);
c. kode rak;
d. kode boks; dan
e. kode folder.
(4) Label yang ditempel di boks Arsip sebagaimana dimaksud pada ayat
(3) tercantum dalam Lampiran yang merupakan bagian tidak terpisahkan dari Peraturan Kepala ini.
Penyusunan Daftar Arsip Inaktif sebagaimana dimaksud dalam Pasal 28 ayat (4) huruf c mencakup:
a. nomor urut;
b. kode eselon I;
c. kode eselon II;
d. kode klasifikasi Arsip;
e. jenis/seri Arsip;
f. kurun waktu;
g. tingkat perkembangan;
h. jumlah;
i. lokasi simpan terdiri atas:
1. nomor gedung;
2. nomor rak;
3. nomor baris;
4. nomor boks; dan
5. nomor folder;
j. keterangan terdiri atas:
1. jangka simpan;
2. Arsip;
3. kondisi; dan
4. lain-lain;
k. berita acara terdiri atas:
1. nomor; dan
2. tanggal.
(1) Pemeliharaan Arsip Inaktif merupakan usaha pengamanan Arsip agar terawat dengan baik, sehingga mencegah kemungkinan adanya kerusakan dan hilangnya Arsip.
(2) Perawatan Arsip Inaktif merupakan kegiatan mempertahankan kondisi Arsip agar tetap baik dan mengadakan perbaikan pada Arsip yang rusak agar informasinya tetap terpelihara.
Pemeliharaan Arsip Inaktif sebagaimana dimaksud dalam Pasal 34 ayat (1) terdiri atas:
a. pemeliharaan lingkungan;
b. peralatan; dan
c. pemeliharaan fisik Arsip Inaktif.
Pemeliharaan lingkungan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 35 huruf a, meliputi:
a. petugas Arsip; dan
b. Pusat Arsip Inaktif.
Petugas Arsip dalam pemeliharaan Arsip Inaktif sebagaimana dimaksud dalam Pasal 36 huruf a harus:
a. jujur dan dapat menyimpan rahasia;
b. disiplin;
c. terampil dan cekatan; dan
d. rapi dan bersih.
Pusat Arsip Inaktif dalam pemeliharaan Arsip Inaktif sebagaimana dimaksud dalam Pasal 36 huruf b, meliputi:
a. ruang penyimpanan Arsip harus bersih dan terang;
b. dilarang membawa makanan dan minuman;
c. ruang penyimpanan Arsip setiap hari harus dibuka supaya ada sirkulasi udara;
d. boks Arsip setiap hari harus dibersihkan dari debu;
e. pemberian kapur barus rutin setiap 2 (dua) minggu sekali;
f. dinding atau lantai tidak lembab; dan
g. temperatur (suhu) dan kelembaban disesuaikan dengan kebutuhan penyimpanan.
Peralatan dalam pemeliharaan Arsip Inaktif sebagaimana dimaksud dalam Pasal 35 huruf b, meliputi:
a. rak;
b. filing cabinet lateral; dan
c. lemari gambar yang berkualitas baik dan memenuhi standar yang telah ditentukan.
Pemeliharaan fisik Arsip Inaktif sebagaimana dimaksud dalam Pasal 35 huruf c, meliputi:
a. pemeliharaan Arsip kertas;
b. pemeliharaan Arsip rekaman suara (audio);
c. pemeliharaan Arsip gambar statik atau tidak bergerak;
d. pemeliharaan Arsip audio visual yang bergerak; dan
e. pemeliharaan Arsip elektronik.
Pemeliharaan Arsip kertas dalam pemeliharaan fisik Arsip Inaktif sebagaimana dimaksud dalam Pasal 40 huruf a, meliputi:
a. menjaga kebersihan ruang penyimpanan Arsip kertas dan fisik Arsip kertas secara teratur; dan
b. fisik Arsip kertas disimpan dalam boks Arsip dan disimpan dalam rak Arsip secara teratur.
