Dalam Peraturan Kepala ini yang dimaksud dengan:
1. Lembaga Negara adalah lembaga yang menjalankan cabang- cabang kekuasaan negara meliputi eksekutif, legislatif, yudikatif, dan lembaga lain yang fungsi dan tugas pokoknya berkaitan dengan penyelenggaraan negara sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan.
2. Arsip Nasional Republik INDONESIA selanjutnya disingkat dengan ANRI adalah lembaga kearsipan berbentuk lembaga pemerintah Nonkementerian yang melaksanakan tugas negara di bidangkearsipan yang berkedudukan di ibukota negara.
3. Lembaga Kearsipan adalah lembaga yang memiliki fungsi, tugas, dan tanggung jawab di bidang pengelolaan arsip statis dan pembinaan kearsipan.
4. Lembaga Kearsipan Daerah Provinsi yang selanjutnya disingkat dengan LKD Provinsi adalah lembaga kearsipan berbentuk perangkat daerah yang melaksanakan tugas pemerintahan di bidang kearsipan pada pemerintahan daerah provinsi yang berkedudukan di ibukota provinsi.
5. Lembaga Kearsipan Daerah Kabupaten/Kota yang selanjutnya disingkat dengan LKD Kabupaten/Kota adalah lembaga kearsipan berbentuk perangkat daerah yang melaksanakan tugas pemerintahan di bidang kearsipan pada pemerintahan daerah kabupaten/kota yang berkedudukan di ibukota kabupaten atau di kota.
6. LKD Terbaik Nasional adalah lembaga kearsipan daerah, baik LKD Provinsi maupun LKD Kabupaten/Kota yang menurut penilaian pada tahun berjalan dianggap paling baik, paling lengkap,dan patut ditiru ataudicontohmelaui penilaian yang meliputi aspek administratif, penilaian teknis di lapangan, dan penilaian presentasi dari Kepala Lembaga Kearsipan Daerah.
7. Unit Kearsipan adalah satuan kerja pada pencipta arsip yang mempunyai tugas dan tanggungjawab dalam penyelenggaraan pengelolaan kearsipan.
8. Unit Kearsipan Kementerian adalah satuan kerja pada pencipta arsip yang mempunyai tugas dan tanggungjawab dalam penyelenggaraan pengelolaan kearsipan di lingkungan Kementerian.
9. Unit Kearsipan Lembaga Nonkementerian adalah satuan kerja pada pencipta arsip yang mempunyai tugas dan tanggungjawab dalam penyelenggaraan pengelolaan kearsipan di lingkungan Lembaga Nonkementerian.
10. Unit Kearsipan Lembaga Nonstruktural adalah satuan kerja pada pencipta arsip yang mempunyai tugas dan tanggungjawab dalam penyelenggaraan pengelolaan kearsipan di lingkungan Lembaga Nonstruktural.
11. Unit Kearsipan BUMN adalah satuan kerja pada pencipta arsip yang mempunyai tugas dan tanggungjawab dalam penyelenggaraan pengelolaan kearsipan di lingkungan BUMN.
12. Unit Kearsipan Terbaik Nasional adalah unit kearsipan pada lembaga negara, baik Kementerian, Lembaga Pemerintah Nonkementerian, kesekretariatan pada lembaga negara, lembaga nonstruktural dan Komisi Penyelenggara Negara, yang menurut penilaian pada tahun berjalan dianggap paling baik dan patut ditiru atau dicontoh yang meliputi penilaian administratif, penilaian teknis lapangan, dan penilaian presentasi dari Pimpinan Unit Kearsipan atau yang disebut dengan nama lain.
13. Lembaga Kearsipan Perguruan Tinggi Negeri yang selanjutnya disingkat dengan LKPTN adalah lembaga kearsipan berbentuk satuan organisasi perguruan tinggi negeri yang melaksanakan fungsi dan tugas penyelenggaraan pengelolaan kearsipan di lingkungan perguruan tinggi negeri.
14. LKPTN Terbaik Nasional adalah LKPTN yang menurut penilaian pada tahun berjalan dianggap paling baik dan patut ditiru ataudicontohyang meliputi penilaian
administratif, penilaian teknis lapangan, dan penilaian presentasi dari Kepala LKPTN.
