Dalam Peraturan Kepala ini yang dimaksud dengan:
1. Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa dan bernegara.
2. Arsip Statis adalah arsip yang dihasilkan oleh pencipta arsip karena memiliki nilai guna kesejarahan, telah habis retensinya, dan berketerangan dipermanenkan yang telah diverifikasi baik secara langsung maupun tidak langsung oleh Arsip Nasional
dan/atau lembaga kearsipan.
3. Arsip Statis Tertutup adalah arsip statis yang tidak bisa diakses oleh pengguna arsip, karena pertimbangan kepentingan nasional dan/atau kepentingan hukum yang diklasifikasikan tidak boleh diketahui pihak lain yang tidak berhak, yang dikemas secara khusus untuk menjamin kerahasiaan fisik maupun informasinya.
4. Arsip Statis Tertutup yang Dinyatakan Terbuka adalah kondisi akses terhadap Arsip Statis Tertutup yang diberlakukan karena ketentuan hukum yang berlaku, sehingga suatu jenis arsip pada jangka waktu tertentu sebelum 25 (dua puluh lima) tahun harus dibuka untuk memberikan layanan kepada pengguna arsip.
5. Daftar Usul Arsip Statis Tertutup adalah daftar arsip sementara yang telah disusun oleh tim penyusun.
6. Daftar Arsip Statis Tertutup adalah sarana bantu penemuan kembali arsip statis yang dinyatakan tertutup.
7. Khazanah Arsip adalah kumpulan arsip atau jumlah keseluruhan arsip yang berasal dari berbagai pencipta arsip dan disimpan di lembaga kearsipan.
8. Akses Arsip Statis adalah ketersediaan arsip statis sebagai hasil dari kewenangan hukum dan otorisasi legal serta keberadaan sarana bantu untuk mempermudah penemuan dan pemanfaatan arsip.
9. Layanan Arsip Statis adalah penyediaan arsip statis kepada pengguna arsip statis yang sah, termasuk penggandaan arsip statis sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan.
10. Lembaga Kearsipan adalah lembaga yang memiliki fungsi, tugas, dan tanggung jawab di bidang pengelolaan arsip statis atau dokumen permanen dan pembinaan kearsipan. Lembaga kearsipan terdiri dari Arsip Nasional Republik INDONESIA, arsip daerah provinsi, arsip daerah kabupaten/kota, dan arsip perguruan tinggi.
11. Arsip Nasional Republik INDONESIA adalah lembaga kearsipan berbentuk lembaga pemerintah non kementerian yang melaksanakan tugas negara di bidang kearsipan yang berkedudukan di ibu kota negara.
12. Arsip Daerah Provinsi adalah lembaga kearsipan berbentuk satuan kerja perangkat daerah yang melaksanakan tugas pemerintahan di bidang kearsipan pemerintahan daerah provinsi yang berkedudukan di ibukota provinsi.
13. Arsip Daerah Kabupaten/Kota adalah lembaga kearsipan berbentuk satuan kerja perangkat daerah yang melaksanakan tugas pemerintahan di bidang kearsipan pemerintahan daerah kabupaten/kota yang berkedudukan di ibukota kabupaten/kota.
14. Arsip Perguruan Tinggi adalah lembaga kearsipan berbentuk satuan organisasi perguruan tinggi, baik negeri maupun swasta yang melaksanakan fungsi dan tugas penyelenggaraan kearsipan di lingkungan perguruan tinggi.
15. Pejabat yang Berwenang dalam Unit Kerja Layanan Arsip adalah pejabat yang berwenang mengambil keputusan dan mengesahkan akses pemanfaatan arsip statis di unit Layanan Arsip.
16. Pengguna Arsip Statis adalah perseorangan, kelompok orang, dan badan hukum yang menggunakan dan memanfaatkan arsip statis di lembaga kearsipan.
17. Petugas Layanan Arsip adalah pejabat fungsional umum atau pejabat fungsional Arsiparis yang bertugas memandu penggunaan fasilitas layanan arsip secara langsung baik manual maupun elektronik dan menjelaskan fasilitas layanan.
18. Ilmu Pengetahuan adalah rangkaian pengetahuan yang digali, disusun, dan dikembangkan secara sistematis dengan menggunakan pendekatan tertentu yang dilandasi oleh metodologi ilmiah, baik yang bersifat kuantitatif, kualitatif, maupun eksploratif untuk menerangkan pembuktian gejala alam dan/atau gejala kemasyarakatan tertentu.
19. Penelitian adalah kegiatan yang dilakukan menurut kaidah dan metode ilmiah secara sistematis untuk memperoleh informasi, data, dan keterangan yang berkaitan dengan pemahaman dan pembuktian kebenaran atau ketidakbenaran suatu asumsi dan/atau hipotesis di bidang ilmu pengetahuan dan teknologi serta menarik kesimpulan ilmiah bagi keperluan kemajuan ilmu pengetahuan dan teknologi.