Pemeliharaan Arsip rekaman suara (audio) sebagaimana dimaksud dalam Pasal 40 huruf b, meliputi:
a. menjaga kebersihan lingkungan dan fisik Arsip rekaman suara secara teratur;
b. master copy dibuatkan duplikasi copynya, sesuai dengan media yang standar agar master copy tetap terjaga dengan baik;
c. Arsip rekaman suara diperiksa informasi mutu suaranya, setiap 6 (enam) bulan sekali diputar dalam kecepatan normal;
d. piringan/kaset disimpan dalam lemari standar disusun secara vertikal; dan
e. kondisi lingkungan harus stabil dengan temperatur suhu berkisar antara 4°C-16°C dan kelembaban berkisar antara 40%-60% RH.
Pemeliharaan Arsip gambar statik atau tidak bergerak sebagaimana dimaksud dalam Pasal 40 huruf c, meliputi:
a. menjaga kebersihan lingkungan dan perawatan fisik Arsip secara teratur;
b. membuat duplikat copy dari jenis Arsip yang ada, foto positif, dibuatkan foto negatifnya foto negatifnya dibuatkan foto positifnya;
c. Arsip foto negatif disimpan dalam sampul (amplop) yang terbuat dari bahan polyester transparan atau dalam sampul berukuran besar yang terbuat dari bahan yang kandungan asamnya rendah;
d. Arsip foto positif disimpan dalam amplop kertas yang berukuran besar yang terbuat dari bahan yang kandungan asamnya rendah, berkisar antara pH 7-8;
e. foto positif dan negatif disimpan terpisah antara dalam lemari yang berukuran standar serta ditata secara horizontal;
e. suhu ruangan tempat penyimpanan Arsip perlu dijaga kestabilannya berkisar antara 18℃-21℃, dengan kelembaban berkisar 40% RH; dan
f. untuk foto berwarna, suhu tempat penyimpanan dijaga agar tetap stabil berkisar antara 0℃-5℃.
Pemeliharaan Arsip audio visual yang bergerak sebagaimana dimaksud dalam Pasal 40 huruf d, meliputi:
a. memelihara dan merawat peralatan film dan video;
b. membersihkan debu dan jamur yang menempel pada pita film;
c. menjaga kebersihan lingkungan dan kestabilan suhu tempat penyimpanan Arsip (18℃-22℃ dan kelembaban 55%-65% RH untuk film hitam putih);
d. memutar film dan video dalam kecepatan normal paling sedikit 6 (enam) bulan sekali;
e. membuat duplikat dari master copy untuk keperluan layanan informasi agar master copy tetap terjaga; dan
f. menyambung kembali pita film/video yang putus dengan menggunakan cellotape.
Pemeliharaan Arsip elektronik sebagaimana dimaksud dalam Pasal 40 huruf e, meliputi:
a. pengamanan informasi; dan
b. pemeliharaan fisik Arsip elektronik.
Pengamanan informasi dalam pemeliharaan Arsip elektronik sebagaimana dimaksud dalam Pasal 45 huruf a, meliputi:
a. menyusun prosedur standar pengoperasian (SOP) yang dapat menjamin keamanan terhadap kemungkinan penggunaan informasi oleh pihak yang tidak berhak; dan
b. pemeliharaan perangkat keras dan perangkat lunak secara berkala serta melakukan penyesuaian perangkat sesuai dengan kemajuan teknologi.
Pemeliharaan fisik Arsip elektronik sebagaimana dimaksud dalam Pasal 45 huruf b, meliputi:
a. penggunaan perangkat keras yang berkualitas baik;
b. penggunaan perangkat lunak asli (bukan bajakan);
c. mem-back-up data/informasi pada Arsip elektronik secara berkala;
d. menyimpan Arsip elektronik pada tempat terlindung dari medan magnet, debu, atau panas yang berlebihan; dan
e. menjaga kestabilan suhu tempat Arsip tersebut berada yaitu antara 11℃-22℃ dan kelembaban antara 45%-65% RH.