15. Badan Usaha Milik Negara yang selanjutnya disingkat BUMN adalah badan usaha yang seluruh atau sebagian besar modalnya dimiliki oleh negara melalui penyertaan secara langsung yang berasal dari kekayaan negara yang dipisahkan.
16. Unit Kearsipan BUMN Terbaik Nasional adalah Unit Kearsipan pada BUMN yang menurut penilaian pada tahun berjalan dianggap paling baik dan patut ditiru ataudicontohyang meliputi penilaian administratif, penilaian teknis lapangan, dan penilaian presentasi dari Pimpinan Unit Kearsipan BUMN.
17. Penghargaan adalah suatu bentuk kepedulian dan rasa terima kasih negara dalam bentuk tertentu atas peran serta dan partisipasi aktif baik lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, maupun perseorangan dalam penyelenggaraan kearsipan nasional.
18. Panitia Pemilihan Lembaga Kearsipan dan Unit Kearsipan Terbaik Nasional adalah panitia yang dibentuk oleh Kepala ANRI untuk menyelenggarakan kegiatan pemilihan terhadap Lembaga Kearsipan dan Unit Kearsipan Terbaik Nasional.
19. Panitia Pemilihan Lembaga Kearsipan Provinsi adalah panitia yang dibentuk oleh kepala LKD Provinsi untuk menyelenggarakan kegiatan seleksi terhadap Lembaga Kearsipan Daerah Kabupaten/Kota, sampai terbit sebuah rekomendasi mengenai LKD terbaik Kabupaten/Kota di wilayah provinsi yang bersangkutan pada tahun berjalan yang akan diikutsertakan dalam pemilihan Lembaga Kearsipan dan Unit Kearsipan Terbaik Nasional.
20. Tim Juri Lembaga Kearsipan dan Unit Kearsipan Terbaik Nasional adalah Tim yang dibentuk oleh Kepala ANRIuntuk melakukan seleksi dan penilaian akhir terhadap Lembaga Kearsipan dan Unit Kearsipansampai menentukan rekomendasi mengenai Lembaga Kearsipan Terbaik dan Unit Kearsipan Terbaik Nasional.
21. Penilaian Administratif adalah penilaian yang dilakukan dengan cara melakukan identifikasi dan verifikasi kelengkapan administratif terhadap aspek yang dinilai melalui instrumen kuisioner yang telah dijawab/diisi baik oleh Lembaga Kearsipanatau Unit Kearsipan.
22. Verifikasi lapangan adalah penilaian terhadap Lembaga Kearsipanatau Unit Kearsipan yang berdasarkan penilaian administratif tampil menjadi nominatoryang meliputi verifikasi atas kebenaran data administratif dan data dukung yang dijumpai di lapangan.
23. Nominator Lembaga Kearsipanatau Unit Kearsipan Terbaik Nasional adalah Lembaga Kearsipanatau Unit Kearsipan yang mengikuti seleksi dan lolos sebagai enam besar atau enam yang memperoleh nilai tertinggi dari hasil verifikasi administratif.
24. Penilaian Presentasi adalah penilaian yang dilakukan oleh Tim Juri terhadap penyampaian visi, misi dan program- program serta kinerja Lembaga Kearsipanatau Unit Kearsipan selama dua tahun terakhir, yang disampaikan Kepala Lembaga Kearsipan atau Pimpinan Unit Kearsipandihadapan Tim Juri Lembaga Kearsipanatau Unit KearsipanTerbaik Nasional.
25. Peringkat Penilaian adalah tingkatan status atau predikat yang diperoleh dari kegiatan penilaian dan selanjutnya ditetapkan sebagai peringkat pemenang pemilihan Lembaga Kearsipanatau Unit Kearsipan Terbaik Nasional.
26. Penilaian Substantif adalah penilaian langsung terhadap aspek-aspek yang berpengaruh dalam penyelenggaraan kearsipan dan fungsi yang dilakukan Lembaga Kearsipanatau Unit Kearsipansebagai penyelenggara kearsipan yang meliputi aspek Penetapan Kebijakan Kearsipan, Pembinaan Kearsipan, dan Pengelolaan Arsip.
27. Bobot Penilaian adalah nilai yang ditentukan untuk setiap aspek dan komponen-komponen penilaian, sehingga dapat diperoleh nilai yang terukur dalam menentukan peringkat penilaian.