20. Lembaga Penelitian dan Pengembangan yang selanjutnya disebut Lembaga Litbang adalah lembaga yang melaksanakan kegiatan penelitian dan/atau pengembangan.
21. Penyelidik adalah pejabat yang diberi wewenang oleh UNDANG-UNDANG untuk melakukan penyelidikan.
22. Penyelidikan adalah serangkaian tindakan penyelidik untuk mencari dan menemukan suatu peristiwa yang diduga sebagai tindak pidana guna menentukan dapat
atau tidaknya dilakukan penyidikan menurut cara yang diatur dalam UNDANG-UNDANG.
23. Penyidik adalah pejabat yang diberi wewenang oleh UNDANG-UNDANG untuk melakukan penyidikan.
24. Penyidikan adalah serangkaian tindakan penyidik dalam hal dan menurut cara yang diatur dalam UNDANG-UNDANG untuk mencari serta mengumpulkan bukti yang dengan bukti itu membuat terang tentang tindak pidana yang terjadi dan guna menemukan tersangkanya.
(1) Prosedur akses layanan Arsip Statis Tertutup:
a. pengguna arsip membuat surat pemohonan akses dan layanan Arsip Statis Tertutup kepada Kepala Lembaga Kearsipan dengan melampirkan:
1. untuk warga negara INDONESIA fotokopi identitas diri berupa KTP, kartu mahasiswa untuk mahasiswa dan surat keterangan rekomendasi dari instansi pemerintah atau lembaga negara/organisasi/lembaga penjamin /mitra kerja;
2. untuk warga negara asing paspor untuk dan MoU (Memorandum of Understanding) antara lembaga kearsipan dan instansi terkait serta Surat izin dari Kementerian Riset, Teknologi dan Pendidikan Tinggi dan/atau surat keterangan rekomendasi dari lembaga penjamin/mitra kerja;
3. melampirkan proposal tugas akhir (skripsi, tesis, disertasi)/proposal penelitian/proposal penyusunan buku;
b. menyebutkan subyek penelitian atau penyelidikan dan penyidikan dan arsip yang ingin dicari;
c. unit layanan arsip membuat telaah terhadap surat permohonan akses dan layanan Arsip Statis Tertutup beserta lampirannya untuk menentukan izin akses layanan Arsip Statis Tertutup paling lambat 5 (lima) hari kerja;
d. pengguna arsip akan mendapatkan jawaban dari unit layanan arsip mengenai diizinkan atau tidaknya untuk mengakses arsip;
e. setelah mendapatkan izin akses dan layanan Arsip Statis Tertutup dari unit layanan arsip, pengguna
arsip menanyakan waktu ketersediaan arsip yang akan diakses;
f. pengguna arsip mendatangi unit layanan arsip dengan membawa persyaratan yang asli, berupa:
1. surat izin akses arsip dari unit layanan arsip;
2. surat izin akses dari pencipta arsip (untuk arsip yang membutuhkan izin akses dari pencipta arsip); dan
3. kartu identitas diri, berupa KTP (Warga Negara INDONESIA) atau paspor (Warga Negara Asing) dan kartu mahasiswa untuk mahasiswa;
g. pengguna arsip mengisi buku tamu pengunjung layanan arsip dan menyerahkan dokumen atau berkas persyaratan asli kepada petugas layanan arsip;
h. petugas layanan arsip akan memeriksa kelengkapan dokumen atau berkas calon Pengguna Arsip;
i. setelah petugas layanan arsip memeriksa dan menyatakan lengkap, pengguna arsip untuk mengisi formulir, peminjaman arsip, dan membuat surat pernyataan kesanggupan penggunaan Arsip Statis Tertutup;
j. petugas layanan arsip akan memroses permintaan peminjaman arsip yang diminta oleh pengguna arsip;
k. pengguna arsip menerima arsip yang diminta dari petugas layanan;
l. untuk kepentingan penelitian dan pengembangan ilmu pengetahuan arsip dibaca pada ruang baca arsip dan dilarang untuk membawa atau meminjam maupun menggandakan arsip tersebut;
m. untuk penyelidikan dan penyidikan berdasarkan permintaan pengadilan pengguna arsip dapat menggandakan arsip sesuai prosedur akses dan layanan keterbukaan Arsip Statis Tertutup di unit layanan dan penggunaan arsip paling lama 24 (dua puluh empat) jam;
n. setelah selesai pengguna arsip mengembalikan arsip kepada petugas layanan arsip; dan
o. dalam hal fisik arsip tidak lengkap dan ada beberapa bagian arsip yang cacat atau hilang, pengguna arsip dikenakan sanksi sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan.
(2) Prosedur Akses Pengguna Arsip sebagaimana dimaksud pada ayat
(1) tercantum dalam Lampiran yang merupakan bagian tidak terpisahkan dari Peraturan Kepala ini.