Perawatan Arsip Inaktif sebagaimana dimaksud dalam Pasal 34 ayat (2), meliputi:
a. membersihkan Arsip;
b. menghilangkan noda dan bercak; dan
c. menangani Arsip basah.
Membersihkan Arsip dalam perawatan Arsip inaktif sebagaimana dimaksud dalam Pasal 48 huruf (a), meliputi:
a. Arsip yang kotor diletakkan di atas meja pada ruangan yang telah disediakan;
b. kotoran yang menempel pada tiap lembaran Arsip dibersihkan dengan alat pembersih yang tidak merusak Arsip, sesuai dengan jenis kotorannya;
c. kotoran dan debu yang menempel pada lembaran Arsip dibersihkan mulai dari tengah-tengah bidang ke arah pinggir dengan menggunakan spons, kuas/sikat halus;
d. kotoran yang disebabkan oleh jamur menggunakan penghapus karet; dan
e. untuk Arsip yang dijilid seperti dalam bentuk buku, dapat digunakan mesin penyedot debu berukuran kecil selama tidak merusak fisik kertas/Arsip.
Menghilangkan noda dan bercak dalam perawatan Arsip inaktif sebagaimana dimaksud dalam Pasal 48 huruf b, meliputi:
a. lem kertas dengan menggunakan air hangat;
b. lak dengan acceton;
c. minyak ter dengan gasoline/benzene;
d. cat dengan alkohol dicampur benzene;
d. lilin (wax) dengan gasoline, chloroform;
e. jamur dengan ethylene, alkohol benzene;
f. lumpur dengan air steril dicampur amonia;
g. lemak/minyak dengan alkohol dan benzene;
h. lipstik dengan asam tatrate 5% dicampur air;
i. pernis dengan alkohol/benzene; dan
j. cellotape dengan trichloroethane.
Menangani Arsip basah dalam perawatan Arsip inaktif sebagaimana dimaksud dalam Pasal 48 huruf c, meliputi:
a. untuk kotoran debu dan lumpur yang melekat pada lembaran Arsip/jilid Arsip yang dibukukan, dapat dicuci dengan menggunakan air dingin dan detergen;
b. cara membersihkan kotoran tersebut di atas dilakukan dengan menggunakan kapas atau spons dengan cara diusap (tidak ditekan); dan
c. mengeringkannya dilakukan dengan cara menempatkan Arsip dalam ruangan yang kering dan dilengkapi dengan exhaust fan yang dipasang selama 24 (dua puluh empat) jam dengan kelembapan udara berkisar 35%-50% RH dan Arsip dalam bentuk lembaran diletakkan lembar perlembar di atas kertas penyerap (blofting). Untuk Arsip yang berbentuk buku, pada setiap lembar disisipkan kertas penyerap yang diganti bila basah.
Untuk mencegah tumbuhnya jamur, pada setiap 10 (sepuluh) lembar Arsip disisipkan kertas thymole.
(1) Layanan Arsip Inaktif dilaksanakan dalam rangka pemanfaatan, pendayagunaan, dan pelayanan publik.
(2) Layanan Arsip Inaktif sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dilaksanakan dengan mempertimbangkan:
a. prinsip keutuhan, keamanan, dan keselamatan Arsip Inaktif; dan
b. sifat keterbukaan dan ketertutupan Arsip sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan.
(3) Layanan Arsip Inaktif dapat dilakukan secara manual dan/atau elektronik.
(1) Pemberian layanan Arsip Inaktif harus memperhatikan kewenangan Akses Arsip.
(2) Selain kewenangan Akses Arsip, layanan Arsip Inaktif memperhatikan hak Akses Arsip.
(1) Untuk menjamin kepentingan layanan Arsip Inaktif sebagaimana dimaksud dalam Pasal 52, unit kearsipan menyediakan prasarana dan sarana.
(2) Prasarana dan sarana untuk layanan Arsip Inaktif sebagaimana dimaksud pada ayat (1), meliputi:
a. ruang layanan;
b. database Daftar Arsip Inaktif;
c. buku peminjaman; dan
d. out indicator.
(1) Layanan Arsip Inaktif sebagaimana dimaksud dalam Pasal 52 disertai dengan pengendalian peminjaman Arsip Inaktif.
(2) Pengendalian peminjaman Arsip Inaktif sebagaimana dimaksud pada ayat (1) untuk mengatur batas waktu peminjaman.
(3) Pengaturan batas waktu peminjaman sebagaimana dimaksud pada ayat (2) diperlukan untuk memudahkan unit kearsipan dalam mengontrol penyimpanan Arsip Inaktif.
(1) Untuk memudahkan Unit Kearsipan dalam menata Arsip Inaktif pada saat peminjaman Arsip inaktif sebagaimana dimaksud dalam Pasal 55 ayat (3), Unit Kearsipan menerapkan prosedur charge out.
(2) Prosedur charge out dalam layanan Arsip inaktif sebagaimana dimaksud pada ayat
(1) dengan menggunakan out indicator.
(3) Out indicator sebagaimana dimaksud pada ayat (2) meliputi:
a. out boks;
b. out guide; dan
c. out sheet.
Penataan Arsip inaktif di Pusat Arsip Inaktif disertai dengan pencantuman peta atau denah lokasi simpan.
(1) Sarana yang dipergunakan dalam pengelolaan Arsip inaktif di pusat Arsip inaktif terdiri atas perangkat keras (hardware) dan perangkat lunak (software).
(2) Prasarana pengelolaan Arsip Inaktif di gedung pusat Arsip atau tempat penyimpanan Arsip Inaktif, meliputi:
a. ruang transit Arsip;
b. ruang pemilahan dan pengolahan;
c. ruang penyimpanan;
d. ruang Arsip usul musnah;
e. ruang pencacahan; dan
f. ruang layanan.
(1) Perangkat keras sebagaimana dimaksud dalam Pasal 58, meliputi:
a. rak Arsip;
b. lemari Arsip;
c. filling kabinet mendatar (flat filling);
d. folder;
e. boks Arsip;
f. label; dan
g. peralatan pengamanan Arsip (heat smoke detection, fire alarm, extinguisher, sprinkler system).
(2) Contoh perangkat keras sebagaimana dimaksud pada ayat (1) tercantum dalam Lampiran yang merupakan bagian tidak terpisahkan dari Peraturan Kepala ini.
Perangkat Lunak (software) sebagaimana dimaksud dalam Pasal 58, meliputi:
a. Klasifikasi Arsip.
b. Jadwal Retensi Arsip; dan
c. Aplikasi database Daftar Arsip Inaktif.
(1) Pengolahan dan penyajian Arsip Inaktif sebagai informasi publik, meliputi :
a. pembuatan Daftar Arsip Inaktif;
b. penyimpanan Arsip Inaktif;
c. pendokumentasian; dan
d. penyediaan dan penyajian Arsip menjadi informasi.
(2) Pengolahan dan penyajian Arsip inaktif sebagai informasi publik sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dilakukan oleh Arsiparis di Unit Kearsipan.
(3) Penyajian Arsip Inaktif sebagai informasi publik sebagaimana dimaksud pada ayat (2) dilakukan setiap 6 (enam) bulan dari tahun anggaran berjalan.
(4) Prosedur pengolahan dan penyajian Arsip Inaktif sebagai informasi publik sebagaimana dimaksud pada ayat (3) tercantum dalam Lampiran yang merupakan bagian tidak terpisahkan dari Peraturan Kepala ini.